Вести налоговый регистр по НДФЛ должны все компании. Форма документа законодательно не утверждена, поэтому каждый налоговый агент разрабатывает ее самостоятельно. В нашей статье можно ознакомиться с правилами разработки и заполнения регистра, а также скачать пример заполнения документа.
Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла
Содержание
- Как разработать форму регистра по НДФЛ в 2025 году
- Заполнение налогового регистра по НДФЛ в 2025 году
- Образец заполнения налогового регистра по НДФЛ в 2025 году
- Скачать бланк налогового регистра по НДФЛ
- Нужно ли распечатывать регистры налогового учета по НДФЛ
- Срок хранения налоговых регистров по НДФЛ
- Ответственность за отсутствие регистров по НДФЛ
Как разработать форму регистра по НДФЛ в 2025 году
Для ведения налогового учета по НДФЛ желательно разработать такую форму регистра, которая отвечала бы следующим условиям:
• отражала все сведения, необходимые для формирования отчетности по НДФЛ;
• учитывала особенности налогового агента и его работников (налоговый статус сотрудников, виды выплачиваемых им доходов и пр.);
• была наглядной и простой в заполнении.
Форма налогового регистра по НДФЛ не утверждена. Ее нужно разработать самостоятельно.
Количество применяемых организацией регистров налоговым законодательством не ограничено, поэтому можно предусмотреть любой из следующих вариантов:
• отдельную форму регистра на каждый вид выплачиваемых доходов;
• единую форму регистра, учитывающую все возможные виды доходов.
Форму регистра по НДФЛ рекомендуем утвердить в качестве приложения к учетной политике.
Сведения, которые необходимо отразить в налоговом регистре, включают данные (п. 1 ст. 230 НК РФ):
• о физлице-налогоплательщике (Ф.И.О., ИНН, реквизиты документа, удостоверяющего личность, статус налогового резидентства);
• о выплаченных физлицу доходах: вид и код дохода, сумма дохода, дата фактического получения дохода;
• о предоставленных вычетах: вид и код вычета, его сумма, а также сведения о расходах и суммах, уменьшающих налоговую базу по НДФЛ;
• об исчисленном и удержанном НДФЛ: сумма налога, дата его удержания.
Для учета доходов физлиц, у которых часто меняется налоговый статус (иностранцы либо граждане РФ, которые часто выезжают за границу), целесообразно выделить в регистре отдельную таблицу или поле с данными об их статусе по каждому месяцу налогового периода.
Дополнительно в регистре можно указать сведения:
• о налоговом агенте;
• о сумме дохода с прошлого места работы (для работников, принятых на работу не с начала года), чтобы правильно рассчитать стандартные вычеты;
• любую другую информацию, необходимую для исчисления НДФЛ.
Не отражаются в налоговом регистре доходы (ст. 217, п. п. 1, 2 ст. 227, пп. 2 п. 1, п. 2 ст. 228 НК РФ):
• не облагаемые НДФЛ (за исключением доходов, освобождаемых от налогообложения в пределах норм);
• выплаченные физлицу за приобретенное у него имущество (имущественные права), так как в этом случае физлицо само исчисляет и уплачивает налог. Исключение — доходы по договорам купли-продажи (мены) ценных бумаг, если иное не предусмотрено п. 2 ст. 226.1 НК РФ (п. 1 ст. 226 НК РФ);
• выплаченные ИП (иному лицу, которое занимается частной практикой), так как в этом случае физлицо также само исчисляет и уплачивает налог;
• выплаченные плательщику НПД (п. 8 ст. 2 Закона «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход» от 27.11.2018 № 422-ФЗ).
При этом доходы, которые облагаются НДФЛ частично, отражаются в регистре в полной сумме. Это нужно для того, чтобы отслеживать необлагаемый лимит и в случае его превышения включать часть дохода, которая вышла за пределы, в налоговую базу.
Сгруппировать сведения в регистре налогового учета по НДФЛ нужно так, чтобы на их основании можно было заполнить расчет 6-НДФЛ.
