Счет-фактура — 2024

Согласно законодательству компании, которые осуществляют облагаемые НДС операции, должны выставлять счета-фактуры. В перечень налогоплательщиков, обязанных выставлять счета-фактуры, в частности, входят следующие организации и ИП (ст. 145, п. 1, 3 ст. 168, п. 3 ст. 169 НК РФ):
• налогоплательщики на общей системе налогообложения;
• организации, освобожденные от уплаты налога по ст. 145 и 145.1 НК РФ;
• посредники, работающие по договору комиссии;
• компании, организующие перевозки с привлечением третьих лиц;
• застройщики, которые организуют строительство с привлечением субподрядчиков;
• поставщики, получившие аванс от покупателя в счет будущей реализации.

В случае если продавец освобожден от уплаты НДС, то выставлять счета-фактуры он не обязан. Также не нужно выставлять счет-фактуру, если продавец в сделке с взаимозависимым лицом скорректировал налоговую базу по НДС (письмо Минфина РФ от 01.03.13 № 03-07-11/6175).

Если продавец, плательщик НДС, получил аванс от покупателя, работающего на УСН, выставлять счет-фактуру он также не обязан. Но перед данной сделкой нужно подписать взаимное соглашение об отказе от оформления счетов-фактур (письмо Минфина РФ от 16.03.15 № 03-07-09/13808).

Типовая форма счет-фактуры утверждена Постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137. Формат электронного аналога документа утвержден Приказом ФНС России от 19.12.2023 N ЕД-7-26/970@. Счет-фактуру на реализацию товаров, работ, услуг можно выставить на бумажном носителе и (или) в электронной форме. При реализации прослеживаемых товаров счет-фактуру выставляют исключительно в электронном виде (п. 1 и 1.1 ст. 169 НК РФ).

Бумажные счета-фактуры составляют в двух экземплярах, один оставляют у себя, второй передают покупателю. В некоторых случаях достаточно одного экземпляра документа:
• когда товар перемещают внутри организации;
• при реализации в розничной сети;
• во время безвозмездной передачи товара в рекламных целях;
• в случае утраты права на упрощенный режим налогообложения с доначислением НДС на стоимость товара с начала квартала;
• при получении дополнительных поступлений, связанных с реализацией товаров и услуг, например, бюджетных субсидий или вознаграждения исполнителю (пп. 2 п. 1 ст. 162 НК, письмо Минфина РФ от 24.01.2017 № 03-07-11/3075).

Заполнить бумажную версию документа можно с помощью компьютера, от руки или комбинированно, с частичным письменным оформлением. Последовательность расположения реквизитов и показателей в типовой форме счета-фактуры изменять нельзя.

В правом верхнем углу типового бланка счета-фактуры есть указание на редакцию документа, утвердившего счет-фактуру. Последняя версия бланка утверждена в приложении № 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 (в редакции Постановления Правительства РФ от 02.04.21 № 534).

Наличие этой фразы не является обязательным реквизитом и, если остальные реквизиты присутствуют, налоговики не откажут в вычете. Однако некоторые покупатели отказываются принимать счет-фактуру без указания редакции, опасаясь принять к учету неактуальный документ.

Некоторые бухгалтерские программы настроены таким образом, что печатная форма счета-фактуры отражает строки 1—8 в виде двух колонок. Если содержание и число показателей в таком документе не нарушено, его признают соответствующим требованиям законодательства (письмо ФНС РФ от 23.08.21 № 3-1-11/0116).

При реализации товаров, услуг, имущественных прав в документообороте можно использовать бумажный и электронный форматы счета-фактуры. Для перехода на обмен электронными документы покупатель и продавец должны подписать соответствующее соглашение и обеспечить наличие технических средств для обмена (письмо Минфина РФ от 24.10.18 № ЕД-4-15/20755).

При совершении операций с непрослеживаемыми товарами оформлять соглашение на обмен необязательно, так как покупатели должны обеспечить прием и обработку электронных документов через телекоммуникационные каналы (п. 1.1—1.2 ст. 169 НК РФ).

Продавец обязан выставить покупателю бумажный или электронный счет-фактуру в течение 5 календарных дней с даты отгрузки или получения аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ). Отдельные сроки для выставления документов в электронном формате не предусмотрены.

Образец счета-фактуры при продаже товаров контрагенту.

Если продавец получил предоплату от покупателя, он должен выставить покупателю счет-фактуру на аванс и зарегистрировать ее в книге продаж. После регистрации счета-фактуры продавец сможет принять к вычету НДС, а покупатель — восстановить НДС, принятый к вычету.

