Штатное расписание: образец-2025

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия

Компании используют штатное расписание для упорядочивания информации о кадровой структуре, количестве работников, зарплатах и надбавках. Обязательно ли утверждать такой документ, по какой форме его составлять и как часто нужно обновлять, расскажем далее в статье.

Содержание

1. Обязательно ли штатное расписание
2. Задачи штатного расписания
3. Срок действия штатного расписания
4. Образец штатного расписания по форме № Т-3
5. Пример заполнения штатного расписания по форме № Т-3
6. Утверждение штатного расписания
7. Срок хранения штатного расписания

Обязательно ли штатное расписание

Штатное расписание – это локальный нормативный акт компании, в котором фиксируют в сводном виде сложившееся разделение труда между работниками (письма Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1, от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1, от 22.03.2012 № 428-6-1).

Обязательность штатного расписания – вопрос спорный. Существует две противоположные точки зрения.

1. Те, кто считают этот документ необязательным, ссылаются на то, что в ТК РФ нет прямого указания на необходимость штатного расписания и не установлен порядок его принятия. В отличие, например, от такого обязательного документа, как график отпусков, который работодатель должен ежегодно утверждать не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов (ч. 1, 2 ст. 123 ТК РФ).

2. Сторонники версии об обязательности штатного расписания приводят следующие доводы. Трудовые отношения возникают на основании трудового договора и подразумевают личное выполнение сотрудником за плату трудовой функции (ст. 15, 16 ТК РФ). Трудовая функция – это работа по должности в соответствии со штатным расписанием либо конкретный вид поручаемой сотруднику работы. Трудовая функция должна быть прописана в трудовом договоре (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Таким образом, если работник выполняет обязанности по определенной должности или профессии, то это означает, что такая должность или профессия есть у работодателя и поэтому должна быть предусмотрена штатным расписанием. Кроме того, штатное расписание помогает работодателю обосновать сокращение штата. Без этого документа сложно доказать, что увольнение законно и что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые необходимо предлагать сокращаемым работникам в соответствии со ст. 180 ТК РФ.

Наличие штатного расписания в организации может быть предусмотрено отраслевыми соглашениями (ч. 8 ст. 45 ТК РФ). Например, пунктом 4.2 Федеральное отраслевое соглашение по морскому транспорту на 2024 — 2027 годы определено, что оплата труда работников устанавливается трудовым договором исходя из должностных окладов, закрепленных в штатных расписаниях, утверждаемых работодателем, а также на основании иных элементов системы оплаты труда в соответствии с локальными нормативными актами организации и коллективным договором.

Ниже мы подробно разберем задачи штатного расписания, которые помогут сомневающимся убедиться в полезности этого документа.

Задачи штатного расписания

Штатное расписание:
• позволяет четко проследить организационную структуру компании;
• закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
• позволяет проследить систему оплаты труда сотрудников;
• устанавливает и закрепляет размеры окладов, тарифных ставок, надбавок;
• облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии;
• способствует формированию кадрового резерва;
• помогает организовать мероприятия по повышению квалификации кадров;
• позволяет обосновать сокращение штата;
• доказывает, что увольнение законно и что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые необходимо предлагать сокращаемым работникам в соответствии с ч. 1 ст. 180 ТК РФ.

Кроме того, штатное расписание могут затребовать контролирующие органы, например:
• при камеральной или выездной налоговой проверке, при встречной налоговой проверке контрагента налогоплательщика (пп. 6 п. 1 ст. 23, пп. 1 п. 1 ст. 31, п. 12 ст. 89, п. 1 ст. 93, п. 1 ст. 93.1 НК РФ, Решение ФНС РФ от 19.06.2019 № СА-4-9/11730@, письмо Минфина РФ от 09.10.2012 № 03-02-07/1-246);
• при документальной проверке достоверности индивидуальных сведений о трудовом стаже и заработке застрахованных лиц (п. 2 приложения 1 к методическим рекомендациям, утвержденным Постановлением Правления ПФР от 30.01.2002 № 11п).

Исходя из своих потребностей, компания может самостоятельно разработать необходимую ей форму штатного расписания или использовать типовую форму № Т-3 (письма Роструда от 09.01.2013 № 2-ТЗ, от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1, от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1).

Срок действия штатного расписания

Срок действия штатного расписания законом не ограничен. Поэтому компания может разработать документ в начале своей работы и пользоваться им до момента прекращения деятельности. Жизнь не стоит на месте, и штатное расписание может потребовать корректировки в случае:
• расширения либо сокращения штата или численности работников (ст. 180 ТК РФ);
• переименования структурных подразделений или должностей;
• изменения окладов, размера федерального МРОТ или региональной минимальной заработной платы (при наличии в штатном расписании окладов, тарифных ставок, не соответствующих установленным размерам) и так далее.

