Многие работодатели предоставляют сотрудникам необходимое для работы имущество: компьютер, телефон и так далее. Как правильно действовать при увольнении работника, если он не возвращает вверенные ему ценности? Рассмотрим, что необходимо предпринять, а от каких действий лучше отказаться, чтобы не нарушить закон.
Над статьей работали:
Автор: Лилия Новикова; редактор: Бурцева Алла
Содержание
- Можно ли не увольнять работника, пока он не вернет имущество
- Риски при задержке увольнения работника, отказавшегося вернуть имущество
- Возврат какого имущества можно требовать при увольнении работника
- Акт об отказе вернуть имущество
- Можно ли потребовать возмещения ущерба
- Порядок возмещения ущерба
Можно ли не увольнять работника, пока он не вернет имущество
Если сотрудник уже написал заявление об увольнении и вы его приняли, задерживать работника нельзя. Невозврат материальных ценностей не является для этого законным основанием. По истечении 14 дней после подачи заявления вы обязаны уволить сотрудника.
В день увольнения нужно рассчитать работника и выдать ему документы, в том числе трудовую книжку.
Риски при задержке увольнения работника, отказавшегося вернуть имущество
Работодатель, который нарушает требование закона о своевременной выдаче документов и проведении расчета, будет привлечен к ответственности.
Во-первых, это может быть административная ответственность в виде штрафа. Она предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ.
Во-вторых, уже бывшего работодателя могут привлечь к материальной ответственности отдельно за несвоевременную выдачу документов (ст. 234 ТК РФ) и за задержку расчета (ст. 236 ТК РФ).
В первом случае компания обязана будет возместить неполученный лицом заработок за каждый день просрочки выдачи документов. Человек был лишен возможности оформиться на новой работе без документов, а значит, потерял потенциальную прибыль. При расчете компенсации берут в расчет средний заработок как за период вынужденного прогула.
Во втором случае организации придется заплатить проценты за каждый день просрочки выплаты окончательного расчета. Размер процентов не ниже 1/150 действующей в это время ключевой ставки ЦБ РФ. При этом нужно учитывать, что такая компенсация начисляется единожды на сумму основной задолженности. Это значит, что требовать выплаты процентов на сумму компенсации за задержку выплаты сотрудник уже не вправе.
Отсчет дней в обоих случаях ведут от дня, следующего за днем, когда работодатель обязан был выдать документы или рассчитаться с работником.
Возврат какого имущества можно требовать при увольнении работника
Можно требовать вернуть материальные ценности, который принадлежат работодателю и были предоставлены сотруднику для выполнения его трудовых обязанностей. Важно, чтобы такая передача вещей была документально зафиксирована, иначе в случае спора требование может быть признано незаконным. Конкретной формы документа о факте передачи нет, поэтому можно составить его по своему усмотрению. Подписать документ обязательно должно материально ответственное лицо, которое вправе распоряжаться имуществом компании. В противном случае имущество не будет считаться переданным.
Дополнительно можно составить внутренний документ, где подробно будет описан порядок использования служебных вещей, случаи и порядок их возврата работником.
Акт об отказе вернуть имущество
Порядок фиксации отказа работника вернуть имущество не установлен. Лучше сделать это письменно. В локальных актах можно закрепить порядок действий и форму документа на такой случай. В случае развития дальнейшего спора вам будет чем подтвердить факт отказа. Это может быть как соответствующая отметка в обходном листе, так и отдельный документ.
Самым привычным документом является акт. Требований к его форме нет, поэтому составить его можно произвольно. Для полноты фиксируемой документом информации, лучше указать следующее:
• данные увольняемого (Ф.И.О., должность);
• Ф.И.О. и должности сотрудников, которые составили акт;
• перечислить имущество, которое лицо отказывается вернуть. Обязательно нужно сослаться на документ, в котором зафиксирована передача вещей;
• причины отказа, если уволенный их сообщил. Если причины неизвестны, следует прописать, что лицом причины не разъяснены.
При составлении акта желательно привлечь сотрудников-свидетелей. Лучше чтобы их было не меньше трех.
Можно ли потребовать возмещения ущерба
Требовать возмещения можно, это прямо установлено ст. 238 ТК РФ. Своими действиями сотрудник уменьшает имущество компании, а значит, должен компенсировать такой ущерб.
Из этого правила есть исключения (ст. 239 ТК РФ):
• имущество утрачено в результате нормального хозяйственного риска. То есть работник добросовестно исполнял свои обязанности, предпринимал все меры для сохранения имущества, но ущерба избежать не удалось;
• имущество утрачено из-за непреодолимой силы, крайней необходимости или неизбежной обороны. Здесь не все однозначно, и лицо не всегда освобождается от ответственности. Примером может быть пожар по вине сотрудника. В таком случае он может быть привлечен к ответственности;
• к ущербу привели действия работодателя, который не обеспечил условия для сохранности имущества.
