Регистр налогового учета по НДФЛ

В законодательстве не установлены форма налогового регистра по НДФЛ, а также порядок отражения в нем сведений. Налогоплательщику необходимо разработать его самостоятельно.

Главное — при разработке регистра руководствоваться правилом НК РФ (п. 1 ст. 230 НК РФ) об обязательном отражении в этом документе следующей информации:

• об идентификации налогоплательщика;
• о статусе налогоплательщика (резидент (нерезидент);
• виде выплачиваемых доходов и их код;
• виде налоговых вычетов и их код;
• сумме дохода и дата выплаты;
• датах удержания и перечисления налога.

Напоминаем, что определение физлица в качестве резидента зависит от пребывания его на территории РФ. Если человек находился в России 183 календарных дня и более в течение 12 следующих месяцев подряд, то он является резидентом (п. 2 ст. 207 НК РФ). Также военные РФ, служащие за границей и сотрудники муниципальных и госорганов, находящиеся в командировке за рубежом, являются налоговыми резидентами вне зависимости от срока пребывания.

Любая организация обязуется вести регистр по НДФЛ по каждому физлицу, которому выплачивается доход в виде денежных сумм, полученных в том числе по трудовым и гражданско-правовым договорам.

Данные в регистре отражаются отдельно по каждому сотруднику по месяцам и нарастающим итогом с начала года (п. 3 ст. 226). При этом доходы и вычеты отражаются отдельно (по кодам и датам).

При указании в регистре даты выплаты дохода нужно учитывать следующее.
Статья 223 НК РФ раскрывает только понятие «дата фактического получения дохода».

Минфин РФ также разъясняет (письмо от 18.04.2014 № 03-04-06/17867), что в качестве даты получения дохода необходимо указывать последние числа месяца, за который налогоплательщикам начислен доход.

Если в регистре все же будет указана дата выплаты дохода, это не будет являться грубым нарушением правил учета доходов.

В более раннем письме от 14.02.2012 № 03-04-06/6-37 Минфин РФ указал, что в случае перечисления зарплаты на банковские карты сотрудников датой выплаты дохода необходимо признавать день перечисления денежных средств.

Дополнительно: НК РФ не устанавливает обязательности ведения регистра на бумажном носителе. Поэтому организации могут разработать его и в электронном виде.

Учитывая, что сведения из налогового регистра по НДФЛ прежде всего используются для заполнения отчетности по форме 6-НДФЛ, оптимальным решением будет разработка регистра на основании ее формы.

При формировании налогового регистра по НДФЛ, в зависимости от формы 6-НДФЛ, в нем необходимо отразить следующие сведения:

• о налоговом агенте (наименование, ИНН (КПП), ОКТМО организации);
• налогоплательщике (Ф.И.О. физлица, ИНН (при наличии), дату рождения, гражданство, вид, код, серию и номер документа, удостоверяющего личность, статус на начало года (резидент (нерезидент);
• доходах (вид и код дохода, его сумма до уменьшения на суммы вычета и НДФЛ, его сумма за минусом вычетов);
• предоставленных вычетах (вид и код вычета, его сумма, реквизиты уведомления, подтверждающего право на вычет, код налогового органа, который его выдал);
• об НДФЛ (исчисленный, удержанный, перечисленный, излишне удержанный, возвращенный налоговым агентом, неудержанный).

Если же вы вели регистр, сформированный по структуре 2-НДФЛ, вы смело можете его использовать, составляя 6-НДФЛ, при необходимости доработав его в соответствии с требованиями статьи 230 НК РФ.

Также можно рассмотреть возможность разработки налоговых регистров по НДФЛ на основе формы карточки 1-НДФЛ, которая утратила силу. Обращаем внимание, что при использовании указанной формы необходимо привести ее в соответствие с НК РФ и в обязательном порядке отразить сведения из п. 1 ст. 230 НК РФ, которые рассматривались выше.

Перед разработкой регистра по НДФЛ каждой компании нужно точно понять, для чего его вести и где использовать. Прежде всего регистр по НДФЛ – это определенная форма учета доходов работников и оплаченных НДФЛ. Указанные регистры необходимо предоставлять ИФНС при проведении проверок по требованию.

Помимо этого, налоговый регистр нужен и для самого налогового агента. Так, посредством ведения регистра можно, например, своевременно выявить излишне удержанные деньги из зарплаты налогоплательщика. Также регистр позволит контролировать суммы предоставленных социальных налоговых вычетов.

На основе сведений, содержащихся в регистре, необходимо составлять отчетность по форме 6-НДФЛ.

Официально утвержденный бланк регистра налогового учета по НДФЛ отсутствует.
Организация разрабатывает форму регистра самостоятельно.

Примерная форма регистра.

Для понимания приведем образец заполнения регистра налогового учета по НДФЛ.

Отчетность по форме 6-НДФЛ, составленную на основе данных из регистра по НДФЛ, организации должны сдавать ежеквартально.

НК РФ не содержит обязанности для налогового агента сдавать ежеквартально непосредственно налоговый регистр. При этом если организация не представит такой регистр по требованию ИФНС, то ей грозит штраф, предусмотренный п. 1 ст. 126 НК РФ.

Также ФНС РФ разъясняет (письмо от 29.12.2012 № АС-4-2/22690), что в случае выявления в ходе проверок отсутствия должного учета перечисленных НДФЛ в разрезе каждого сотрудника, организацию необходимо привлечь к ответственности за грубое нарушение правил учета доходов или расходов (ст. 120 НК РФ).

Если было выявлено, что из-за отсутствия регистра НДФЛ занижена налоговая база по этому налогу, то организацию могут оштрафовать на сумму в размере 20 процентов от суммы неуплаченного НДФЛ, но не менее 40 тыс. рублей (п. 3 ст. 120 НК РФ). За неуплату НДФЛ установлена ответственность в виде штрафа в размере от 20 до 40 процентов суммы недоимки.

Приведем негативный пример отсутствия должного учета доходов работников в регистрах НДФЛ (Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 08.06.2020 № Ф09-2243/20).

Общество «Редуктор-С» обратилось в Арбитражный суд Удмуртской Республики с кассационной жалобой на решения нижестоящих судов. Общество хотело оспорить решение ИФНС о привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения в виде штрафа. Правонарушение выражалось в неперечислении и неудержании с доходов работника НДФЛ (теневая зарплата).

В ходе разбирательства судами было установлено, что организация выплачивала зарплаты и премии 11 сотрудникам без отражения соответствующей информации в налоговых регистрах по НДФЛ. В ИФНС в рамках предоставления отчетности обществом были представлены документы, содержащие недостоверные сведения в отношении начисленного дохода и уплаченного НДФЛ.

Суды, учитывая положения НК РФ, обоснованно отказали в удовлетворении требований общества.