Служебная записка

На законодательном уровне правила оформления служебной записки не установлены. Поэтому необходимо ее оформлять в произвольной форме.

Если в компании записки используют часто, то можно разработать форму бланка и закрепить ее и правила оформления в локальном нормативном акте. С ним необходимо ознакомить работников под подпись.

Текст рассматриваемого документа, как правило, состоит из двух частей: в первой излагают факты, послужившие поводом для его написания, во второй делают выводы и излагают предложения по поставленному вопросу.
Регламентирует составление служебных записок ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.

Адресатом обычно является должностное лицо организации. Реквизит «Адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю компании необходимо указать в дательном падеже название его должности, включающее наименование организации, фамилию, инициалы (п. 5.15 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Наименование вида документа «Служебная записка» располагается по центру (п. 5.9 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Документ может содержать заголовок к тексту – краткое содержание документа, то есть пояснение о том, на какую тему он составлен (п. 5.17 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Например, о премировании сотрудников, возложении обязанностей, о переводе, повышении в должности и так далее.

В тексте «служебки» обычно излагают обстоятельства, послужившие основанием для ее составления. Описывают факты, послужившие поводом к ее написанию, приводят аргументы, которые объясняют сложившуюся ситуацию, а также излагают просьбу, предложение либо сообщение автора.

Подпись включает в себя наименование должности подписанта, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). При засвидетельствовании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей (п. 5.22 ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Внизу ставится дата составления документа.
После составления служебной записки сотрудник передает:

• согласующему лицу для проставления визы – если требуется дополнительное согласование действий. Визу, как правило, проставляют в нижней части листа на свободном месте или отдельном листе. Она представляет собой согласие (несогласие) с выводами или предложениями работника. Затем служебную записку отдают руководителю организации, а он выносит свою резолюцию;

• сразу руководителю компании для вынесения резолюции, если дополнительных согласований не требуется.

Резолюцию обычно ставят в верхнем углу. Она содержит следующую информацию:

• кому поручено исполнение документа — должность, Ф.И.О. исполнителя;

• поручение в повелительном наклонении;

• срок исполнения (при необходимости);

• подпись и дату.

Служебная записка может быть:

• информационной, когда сотрудник запрашивает необходимые для работы сведения или предоставляет данные по запросу другого должностного лица;

• поясняющей, с помощью которой выдаются необходимые инструкции;

• сопроводительной, в которой сотрудник дает пояснения к документам, которые прилагает к записке;

• уведомительной, с помощью которой работник оповещает о событии, которое случилось или произойдет в ближайшее время.

Служебная записка не только кратко информирует о возникновении проблемы, но и может содержать перечень мероприятий по ее устранению.

Сроки хранения служебных записок установлены перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Приведем их в таблице.

Храниться служебная записка может в различных подразделениях компании в зависимости от ее функции и содержания, а также от принятого порядка документооборота.

Приведем несколько образцов служебных записок.

Служебная записка о возложении обязанностей

Такой документ оформляют, чтобы довести до руководства необходимость возложить обязанности временно отсутствующего работника или обязанности по вакантной должности, предложить кандидата, которому можно их поручить.
Рекомендуем указать в ней:

• причину, по которой требуется возложить обязанности. Например, для замещения вакантной должности, исполнения обязанностей временно отсутствующего работника;

• информацию о том, какие именно обязанности нужно возложить. Обычно указывают наименование должности. Непосредственно обязанности перечисляют, если нужно возложить только часть обязанностей по должности или если предполагается распределить их между несколькими работниками;

• Ф.И.О. и должность работника, на которого планируют возложить обязанности. Это может быть как один сотрудник, так и несколько;

• способ, которым предлагается оформить возложение обязанностей. Например, это может быть совмещение должностей, временный перевод (ч. 1, 2 ст. 60.2, ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ);

• дату, с которой необходимо возложить обязанности, и срок, если временно.

Образец служебной записки о возложении обязанностей

Служебная записка о повышении в должности

Если работник успешно справляется с трудовыми обязанностями, то закономерен вопрос о его повышении в должности. Основанием для карьерного роста может стать служебная записка, написанная непосредственным начальником особо отличившегося сотрудника в адрес руководителя компании. В ней необходимо указать причины, по которым предлагается повысить сотрудника. К примеру:

• расширение должностных обязанностей;

• наличие производственных заслуг;

• длительный стаж работы в текущей должности или в компании в целом и так далее.

Составленная записка передается на согласование руководителю компании и, если он ее одобряет, издается соответствующий приказ, а также оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору.

Образец служебной записки о повышении в должности

Служебная записка на отзыв из отпуска

Бывают ситуации, когда работодателю срочно требуется сотрудник, который в это время находится в отпуске. Такого сотрудника нужно отозвать из отпуска. Прежде чем это сделать, нужно поинтересоваться у работника, готов ли он досрочно прервать свой отдых. И если готов, проверить, не относится ли он к числу тех работников, которых отзывать из отпуска запрещено законодательством даже в случае их согласия.

Если все в порядке, то непосредственный начальник отзываемого работника может написать на имя руководителя организации служебную записку. Рекомендуем указать в ней:
• Ф.И.О. работника, которого собираетесь отозвать из отпуска;

• информацию с обоснованием причин отзыва работника из отпуска;

• время, на которое работника нужно отозвать из отпуска;

• Ф.И.О., должность и подпись работника, который составил служебную записку.
Документ необязательный, но на практике его используют часто.

