Служебная записка

Служебная записка – это способ корпоративной переписки между подразделениями компаниями или должностными лицами, как находящимися, так и не находящимися в прямом подчинении. Это форма осуществления внутреннего документооборота в компании.

В служебной записке излагают деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица по различным вопросам, возникающим в ходе текущей жизни юрлица. Например, по производственным проблемам, вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения.

Таким образом, служебная записка:

– является внутренним документом компании;

– имеет должностной характер;

– составляется исключительно сотрудником компании или руководителем ее структурного подразделения на имя гендиректора.

В служебке могут содержаться пояснительные, объяснительные, справочные, аналитические и иные сведения, в зависимости от целей составления документа.

В связи с этим служебки можно подразделить на следующие виды:

– докладная – это документ, в котором сотрудник извещает своего руководителя или генерального директора фирмы о какой-либо проблеме. событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, вопросах, требующих принятия решения;

– аналитическая. В этом случае сотрудник, проанализировав существо проблемы исходя из доступного ему объема информации, статистических данных, материалов внутренних проверок, результатов испытания новых технологий, информирует о состоянии дел и предлагает пути решения;

– объяснительная. Как правило, такая записка составляется в ответ на требование работодателя. Например, сотрудник объясняет свое опоздание  на работу или факт нарушения трудовой дисциплины;

– материально-техническая. Такая справка требуется для запроса материальных ресурсов, к примеру, канцелярии, расходных материалов, СИЗ. Если документ составляется на имя гендиректора, может потребоваться виза непосредственного руководителя структурного подразделения сотрудника.

В связи с этим отметим, что служебные записки:

– могут оформляться при обращении к другому сотруднику своего или другого подразделения компании;

– на имя директора могут составляться на имя как непосредственного, так и вышестоящего руководителя;

– могут составляться и на работника его непосредственным руководителем.

В ТК РФ не упомянуто, когда могут понадобиться служебки. Этот вопрос каждый работодатель решает сам. Исключения – НПА, принятые во исполнение положений Трудового кодекса, которые прямо указывают на необходимость составления служебной записки в конкретных случаях.

По общему правилу работодатели вольны документировать различные факты производственной и хозяйственной жизни компании с помощью тех форм, которые они посчитают нужными.

Работодатели, за исключением работодателей – физлиц без статуса ИП, принимают ЛНА, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными НПА, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

Следовательно, в своих локальных актах они могут установить сферу действия служебных записок и необходимость их составления.

Существуют НПА, которые определяют необходимость служебных записок. В этом случае для соблюдения требований правового акта работодатели обязаны оформлять такой документ.

К таким НПА относится, к примеру, положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Как следует из его положений, фактический срок пребывания сотрудника в командировке определяется по проездным документам, представляемым им по возвращении из служебной поездки.

В случае проезда лица на основании письменного решения работодателя к месту командирования и (или) обратно к месту работы на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности сотрудника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке:

– подаваемой сотрудником при возвращении из поездки;

– к которой прикладывают документы, подтверждающие использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно.

Необходимость составления служебной записки может следовать из деловых обычаев, применяемых на практике. К таким случаям относятся процедуры премирования, оформления дисциплинарного взыскания.

В служебной записке о премировании должен быть указан предлагаемый размер поощрения, а также приведено описание особого достижения, за которое работник представляется к премированию. При этом служебка оформляется на основании положения об оплате труда, действующего в компании, которым устанавливаются в том числе условия выплаты премий.

Чтобы принять меры дисциплинарного воздействия, проступок требуется зафиксировать. При этом закон не конкретизирует документ, который составляется с целью фиксации дисциплинарного проступка сотрудника. На практике составляется либо акт об опоздании работника на работу, либо докладная (служебная) записка. В них  указывают факт проступка, дату, время, место обнаружения проступка, лиц (не менее трех), засвидетельствовавших факт проступка, а также подписи названных лиц.

Отметим, что нормами действующего законодательства не установлена обязанность работодателя давать письменный ответ на служебную записку сотрудника. В то же время такая обязанность может быть установлена трудовым, коллективным договорами, соглашением или ЛНА компании.

Суды могут признать служебку в качестве документа, который имеет силу обязательного в трудовых отношениях. Например, как доказательство факта неудовлетворительного прохождения испытательного срока. Суды принимают такой документ в качестве подтверждения того, что сотрудник не справился с испытанием при приеме на работу (Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 10.10.2022 по делу № 88-21830/2022, Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 26.06.2017 по делу № 33-8158/2017).

А вот в качестве правоустанавливающего документа служебку суды не воспринимают, например, служебную записку на повышение зарплаты.

Так, суд пришел к выводу, что служебные записки не имеют значения правоустанавливающего факта – основания для увеличения вознаграждения работника.

Таким фактом является либо трудовой договор, либо локальный акт работодателя, утвержденный его уполномоченным органом, устанавливающий новую систему оплаты труда, увеличивающий оклады, систему премирования и т.п.

Служебные записки имеют правоподтверждающий характер и подтверждают размер вознаграждения, начисленного в связи с деятельностью работника на основании применения ЛНА организации (Постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 19.12.2018 № 08АП-13940/2018).

В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) такой вид документа, как служебная записка, отсутствует.

Вопрос об оформлении служебной записки законодательно не урегулирован. Нет единых требований к этому документу, унифицированная форма служебки также не разработана.

