Совсем скоро вступят в силу очередные изменения. В частности с начала следующего месяца больше нельзя будет пользоваться электронными подписями работников. Новые правила соответственно влекут за собой ряд вопросов для компаний. В нашем материале мы постараемся разобраться с основными проблемами, с которыми придется столкнуться организациям. Расскажем, к чему следует подготовиться, и что необходимо знать уже сейчас. Все подробности описаны ниже.
Над статьей работали:
Автор: Райс Валентин; редактор: Чапис Елена
Содержание
- Новые правила использования электронных подписей с 1 сентября
- Что нужно сделать к 1 сентября?
- Как перевыпустить электронную подпись?
- Как оформить машиночитаемую доверенность на эцп сотрудника?
- Как пользоваться МЧД?
Новые правила использования электронных подписей с 1 сентября
Всё больше организаций (ИП) неизбежно переходят на электронный документооборот. Поэтому если вы работаете с электронными документами (далее ЭД) эта статья для вас. Поскольку изменения касаются именно данного аспекта.
Для начала следует понять, каких именно сотрудников затронут нововведения. В частности это будут лица, сертификат ЭЦП которых содержит реквизиты компании (ИНН, ОГРН, наименование). Электронные подписи (ЭП) таких лиц перестанут быть действительными с 1 сентября 2024 года. Иначе говоря, данные работники не смогут подписывать документы от имени компании (ИП) такими подписями. До этой даты представитель может подписывать документы с помощью КЭП юридического лица. По-другому это и называется сертификатом сотрудника. Им пользовались, как правило, уполномоченные представители компании, например бухгалтеры. Редко это делали сами руководители учреждений или предприниматели.
Теперь физические лица будут действовать по доверенности с использованием ЭП физлица. Подтверждать полномочия при этом нужно будет с помощью МЧД (машиночитаемая доверенность). Это такая же доверенность, что и бумажная, только в цифровом формате. О ее оформлении мы еще подробнее расскажем позднее.
Изменения в законе связаны с реформой ЭП, которая в данный момент подходит к концу. Таким образом, с 01.09.24 аккредитованные удостоверяющие центры перестанут выдавать сертификаты сотрудников. Все выданные же сертификаты будут действовать до конца августа, если срок их действия не истекает раньше.
Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) ФНС с 1 сентября будет выдавать исключительно руководителю. Другим лицам теперь понадобится личная УКЭП и МЧД одновременно.
Указанный выше порядок действует исходя из следующих положений:
• Пункт 3.1 статьи 4 Федерального закона от 30.12.2021 N 443-ФЗ;
• ст. ст. 17.1, 17.2, 17.3 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ;
• ст. 3 Федерального закона от 27.12.2019 N 476-ФЗ;
• Информация ФНС «С 1 сентября аккредитованные центры перестанут выдавать сертификаты.
Таким образом, работники компаний (до 01.09) могут использовать два способа подписания ЭДО:
• Лично получить сертификат ЭП в УЦ. Приложить к нему машиночитаемую доверенность;
• Использовать КЭП своей организации. В ней содержатся реквизиты учреждения, поэтому дополнительно МЧД прикладывать не нужно.
С начала сентября второй способ перестанет быть возможным. Это означает, что к этому времени сотрудникам следует обзавестись личной ЭП. Организация или предприниматель в свою очередь обязан сделать для данного лица МЧД.
Кого не коснутся изменения?
Ничего не поменяется для тех:
• У кого в компании все электронные документы утверждает генеральный директор. То есть данное лицо уже имеет личную УКЭП;
• Аналогичная ситуация будет и у предпринимателей, которые также самостоятельно подписывают весь ЭДО;
• Кто уже выпустил МЧД для своих представителей.
Что нужно сделать к 1 сентября?
Если вашу компанию (ИП) затрагивают изменения, то вам следует подготовиться. Совершить нужно следующие действия:
• Оформить ЭП физического лица. Сделать это можно в соответствующем удостоверяющем центре. Такой центр должен быть аккредитован Минцифры России. Перечень таких учреждений опубликован на сайте Минцифры: https://clck.ru/FStza. При обращении следует представить удостоверение личности. По своему желанию можно представить и другие бумаги (СНИЛС и прочее). За выдачу сертификата может быть установлена плата;
• Выпустить машиночитаемую доверенность. Их существует несколько разновидностей. Для хозяйственной деятельности оптимально подходит версия 003. Ее можно найти на официальных ресурсах, таких как Госуслуги и ФНС. За подробностями относительного того какая доверенность нужна вам, можно обратиться в удостоверяющий центр (УЦ). Поскольку разные ведомства могут предъявлять свои требования к доверенностям. К МЧД подробнее мы еще вернемся отдельно;
• Укажите полномочия физлица в МЧД. Для этого используйте специальный классификатор. Его можно найти на официальном портале Госуслуг. Также при обмене данными с налоговой инспекцией нужно использовать специальные коды полномочий. Их можно найти на сайте налоговой службы;
• Подпишите вашу МЧД. Сделать это нужно с помощью усиленной подписи руководителя (предпринимателя).
