Расчетный листок по заработной плате: образец-2025

Над статьей работали:
Автор: Волчкова Людмила

Трудовое законодательство обязывает работодателей при выплате зарплаты извещать в письменной форме каждого сотрудника о ее составных частях. В нашей статье речь пойдет о документе, в котором содержится расшифровка данной информации. Рассмотрим порядок и срок, которые предусмотрены для выдачи расчетных листков. Также вы сможете скачать образец данного документа, актуальный в 2025 году.

Содержание

1. Что такое расчетный листок
2. Необходим ли расчетный листок
3. Когда выдается расчетный листок
4. Как выдать расчетный листок
5. Образец расчетного листка по зарплате

Что такое расчетный листок

Расчетный листок – это документ, который содержит сведения обо всех начислениях, причитающихся работнику. Цель выдачи листка — проинформировать работника, из чего складывается его заработок. В статье 136 Трудового кодекса РФ закреплена обязанность работодателя письменно извещать сотрудника о компонентах заработка, который он получает на руки.

Исходя из указанной нормы трудового законодательства, расчетка должна содержать следующую информацию:

— о составных частях зарплаты работника за соответствующий период;
— размерах иных начисленных сумм. К ним относится денежная компенсация за нарушение работодателем установленного срока выплаты зарплаты, оплаты отпуска, выплат при увольнении и так далее;
— размерах и основаниях произведенных удержаний;
— об общей сумме, подлежащей выплате.

Унифицированная форма данного документа законодателем не предусмотрена. Разработка и утверждение своей формы – задача каждой организации. При наличии профсоюзной организации форма расчетного листка должна быть согласована с ней (ч. 2 ст. 136 ТК РФ, Постановление Верховного Суда РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3). Бланк расчетки утверждается приказом организации.

Письмо Минфина РФ от 14.04.2016 № 02-06-05/21573 говорит о том, что расчетный листок должен быть создан на основе документов, в которых:

• отражен расчет зарплаты: расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401) или расчетная ведомость (ф. 0504402);
• содержатся справочные сведения о заработной плате: карточка-справка (ф. 0504417).

При формировании документа нужно учитывать требования ст. 136 ТК РФ о том, какую информацию необходимо представить сотрудникам, о которой речь шла выше.

В первую очередь должны быть раскрыты составные части зарплаты, которые начислены за соответствующий период. К ним относятся (ч. 1 ст. 129 ТК РФ):

• вознаграждение за труд — за отработанное и неотработанное время, систематическая оплата питания и проживания, другие аналогичные выплаты;
• компенсационные выплаты — за особые условия труда, работу в местностях с особыми климатическими условиями, в условиях, отклоняющихся от нормальных, за работу со сведениями, составляющими государственную тайну;
• стимулирующие выплаты — за интенсивность и качество выполняемых работ, стаж непрерывной работы, премиальные выплаты по итогам работы.

Также в расчетном листке нужно показать размеры иных начисленных сумм. Это, к примеру, оплата больничных листов, компенсации за задержку обязательных выплат работникам.

Необходимо отразить размеры и основания произведенных удержаний, как то:

• обязательные: членские профсоюзные взносы, НДФЛ, удержания по исполнительным листам;
• осуществляемые по инициативе работодателя — возмещение неотработанного аванса, невозвращенные авансы, суммы, выданные под отчет, возврат сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок;
• осуществляемые по инициативе работника — перечисление в счет погашения кредитов, дополнительные страховые взносы на накопительную часть пенсии.

В итоге должна быть указана общая сумма, которую сотрудник должен получить в расчетном периоде. Она равна сумме всех начислений за минусом произведенных удержаний.

Выплаты командировочных расходов, в частности, суточные, расходы на проезд не считаются начислениями в составе зарплаты, поэтому в расчетный листок они не включаются. Однако при необходимости компания может ввести данную информацию в расчетный листок дополнительным разделом.

Расчетный листок не относится к документам, которые необходимо заверять надлежащим способом, поэтому ставить на нем печать и подпись необязательно, но можно это сделать по просьбе работника.

Необходим ли расчетный листок

В соответствии с абзацем 7 ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан выплачивать причитающуюся сотрудникам зарплату в полном размере и в сроки, установленные  согласно ТК РФ, колдоговору, правилам внутреннего трудового распорядка, трудовым договорам.

Статьей 136 ТК РФ установлено, что работодатель должен предоставлять сотруднику данные о составных частях зарплаты за соответствующий период, о размерах иных начисленных работнику сумм. Кроме того, компания обязана предоставить работнику сведения о размерах и об основаниях произведенных удержаний, а также об общей сумме, подлежащей выплате.

Все это указывает на обязательность выдачи расчетки для работодателя. Такое положение вещей существует еще с советских времен. Однако на практике работодатели часто пренебрегают этим документом. Вместе с тем при проверке трудовая инспекция обращает пристальное внимание на выдачу работникам расчетных листков.

Обязательность предоставления сотрудникам расчетных листков была освещена и в документе, утвержденном Рострудом 22.11.2017, под названием «Доклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за III квартал 2017 года».

