Резерв на оплату отпусков в 2024 году

В целях бухгалтерского учета создавать резерв на оплату отпусков обязаны все организации, кроме тех, у кого есть право вести учет операций в упрощенной форме. Этот вид резервов признается оценочным обязательством, поскольку обладает всеми признаками такового. Оно признается по состоянию на отчетную дату в сумме, необходимой, чтобы рассчитаться с кредиторами или перевести обязательство на другое лицо.

В бухгалтерском учете сумма зарезервированных средств должна быть равна общей сумме отпускных всем сотрудникам с учетом налогов и взносов. Речь идет о тех днях отпуска, которые сотрудник уже заработал. Предполагаемая сумма расходов на выплату отпускных рассчитывается с той же периодичностью, с которой составляется отчетность, или чаще. Зарезервированные средства в отчетах необходимо показывать отдельной строкой, только если это существенная величина.

Конкретную методику расчета резерва на выплату отпускных российское законодательство не устанавливает. Порядок расчета и его регулярность организация должна установить самостоятельно, закрепив в учетной политике. Можно использовать варианты, которые Минфин утвердил для государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений. Ведомство разработало три методики:

1. По организации в целом. Наиболее простой, но менее точно отражающий сумму резерва. Она рассчитывается как произведение всех дней неиспользованного отпуска по организации на среднюю зарплату. Аналогично рассчитывается резерв по страховым взносам. Далее оба показателя суммируются.

2. По категориям персонала. Сумму резервирования рассчитывают обособленно по каждой категории сотрудников. Например, отдельно для административного отдела, производственного отдела, отдела снабжения, отдела продаж. Расчет страховых взносов также выполняется по каждой категории сотрудников.

3. Отдельно по каждому сотруднику. Наиболее трудоемкий и максимально точный способ расчета. Чаще всего он применяется компаниями с небольшой численностью сотрудников. При этом методе расчета резерва суммы страховых взносов также определяют по каждому работнику.

Сумма резервирования в части страховых взносов определяется с учетом методики расчета резерва на оплату отпусков. Один из вариантов – рассчитывать сумму резерва в этой части с учетом предельной величины базы для начисления взносов на основании данных за прошлый период и применяемого повышающего коэффициента.

В конце года перед составлением обязательной регламентированной отчетности компания должна провести инвентаризация резерва. Суммы, отнесенные в счет будущих расходов, проверяются по состоянию на 31 декабря отчетного года. В ходе инвентаризации необходимо сравнить фактическую сумму произведенных в текущем году расходов на оплату отпусков с фактической суммой отчислений. Если окажется, что сумма начисленного резерва меньше суммы фактических расходов на оплату отпусков, разницу включите в состав текущих расходов на оплату отпусков. Для оформления результатов инвентаризации компания может использовать типовые бланки (например, акт по форме № ИНВ-17), или же заполнить специальную справку-расчет. Выбранный вариант необходимо зафиксировать в учетной политике.

Отказ от формирования резерва расценивается как грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Если из-за отказа от создания резерва любая из строк баланса будет искажена более чем на 10 процентов, заплатить придется и административный штраф. Именно такое пороговое значение установлено в КоАП для признания грубого нарушения требований к бухучету, в том числе бухгалтерской отчетности. Если искажение найдут, то должностных лиц оштрафуют на сумму от 5 до 10 тыс. рублей. Повторное нарушение грозит штрафом от 10 до 20 тыс. рублей или дисквалификацией на срок от одного года до двух лет. Поступить так могут с руководителем или тем, кто назначен ответственным за ведение бухучета, например, главным бухгалтером.

В бухучете суммы, зарезервированные на оплату отпусков, учитывают на пассивном счете 96. Учет по этому счету нужно вести по видам резервов, поэтому к счету 96 необходимо завести отдельный субсчет «Оценочное обязательство по предстоящим отпускам». Резервирование сумм отражается по кредиту счета 96 в корреспонденции с тем счетом, на котором отражена зарплата сотрудников, по будущим выпускам которых рассчитывается оценочное обязательство: Дебет 20 (23, 25, 26, 44…) Кредит 96.

Когда сотрудник, по которому создан резерв, отправляется в отпуск, затраты на выплату зарплаты за отпускной период списывают первоначально за счет созданного резерва. Эти средства не включают в расходы текущего периода. Схема проводок будет следующая:

Дебет 96 Кредит 70 — начислены отпускные за счет резерва;
Дебет 96 Кредит 69 — начисление страховых взносов;
Дебет 20 (23, 25, 26, 44…) Кредит 70 — списаны на затраты суммы отпускных, превышающие сумму созданного резерва.

Если часть зарезервированных сумм не была использована, этот остаток относится на увеличение прочих доходов: Дебет 96 Кредит 91.1.

При пересчете резерва за прошлые годы, когда у сотрудника право на отпуск возникло два года назад или ранее, выполняется запись: Дебет 84 Кредит 96.

Отражение будущих затрат на выплату отпускных — это неотъемлемая часть финансовой стратегии компании. Формирование и последующее использование резерва позволяет осуществлять устойчивое распределение расходов и формировать достоверные данные по себестоимости товаров и услуг. Пополнение резерва должно быть регулярным и связано с периодичностью составления бухгалтерской отчетности. При этом компания самостоятельно разрабатывает методику расчета необходимой суммы средств для резерва.