Рекомендуем вам отразить их в следующем порядке:
|
Сведения, отражаемые в регистре |
Данные, отражаемые в разделе налогового регистра |
Где в отчетности по НДФЛ отражаются данные из регистра |
| О налоговом агенте |
— наименование; — ИНН организации/КПП организации (ее обособленного подразделения); — ОКТМО организации (ее обособленного подразделения) |
Титульный лист расчета 6-НДФЛ |
| О налогоплательщике |
— Ф.И.О. физического лица; — ИНН (при наличии); — дата рождения; — гражданство (с кодом страны); — вид, код, серия и номер документа, удостоверяющего личность; — статус налогоплательщика (резидент, нерезидент, высококвалифицированный специалист и так далее) |
Раздел 1 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ |
| Доходы |
— вид и код дохода; — сумма дохода |
Строки 120 — 121 разд. 2 расчета 6-НДФЛ Приложение № 1 к расчету 6-НДФЛ Приложение к справке |
| — сумма дохода, с которого не удержан налог | Раздел 4 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ | |
| О предоставленных вычетах |
— вид и код вычета; — сумма вычета; — реквизиты уведомления, подтверждающего право на вычет, код налогового органа, который его выдал |
Раздел 3 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ Строка 130 разд. 2 расчета 6-НДФЛ Приложение к справке |
| Налоговая база | — налоговая база (совокупность налоговых баз), с которой удерживается налог | Строка 131 разд. 2 расчета 6-НДФЛ |
| НДФЛ | — исчисленный налог |
Строки 140 — 141 разд. 2 расчета 6-НДФЛ Раздел 2 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ |
| — удержанный налог (в том числе в разбивке по периодам удержания) |
Строки 160 — 166 разд. 2 расчета 6-НДФЛ Раздел 2 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ |
|
| — подлежащий перечислению налог (в том числе в разбивке по срокам перечисления) | Строки 020 — 026 разд. 1 расчета 6-НДФЛ | |
| — излишне удержанный |
Строка 180 разд. 2 расчета 6-НДФЛ Раздел 2 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ |
|
| — НДФЛ, возвращенный налоговым агентом (в том числе в разбивке по периодам перечисления) |
Строки 030 — 036 разд. 1 расчета 6-НДФЛ Строки 190 — 196 разд. 2 расчета 6-НДФЛ |
|
| — сумма налога, не удержанная налоговым агентом |
Строка 170 разд. 2 расчета 6-НДФЛ Раздел 4 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ |
|
| Суммы фиксированных авансовых платежей работников-иностранцев |
— суммы платежа, на которые уменьшается исчисленный налог; — реквизиты уведомления, подтверждающего право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи, код налогового органа, который его выдал |
Строка 150 разд. 2 расчета 6-НДФЛ Раздел 2 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ Раздел 3 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ |
| Сумма налога на прибыль организаций, подлежащая зачету по п. 3.1 ст. 214 НК РФ | — сумма налога |
Строка 155 разд. 2 расчета 6-НДФЛ Раздел 2 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ |
| Сумма налога, исчисленная и уплаченная в иностранном государстве, на которую по п. 2 ст. 214 НК РФ может быть уменьшен налог с доходов от долевого участия | — сумма налога |
Строка 156 разд. 2 расчета 6-НДФЛ Раздел 2 Приложения № 1 к расчету 6-НДФЛ |
При разработке регистра за основу можно взять утратившую силу форму карточки 1-НДФЛ, дополнив ее необходимыми реквизитами и убрав лишнюю информацию. Из нее можно удалить:
• раздел 6 «Общая сумма налога по итогам налогового периода»;
• раздел 7 «Сведения о доходах, налогообложение которых осуществляется налоговыми органами», поскольку в отношении таких доходов организация налоговым агентом не является и налоговый учет по ним вести не должна. Это следует из п. 1 ст. 230 НК РФ;
• раздел 8 «Результаты перерасчета налога за предшествующие налоговые периоды»;
• раздел 9 «Сведения о представлении справок».
В оставшиеся разделы формы 1-НДФЛ рекомендуется внести следующие основные изменения.
В разделе 1 приводятся сведения о налоговом агенте. «Код ОКАТО» следует заменить на реквизит «код ОКТМО».
В разделе 2 указываются сведения о налогоплательщике. Рекомендуем частично изменить его структуру и дополнить таблицей, отражающей помесячные данные об изменении налогового статуса работника, если в компании есть работники, у которых в течение года он меняется (п. 1 ст. 230 НК РФ).
В регистр можно не включать сведения об адресе налогоплательщика, поскольку в Приложении № 1 к расчету 6-НДФЛ этих данных нет.
В разделе 3 рекомендуем отражать информацию только по доходам резидента РФ, которые облагаются по ставке 13 процентов (15 процентов), установленной п. 1 ст. 224 НК РФ, и соответствующим суммам налога. Его можно озаглавить, например, так: «Раздел 3. Совокупность налоговых баз налогового резидента РФ, в отношении которой применяются ставки, установленные п. 1 ст. 224 НК РФ, и сумма налога».