Исполнитель обязан выставить счет-фактуру на любые авансы, которые получены в счет предстоящих поставок, в том числе авансы в неденежной форме. Однако в бухгалтерском учете есть ряд операций, по которым не нужно выставлять счета-фактуры на аванс, к ним относятся:
• предоплата в счет поставок товаров, работ, услуг, длительность производственного цикла изготовления (выполнения, оказания) которых составляет свыше полугода (Постановление Правительства РФ от 28.07.2006 № 468);
• операции, которые не облагаются НДС или облагаются по ставке 0 процентов;
• поступление аванса, отгрузка по которому будет произведена в течение 5 календарных дней того же квартала.
Также независимо от того, какой товар оплатит покупатель, не выставляют счета-фактуры продавцы, освобожденные от уплаты НДС.

Образец счета-фактуры на аванс 

Если стоимость реализованных товаров, выполненных работ или услуг изменилась после выставления отгрузочных документов, продавец обязан предоставить корректировочный счет-фактуру (абз. 3 п. 3 ст. 168 НК РФ).

Корректировочный счет-фактура от продавца понадобится в случаях, если:
• покупатель оформил возврат товара;
• продавец предоставил скидки, предусмотренные при выполнении определенных условий договора;
• во время приемки обнаружилась недостача, некачественный товар, несоответствие услуг или работ заявленным в договоре, и продавец признал этот факт.
• поставщик отгрузил товар по предварительным ценам, а после предоставления отчетов от покупателей о реализации этих товаров пересчитал стоимость отгрузки;
• по договору покупатель самостоятельно утилизирует некачественный товар, обнаруженный уже после принятия его к учету;
• стоимость оказанных услуг или реализованных товаров изменилась по решению суда.

При уменьшении количества или стоимости отгруженных товаров, объема выполненных работ или оказанных услуг, продавец может принять к вычету НДС, переплаченный в бюджет по первоначально выставленным документам. В то же время покупатель должен восстановить излишне принятый к вычету налог.

При оформлении корректировочного счета-фактуры в нем указывают обязательные реквизиты и отражают только те позиции, в которые были внесены изменения. Образец корректировочного счета-фактуры и правила его заполнения утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137.

Образец корректировочного счета-фактуры 

Исправленный счет-фактуру выставляют в том случае, если в первоначальном документе допущена ошибка в реквизитах, обнаружена опечатка или неверно указана ставка НДС. Вне зависимости от того, когда был создан исправленный документ, обязанности перед бюджетом относятся к периоду, когда был выставлен первичный счет-фактура.

Счет-фактуру можно не исправлять, если ошибки не препятствуют налоговым органам правильно идентифицировать продавца или покупателя, определить сумму, налоговую ставку, сумму налога, реквизиты прослеживаемых товаров (абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ).

Однако некоторые ошибки являются критичными и приводят к отказу в возмещении НДС. Нужно попросить контрагента исправить документ, если найдете в нем следующие погрешности:
• в счет-фактуре не указаны дата и номер;
• нумерация в организации ведется некорректно, их последовательность возобновляется ежедневно;
• дата документа предшествует дате отгрузки;
• вместо наименования поставщика или покупателя указаны Ф.И.О. работника;
• адрес поставщика или покупателя не совпадает с адресом, указанным в ЕГРЮЛ;
• нет подписи директора или стоит его факсимиле;
• не указан код вида товара по товарной номенклатуре ВЭД при вывозе товара в страны ЕАЭС;
• допущена существенная ошибка в названии товарной единицы;
• неправильно указана цена товара или цена отсутствует;
• ставка налога отличается в накладной и счете-фактуре.

Также к серьезным ошибкам относится неверное заполнение граф, где указывается сумма или произведение показателей из других граф. Например, если в графе 5 стоит неправильно рассчитанное произведение граф 3 и 4, счет-фактуру не удастся предъявить к возмещению по НДС.

Образец исправленного счета-фактуры 

В общем порядке плательщики НДС не обязаны вести журнал учета счетов-фактур (п.3 ст. 169 НК РФ). Однако поблажки не действуют отношении посредников, в число которых входят комиссионеры, агенты, застройщики, экспедиторы. Они обязаны вести журнал учета выставленных и полученных счетов-фактур, независимо от того, на какой системе налогообложения работают — традиционной или упрощенной.

