Штрафы за ЕФС-1

ЕФС-1 — это новая форма отчетности, которую в 2023 году страхователи подают в Социальный фонд России (СФР). Для разных ее разделов и подразделов предусмотрен свой срок сдачи. Если последний день этого срока выпадает на нерабочий день, то днем его окончания будет считаться ближайший следующий за ним рабочий день. На это обратил внимание СФР в своем письме от 25.01.2023 № 19-02/463л.

Далее рассмотрим сроки сдачи подразделов и разделов отчета ЕФС-1 и виды ответственности за их нарушение.

Подраздел 1.1 раздела 1 формы представляется при приеме на работу, переводе, увольнении сотрудников и других кадровых изменениях. Он сдается в отношении каждого сотрудника, а также лиц, работающих по гражданско-правовым договорам. Сроки сдачи подраздела 1.1 следующие:

1) при приеме на работу или увольнении сотрудника, приостановлении или возобновлении трудового договора – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа;

2) при заключении или расторжении гражданско-правового договора – следующий рабочий день после заключения или прекращения ГПД;

3) при переводе сотрудника на другую работу или переходе на электронную трудовую книжку – не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ или подано заявление.

Если работодатель не вовремя сдаст подраздел 1.1, то должностное лицо организации привлекут к административной ответственности по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ. Штраф составит от 300 до 500 рублей. В этом случае к ответственности привлечет Государственная инспекция труда, а не СФР. Фонд лишь передаст в ГИТ сведения о нарушении. Для ИП и юридических лиц ответственность по данной норме не предусмотрена. Однако организацию могут привлечь по частям 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ (п. 2.1 ст. 6, пп. 4 п. 2 ст. 11, ст. 17 закона о персонифицированном учете). В данном случае штраф составит от 30 до 50 тыс. рублей при первом нарушении, от 50 до 70 тыс. рублей – при повторном. По статье  5.27 КоАП могут наказать также и должностное лицо. Если страхователь несвоевременно представит сведения по работнику на ГПД, то организацию ждет еще один штраф — 500 рублей за каждое застрахованное лицо, сведения о котором не поданы в срок (ст. 17 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Подраздел 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1 предусмотрен для отражения сведений о страховом стаже. Он представляется по окончании календарного года не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. В подразделе 2 отражают данные о периодах работы в условиях, которые дают право для досрочной пенсии. При наличии оснований данный подраздел подается вместе с 1.2.

Непредставление в установленный срок данных подразделов формы влечет штраф для ИП и юридических лиц в размере 500 рублей за каждого сотрудника (ч. 3 ст. 17 закона о персонифицированном учете). Должностное лицо в данном случае тоже оштрафуют, но по части 1 статьи 15.33.2 КоАП РФ. Размер санкции составит от 300 до 500 рублей.

Раздел 1 ЕФС-1 содержит также подразделы 1.3 и 3. В них отражаются сведения о зарплате работников бюджетной сферы и о застрахованных лицах, за которых перечисляли дополнительные взносы на накопительную пенсию. Опоздание этих подразделов влечет наложение штрафа в размере 500 рублей за каждого работника.

Раздел 2 нового отчета является аналогом формы 4-ФСС. В нем указывают сведения о начисленных взносах на страхование от несчастных случаев на производстве. Если с выплат работникам на ГПД начислялись взносы на травматизм, то сведения о них необходимо также отразить в разделе 2. Его надо представлять не позднее 25-го числа месяца, следующего за окончанием отчетного периода: I квартала, полугодия, 9 месяцев и года.

За просрочку сдачи раздела 2 ЕФС-1 придется уплатить 5 процентов от суммы взносов на травматизм к уплате по просроченному отчету за последние три месяца, за каждый полный или неполный месяц просрочки. Максимальный штраф составляет 30 процентов начисленной по отчету суммы взносов, минимальный — 1 тыс. рублей (ст. 26.30 закона № 125-ФЗ). Должностное лицо организации, ответственное за представление отчетности, также могут оштрафовать по ч. 2 ст. 15.33 КоАП РФ. Размер санкции – от 300 до 500 рублей.