Образец служебной записки об отзыве из отпуска

Служебная записка о необходимости выйти на работу в выходной день

Нередко возникает необходимость работы в выходной или нерабочий праздничный день. Инициатором может выступить сотрудник или же его непосредственный начальник. Для выхода на работу (привлечения к работе) в выходной день составляют служебную записку на имя руководителя организации, в том числе с целью обоснования такого выхода (привлечения). Ведь занятость в выходной день имеет свои нюансы. Как правило, в документе указывают:

• информацию о случае, в связи с которым требуется привлечь сотрудников к работе в выходной день, в том числе о том, какие работы нужно выполнить;

• дату и время проведения работ;

• список работников, которых требуется привлечь к работе;

• Ф.И.О., должность и подпись работника, который составил служебную записку.

Образец служебной записки о работе в выходной день

Служебная записка о командировке на личном транспорте

Нередко сотрудники едут в командировку на личном или служебном автомобиле. В этом случае служебная записка потребуется для начисления суточных. Она подтвердит период, за который они полагаются, а также выступит в статусе документа, необходимого для подтверждения расходов при наличии других первичных документов, подтверждающих конкретные траты, — чеков, квитанций и так далее.

Записку составляет работник, ездивший в командировку на автомобиле, на имя руководителя организации с отражением информации:

• о месте командировки;

• об автомобиле;

• о датах выезда в командировку и возвращения из нее;

• о пробеге и о расходах на бензин.

К служебной записке должны быть приложены документы, подтверждающие использование работником указанного транспорта для проезда к месту командирования (обратно к месту работы). А именно: путевой или маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта (абз. 2 п. 7 Положения «Об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

ФНС РФ в письме от 24.11.2015 № СД-4-3/20427 отметила, что порядок определения фактического срока пребывания работника в командировке, установленный абз. 2 п. 7 положения № 749, может применяться в любых ситуациях, когда проезд не сопровождается оформлением проездных документов. Это касается в том числе случаев, когда работник на основании соответствующего договора перевозки направляется в командировку на транспорте сторонней организации. Согласно упомянутому письму важно также, чтобы указанный в служебной записке работника срок не выходил за рамки срока, определенного в решении руководителя о направлении в командировку.

Образец служебной записки о командировке на личном автомобиле.

Служебная записка о премировании

Для учета премии, выплачиваемой сотрудникам, в компании должны быть такие документы, как:

• приказ директора о выплате премии;

• документ, устанавливающий порядок назначения и выплаты премий (в том числе конкретные показатели, учитываемые при назначении премии, порядок определения суммы премий, условия выплаты премий и т.п.). Это коллективный или трудовой договор, положение об оплате труда, положение о премировании со ссылкой на него в трудовом договоре;

• документ, подтверждающий достижение работниками конкретных показателей оценки труда.

Как раз документом, подтверждающим выполнение работником условий премирования, может быть, например, служебная записка о достижении заданных показателей с расчетом суммы премии. Обычно такие записки составляют руководители подразделений на имя директора компании. В них указывают Ф.И.О. и должность работника, период, за который предлагается начислить премию, перечисляются выполненные показатели, а также, в случае необходимости, приводится расчет.
Дополнительно можно:

• привести характеристику деловых качеств сотрудника;

• указать на дополнительные мотивы поощрения;

• привести сведения о стаже работы у работодателя;

• проставить отметку отдела кадров об отсутствии нарушений режима труда.

Образец служебной записки о премировании

Служебная записка о представительских расходах

Служебная записка может помочь и при оформлении представительских расходов. Если, например, проводилось мероприятие не с многодневной программой и большим количеством гостей, расходы на которое подтверждаются отчетом с приложенными к нему сметой и программой, а короткие встречи, на которых предлагались напитки и закуски. В этом случае служебная записка выступает в качестве отчета. В ней необходимо перечислить участников встречи, указав Ф.И.О., наименование организаций и должность каждого участника, а также деловую цель, с которой проводилась эта встреча.

Образец служебной записки о представительских расходах

Служебная записка о списании основных средств

Списание основных средств может потребоваться, например, в случае:

• неиспользования в их деятельности, к примеру, из-за устаревания;

• невозможности дальнейшего использования ввиду поломки;

• передачи в качестве вклада в уставный капитал другой фирмы;

• их продажи.

Основанием для списания может стать служебная записка. Ее, как правило, составляет бухгалтер или лицо, ответственное за сохранность ценностей, на имя руководителя компании. Рассмотрев служебную записку, руководитель фирмы издает соответствующий приказ, а затем оформляют акт о списании основного средства.

Образец служебной записки о списании основного средства

Служебная записка о возмещении трат работника на приобретение товаров для нужд компании

Бывает, что сотрудники приобретают какие-либо изделия для нужд компании за собственные деньги, а впоследствии работодатель компенсирует им эти траты. Чтобы возместить затраты, работник должен написать служебную записку в произвольной форме на имя руководителя организации с указанием:

• изделий и товаров, которые были приобретены и для каких целей;

• стоимости покупки, которую работник просит возместить.

К «служебке» следует приложить документы, подтверждающие понесенные расходы (к примеру, кассовый или товарный чек, квитанции, накладные).

Образец служебной записки о приобретении канцтоваров