Экспедиторы или застройщики, участвующие в операциях импорта, должны заполнять часть 2 журнала, даже если они не получают счета-фактуры. Посредники – налоговые агенты также обязаны заполнять журнал учета. Освобождены от ведения журнала только те агенты, которые:
• реализуют на территории России конфискат или бесхозное имущество, ценности, перешедшие по наследству государству, клады (п. 4 ст. 161 НК РФ);
• являются железнодорожными перевозчиками и сдают в аренду контейнеры по посредническим договорам (п. 5.1 ст. 161 НК РФ);
• осуществляют предпринимательскую деятельность с участием в расчетах на основе договоров поручения, договоров комиссии или агентских договоров с иностранными лицами (п. 5 ст. 161 НК РФ).

Заполнять журнал можно в бумажном и электронном виде, но сдавать в налоговую – только в электронном формате посредством ТКС. Формат журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронной форме утвержден в приложении № 1 к Приказу ФНС РФ от 08.06.21 № ЕД-7-26/547.

Плательщики НДС и налоговые агенты ведут журнал счетов-фактур в бумажном виде с последующим переносом данных в декларацию по НДС. Посредники, которые не являются налоговыми агентами и освобождены от НДС, ежеквартально сдают журнал в ИФНС не позднее 20-го числа месяца, следующего за истекшим периодом.
Чтобы избежать ошибок в журнале и лишнего внимания со стороны налоговых органов, этот документ необходимо заполнять в полном соответствии с порядком, утвержденным в приложении 3 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137.

В частности, в журнале нужно в хронологическом порядке регистрировать все виды счетов-фактур: первичные, корректировочные, исправленные, бумажные и электронные. Часть 1 журнала предназначена для регистрации выставленных счетов-фактур, часть 2 – для полученных.

При регистрации первичных документов, в том числе исправленных, не надо заполнять графы 16—19 в обеих частях журнала. Эти графы нужны для отражения изменений при выставлении или получении корректировочного счета-фактуры.

Экспедиторы и застройщики при совершении операций, связанных с импортом, вместо счетов-фактур заносят в журнал таможенные декларации и заявления о ввозе товара. Такой порядок заполнения необходим для того, чтобы в сводном счете-фактуре, выставленном заказчику, отразилась общая сумма по всем приобретенным услугам и товарам, включая импортные.
При обнаружении в текущем периоде счетов-фактур, выставленных в истекшем квартале, нужно зарегистрировать их в новой строке журнала и указать период, в котором был выставлен документ.

Посредники, которые являются плательщиками НДС, выставляют заказчикам счета-фактуры на сумму своей комиссии по договору. Записи о таких счетах-фактурах нужно делать не в журнале учета, а в книге продаж. Посредники, которые не платят налог на добавленную стоимость, счета-фактуры на вознаграждение не выставляют. Соответственно, они не делают записи ни в журнале, ни в книге продаж.

Образец журнала учета счетов-фактур 

Книга покупок предназначена для регистрации счетов-фактур, подтверждающих оплату НДС при покупке товаров, услуг, работ в целях определения суммы налога, подлежащей вычету или возмещению.

Книгу покупок в бумажном или электронном виде должны вести все плательщики НДС, кроме тех, кто осуществляет не облагаемые налогом операции, или иностранные компании, оказывающие электронные услуги физическим лицам.

Книгу счетов-фактур ведут поквартально, регистрируя в ней документы по мере возникновения права на вычет. Сведения из книги покупок отражают в декларации по налогу на добавленную стоимость за текущий квартал.

Форма книги покупок и порядок ее заполнения утверждены в приложении № 4 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.11 №1137.

При ведении бумажной книги по окончании квартала, но не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим налоговым периодом, ее нужно прошить, подписать и пронумеровать страницы.

При ведении книги в электронном формате нужно использовать последнюю версию бланка, которая утверждена Приказом ФНС РФ от 08.06.21 № ЕД-7-26/547. В новую редакцию документа включены реквизиты прослеживаемости товара.

В книге покупок регистрируют следующие документы:
• входящие счета-фактуры, в том числе корректировочные, полученные от продавцов по мере возникновения права на налоговый вычет (ст. 175 НК);
• чеки для компенсации суммы налогов, оформленные продавцами иностранному гражданину (ст. 169.1 НК).

Счета-фактуры, оформленные с нарушением требований законодательства, в книге покупок не отражают.
При оформлении книги покупок в первую очередь нужно заполнить наименование покупателя, ИНН, КПП и период, за который будут отражаться покупки.