Также рекомендуем разбить раздел 3 на два подраздела: первый — доработанная таблица раздела 3 формы 1-НДФЛ, а второй — новая таблица, в которой отражаются суммы удержанного налога и суммы возвращенного налога в разбивке по периодам, которая нужна для заполнения раздела 1 расчета 6-НДФЛ.
В таблицу первого подраздела предлагаем внести следующие изменения (п. 1 ст. 230 НК РФ):
• дополнить строками для отражения дат фактического получения дохода в соответствии со ст. 223 НК РФ, имущественных вычетов и социальных вычетов;
• при необходимости ввести для наглядности две строки для стандартных вычетов: «Стандартные вычеты на детей» и «Иные стандартные вычеты», вместо одной строки «Стандартные налоговые вычеты»;
• удалить коды стандартных вычетов, поскольку они изменились. Они будут проставляться при заполнении формы;
• ввести строки для отражения сумм фиксированного авансового платежа, если в организации работают иностранцы — налоговые резиденты, использующие патент (пп. 2 п. 1, п. 6 ст. 227.1 НК РФ);
• добавить строку для отражения основной налоговой базы (с начала года) по доходам резидента РФ, указанным в пп. 9 п. 2.1, п. 3 ст. 210 НК РФ;
• добавить строки для отражения налоговых баз, приведенных в п. 2.1 ст. 210 НК РФ (кроме основной налоговой базы и налоговой базы по доходам от долевого участия). Для каждой налоговой базы рекомендуем предусмотреть отдельную строку и разбить ее на подстроки для того, чтобы применительно к каждой сумме дохода указать дату ее получения по ст. 223 НК РФ. Также рекомендуем добавить строки для отражения налоговых вычетов (если они предоставляются);
• строку, в которой приводится налоговая база, озаглавить примерно так: «Совокупность налоговых баз (с начала года), в отношении которой применяется ставка налога 13 процентов (15 процентов), установленная п. 1 ст. 224 НК РФ». В ней нужно сделать разбивку для указания сумм в пределах 5 млн рублей, свыше 5 млн рублей и общей величины совокупности налоговых баз;
• разбить строку «Налог удержанный» на две строки для отражения суммы налога, удержанной по ставке 13 процентов с совокупности налоговых баз в пределах 5 млн рублей, и суммы налога, удержанной по ставке 15 процентов с совокупности налоговых баз, превышающей 5 млн рублей;
• скорректировать существующие, а также ввести новые поля для того, чтобы отразить сведения о праве на вычеты и подтверждающие документы после таблицы расчета налоговой базы (по примеру карточки 1-НДФЛ).
В таблице второго подраздела раздела 3 рекомендуем предусмотреть отдельные строки для отражения следующих данных:
• сумм налога, удержанного по ставке 13 процентов с совокупности налоговых баз резидента РФ, не превышающей 5 млн рублей, и дат удержания;
• сумм налога, удержанного по ставке 15 процентов с совокупности налоговых баз резидента РФ, превышающей 5 млн рублей, и дат удержания;
• возвращенных налогоплательщику сумм налога, удержанного по ставке 13 процентов с совокупности налоговых баз резидента РФ, не превышающей 5 млн рублей, и дат их возврата;
• возвращенных налогоплательщику сумм налога, удержанного по ставке 15 процентов с совокупности налоговых баз резидента РФ, превышающей 5 млн рублей, и дат их возврата.
В столбцах таблицы второго подраздела раздела 3 рекомендуем сделать следующую разбивку (п. 6 ст. 226 НК РФ):
• с 1 по 22 января;
• с 23 по 31 января;
• с 1 по 22 февраля;
• с 23 по 28 (29) февраля;
• с 1 по 22 марта;
• с 23 по 31 марта;
• с 1 по 22 апреля;
• с 23 по 30 апреля;
• с 1 по 22 мая;
• с 23 по 31 мая;
• с 1 по 22 июня;
• с 23 по 30 июня;
• с 1 по 22 июля;
• с 23 по 31 июля;
• с 1 по 22 августа;
• с 23 по 31 августа;
• с 1 по 22 сентября;
• с 23 по 30 сентября;
• с 1 по 22 октября;
• с 23 по 31 октября;
• с 1 по 22 ноября;
• с 23 по 30 ноября;
• с 1 по 22 декабря;
• с 23 по 31 декабря;
• итого. Показатели этого столбца должны быть равны соответствующим показателям из первого подраздела раздела 3. Например, общая сумма налога, удержанного по ставке 13 процентов с совокупности налоговых баз резидента РФ, не превышающей 5 млн рублей, должна быть одинаковой в обоих подразделах.
