Штатная расстановка

Штатная расстановка – это организационно-правовой документ, который в первую очередь позволяет отслеживать наличие вакантных должностей в организации. Он не является обязательным, но очень помогает в работе кадровой службы. На практике расстановку именуют также замещением, штатно-должностным списком, кадровым заполнением или штатно-списочным составом. Поэтому в статье мы будем также упоминать некоторые из этих названий.

Законодательством бланк расстановки не утвержден. При разработке документа за основу берут штатное расписание (форма № Т-3). Кадровик при необходимости может добавить в него дополнительные графы. В них можно включить следующую информацию:

1. Ф.И.О. сотрудников, которые занимают определенные должности;
2. Особый статус работников — беременные женщины, одинокие матери, несовершеннолетние сотрудники, инвалиды. В отношении данных работников есть ограничения, связанные с работой в ночное время, в выходные и праздничные дни, со сверхурочным трудом, направлением в служебную командировку. Штатная расстановка позволит определить, кого нельзя привлекать к подобным работам, а кого можно, но только при получении предварительного согласия.
3. Вид трудового договора – срочный, по внешнему или внутреннему совместительству. При наличии такой информации в расстановке кадровик может легко контролировать срок прекращения отношений с временным работником. Касательно совместителей трудовым законодательством также установлены нюансы. Например, отпуск таким сотрудникам следует предоставлять одновременно с отдыхом по основному месту работы. Штатный список позволит не допустить нарушений в отношении данной категории работников.
4. Размер ставки, которую занимает сотрудник. В случае если какая-то ее часть вакантна, в расстановке будет это видно. Ведь в определенных ситуациях (например, при сокращении) работникам следует обязательно предлагать неполные ставки.
5. Условия труда, отличающиеся от нормальных. Это касается должностей с вредными и опасными условиями труда. Указание данной информации в штатном списке позволит, к примеру, не ошибиться при подборе вакансий сокращаемым работникам.
6. Сведения о пребывании работника в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком. Так, на должность указанного сотрудника допускается принять человека по срочному договору. Поэтому наличие данной информации в расстановке позволит без труда определить, почему одну и ту же штатную единицу занимают два работника. Кроме того, с помощью таких сведений можно контролировать дату выхода сотрудника из соответствующего отпуска.
7. Иные сведения, которые помогут в работе отдела кадров.

За отсутствие штатной расстановки должностному лицу не грозит ответственность, поскольку оформление этого документа является добровольным. Однако он может стать помощником при проверках трудовой инспекции, а также дополнительным доказательством в трудовых спорах.

Так, например, в Определении Первого кассационного суда общей юрисдикции от 17.01.2022 № 88-1125/2022 указано, что истца уведомили о расторжении трудового договора в связи с сокращением штата работников. Ему были предложены вакантные должности, на которые он мог быть переведен при соответствия квалификации. Истец отказался от перевода на предложенные вакансии, в связи с чем был уволен. Бывший работник предъявил доводы касательно фиктивности сокращения штата. Однако суд их опроверг, ссылаясь на штатную расстановку.

В другом деле истцы попытались признать сложившиеся между ними и ответчиком отношения трудовыми. В обоснование требований они указали, что на протяжении длительного времени их неоднократно привлекали к работе для участия в спектаклях без заключения трудовых договоров. Однако суд пришел к выводу, что между сторонами в указанные периоды не было достигнуто соглашение об исполнении истцами определенных трудовых функций. При этом компания представила в качестве доказательства штатную расстановку, в которой отсутствовали сведения об истцах как работниках учреждения (Определение Московского городского суда от 01.03.2017 № 4Г-501/2017).

Штатная расстановка может быть оформлена как на бумаге, так и в электронном виде. Утверждать ее приказом не нужно, поскольку это вспомогательный документ. Заполненная расстановка должна быть заверена кадровым работником, например, начальником службы персонала или непосредственным руководителем.

Срок хранения штатного списка составляет (ст. 42 перечня типовых управленческих архивных документов, п. 4.8 инструкции по применению указанного перечня, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237):

— 75 лет – для документов, по которым делопроизводство закончено до 01.01.2003;

— 50 лет – для законченных после 01.01.2003.

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» (ООО «Ромашка»)

Штатная расстановка на 16.10.2023

Руководитель отдела кадров                                                     Михайлов                                           Михайлов К.В.

Приведем главные отличия штатной расстановки от штатного расписания.

1. В трудовой договор с работником должна быть включена его трудовая функция, то есть работа по должности в соответствии со штатным расписанием (ч. 2 ст. 57 ТК РФ, абз. 4 и 5 письма Роструда от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1). Поэтому наличие последнего документа обязательно.  При этом оформление штатного замещения является добровольным.
2. Расписание не содержит сведений о работниках фирмы. В документе указывают только перечень структурных подразделений и должностей организации с указанием численности и зарплат работников. При этом в кадровом заполнении указываются Ф.И.О. сотрудников, а также иная информация.
3. Штатное расписание утверждает руководитель компании своим приказом. Таким же образом в нее вносятся изменения. Расстановку же может составить сотрудник кадровой службы. Оформлять приказ для этого не нужно.