Далее последовательно заполняют следующие графы таблицы.

Графа 1. Порядковый номер записи. Нумерация возобновляется ежеквартально.

Графа 2. Код вида операции. Для разных видов счетов-фактур он разный: 01 — основной код, который используют при покупке большинства видов товаров, услуг, работ.
Код 22 использует продавец, если регистрирует авансовый счет-фактуру.
Все коды видов операций для книги покупок перечислены в приложении к Приказу ФНС РФ от 14.03.16 № ММВ-7-3/136@.

Графа 3. Номер и дата документа, подтверждающего покупку НДС: счета-фактуры, декларации на ввозимые товары, заявления при ввозе товара из стран ЕАЭС и т.д.
Продавец при получении аванса в счет предстоящих поставок проставляет в этой графе дату и номер платежного поручения.
При регистрации в книге покупок исправленного или корректировочного счета-фактуры указывают номер и дату исходного документа.

Графа 4. Номер и дата исправленного счета-фактуры, указанные в строке 1а счета-фактуры.

Графа 5. При увеличении стоимости документа покупатель заполняет номер и дату корректировочного счета-фактуры, указанные в строке 1 корректировочного документа. В случае уменьшения стоимости счета-фактуры продавцы также заполняют эту графу в книге покупок.

Графа 6. Номер исправления корректировочного счета-фактуры от поставщика или покупателя, указанные в строке 1а корректировочного документа.

Графа 7. Номер и дата документа, подтверждающего уплату налога или оплату счета-фактуры.

Графа 8. Дата принятия товаров или услуг к учету. Если принятие к учету было поэтапным, нужно перечислить все даты.

Графы 9 и 10. ИНН и КПП продавца. Не заполняют эти графы на посредников, через которых был приобретен товар, и на иностранных лиц, не состоящих на учете в РФ.

Графы 11 и 12. Здесь заполняют наименование, ИНН и КПП посредника, который приобретает для покупателя товар от своего имени.

Графа 13. В этой графе отражают код и наименование валюты документа, если сделка была совершена в иностранной валюте. Данные попадают из строки 7 счета-фактуры и строки 4 корректировочного счета-фактуры.

Графа 14. Общая стоимость покупки с НДС в валюте первичного документа. При регистрации корректировочного счета-фактуры нужно указать итоговое изменение стоимости. Покупатель отражает увеличение стоимости, продавец – уменьшение. Данные попадают из графы 9 по строке «Всего к оплате». Для импортных товаров нужно указать стоимость, отраженную в учете. По товарам, ввезенным из стран ЕАЭС, данные попадают из графы 15 заявления о ввозе товаров.

Графа 15. Сумма НДС, которую принимают к вычету по счету-фактуре или другому документу, в рублях и копейках. Если часть товаров будет использоваться для необлагаемых операций, надо указать в этой графе только ту часть НДС, которую принимаете к вычету. По авансовым счетам-фактурам можно указать всю сумму налога, в том числе по необлагаемым операциям.

При регистрации корректировочного счета-фактуры в книгу покупок попадут данные из графы 8 этого счета-фактуры. Продавец учитывает сумму из итоговой строки «Всего уменьшение (сумма строк Г)», покупатель – из строки «Всего увеличение (сумма строк В)».

Графы 16—19. Информация по прослеживаемым товарам: регистрационный номер декларации на товары, количество товара, подлежащего прослеживаемости, код единицы измерения и стоимость товара без НДС.
После регистрации всех документов за текущий квартал по строке «Всего» в графе 15 нужно указать общую сумму налога к вычету, которая попадет в декларацию по НДС за этот отчетный период.

Образец книги покупок 

Книга продаж предназначена для отражения счетов-фактур и иных документов реализации товаров, услуг или работ, по которым возникает обязанность по начислению НДС. По книге продаже можно определить сумму налога к уплате в бюджет.

Книгу продаж обязаны вести:
• плательщики НДС;
• участники простого или инвестиционного товарищества, которые ведут общий учет, доверительные управляющие имуществом, концессионеры;
• неплательщики НДС, которые являются налоговыми агентами.

Можно не вести книгу продаж по операциям, которые не являются объектами налогообложения по НДС или по которым применяется освобождение по ст. 149 НК РФ.

Книгу продаж ведут поквартально в бумажном или электронном виде. При ведении бумажной книги по окончании квартала нужно ее прошить, подписать и пронумеровать. При выборе электронной книги продаж нужно использовать формат, утвержденный Приказом ФНС РФ от 08.06.21 № ЕД-7-26/547.