Как перевыпустить электронную подпись?
Осуществить продление (перевыпуск) можно онлайн. Для этого используйте специальный сервис ФНС России. Зайдите в личный кабинет юрлица (ИП).
Срок действия прошлого сертификата при этом еще не должен истечь.
Перевыпуск происходит следующим образом:
• Подайте заявку на продление онлайн. В ЛК нужно выбрать сервис «Перевыпуск сертификата ЭП»;
• Подпишите и отправьте запрос на получение нового сертификата;
• Оплатите услугу и дождитесь ответа. В течение суток вам должно поступить уведомление на электронную почту или телефон;
• Получите уведомление и подпишите соответствующий бланк.
Бывает так, что нужно произвести внеплановую замену ЭП. Такое может быть, например, в случае утраты носителя подписи или по другим причинам.
В таком случае следует сделать отзыв прежней подписи, и получить новую. Учтите, что в период между отзывом и получением может пройти некоторое время. В этот промежуток вы не сможете использовать ЭДО.
Как оформить машиночитаемую доверенность на эцп сотрудника?
Машиночитаемая доверенность – это электронная доверенность, которая должна быть подписана УКЭП организации. На нее аналогичным образом распространяются требования Гражданского законодательства. То есть также как и на обычную доверенность. В частности требования устанавливает статья 185 ГК РФ.
В МЧД указывается следующая информация:
• данные об организации;
• об ее представителе;
• о полномочиях представителя;
• дата выдачи МЧД;
• срок действия документа.
Требования к формату документа установлены Едиными требованиями утв. Приказом Минцифры России от 18.08.2021 N 857. При этом операторы федеральных систем имеют право устанавливать свои дополнительные требования. Это следует из ч. 1 ст. 17.5 Закона об ЭП.
МЧД создается, передается и хранится только в этом формате (XML). Только такая форма может быть прочтена программами. Распечатывать данный документ не нужно. Подписание МЧД происходит с помощью УКЭП в формате XMLDSIG. Также это может быть Формат электронной подписи, утвержденный Приказом Минкомсвязи России от 14.09.2020 N 472.
Согласно Единым требованиям (Приказ № 857), содержание МЧД должно быть следующим:
• наименование и номер документа;
• данные доверителя. В частности:
— ФИО, СНИЛС, ОГРНИП, ИНН – если это ИП;
— наименование, адрес, ИНН, ОГРН, КПП – если это юрлицо;
— наименование, адрес, ИНН, регистрационный номер – если это иностранное юрлицо;
• данные представителя. В частности: ФИО, дата рождения, вид, серия, номер и дата паспорта. Также наименование и код органа выдавшего данный документ;
• дата совершения. При создании метки доверенного времени, датой будет считаться данная метка;
• срок действия (при наличии). Следует применять общие правила о сроке доверенности, согласно Гражданскому кодексу. А именно статью 186 ГК РФ;
• перечень полномочий. Возможно, передать практически любые полномочия. Исключением могут быть некоторые сделки. Об этом говорит ч.4 ст.182 ГК РФ;
• идентификатор полномочия. Они определяются в соответствии с Классификатором. При этом, при отсутствии нужных полномочий в Классификаторе, нужно использовать иное их описание в виде текста. Для этого есть соответствующее текстовое поле;
• данные об информационной системе, которая дает возможность досрочного прекращения доверенности. Включая ее отмену доверителем;
• усиленная подпись, которой подписана МЧД;
• указание на возможность передоверия согласно положениям статьи 187 Гражданского кодекса.
Для оформления МЧД нужно обратиться на специальный сервис. Такие есть у ФНС и СФР. Если вам нужно организовать электронный документооборот с контрагентами подойдет ФНС. Также можно для этих целей использовать сервис Госуслуг.
Кроме этого предоставлением данной услуги занимаются и другие площадки. В частности:
• бухгалтерское программное обеспечение;
• операторы ЭДО;
• Банк России;
• Федеральная нотариальная палата;
• сайты разных государственных органов.