Внести изменения в действующее штатное расписание можно в любое время двумя способами по выбору работодателя:
• издать приказ о внесении изменений. Этот способ удобен, если корректировки носят единичный характер. Например, изменилось название должности сотрудника. В этом случае вносимые правки работодатель отражает в приказе, а в штатном расписании в разделе «Примечание» указывает номер и дату приказа о внесении правок;
• оформить штатное расписание в новой редакции и утвердить его приказом. Этот способ оптимален, если изменения носят массовый характер или затрагивают не только наименования должностей, но и структурных подразделений.

При сокращении численности или штата работников новое штатное расписание, как правило, утверждают до начала предупреждения работников об увольнении и вводят в действие не позднее того дня, с которого работники подлежат увольнению в связи с проведением мероприятий по сокращению численности или штата сотрудников (п. 4 письма Роструда от 29.07.2009 № 2263-6-1).

При отсутствии необходимости переутверждать штатное расписание заново ежегодно или с другой периодичностью не нужно. Оно может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет.

Образец штатного расписания по форме № Т-3

По ссылкам можно скачать:

• бланк штатного расписания;

• образец заполнения штатного расписания по форме № Т-3.

Пример заполнения штатного расписания по форме № Т-3

В унифицированную форму № Т-3 сведения вносят по следующим правилам:
• название компании указывают в точном соответствии с учредительными документами. Если существует сокращенное наименование, то его следует прописать в скобках ниже полного или за ним;
• код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия. Его можно взять из информационного письма органа государственной статистики;
• «Номер документа». При первичном составлении штатному расписанию присваивают № 1, а в последующем применяют сквозную нумерацию;
• «Дата составления». Необходимо указать текущую дату. Следует учитывать, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие, могут различаться;
• в строке «На период» указывают период действия штатного расписания, а также дату его ввода в действие, например, документ можно ввести в действие с 1 января сроком на год. Период действия фиксировать необязательно;
• в гриф утверждения документа вносят реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден документ, а ниже указывают общее количество штатных единиц предприятия.

Далее необходимо внести сведения о конкретных подразделениях и должностях, а также о предусмотренной заработной плате. Для этого:
1. В графе 1 «Наименование структурного подразделения» указывают наименование (колонка 1) и код (колонка 2) структурного подразделения, к которому относится конкретная должность. Эту графу заполняют только при их наличии в компании. Под структурными подразделениями следует понимать как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки (п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса РФ от 17.03.2004 № 2).

Наименования структурных подразделений можно расположить:
• по степени их функциональной важности и далее в порядке подчинения (например, сначала «Администрация», затем производственные подразделения, административно-технические);
• в алфавитном порядке.

В некоторых случаях наименование подразделения влияет на предоставление льгот (дополнительный отпуск, выход на пенсию), поэтому если на предприятии существуют вредные факторы или штатное расписание составляется в учреждениях здравоохранения, при разработке наименования необходимо руководствоваться отраслевыми классификаторами вредных производств.

2. В графе 2 «Код» указывают коды структурных подразделений при их наличии в компании. Кодирование применяется, как правило, когда в организационной структуре компании есть несколько структурных подразделений, а управление кадрами ведется с помощью автоматизированных систем. Кодирование применяется, в частности, для формирования сводной управленческой отчетности, для удобства ведения документооборота. Например, подразделению «Финансовый департамент» присвоен код «02», в его состав входят «Бухгалтерия» и «Отдел труда и заработной платы», которым соответственно присваиваются коды «02.1» и «02.2» и так далее.

3. В графе 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации», если работа в организации не связана с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот (например, дополнительного отпуска), название должности, профессии присваивает непосредственно работодатель.
Как правило, здесь применяют разделение по виду трудовой деятельности, то есть должность предусматривают для персонала, который занимается в первую очередь умственным трудом (управление, сбор, анализ, обработка информации). Понятие «профессия» относится к работникам, занятым преимущественно производственным процессом, физическим трудом (монтажники, строители). Должности указывают в именительном падеже без сокращений (например, заместитель начальника отдела, заведующий кафедрой).

Если законом установлены льготы или ограничения в отношении работы в определенной должности (осуществления определенного вида работ), то при наименовании должностей компания должна использовать:

• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94), утвержденный Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367;
• Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ — 08), утвержденный Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст;
• квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37;
• единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
• профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Наименование профессии и должности в штатном расписании указывают в составе структурных подразделений и по старшинству (руководитель – заместитель руководителя – ведущий специалист – специалист).

