Регистры налогового учета по НДС

Аналитические регистры налогового учета – это документы, которые содержат сводные данные налогового учета за отчетный период, сгруппированные в соответствии с требованиями законодательства, без отражения на счетах бухучета (ст. 314 НК РФ).

Составлять налоговые регистры необязательно, если нет различий между бухгалтерским и налоговым учетом. Закон позволяет формировать данные налогового учета на основе регистров бухучета (абз. 3 ст. 313 НК РФ).

Однако для расчета некоторых налогов требуются дополнительные данные, которых нет в бухгалтерском учете. На практике в этих случаях необходимую информацию записывают в налоговые регистры.

В законодательстве не предусмотрены обязательные формы или бланки налоговых регистров, поэтому их можно разработать самостоятельно и закрепить в приложениях к учетной политике для целей налогообложения.

Разработанные регистры должны содержать следующие обязательные реквизиты:
• название регистра;
• дату составления документа;
• наименование хозяйственных операций;
• измерители операций в натуральном и денежном выражении;
• подпись сотрудника, ответственного за составление указанных регистров.

Таковы требования статьи 313 НК РФ.

В качестве примера можно использовать рекомендуемые образцы форм налоговых регистров, которые приведены в методических рекомендациях МНС от 27.12.2001. Использовать эти образцы в работе необязательно.

Утвержденные в учетной политике регистры необходимо заполнять в хронологическом порядке на бумаге или в электронном виде. Это правило действует как для самостоятельно разработанных таблиц, так и для ведомостей и журналов.

При выявлении ошибки в документах корректировку вправе внести только тот сотрудник, который несет ответственность за его составление. Исправление должно быть письменно обосновано и заверено подписью работника.

Такие правила предусмотрены в статье 314 НК РФ.

Информация для расчета налога на добавленную стоимость содержится в регистрах бухгалтерского учета, книгах покупок и книгах продаж, а также в журналах учета счетов-фактур. Дополнительные налоговые регистры нужно создать, только если для расчета налога не хватает этих документов.

Расскажем подробнее о вышеперечисленных документах.

Регистры бухучета — это перечни операций в хронологическом порядке, которые сгруппированы по счетам бухучета. Например, ведомости, отчеты в табличной форме. Формы регистров утверждает руководитель в учетной политике.

Книга покупок и продаж, а также журнал учета счетов-фактур — это обязательные документы для налогового учета, расчета сумм налога, а также формирования декларации по НДС. Формы книги продаж, книги покупок и журнала учета счетов-фактур утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 (ст. 169 НК РФ, Приказ ФНС РФ от 29.10.14 № ММВ-7-3/558).

Регистры по налогу на добавленную стоимость – это дополнительные документы, которые могут потребоваться для расчета налога. В частности, реестры составляют в следующих случаях:
• Проведение облагаемых и не облагаемых НДС операций. В этой ситуации потребуется вести раздельный учет входного налога и рассчитывать долю необлагаемых операций для применения правила 5 процентов. На практике эти данные записывают в налоговых регистрах. Однако ведение раздельного учета можно также подтвердить утвержденной методикой, справкой о расчете НДС, бухгалтерской справкой, первичными и другими документами (п. 4 ст. 149, п. 4 ст. 170 НК РФ).
• Осуществление операций, облагаемых по ставке 0 процентов. При продаже сырья на экспорт и на территории России также потребуется вести раздельный учет операций и составлять налоговые регистры (п. 6 ст. 166, п. 3 ст. 172 НК РФ).
• Присутствие операций с длительным производственным циклом. Налоговые регистры по раздельному учету операций и входному налогу потребуется составлять, чтобы не платить НДС с авансов по таким операциям (п. 13 ст. 167 НК РФ).
• Получение субсидий или инвестиций из бюджета. При отсутствии целей, на которые выделены денежные средства, также потребуется вести отдельный учет в налоговых регистрах (п. 2.1 ст. 170, пп. 6 п. 3 ст. 170 НК РФ).

Как мы уже рассказывали, формы и правила ведения дополнительных налоговых регистров в законе не предусмотрены. Их разрабатывают самостоятельно, с учетом специфики деятельности и закрепляют в учетной политике по налоговому учету.

Журнал учета счетов-фактур заполняют посредники, которые получают или выставляют счета-фактуры.

Подробнее о том, как вести журнал учета, куда и в какой срок его сдавать, вы можете узнать по ссылке.

Правила ведения книги покупок и книги продаж записаны в приложении 4 и 5 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 (далее – правила № 1137).

Согласно правилам вести книги можно как на бумаге, так и в электронном виде.

При составлении книги на бумажном носителе по окончании квартала, но не позднее 25-го числа следующего месяца, документ необходимо подписать, прошнуровать, а листы пронумеровать.

Дополнительные листы к печатной книге также составляют на бумаге. Заполненные листы подшивают к книге за тот квартал, в котором зарегистрированы счета-фактуры с ошибками. Нумерацию книги при этом продолжают с учетом дополнительных листов.

Электронные книги составляют с учетом новых форматов, которые утверждены Приказом ФНС РФ от 08.06.21 № ЕД-7-26/547. Они включают в себя новые реквизиты прослеживаемости.

Дополнительные листы к цифровым книгам также заполняют в электронном виде. Документ подписывают электронной подписью при передаче в инспекцию.

Обе книги предназначены для регистрации в них счетов-фактур, а также других первичных документов. При этом в книге покупок регистрируют документы, связанные с поступлением товаров, работ услуг, которые дают право на вычеты по накопленному НДС, а в книге продаж записывают документы, связанные с продажей товаров, работ или услуг.

В книге покупок счета-фактуры и иные документы, полученные от продавцов, регистрируют по мере возникновения права на налоговые вычеты (п. 2 правил № 1137).

В книге продаж счета-фактуры и иные документы регистрируют в том квартале, в котором возникла обязанность начислить НДС. Дата выставления счета-фактуры и получения его покупателем значения не имеет (п. 2 правил № 1137).

При наличии недочетов исправления в книги можно внести в следующем порядке.

Если нужно скорректировать книгу текущего периода, разрешено сделать исправительные записи непосредственно в ней, дополнительный лист оформлять не требуется. Для этого укажите со знаком минус показатели стоимости и суммы налога первоначального счета-фактуры, а показатели исправленного счета-фактуры указывают с положительными значениями.

Когда нужно внести исправления в книгу прошедших периодов, заполняют дополнительный лист, в котором первоначальный счет-фактуру аннулируют со знаком минуса, а исправительный  – регистрируют с положительными значениями.

Заполненные книги хранят в течение пяти лет. Это относится к экземплярам, составленным как на бумаге, так и в электронном виде (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).