Исключение – некоторые требования к оформлению служебок установлены инструкциями по делопроизводству в различных госструктурах. Например, в Минэко, Минюсте (они утверждены, соответственно приказами Минэкономразвития РФ от 11.12.2017 № 671, Минюста РФ от 30.12.2011 № 460).

Так, инструкции по делопроизводству в госорганах устанавливают, что:

– в служебных записках излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий подразделений (подразделений территориальных органов) и должностных лиц.

– текст служебной записки может состоять из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй — выводы и предложения;

– визы исполнителя и согласовывающих служебную записку должностных лиц помещаются внизу последнего листа второго экземпляра, который после регистрации помещается в дело подразделения (подразделения территориального органа) – исполнителя;

– служебные записки, содержащие вопросы, требующие расходования финансовых и материально-технических средств, визируются руководством отделов, департаментов.

Указанными правилами оформления служебок могут воспользоваться и коммерческие структуры.

Кроме того, заполнение служебной записки может осуществляться с использованием соответствующих ГОСТов, к примеру, ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст. В этом случае следует руководствоваться разделами ГОСТ:

– «Общие требования к созданию документов» (раздел 3);

– «Реквизиты документа» (раздел 4);

– «Оформление реквизитов документов» (раздел 5).

Правильная служебная записка, как и другие документы компании, должна иметь определенную структуру, в которую входят:

1. Наименование адресата.

Адресатом документа может быть организация, ее структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат»  выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (его заму) указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (его зама), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица;

2. Наименование вида документа размещают по центру. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, структурного подразделения, названием должности);
3. Заголовок документа. Из него должно быть понятно, по какому вопросу оформлена служебная записка. Заголовок к тексту — это краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «о» («об») и отвечает на вопрос «О чем?»);
4. Основной текст документа – это факты, послужившие основанием для оформления служебки, просьба либо сообщение;
5. В завершении составитель проставляет дату и подпись с указанием своей должности.

Командировка – один из случаев, когда работодатель может оформить служебную записку. С помощью этого документа он обосновывает необходимость направления сотрудника в поездку по делам компании. Образец такого документа приведем ниже.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

о необходимости направления в командировку

В связи с производственной необходимостью прошу рассмотреть вопрос о направлении юриста отдела аудита Семенова О.П. в командировку в г. Санкт-Петербург с 09 по 16 июня 2023 года.

Необходимость командировки возникла в связи с подготовкой к заключению договора на аудиторское сопровождение нового клиента АО «Судоремонтный завод».

Сотрудник проведет переговоры по вопросам сотрудничества, изучит документацию клиента и подготовит проект договора.

07.06.2023

Другой пример служебной записки директору, подаваемой на работника при его повышении или премировании. Ниже приведен образец служебной записки о премировании сотрудника.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
о премировании сотрудников отдела продаж

В связи с тем, что в апреле 2023 года отдел продаж перевыполнил установленный в АО «Снабсбыт» план продаж на 40  процентов, считаю целесообразным поощрить всех сотрудников отдела Иванова И.И., Петрова П.П., Сидорова С.С. выплатой премии в размере 30 000 (тридцать тыс.) рублей.

Премию прошу выплатить одновременно с заработной платой за апрель 2023 года.

28.04.2023

Изменение служебной записки – это процедура, которая законодательно также не урегулирована, как и порядок оформления служебки. Поэтому изменить текст служебной можно по тем же правилам, которые были использованы при составлении записки. Но при этом понадобится дополнительно описать причины, по которым потребовалось внести корректировку в текст записки.

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
об изменении премирования сотрудников отдела продаж

В ваш адрес 28 апреля 2023 года поступила служебная записка о премировании сотрудников отдела продаж в связи с перевыполнением ими плана по продажам за апрель 2023 года на 40 процентов.

В связи с временной нетрудоспособностью главного бухгалтера АО «Снабсбыт» указанная служебная записка не была согласована с бухгалтерией.

В настоящее время по результатам проведенного анализа установлено, что представленный к премированию сотрудник отдела продаж Сидоров С.С. имеет задолженность перед АО «Снабсбыт» в размере 20 тыс. рублей за причиненный ущерб.

Согласно положению о премировании в АО «Снабсбыт», утвержденному 10.01.2018, сотрудник, имеющий задолженность перед АО, не вправе получать премию до погашения задолженности.

На основании изложенного прошу внести изменения в служебную записку о премировании сотрудников от 28 апреля 2023 года в части исключения из числа премируемых лиц сотрудника отдела продаж Сидорова С.С.

15.05.2023

В настоящее время кадровый документооборот переводится в электронный вид.

Служебные записки также можно оформлять электронно, главное — установить такой способ составления документа в ЛНА компании.

При составлении электронной служебной записки может использоваться тот же ГОСТ Р 7.0.97-2016, по правилам которого оформляется служебка на бумаге. При этом, поскольку законодательных требований к необходимости подписания такого документа УКЭП нет, заверить электронную служебку можно обычной ЭП.

Но и такой способ оформления записки может быть недостаточно удобным, особенно для оперативного решения вопроса.

Поэтому с учетом современных тенденций к расширению ЭДО в рамках внутреннего документооборота компании замена служебным запискам – это иные электронные обращения, сообщения, просьбы, направляемые одним сотрудником другому либо размещаемые в специальных корпоративных программах, в которых ведется учет таких сообщений, а также контролируются сроки реагирования на них.