Общие правила ведения и образец книги продаж приведены в приложении № 5 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137.

Заполнение табличной части книги производится на основании данных из счетов-фактур. Какие именно графы нужно заполнить, зависит от ситуации. Содержание граф схоже с книгой покупок, но имеет свои нюансы.

В водной части книги нужно заполнить данные о продавце: наименование, ИНН, КПП и период регистрации счетов-фактур.

Далее можно переходить к поочередному заполнению граф книги.

Графа 1. Порядковый номер операции.

Графа 2. Код операции. Его нужно выбрать из перечня, утвержденного Приказом ФНС РФ от 14.03.16 № ММВ-7-3/136@:

• код 01 – стандартная операция по отгрузке товаров, услуг, работ;
• код 02 – регистрация счета-фактуры на аванс;
• код 06 – отражение счета-фактуры в качестве налогового агента (кроме операций по продаже конфиската или посреднических операций с иностранными организациями).

Графа 3. Номер и дата счета-фактуры или иного документа, который нужно регистрировать в книге продаж.

Графы 3а, 3б. Номер таможенной декларации и код импортируемого товара по ТН ВЭД. Заполняется только при отгрузке товара в страны ЕАЭС.

Графа 4. Номер и дата исправленного счета-фактуры из строки 1а этого документа. При регистрации к уже исправленному счету-фактуре корректировочного документа данные берут из строки 1б корректировки.

Графы 5 и 6. Номер и дата корректировочного счета-фактуры и исправления корректировочного счета-фактуры соответственно. В графе 6 нужно указать данные из строки 1а исправленного корректировочного счета-фактуры.

Графы 7 и 8. Наименование покупателя, ИНН, КПП. Графа не заполняется, если покупатель иностранец, не состоящий на учете в РФ. Покупатель регистрирует в книге продаж свои реквизиты, если заносит корректировочный счет-фактуру на уменьшение стоимости товара, работ, услуг или регистрирует счет-фактуру на аванс.

Однако при занесении единого корректировочного счета-фактуры на уменьшение стоимости в этих графах нужно указать реквизиты продавца из строки 2 единого корректировочного счета-фактуры.

Графы 9 и 10. Наименование, ИНН и КПП посредника, который совершает сделки от своего имени.

Графа 11. Реквизиты платежного поручения на оплату НДС. Эту графу нужно заполнять при регистрации счета-фактуры:

• на аванс;
• в качестве налогового агента при покупке товара у иностранного лица, не состоящего на учете в РФ;
• при получении средств, увеличивающих базу по налогу на добавленную стоимость (п. 1 ст. 162 НК).
  Данные об оплате берут из строки 5 счета-фактуры.

Графы 12 и 13а. Заполняют при совершении сделки в иностранной валюте. В эти графы заносят код, наименование валюты и стоимость товаров, работ, услуг с учетом НДС в иностранной валюте.

Графа 13б. Итоговая стоимость продаж с учетом НДС в рублях и копейках.
При регистрации первичного счета-фактуры данные в книгу продаж попадают из графы 9 в строке «Всего к оплате».
При регистрации корректировки продавец берет данные из графы 9 корректировочного счета-фактуры в строке «Всего увеличение (сумма строк В)», а покупатель – из графы 9 по строке «Всего уменьшение (сумма строк Г)».

Графы 14—16. Стоимость товаров, работ, услуг по счету-фактуре без учета НДС по разным налоговым ставкам в рублях и копейках.

Графы 17—18. Суммы НДС по счетам-фактурам по соответствующим ставкам в рублях и копейках.
При регистрации корректировочного документа на увеличение стоимости продавец берет данные из графы 8 корректировочного счета-фактуры в строке «Всего увеличение (сумма строк В)».
Покупатель при уменьшении суммы отгрузки заполняет графы 17—18, указывая стоимость из графы 8 корректировки по строке «Всего уменьшение (сумма строк Г)».

Графа 19. Стоимость продаж, освобождаемых от налога. Ее заполняют только компании, освобожденные от уплаты НДС.

Графы 20–23. Содержат информацию о прослеживаемых товарах, как то: номер декларации, код единицы измерения товара из ОКЕИ, количество и стоимость товара.
После окончания квартала показатели по графам 14—19 нужно просуммировать и отразить в строке «Всего» внизу таблицы. Эти данные попадут в декларацию по НДС.

Образец книги продаж