Если специальной формы доверенности не предусмотрено, следует использовать форму от Минцифры. Она размещена на Едином портале Госуслуг.
МЧД должна быть оформлена в соответствии со ст.17.5 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ.
Если говорить проще, то МЧД это электронный документ, у которого есть определенный формат. C 1 сентября, представитель компании (ИП), не может осуществлять полномочия без данного документа.
Могут также возникать случаи, в которых требуется переоформление доверенности. Например, когда полномочия требуется передать от одного сотрудника к другому.
В такой ситуации не получится исправить уже действующую доверенность. Однако есть иные варианты выхода из ситуации:
• отзыв первоначальной доверенности и оформление новой, на нового сотрудника. Для этого следует известить налоговую инспекцию по соответствующей форме (Письмо ФНС России от 20.01.2022 N ЕА-4-26/534@). При наличии МЧД в реестре просто загрузите туда распоряжение об отмене документа. Новая доверенность выпускается в общем порядке, который указан в нашей статье. Учтите, что это не единственный случай, когда может потребоваться отзыв. Такое может понадобиться и в других ситуациях. К примеру, при увольнении или отказа от полномочий;
• самостоятельная передача полномочий от сотрудника к сотруднику. Однако воспользоваться данной возможностью можно не во всех случаях. В частности сделать это можно только, если в первоначальной МЧД есть право передоверия. Это следует из общих правил в отношении доверенностей согласно ГК РФ (ст.187 Кодекса). Если у представителя есть такой вид доверенности, он может не привлекать к процедуре руководителя (ИП). В зависимости от того на кого оформлен документ, сделать передоверие можно либо с обращением к нотариусу, либо без такового.
Коды полномочий.
Полномочия в данном документе должны быть определены согласно Классификатору. Это следует из ч. 1 ст. 17.5 Закона об ЭП.
Под классификатором понимается специальный ресурс, в котором содержится специальный перечень полномочий. При этом по каждому полномочию есть определенная информация. Регулирующие нормы: п. п. 2, 8 Порядка, утв. Приказом Минцифры России от 18.08.2021 N 856.
Формированием классификатора занимается Минцифры РФ. Оно же способствует в обеспечении доступа к данному ресурсу.
Для взаимодействия с налоговыми органами, например, есть специальный справочник с кодами. Он размещается на официальном сайте ФНС. См: Письмо ФНС России от 16.08.2023 N ЗГ-3-26/10692.
Как пользоваться МЧД?
Теперь представитель должен иметь личную УКЭП при подписании документов. К этой подписи ему нужно в обязательном порядке приложить МЧД. Проще всего делать это следующим образом:
• загрузите доверенность в специальный реестр. Сделать это можно на официальном портале налоговой инспекции. Система хранения называется «Единым блокчейн хранилищем МЧД — распределенный реестр ФНС России»;
• в следующий раз, когда понадобится МЧД, вам останется приложить лишь реквизиты этого документа. То есть каждый раз при подписи документов, прикладывать доверенность не будет необходимости.
Говоря иначе доверенность, хранится в той или иной информационной системе. Это может быть не только указанный выше реестр. Также это могут быть, например:
• система, которая обеспечивает ЭДО (операторы);
• ЕСИА;
• Федеральные органы власти;
• Удостоверяющие центры.
Размещением документа в системе должен заниматься непосредственно доверитель. Оператор системы должен в свою очередь выдать подтверждение размещения, подписанное его УКЭП.
Направить МЧД в ЕСИА можно через портал Госуслуг или ИС доверителя с помощью системы межведомственного взаимодействия. Это следует из п.3 организационно технических требований утв. Постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 N 223.
Если МЧД передана не в ЕСИА, тот оператор, к которому она попала должен передать сведения в ЕСИА. Сделать это нужно незамедлительно. Данные передаются в электронном виде, согласно порядку утв. п. п. 6, 6(1) организационно технических требований.
Порядок отмены МЧД.
Сделать это можно следующими способами:
• Сформировать заявление об отмене в информационной системе, в которой она содержится;
• Направить заявление, которое сформировано в другой ИС, в ту ИС, где она хранится.
Форма и формат заявления устанавливаются оператором ИС, в которой содержится МЧД. Заявление при этом должно быть подписано усиленной подписью.
После подачи заявления вы должны получить подтверждение от оператора. Оно в свою очередь должно быть подписано УКЭП этого оператора. Информация об отмене доверенности должна быть размещена в системе не позднее 12 часов с момента получения заявления.
Вы можете оставить первый комментарий