Рекомендуем дополнить регистр новыми разделами 4 и 5, которых нет в форме 1-НДФЛ. Они нужны для отражения доходов (кроме доходов от долевого участия) лиц, не являющихся резидентами РФ, и сумм налога с этих доходов.
Раздел 4 можно озаглавить так: «Раздел 4. Совокупность налоговых баз налогового нерезидента РФ, в отношении которой применяется ставка 30 процентов, предусмотренная абз. 1 п. 3 ст. 224 НК РФ, и сумма налога». В нем советуем сделать два подраздела.
В подразделе 4.1 «Расчет налоговой базы и суммы налога» рекомендуем сделать таблицу, сходную с таблицей из подраздела 3.1, и отразить в ней следующие показатели:
• доходы, приведенные в пп. 8 п. 2.2 ст. 210 НК РФ. Их следует разбить по видам (указав соответствующие коды) и по месяцам. Также рекомендуем дополнить строку с каждым видом дохода подстрокой для отражения даты получения дохода в соответствии со ст. 223 НК РФ;
• вычеты в размерах, предусмотренных ст. 217 НК РФ;
• общую сумму доходов за минусом этих вычетов;
• налоговую базу (с начала года) по доходам, указанным в пп. 8 п. 2.2 ст. 210 НК РФ;
• налоговую базу по доходам, которые отражены в иных пунктах, указанных в п. 2.2 ст. 210 НК РФ (кроме пп. 8), — отдельно по каждому такому подпункту;
• совокупность налоговых баз налогового нерезидента по доходам, облагаемым по ставке, указанной в абз. 1 п. 3 ст. 224 НК РФ;
• сумму налога (с начала года), исчисленную с совокупности налоговых баз по приведенной ставке;
• сумму налога, удержанного по указанной ставке;
• суммы дохода, с которого не удержан налог по ставке 30 процентов, и суммы неудержанного налога;
• суммы излишне удержанного налога по ставке 30 процентов и суммы возвращенного налога.
В подразделе 4.2 рекомендуем сделать таблицу для указания удержанных сумм налога в разбивке по срокам уплаты (аналогично таблице в подразделе 3.2).
Раздел 5 можно озаглавить так: «Раздел 5. Доходы налоговых нерезидентов РФ, облагаемые по ставкам, установленным п. 3.1 ст. 224 НК РФ, и сумма налога». В нем советуем сделать три подраздела.
В подразделе 5.1 рекомендуем привести таблицу, сходную с таблицей из подраздела 3.1, и отразить в ней следующие показатели:
• доходы, приведенные в абз. 3 — 7 и 10 п. 3 ст. 224 НК РФ. Их следует разбить по видам (указав соответствующие коды) и по месяцам. Также рекомендуем дополнить строку с каждым видом дохода подстрокой для отражения даты получения дохода в соответствии со ст. 223 НК РФ;
• вычеты в размерах, предусмотренных ст. 217 НК РФ;
• общую сумму доходов за минусом этих вычетов;
• налоговую базу (с начала года) по доходам, указанным в абз. 3 — 7 и 10 п. 3 ст. 224 НК РФ. Эту строку нужно разбить на три подстроки и указать в них налоговую базу в пределах 5 млн рублей, свыше 5 млн рублей и общую сумму;
• сумму налога (с начала года), исчисленную с налоговой базы по ставке 13 процентов (15 процентов), предусмотренной п. 3.1 ст. 224 НК РФ. Эту строку рекомендуем разбить на три подстроки и указать в них налог, рассчитанный с налоговой базы в пределах 5 млн рублей, налог с налоговой базы свыше 5 млн рублей и общую сумму налога;
• сумму фиксированного авансового платежа (пп. 2 п. 1, п. 6 ст. 227.1 НК РФ) — если в организации работают иностранцы, не являющиеся налоговыми резидентами РФ, которые используют патент;
• сумму налога, удержанного по ставке 13 процентов с налоговой базы в пределах 5 млн рублей;
• сумму налога, удержанного по ставке 15 процентов с налоговой базы, превышающей 5 млн рублей;
• сумму дохода, с которой не удержан налог по ставке 13 процентов с налоговой базы в пределах 5 млн рублей, и соответствующую сумму неудержанного налога;
• сумму дохода, с которой не удержан налог по ставке 15 процентов с налоговой базы, превышающей 5 млн рублей, и соответствующую сумму неудержанного налога;
• сумму налога, излишне удержанного по ставке 13 процентов с налоговой базы в пределах 5 млн рублей;
• сумму налога, излишне удержанного по ставке 15 процентов с налоговой базы, превышающей 5 млн рублей;
• сумму возвращенного налоговым агентом налога по ставке 13 процентов с налоговой базы в пределах 5 млн рублей;
• сумму возвращенного налоговым агентом налога по ставке 15 процентов с налоговой базы, превышающей 5 млн рублей.