Если страхователь вовсе отказался представлять форму ЕФС-1, ответственность будет такая же, как и за несвоевременное представление сведений. Причем территориальный орган СФР не может заставить страхователя сдать отчет даже через суд. Фонду представлено право только наложить на компанию штраф за то, что форма не сдана.

Если организация представит ЕФС-1 не по месту своей регистрации, а в другой территориальный орган СФР, отчет будет также считаться непредставленным. Дело в том, что органы фонда не обязаны пересылать отчетность друг другу из-за ошибок страхователя. В такой ситуации СФР может начислить штраф. Однако при несогласии с назначенными санкциями можно обратиться в суд. При наличии смягчающих обстоятельств возможно добиться снижения штрафа. Такими обстоятельствами могут быть, в частности:

— отсутствие умысла не представить отчет;

— страхователь самостоятельно обнаружил ошибку и в короткий срок представил форму в нужный орган;

— первоначально отчет был подан в срок.

Если форма ЕФС-1 представлена в срок, но в ней отражены неполные или недостоверные сведения, ответственность будет такая же, как и за несвоевременную подачу отчета:

— штраф на организацию – 500 рублей за каждого трудящегося;

— санкция в отношении должностного лица – от 300 до 500 рублей.

При обнаружении в поданном отчете ошибок ЕФС-1 необходимо исправить и подать в СФР скорректированные сведения. Представить нужно только те разделы, где данные требуют  корректировки. При подаче исправленной формы ЕФС-1 обязательно представляется титульный лист.

Если ошибки обнаружены в сведениях о трудовой деятельности или страховом стаже, избежать штрафа можно в следующих случаях:

1) в течение пяти рабочих дней со дня получения уведомления от СФР об устранении ошибок и несоответствий в представленных сведениях страхователь подает уточненные сведения;

2) организация раньше фонда обнаружила ошибку в переданных сведениях и подала уточненные данные.

Приведем пример.

Организация сдала сведения о страховом стаже в отношении 1 500 работников. При проверке оказалось, что в сведениях о 500 из них допущены ошибки. Если по уведомлению из СФР ошибочные данные в срок не будут исправлены, фонд начислит штраф в размере 250 тыс. рублей (500 руб. x 500 чел.). Если неточности будут скорректированы в срок, санкций не будет.

При наличии ошибок или недостоверных сведений в разделе 2 ЕФС-1, необходимо также подать уточненку. Сделать это нужно только в том случае, если в результате таких неточностей сумма страховых взносов к уплате окажется заниженной. Подать скорректированные сведения нужно как можно раньше. После того как срок уплаты взносов и срок подачи первичных сведений прошли, штрафа можно избежать при одновременном наличии следующих условий:

— до подачи уточненных сведений недостающая сумма страховых взносов и соответствующие ей пени уплачены страхователем;

— на момент подачи корректировки не было известно, что органом СФР обнаружено занижение суммы взносов либо назначена выездная проверка.

Если в ранее поданных сведениях раздела 2 обнаружены ошибки, которые не привели к занижению страховых взносов, подача уточненной формы является правом страхователя. Штрафа за это не будет.

Если ответственности за нарушения избежать не удалось, штраф можно уплатить в размере половины суммы. Это возможно при уплате санкции в течение 10 календарных дней со дня ее получения. Такое послабление предусмотрено статьей 17 закона о персонифицированном учете.

За подачу формы ЕФС-1 на бумаге вместо электронной формы возможен штраф в размере 1 тыс. рублей. При этом электронная форма обязательна, только если за отчетный период численность работающих в организации (в том числе по ГПД) застрахованных лиц превышает 10 человек.

Привлечь к ответственности за нарушения при сдаче формы ЕФС-1 можно только в течение установленного срока давности (ст. 17 закона № 27-ФЗ, ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ):

— к ответственности по закону о персонифицированном учете — в течение трех лет;

— административной ответственности — в течение одного года со дня нарушения.

Если контролирующие органы пытаются привлечь вас к ответственности позже данного срока, их действия можно обжаловать в суде.