С сентября 20204 года нельзя пользоваться электронными подписями работников. Новые правила вызывают вопросы со стороны компаний. В нашем материале мы постараемся разобраться с основными проблемами, с которыми придется столкнуться организациям. Расскажем, к чему следует подготовиться и что необходимо знать.
Над статьей работали:
Автор: Райс Валентин; редактор: Чапис Елена
Содержание
- Новые правила использования электронных подписей с 1 сентября
- Что нужно сделать к 1 сентября
- Как перевыпустить электронную подпись
- Как оформить машиночитаемую доверенность на ЭЦП сотрудника
- Как пользоваться МЧД
Новые правила использования электронных подписей с 1 сентября
Все больше организаций (ИП) неизбежно переходят на электронный документооборот. Поэтому если вы работаете с электронными документами (ЭД) эта статья для вас., поскольку изменения касаются именно данного аспекта.
Для начала следует понять, каких именно сотрудников затронут нововведения. В частности, это будут лица, сертификат ЭЦП которых содержит реквизиты компании (ИНН, ОГРН, наименование). Электронные подписи (ЭП) таких лиц недействительны с 1 сентября 2024 года. Иначе говоря, данные работники не могут подписывать документы от имени компании (ИП) такими подписями. До этой даты представитель может подписывать документы с помощью КЭП юридического лица. По-другому это и называется сертификатом сотрудника. Им пользовались, как правило, уполномоченные представители компании, например, бухгалтеры. Редко это делали руководители учреждений или предприниматели.
Теперь физлица будут действовать по доверенности с использованием ЭП физлица. Подтверждать полномочия при этом нужно с помощью МЧД (машиночитаемая доверенность). Это такая же доверенность, что и бумажная, только в цифровом формате.
Изменения в законе связаны с реформой ЭП, которая в данный момент подходит к концу. Таким образом, с 01.09.2024 аккредитованные удостоверяющие центры перестанут выдавать сертификаты сотрудников. Все выданные же сертификаты будут действовать до конца августа, если срок их действия не истекает раньше.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) с 1 сентября ФНС будет выдавать исключительно руководителю. Другим лицам теперь понадобится личная УКЭП и МЧД одновременно.
Указанный выше порядок действует исходя из следующих положений:
• пункт 3.1 статьи 4 Федерального закона от 30.12.2021 № 443-ФЗ;
• статьи 17.1, 17.2, 17.3 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ;
• статья 3 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ;
• информация ФНС «С 1 сентября аккредитованные центры перестанут выдавать сертификаты».
Таким образом, работники компаний до 01.09 могут использовать два способа подписания ЭДО:
• лично получить сертификат ЭП в УЦ. Приложить к нему машиночитаемую доверенность;
• использовать КЭП своей организации. В ней содержатся реквизиты учреждения, поэтому дополнительно МЧД прикладывать не нужно.
С начала сентября второй способ перестанет быть возможным. Это означает, что к этому времени сотрудникам следует обзавестись личной ЭП. Организации или предприниматели, в свою очередь, обязаны оформить для данного лица МЧД.
Ничего не поменяется для тех:
• у кого в компании все электронные документы утверждает генеральный директор. То есть данное лицо уже имеет личную УКЭП;
• аналогичная ситуация будет и у предпринимателей, которые также самостоятельно подписывают весь ЭДО;
• кто уже выпустил МЧД для своих представителей.
Что нужно сделать к 1 сентября
Если вашу компанию (ИП) затрагивают изменения, вам следует подготовиться и совершить следующие действия:
I. Оформить ЭП физического лица. Сделать это можно в соответствующем удостоверяющем центре, аккредитованном Минцифры РФ. Перечень таких учреждений опубликован на сайте Минцифры: https://clck.ru/FStza. При обращении следует представить удостоверение личности. По своему желанию можно представить и другие бумаги (СНИЛС и прочее). За выдачу сертификата может быть установлена плата.
II. Выпустить машиночитаемую доверенность. Их существует несколько разновидностей. Для хозяйственной деятельности оптимально подходит версия 003. Ее можно найти на официальных ресурсах, таких как госуслуги и ФНС. За подробностями относительного того, какая доверенность нужна именно вам, можно обратиться в удостоверяющий центр (УЦ), поскольку разные ведомства могут предъявлять свои требования к доверенностям.