В подразделе 5.2 рекомендуем сделать таблицу для указания удержанных сумм налога и возвращенных сумм налога в разбивке по срокам уплаты (аналогично таблице в подразделе 3.2), а в подразделе 5.3 — привести сведения о фиксированном авансовом платеже по НДФЛ (реквизиты патента, номер и дату выдачи уведомления).
Раздел, в котором указываются доходы от долевого участия в деятельности организации (дивиденды), становится разделом 6. Рекомендуем внести в него следующие изменения:
• дополнить новыми строками: код дохода и дата фактического получения дохода в соответствии со ст. 223 НК РФ;
• ввести отдельные строки для налога, рассчитываемого по ставкам 13 процентов и 15 процентов. При необходимости предусмотреть строку для отражения налога, рассчитываемого по ставке 5 процентов с дивидендов по акциям (долям) МХК;
• разбить строку «Сумма налога удержанная» на несколько строк — для отдельного отражения сведений о суммах налога, удержанных с конкретной налоговой базы по соответствующей ставке;
• ввести строку для отражения суммы налога на прибыль организаций, подлежащей зачету в соответствии с п. 3.1 ст. 214 НК РФ;
• ввести строку для отражения суммы налога, исчисленной и уплаченной в иностранном государстве, на которую может быть уменьшен налог с доходов от долевого участия (п. 2 ст. 214 НК РФ);
• дополнить отдельным подразделом с разбивкой не по месяцам, а по срокам уплаты НДФЛ. В названии столбцов надо указать «с 1 по 22 января», «с 23 января по 31 января» и так далее (п. 6 ст. 226 НК РФ). Кроме того, нужно ввести в подраздел строки для отражения сумм удержанного налога и сумм возвращенного налога по соответствующей ставке, а также для указания даты удержания (возврата).
Раздел «Доходы, облагаемые по ставке 35 процентов» становится разделом 7. Его целесообразно изменить следующим образом (п. 2 ст. 210, п. 2 ст. 224 НК РФ):
• удалить сведения о доходах в виде призов и выигрышей, если вы не выдаете физлицам выигрыши и призы в целях рекламы;
• дополнить новой строкой для отражения сведений о дате фактического получения дохода в соответствии со ст. 223 НК РФ;
• дополнить отдельным подразделом с разбивкой не по месяцам, а по срокам уплаты НДФЛ. В названии столбцов надо указать «с 1 по 22 января», «с 23 по 31 января» и так далее (п. 6 ст. 226 НК РФ). Кроме того, в подраздел нужно добавить строки для отражения сумм удержанного налога и сумм возвращенного налога, а также для указания даты удержания (возврата).
Рекомендуем добавить в налоговый регистр новый раздел 8 «Доходы налогового резидента РФ, облагаемые по ставке 13 процентов, предусмотренной п. 1.1 ст. 224 НК РФ, и сумма налога».
Заполнение налогового регистра по НДФЛ в 2025 году
Организация ведет регистр по НДФЛ отдельно по каждому физическому лицу, в отношении которого является налоговым агентом по НДФЛ. В документе на основании аналитических регистров учета и первичных документов отражают данные по налогоплательщику за весь календарный год (пп. 3 п. 3 ст. 24, ст. 216, п. 1 ст. 230 НК РФ).
Компании ведут такой учет в отношении доходов, выплаченных физлицам (п. п. 1, 2 ст. 226, п. 1 ст. 230 НК РФ):
• по трудовым договорам;
• гражданско-правовым договорам на выполнение работ, оказание услуг;
• авторским договорам;
• договорам купли-продажи (мены) ценных бумаг, если другое правило не установлено п. 2 ст. 226.1 НК РФ.
При ведении регистра данные в нем нужно отражать помесячно и нарастающим итогом с начала года (п. 3 ст. 226, п. 1 ст. 230 НК РФ):
• доходы – отдельно по каждому коду и по каждой дате выплаты;
• вычеты – отдельно по каждому коду.