Процесс формирования резерва на выплату отпускных предполагает анализ прошлой финансовой деятельности компании и прогнозирование будущих затрат на отпуска. Для достижения максимальной точности расчетов необходимо учитывать такие факторы, как средняя продолжительность отпусков сотрудников, размер выплаты отпускных и структуру персонала. Дополнительным аспектом является учет возможных изменений законодательства, влияющих на порядок и размер выплат отпускных.

Прежде чем приступить к формированию резерва, компания должна определить цель его использования. Основными целями могут быть обеспечение стабильности финансового положения компании, минимизация финансовых рисков и обеспечение достойных условий труда для сотрудников. Кроме того, формирование резерва на выплату отпускных может служить инструментом инвестирования и повышения конкурентоспособности компании.

После определения целей формирования резерва компания разрабатывает методику расчета необходимой суммы средств. В процессе разработки методики учитываются финансовая стабильность компании, ее финансовые возможности, а также принятая стратегия компании. Кроме того, при разработке методики важно учесть факторы, влияющие на изменение затрат на выплату отпускных, такие как рост заработной платы, инфляция и изменение законодательства.

Следующим этапом является пополнение резерва на выплату отпускных. Компания должна регулярно отчислять средства в резерв в соответствии с разработанной методикой. Для обеспечения прозрачности данного процесса рекомендуется вести документацию о пополнении резерва и учитывать эти затраты в бухгалтерской отчетности компании.

Регулярное формирование резерва на выплату отпускных позволяет компании сохранять финансовую устойчивость и своевременно выполнять обязательства перед сотрудниками. Кроме того, это способствует укреплению имиджа компании как надежного работодателя, что привлекает квалифицированных специалистов и способствует удержанию талантливых сотрудников.

Налоговое законодательство не обязывает компании делать отчисления в резерв. Это право есть только у компаний, применяющих метод начисления. Организации, применяющие кассовый метод, в налоговом учете не могут создать резерв. Это связано с тем, что расходы при кассовом методе всегда учитывают только после их фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК). То есть расходы по отпускным уменьшают базу по налогу на прибыль только в момент их выплаты сотруднику.

Решение о создании резерва необходимо закрепить в учетной политике для целей налогообложения, чтобы гарантировать его законность и правомерность. Учетная политика представляет собой важный документ, в котором указываются не только способы резервирования, но и правила расчета ежемесячных отчислений, состав расходов, учитываемых при формировании резерва, а также предельная годовая сумма отчислений в него. Если учетная политика организации не предусматривает все необходимые элементы для корректного расчета резерва, ИФНС может оспорить решение об его создании. В таком случае отчисления в резерв могут быть исключены из состава расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Для того чтобы рассчитать необходимые резервы, вначале составляется специальная смета. В ней указывают прогнозируемый годовой фонд оплаты труда, предполагаемую сумму расходов на оплату отпусков и процент ежемесячных отчислений в резервы. Предполагаемые суммы расходов на оплату труда и отпусков определяют с учетом всех страховых взносов, включая взносы на обязательное страхование от несчастных случаев.

Предполагаемую годовую сумму затрат на оплату труда можно рассчитать, например, исходя из штатного расписания. В нем есть данные о численности сотрудников на предстоящий год и размер оплаты труда. Дополнительно учитываются также установленные в организации системы поощрения за труд.

Предполагаемую сумму выплачиваемых отпускных можно исчислить по методике расчета отпусков. Используются предполагаемые данные о годовой сумме оплаты труда и продолжительности отпусков. При этом учитывают только дни предстоящих ежегодных отпусков, как основных, так и дополнительных. Дни отпусков, которые сотрудники не использовали в предыдущий год, в расчет не включают. Под них уже создавался резерв, остатки которого переносятся на текущий год.

Ежемесячный процент отчислений в резерв рассчитывается как частное от прогнозной суммы фонда оплаты труда и предполагаемой суммы расходов на выплату отпускных. На основании полученных данных компания определяет сумму резервирования за каждый месяц. Она равна произведению фактических затрат на оплату труда и проценту отчислений.

Зарезервированные суммы необходимо разделять на прямые и косвенные. Если зарплаты работников относятся к прямым производственным расходам, то расходы на формирование резерва на оплату отпусков в отношении выплат таким работникам также учитываются как прямые. Косвенными признаются зарезервированные суммы для выплаты отпускных работников управленческого персонала или зарплату иных сотрудников, если ее невозможно отнести к прямым по объективным причинам.

Данные о формировании и использовании резерва отражаются в налоговом регистре. Его форму компания разрабатывает самостоятельно, но в нее нужно обязательно включить ежемесячную сумму фактических расходов на оплату труда, процент и сумму отчислений в резерв, а также израсходованную сумму. Регистр должен быть подписан бухгалтером, ответственным за его ведение. Если данные бухгалтерского и налогового учета совпадают,  затраты в налоговом учете можно отражать на основании бухгалтерских регистров.