Не выдавая расчетный лист, компания нарушает нормы трудового права и несет риски того, что сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию, а также в суд. Все эти действия могут повлечь негативные последствия для работодателя.

За нарушение трудового законодательства предусмотрена ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа  для должностных лиц в размере от 1  до 5 тыс. рублей, для юрлиц — от 30 до 50 тыс. рублей. При повторном аналогичном нарушении согласно части 2 указанной нормы должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 10 до 20 тыс. рублей или дисквалифицировано на срок от 1 до 3 лет, а юрлицо оштрафовано на сумму от 50 до 70 тыс. рублей.

Судебная практика также подтверждает необходимость выдачи расчетных листков. Так, в Апелляционном определении Московского горсуда от 30.06.2017 по делу № 33-8525/2017 указывается, что ст. 136 ТК РФ представляет собой гарантию реализации закрепленного ст. 2, 21, 22, 56 Трудового кодекса права работника на своевременную и в полном размере выплаченную зарплату. Согласно статье 56 ГПК РФ каждая сторона должна доказать обстоятельства, на которые ссылается в обоснование своих требований и возражений. Обстоятельства дела, которые в соответствии с законом должны быть подтверждены определенными средствами доказывания, не могут подтверждаться никакими другими доказательствами. Факт начисления сумм подтверждается в суде расчетными листками организации ответчика. В Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 15.06.2022 N 09АП-25204/2022 (оставлено без изменения Постановлением Арбитражного суда Московского округа от 03.10.2022 N Ф05-23947/2022) говорится, что выдача же заработной платы в безналичной форме не освобождает от обязанности оформлять расчетные листки.

Поэтому расчетный листок может являться, кроме прочего, и доказательством того, что фирма производила выплаты работнику в полном объеме.

Когда выдается расчетный листок

Разъяснения о том, когда и с какой периодичностью выдаются сотрудникам расчетные листки, в законодательстве не содержатся. Все необходимые моменты компания должна утвердить в своем локальном нормативном акте.

Периодичность выдачи расчетного листка может быть любой: один, два или несколько раз в месяц. Но данный документ должен выдаваться не реже чем раз в месяц при окончательном расчете по итогам работы за месяц.

В части 6 статьи 136 ТК РФ сказано, что зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, а в ч. 1 ст. 136 ТК РФ закреплена обязанность работодателя при выплате зарплаты извещать работника о начисленных, удержанных и подлежащих выплате суммах. Если рассматривать норму закона дословно, то расчетный листок должен формироваться два раза в месяц.

При выплате отпускных сумм, если исходить из того, что данная выплата считается вознаграждением за труд за неотработанное время, выдавать расчетный листок также надо. Однако в письме Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1 сообщается, что выплата отпускных не относится к выплате заработной платы, поэтому выдавать расчетный листок в данном случае нет необходимости .

Еще в двух случаях может возникнуть вопрос о надобности выдачи расчетного листка: при выплате больничного и при увольнении сотрудника. В первом случае специально выдавать листок не надо, так как пособия по временной нетрудоспособности выплачиваются в ближайший день выдачи заработной платы. Во втором случае листок должен быть выдан обязательно в связи с тем, что при увольнении производится окончательный расчет с работником.

На практике расчетные листки выдаются, как правило, один раз по итогам месяца при выплате зарплаты (письма Роструда от 17.09.2021 № ПГ/26944-6-1, ГИТ в городе Москве от 17.09.2021 № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297).

Как выдать расчетный листок

Способ выдачи расчетного листка должен быть закреплен в трудовом, коллективном договорах, положении об оплате труда или в приказе. По электронной почте отправлять расчетный листок можно только тем работникам, с которыми ведется кадровый электронный документооборот (КЭДО). Получать от них заявление о направлении расчетного листка на электронную почту не требуется. Остальным работникам выдаются бумажные листки (Письмо Минтруда от 20.01.2023 N 14-6/ООГ-296).

За невыдачу расчетного листка работодатель несет административную ответственность, поэтому:

• бумажный расчетный листок выдается под подпись лично сотруднику или другому работнику, на которого сотрудник оформил доверенность для получения данной информации. Компания может завести журнал выдачи расчетных листков и официально закрепить такой способ получения документа;
• электронный расчетный листок может быть отправлен на электронную почту, если в компании внедрен КЭДО. При этом должен иметься документ, свидетельствующий о желании сотрудника перейти на КЭДО с работодателем.

Листки выдаются независимо от порядка выплаты зарплаты: через кассу, на банковскую карту или натуральным способом. В Трудовом кодексе РФ говорится о факте выплаты зарплаты, который влечет обязанность выдачи расчетного листка, а способы выплаты не уточняются (письмо Минтруда РФ от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459).

Момент предоставления сотрудникам расчетного листка законодательство также не определяет. Поэтому фирма вправе установить в своих локальных нормативных актах временные промежутки, когда будет выдавать расчетные листки: до, во время или после выдачи зарплаты (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1).

Образец расчетного листка по зарплате

Здесь вы найдете образец расчетного листка. Он заполнен на примере общества с ограниченной ответственностью. Чтобы минимизировать вопросы, как составить расчетный листок и читать данный документ, в образце приведены необходимые примечания.