III. Указать полномочия физлица в МЧД. Для этого используйте специальный классификатор. Его можно найти на официальном портале «Госуслуги». Также при обмене данными с налоговой инспекцией нужно использовать специальные коды полномочий. Их можно найти на сайте налоговой службы;
IV. Подписать МЧД. Сделать это нужно с помощью усиленной подписи руководителя (предпринимателя).
Как перевыпустить электронную подпись
Осуществить продление (перевыпуск) можно онлайн. Для этого используется специальный сервис ФНС России. Зайдите в личный кабинет юрлица (ИП).
Срок действия прошлого сертификата при этом еще не должен истечь.
Перевыпуск происходит следующим образом:
• подайте заявку на онлайн-продление. В ЛК нужно выбрать сервис «Перевыпуск сертификата ЭП»;
• подпишите и отправьте запрос на получение нового сертификата;
• оплатите услугу и дождитесь ответа. В течение суток вам должно поступить уведомление на имейл или телефон;
• получите уведомление и подпишите соответствующий бланк.
Бывает так, что нужно произвести внеплановую замену ЭП, например, в случае утраты носителя подписи или по другим причинам. В таком случае следует сделать отзыв прежней подписи и получить новую. Учтите, что между отзывом и получением может пройти некоторое время. В этот промежуток вы не сможете использовать ЭДО.
Как оформить машиночитаемую доверенность на ЭЦП сотрудника
Машиночитаемая доверенность – это электронная доверенность, которая должна быть подписана УКЭП организации. На нее аналогичным образом распространяются требования гражданского законодательства, то есть так же как и на обычную доверенность. В частности, требования устанавливает ст. 185 ГК РФ.
В МЧД указывается следующая информация:
• данные об организации;
• об ее представителе;
• о полномочиях представителя;
• дата выдачи МЧД;
• срок действия документа.
Требования к формату документа установлены едиными требованиями, утвержденными Приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857. При этом операторы федеральных систем вправе устанавливать свои дополнительные требования (ч. 1 ст. 17.5 закона об ЭП).
МЧД создается, передается и хранится только в формате XML. Только такая форма может быть прочтена программами. Распечатывать данный документ не нужно. Подписание МЧД происходит с помощью УКЭП в формате XMLDSIG. Также это может быть формат электронной подписи, утвержденный Приказом Минкомсвязи РФ от 14.09.2020 № 472.
Согласно единым требованиям (приказ № 857), содержание МЧД должно быть следующим:
• наименование и номер документа;
• данные доверителя. В частности:
— Ф.И.О., СНИЛС, ОГРНИП, ИНН – если это ИП;
— наименование, адрес, ИНН, ОГРН, КПП – если это юрлицо;
— наименование, адрес, ИНН, регистрационный номер – если это иностранное юрлицо;
• данные представителя: Ф.И.О., дата рождения, вид, серия, номер и дата паспорта. Также наименование и код органа, выдавшего данный документ;
• дата совершения. При создании метки доверенного времени датой будет считаться эта метка;
• срок действия (при наличии). Следует применять общие правила о сроке доверенности согласно ст. 186 ГК РФ;
• перечень полномочий. Возможно, передать практически любые полномочия. Исключением могут быть некоторые сделки (ч. 4 ст. 182 ГК РФ);
• идентификаторы полномочия. Они определяются в соответствии с классификатором. При отсутствии нужных полномочий в классификаторе нужно использовать иное их описание в виде текста. Для этого есть соответствующее текстовое поле;
• данные об информационной системе, которая дает возможность досрочного прекращения доверенности, включая ее отмену доверителем;
• усиленная подпись, которой подписана МЧД;
• указание на возможность передоверия согласно положениям статьи 187 Гражданского кодекса РФ.
Для оформления МЧД нужно обратиться на специальный сервис ФНС и СФР. Если вам нужно организовать электронный документооборот с контрагентами, подойдет ФНС. Также можно для этих целей использовать сервис госуслуг.
Кроме этого, предоставлением данной услуги занимаются и другие площадки. В частности:
• бухгалтерское программное обеспечение;
• операторы ЭДО;
• Банк России;
• Федеральная нотариальная палата;
• сайты разных государственных органов.
