Расходный кассовый ордер: бланк и образец

При любой выплате денег из кассы организация должна оформить РКО. Так, документ составляется при выплате зарплаты наличными, выдаче подотчетного аванса, оплате товаров, работ, услуг, сдачи наличных для зачисления на расчетный счет.
Когда наличный расчет производится между организациями или ИП, в рамках одного договора можно выплатить не более 100 тыс. рублей.

Если в процессе выплаты денег компания пробивала кассовые чеки, можно составить один расходник на общую сумму выдачи на основании фискальных документов. К примеру, допустимо оформить один РКО на все возвраты наличных в течение смены.

В случае выдачи зарплаты сотрудникам, кроме РКО, можно использовать расчетно-платежную ведомость по форме № Т-49 или Т-53. Однако на общую сумму выплаченной по ведомости зарплаты нужно составить РКО (п. 6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Ордер нужно составить в одном экземпляре по форме КО-2. Документ может быть заполнен от руки, при помощи компьютера или комбинированным методом. Внесение исправлений в форму не допускается.

Порядок нумерации расходников законодательством не установлен. Так, можно проставлять простые номера в порядке возрастания, использовать буквенный шифр или даты. При этом нумерация может быть и не сквозной.

В строке «Выдать» указывают Ф.И.О. получателя наличных. Если деньги выдают по доверенности, в строке приводят данные доверенного лица (п. 6.1 указания ЦБ № 3210-Ф).
При выдаче денег сотруднику под отчет ордер формируется на основании письменного заявления работника или приказа руководителя.

В графе «Основание» заполняют содержание хозяйственной операции. Например, «Выплата отпускных за ноябрь 2023 года Волкову М.В.». Если наличные выдают по доверенности, нужно привести ее реквизиты: «Выплата заработной платы Жукова Л.П. за октябрь 2023 года по доверенности от 01.11.2023 № 21».

В строке «Приложение» перечисляют первичные и иные оправдательные документы, которые обосновывают правомерность выдачи денег. К ним относятся расчетные ведомости, приказы, счета, заявления и другие. При заполнении строки отражают номер и дату составления. Все документы-основания должны быть приложены к РКО.

В РКО получатель денег указывает сумму прописью и проставляет свою подпись. Если создается общий расходный ордер за смену, локальным нормативным актом организации назначается ответственный сотрудник, который будет подписывать документ за получателя. Это может быть кассир, старший кассир или другой работник.

Расходник должны подписать руководитель, главный бухгалтер и кассир. Однако если на прилагаемых документах присутствует разрешительная виза руководителя компании и есть бухгалтер, на самом РКО подпись необязательна.
Когда же бухгалтера в организации нет, руководитель расписывается в расходном ордере в любом случае (п. 4.3 указания ЦБ № 320-У).

На основании приказа или доверенности руководитель может предоставить право подписи кассовых документов одному их сотрудников на период своего отсутствия.

При выдаче денег из кассы кассир проверяет совпадение Ф.И.О. в расходнике с данными паспорта или иного документа получателя, соответствие суммы цифрами и прописью, наличие документов, перечисленных в строке «Приложение», а также всех необходимых подписей в ордере и их совпадение с имеющимися образцами.

Затем нужно подготовить сумму для выдачи, а РКО передать получателю для проставления подписи. При этом важно проконтролировать, чтобы банкноты не имели повреждений, которые указаны в абз. 6—15 п. 2.9 положения ЦБ № 630-П.

К примеру, на купюрах не должно быть посторонних надписей более двух знаков, рисунков, оттиска штампа, контрастного пятна 5 и более мм, разрыва целостности, заклеенного клеящей лентой и прочих дефектов.

На следующем этапе необходимо пересчитать наличные к выдаче так, чтобы получатель мог видеть действия кассира.

Наконец, обозначенная в РКО сумма денег передается получателю для пересчета. Пересчитать деньги нужно в присутствии кассира, иначе в дальнейшем нельзя будет предъявить претензии по поводу полученного размера наличных.

Если выданная сумма совпадает с той, что указана в расходнике, получатель указывает в документе сумму прописью, а кассир ставит свою подпись.

Однако в настоящее время закон не требует, чтобы сумма прописью была проставлена вручную. Ее можно напечатать на компьютере.

Расходник составляется по форме КО-2, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88.

Бланк РКО содержит такие реквизиты, как наименование организации и ее структурного подразделения, номер и дату документа, табличную часть для указания бухгалтерской операции, суммы цифрами и прописью, Ф.И.О. получателя наличных, основание выплаты, перечень документов-оснований, а также подписи руководителя, главного бухгалтера, получателя и кассира.

Скачать бланк расходного кассового ордера. 

В шапке формы вписывают название организации, которая выдает деньги, и ее структурного подразделения (при наличии). Рядом с наименованием бланка проставляют его порядковый номер и дату выдачи денег из кассы.

В таблице бланка указывается бухгалтерская проводка с суммой цифрами. По дебету приводится номер счета, по которому отражают выданные наличные. Это счета 60, 70, 71 и другие. В графе «Кредит» отражается счет 50. При наличии заполняются коды структурного подразделения, аналитического учета и целевого назначения. Если данные отсутствуют, в соответствующих графах ставится прочерк.

По строке «Выдать» заполняют информацию о лице, которому выдают деньги.

В графе «Основание» приводится операция, на основании которой выдают деньги. Например, при выдаче зарплаты производят запись: «Выплата зарплаты за ноябрь 2023 года по платежной ведомости от 11.12.2023 № 15».

Далее прописью указывается выплаченная сумма. Рубли записывают с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Сумму прописью аналогичным образом указывает получатель в графе «Получил».

В приложении приводят документы — основания для выдачи денег из кассы. К примеру, для выплаты зарплаты это платежная ведомость.

В расходном ордере расписываются руководитель компании и главный бухгалтер. Подписи приводятся с расшифровкой.

Затем в РКО проставляют дату выплаты и подпись получателя, а также данные документа, который удостоверяет личность получившего деньги лица.

В конце расходника кассир ставить подпись с расшифровкой.

Скачать пример заполнения расходного кассового ордера при выдаче зарплаты по ведомости. 

Перед тем как сдать РКО в кассу, их необходимо отразить в журнале регистрации кассовых документов. Он составляется по форме № КО-3 (ч. 1 ст. 19 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Журнал заводят на любой период, поскольку закон не устанавливает временных ограничений. В связи с этим руководитель и (или) главный бухгалтер с учетом количества кассовых операций самостоятельно решают, как долго вести регистр — в течение месяца, квартала или года.