Обязательно приводят разряд, класс (категорию) квалификации работников, например, специалист I категории. Сотрудников, которые не входят в состав какого-то конкретного структурного подразделения, обычно оформляют как «прочий персонал» — это уборщицы, курьеры и так далее.
4. В графе 4 «Количество штатных единиц» прописывают их количество. Работодатель вправе заранее предусмотреть вакантные должности, которые не будут заняты сразу после утверждения документа. Это позволит в дальнейшем принимать сотрудников, не внося в него корректировок. В этом случае работодатель должен представлять в органы службы занятости информацию о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей в течение пяти рабочих дней (п. 6 ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 N 565-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации»).

Трудовое законодательство не запрещает организациям вводить в расписание неполную штатную единицу, которую указывают в соответствующих долях — 0,25, 0,5. Например, при необходимости приема на работу по совместительству сотрудника на должность налогового консультанта можно указать «0,5». Неполная штатная единица – это не количество работников по одной должности, а необходимый объем работы по ней.
5. В графу 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, вносят:
• фиксированную месячную заработную плату по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке в рублях (например, 45 000);
• процент от выручки, долю или процент от прибыли, коэффициент трудового участия, коэффициент распределения и прочее.
Данные о тарифной ставке или окладе не включают компенсационные, стимулирующие и социальные выплаты, так как для них предусмотрены отдельные графы.

Отражение сведений в этой графе имеет свои особенности. У некоторых сотрудников, работающих по сдельной системе оплаты труда, невозможно определить точный размер оклада, поскольку он зависит от итогов выполненной работы. В этом случае в графе 10 «Примечание» можно указать следующее: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки.

В штатном расписании по одноименным должностям следует устанавливать одинаковые размеры окладов. При этом надбавки, доплаты и другие выплаты у разных работников могут различаться, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда (письма Роструда от 27.04.2011 № 1111-6-1, Минтруда РФ от 25.10.2017 № 14-1/В-953, ГИТ по городу Москве от 04.06.2020 № 77/10-20706-ОБ/18-1299).

В некоторых случаях суды могут признать правомерным установление работникам, замещающим одноименные должности, различных должностных окладов, если посчитают разницу обоснованной. Например, в ситуации, когда у одного из работников шире круг обязанностей и выше ответственность, что подтверждается должностной инструкцией (Определения Второго кассационного суда общей юрисдикции от 26.10.2021 по делу N 88-25020/2021, Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 09.06.2022 по делу N 88-10180/2022, от 02.07.2020 по делу N 88-14444/2020, 2-3791/2019,Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 22.07.2013 по делу № 33-6699).
6. Графы 6, 7 и 8 «Надбавки, руб.» работодатель заполняет исходя из принятой в компании системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени. Одни надбавки установлены на законодательном уровне, например, за работу в районах Крайнего Севера и в приравненных к ним местностям. Другие — работодателем в локальном нормативном акте, например, за знание иностранного языка, стаж работы в компании.

Если надбавка, предусмотренная для работников, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, начисляется на заработную плату, а не на оклад, то ее размер указать в этой графе невозможно.

В этом случае необходимо сделать в графе 10 ссылку на нормативный акт, которым предусмотрена данная выплата, что позволит ее учесть и правильно рассчитать.

Когда величина надбавки в процентах меняется, например, в зависимости от стажа, то ее можно не указывать, а в графе 10 сделать ссылку на документ, устанавливающий надбавку, что позволит не менять штатное расписание каждый раз при ее изменении.
7. Графу 9 «Всего в месяц» заполняют, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в графе ставят прочерк, а в примечании указывают ссылку на документы, их устанавливающие.
8. В графу 10 вносят любую информацию, относящуюся к штатному расписанию, например, ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.

Утверждение штатного расписания

Штатное расписание утверждает руководитель компании своим приказом. С правилами составления такого приказа можно ознакомиться в нашей статье «Образец приказа об утверждении штатного расписания».
Утверждение документа в виде грифа «Утверждаю» формой № Т-3 не предусмотрено. В грифе утверждения штатного расписания необходимо проставить реквизиты соответствующего приказа. Место для проставления печати в документе не предусмотрено.

Срок хранения штатного расписания

Штатное расписание необходимо постоянно хранить по месту его утверждения. Если организация не является источником комплектования гос- или муниципальных архивов, его нужно сохранить до момента ликвидации компании (п. «а» ст. 40 раздела 1.3 перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). При ликвидации компании штатные расписания подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда РФ.

Сокращать установленные сроки хранения запрещено (п. 4.10 инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).