Суммы доходов и вычетов отражают в рублях и копейках, так же как эти показатели отражаются в расчете по форме 6-НДФЛ.
Показатели в иностранной валюте отражают в рублях по курсу Банка России (п. 5 ст. 210 НК РФ):
• на дату фактического получения — для показателей доходов;
• на дату фактического осуществления расходов — для показателей к вычету.
Сумма НДФЛ отражается в полных рублях, то есть суммы до 50 копеек отбрасываются, а суммы в 50 копеек и более округляются до полного рубля (п. 6 ст. 52 НК РФ).
Образец заполнения налогового регистра по НДФЛ в 2025 году
По ссылке можно скачать Образец заполнения налогового регистра по НДФЛ в 2025 году.
Он заполнен исходя из следующих условий.
ООО «Альфа» начисляет работнику А.А. Сергееву заработную плату в размере 50 000 рублей ежемесячно. Работодатель выплачивает зарплату два раза в месяц равными частями по 25 000 рублей. Для выплаты зарплаты в компании утверждены две даты: 22-го числа текущего месяца — за первую половину месяца и 7-го числа следующего месяца — за вторую.
С 5 по 7 февраля 2025 года Сергеев болел. Пособие по временной нетрудоспособности в размере 4 931,52 рублей (условно) выплачено 22 февраля 2025 года.
Зарплата за отработанное время за февраль составила (условно):
— за первую часть месяца — 17 500,00 рублей;
— за вторую – 25 000,00 рублей.
10 апреля 2025 года Сергееву выплачена материальная помощь в размере 7 000,00 рублей.
С 1 по 28 августа 2025 года работник был в отпуске. Отпускные в размере 47 781,44 рублей (условно) были выплачены 25 июля 2025 года.
Зарплата за отработанное время в августе 2025 г. составила 4 545,45 рублей (условно).
А.А. Сергеев — налоговый резидент РФ.
У работника есть ребенок, в связи с чем ему предоставлен стандартный налоговый вычет в размере 1 400 рублей.
Прав на другие налоговые вычеты по НДФЛ у Сергеева нет.
Скачать бланк налогового регистра по НДФЛ
По ссылке можно скачать Бланк налогового регистра по НДФЛ.
Нужно ли распечатывать регистры налогового учета по НДФЛ
Налоговым законодательством не установлена обязанность оформления регистров исключительно на бумаге. Поэтому вести их можно как в бумажном, так и в электронном виде.
Регистры можно не распечатывать и хранить в электронном виде, если они подписаны электронной подписью. Если возможности подписать регистр электронной подписью нет, то его нужно распечатать, подписать и хранить в бумажном варианте.
Налоговым периодом по НДФЛ признается календарный год, поэтому распечатывать документ достаточно раз в год по истечении налогового периода. При необходимости можно это делать ежемесячно или ежеквартально. В любом случае срок распечатки нужно закрепить в учетной политике компании.
Регистры, заверенные электронной подписью необходимо распечатывать по требованию налоговой инспекции, поскольку передать их в электронной форме не получится.
Срок хранения налоговых регистров по НДФЛ
Срок хранения налоговых регистров по НДФЛ составляет пять лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
Где и как хранить документы – в структурных подразделениях, работающих с ними, или в специально отведенном для этого помещении решает руководитель компании. Главное — обеспечить условия, при которых регистры не подвергаются риску случайной утраты и внесения в них изменений и несанкционированных исправлений.
Ответственность за отсутствие регистров по НДФЛ
Если налоговый агент не ведет налоговый учет по НДФЛ, инспекция может оштрафовать его за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения (ст. ст. 120, 216 НК РФ):
• на 10 000 рублей – если нет регистров за один календарный год;
• на 30 000 рублей – если нет регистров более чем за один календарный год.
Если из-за отсутствия налогового регистра была занижена налоговая база по НДФЛ, то штраф за нарушение правил учета составит 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ). За неуплату (неполную уплату) налога установлена отдельная ответственность (штраф составит 20 процентов от неуплаченной суммы (ст. 123 НК РФ)).
Если не представить налоговые регистры по требованию инспекции, может быть наложен штраф в размере 200 рублей за каждый не представленный в установленный срок документ (пп. 4 п. 3 ст. 24, п. 4 ст. 93, п. 1 ст. 126 НК РФ).
Должностных лиц организации могут привлечь к административной ответственности и оштрафовать на сумму от 300 до 500 рублей (примечание к ст. 2.4, ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
