Сличительная ведомость

Инвентаризацию имущества проводят, чтобы обеспечить правильность сведений бухучета фирмы и ее бухгалтерской отчетности. Проводить данную процедуру при ее кажущейся простоте нужно, строго соблюдая правовую базу, регулирующую рассматриваемую область. Перед проведением инвентаризации компания должна убедиться в том, что у нее есть все бумаги на имущество. Нужно проверить состояние заполненных инвентарных карточек, а также наличие технических паспортов, свидетельств о праве собственности на объекты, накладных и прочих правоустанавливающих документов. Важные моменты, касающиеся данного вопроса, мы подробно разбирали в статьях «Проведение инвентаризации основных средств», «Проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей» и «Порядок проведения инвентаризации».

Инвентаризацию в компании осуществляет постоянно действующая или созданная на время рабочая инвентаризационная комиссия. Если при проведении этой процедуры выявляют расхождения с учетными данными, когда по описи число объектов оказывается больше или меньше исходного, нужно составлять сличительную ведомость. В ней отражают все обнаруженные в ходе инвентаризации разночтения с данными учета – как в большую, так и в меньшую сторону.

В отношении имущества и ценностей, не принадлежащих фирме, но числящихся в ее бухгалтерском учете, в частности, находящихся на ответственном хранении, арендованных или полученных для переработки, подготавливают отдельные сличительные ведомости. 

Частные компании могут составить сличительные ведомости по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Ведомости бывают двух видов:

• по итогам инвентаризации основных средств, а также нематериальных активов, заполняется по форме ИНВ-18;
• по итогам проведения описи товарно-материальных ценностей (далее — ТМЦ) составляют по форме ИНВ-19.

Однако эти формы не являются обязательными. Поэтому компания вправе разработать свой бланк. В таком случае важно учитывать требования к оформлению первичных документов, установленные ст. 9 Закона о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ. 

Сличительная ведомость по форме № ИНВ-18 используется для отражения результатов инвентаризации основных средств или нефинансовых активов, по которым комиссия фирмы выявила отклонения от данных бухучета. В ней фиксируют расхождения между данными бухгалтерского учета и инвентаризационных описей.

Если обнаружена недостача, по ней устанавливают, какой суммы не хватает, причины этого, выявляют виновных лиц, а также определяют способы погашения или списания недостачи, которые затем фиксируют в общей инвентаризационной ведомости, которую можно заполнить по форме № ИНВ-26.

На первой странице сличительной ведомости по форме ИНВ-18 компания перечисляет основные средства, указывает их краткую характеристику, год приобретения, номер паспорта, а также заводской и инвентарный номера. Отдельные сличительные ведомости составляют на объекты, не принадлежащие, но числящиеся в бухгалтерском учете, в том числе находящиеся на ответственном хранении или арендованные. Документ составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, а второй передается материально ответственным работникам.

Образец заполнения документа по форме № ИНВ-18 приведен здесь.

Сличительную ведомость результатов инвентаризации по форме № ИНВ-19 составляют, если в ходе проведенной инвентаризации были выявлены отклонения фактического количества ТМЦ от данных бухучета. Она является обобщающим документом и используется для того, чтобы зафиксировать результаты инвентаризации материалов, товаров, готовой продукции и других матценностей, по которым обнаружены расхождения с учетными данными.

В табличной части, расположенной на второй странице формы, указывают наименование и код ТМЦ, количество и сумму выявленных излишков и недостач, сведения о расхождениях, отрегулированных за счет уточнения записей в учете, а также данные по пересортице. На третьей странице формы отражается оприходование окончательных излишков с указанием количества, суммы и номера счета.

На ценности, не принадлежащие фирме, но числящиеся в бухгалтерском учете, в частности, находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки, также составляются отдельные сличительные ведомости. Документ по форме № ИНВ-19 составляется в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, а второй передается материально ответственным сотрудникам.

Образец заполнения документа по форме № ИНВ-19 приведен здесь.