Если специальная форма доверенности не предусмотрена, следует использовать форму от Минцифры, размещенную на едином портале госуслуг.
МЧД должна быть оформлена в соответствии со ст. 17.5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
Проще говоря, МЧД — это электронный документ, у которого есть определенный формат. C первого сентября текущего года представитель компании (ИП) не вправе осуществлять полномочия без данного документа.
Могут возникать случаи, когда потребуется переоформление доверенности, например, если требуется передать полномочия от одного сотрудника к другому. В такой ситуации не получится исправить уже действующую доверенность. Однако есть иные варианты выхода из ситуации:
• отзыв первоначальной доверенности и оформление новой, на нового сотрудника. Для этого следует известить налоговую инспекцию по соответствующей форме (письмо ФНС РФ от 20.01.2022 № ЕА-4-26/534@). При наличии МЧД в реестре просто загрузите туда распоряжение об отмене документа. Новая доверенность выпускается в общем порядке. Учтите, что это не единственный случай, когда может потребоваться отзыв. Такое может понадобиться и в других ситуациях, к примеру, при увольнении или отказе от полномочий;
• самостоятельная передача полномочий от сотрудника к сотруднику. Однако воспользоваться данной возможностью можно не во всех случаях. В частности, сделать это можно, только если в первоначальной МЧД есть право передоверия. Это следует из общих правил в отношении доверенностей согласно ст. 187 ГК РФ. Если у представителя есть такой вид доверенности, он может не привлекать к процедуре руководителя (ИП). В зависимости от того, на кого оформлен документ, сделать передоверие можно либо с обращением к нотариусу, либо без такового.
Полномочия в данном документе должны быть определены согласно классификатору (ч. 1 ст. 17.5 закона об ЭП). Под классификатором понимается ресурс, в котором содержится специальный перечень полномочий. При этом по каждому полномочию есть определенная информация (пп. 2, 8 порядка, утвержденного Приказом Минцифры РФ от 18.08.2021 № 856).
Формированием классификатора занимается Минцифры РФ. Оно же способствует в обеспечении доступа к данному ресурсу.
Для взаимодействия с налоговыми органами есть специальный справочник с кодами. Он размещается на официальном сайте налогового ведомства (письмо ФНС РФ от 16.08.2023 № ЗГ-3-26/10692.
Как пользоваться МЧД
Отныне представитель должен иметь личную УКЭП при подписании документов. К этой подписи ему нужно в обязательном порядке приложить МЧД. Проще произвести это следующим образом:
• загрузите доверенность в специальный реестр. Сделать это можно на официальном портале налоговой инспекции. Система хранения называется «Единым блокчейн хранилищем МЧД — Распределенный реестр ФНС России»;
• в следующий раз, когда понадобится МЧД, вам останется лишь приложить реквизиты этого документа. То есть каждый раз при подписи документов прикладывать доверенность не будет необходимости.
Иначе говоря, доверенность хранится в той или иной информационной системе. Это может быть не только указанный выше реестр. Также это могут быть, например:
• система, которая обеспечивает ЭДО (операторы);
• ЕСИА;
• федеральные органы власти;
• удостоверяющие центры.
Размещением документа в системе должен заниматься доверитель. Оператор системы должен, в свою очередь, выдать подтверждение размещения, подписанное его УКЭП.
Направить МЧД в ЕСИА можно через портал госуслуг или ИС доверителя с помощью системы межведомственного взаимодействия (п. 3 организационно технических требований, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 № 223.
Если МЧД передана не в ЕСИА, оператор, к которому она попала, должен незамедлительно передать сведения в ЕСИА. Данные передаются в электронном виде, согласно порядку, утержденному пп. 6, 6(1) организационно технических требований.
Отмену МЧД можно следующими способами:
• сформировать заявление об отмене в информационной системе, в которой она содержится;
• направить заявление, сформированное в другой ИС, в ту ИС, где она хранится.
Форма и формат заявления устанавливает оператор ИС, в которой содержится МЧД. Заявление при этом должно быть подписано усиленной подписью.
После подачи заявления вы должны получить подтверждение от оператора, подписанное его УКЭП. Информация об отмене доверенности должна быть размещена в системе не позднее 12 часов с момента получения заявления.
Вы можете оставить первый комментарий