Прежде чем требовать возмещения, необходимо провести служебное расследование. В его ходе должны быть установлены причины возникновения ущерба и его размер. Проведение такой проверки обязательно, иначе сотрудник может в судебном порядке оспорить свое привлечение к ответственности.
Остановимся на процедуре подробнее.
В первую очередь составьте акт об отказе вернуть имущество.
Далее нужно издать приказ о проведении служебного расследования. Установленной формы нет, поэтому составьте его в произвольной форме. Что в нем нужно указать:
• причину проведения процедуры;
• создание комиссии. Нужно прописать, кто будет в нее входить, должности этих лиц. Одного из состава назначить председателем. Проведение расследования комиссией позволит более объективно установить причины и размер ущерба;
• обозначить задачи комиссии;
• срок проведения процедуры;
• итоговый документ. Результат расследования должен быть закреплен на бумаге. Лучше для этого составить акт. В случае судебного разбирательства это будет одним из главных доказательств вашей позиции.
Для проведения процедуры нужно подготовить документы:
• объяснения работника. Запросить их работодатель обязан в силу ч. 2 ст. 247 ТК РФ. Запрос должен быть письменный, так вы сможете доказать, что делали его. Если привлекаемых к ответу сотрудников несколько, запрос нужно направить каждому из них. Лучше указать в нем срок предоставления объяснений, чтобы этот этап не затянулся надолго. Срок не регламентирован, поэтому определить его вы можете самостоятельно. Если работник отказывается от объяснений, надо составить акт.
• трудовой договор, должностную инструкцию;
• документы по инвентаризации, которая необходима для установления факта утраты имущества. Инвентаризация должна быть проведена без нарушений, иначе суд не примет такие документы как доказательства;
• могут быть и иные документы, как то: отчет об оценке стоимости имущества, заключение экспертов и так далее.
При оценке потерь компании нужно ориентироваться на рыночную стоимость аналогичного имущества. Определить ее поможет независимый оценщик. Его заключение в дальнейшем поможет обосновать сумму ущерба в суде. При этом рыночная стоимость не должна быть ниже стоимости по данным бухучета с учетом износа.
Стоимость услуг оценщика впоследствии можно взыскать с уволенного в суде.
Следующим этапом будет выяснение обстоятельств причинения ущерба, а именно:
• виноват ли работник. Очевидно, что вина будет установлена, если сотрудник умышленно причинил вред. Неосторожность также может быть свидетельством виновности.
• почему был причинен вред, было ли поведение работника причиной этого. Нужно помнить, что не только действия, но и бездействие могли повлечь вред;
• есть ли причинно-следственная связь между действиями (бездействием) лица и ущербом;
• есть ли обстоятельства, которые исключают вину работника (непреодолимая сила, вина компании);
• составлены ли документы о передаче ценностей сотруднику.
Завершается расследование составлением акта. Форма его не установлена, поэтому составляем в произвольной форме. К его составлению нужно отнестись внимательно: если спор дойдет до суда, документ станет одним из основных доказательств. Все неточности и пробелы будут толковаться в пользу сотрудника. Рекомендуем указать:
• дату, время и место составления документа;
• данные членов комиссии (Ф.И.О. и должность);
• причину проведения расследования;
• сумму ущерба;
• реквизиты документов, которые были рассмотрены членами комиссии в ходе проверки;
• подробные обстоятельства, которые были выяснены в процессе расследования;
• заключение, где члены комиссии предлагают либо привлечь работника к ответственности, либо не привлекать.
На ваше усмотрение могут быть указаны и другие сведения.
Документы, которые вы соберете в ходе проверки, нужно сохранить на случай судебного разбирательства.
Кроме техники сотрудник при увольнении должен вернуть и спецодежду. Как правило, специальная одежда является собственностью компании и при увольнении лицо обязано ее вернуть. Если работник отказывается, его также можно привлечь к материальной ответственности. Порядок действий на этот случай будет такой же, как и для других ценностей.
Если увольняется дистанционный сотрудник, которому компания передавала имущество, порядок действий при отказе его вернуть будет аналогичный, но с некоторыми особенностями. Для обмена документами с таким работником часто используют электронный документооборот. Если в компании действует именно такой способ обмена документами, то направлять требование лицу и получать от него разъяснения вы будете в электронной форме.
Локальными актами может быть предусмотрен иной порядок обмена документами: направление обычной почтой, использование электронной почты.
Выбранный способ фиксируется в трудовом договоре. Обязательно должны быть указаны адреса сторон (как почтовый, так и электронный). Иначе в случае спора сложно доказать, что бумаги были направлены надлежащим образом и получены второй стороной. Если адреса не указаны, нет возможности идентифицировать получателя или отправителя.
Обмен по имейл возможен, если у работника и работодателя есть электронная цифровая подпись. Работодатель при этом должен использовать усиленную квалифицированную электронную подпись. Работнику же достаточно иметь усиленную неквалифицированную подпись.
По обычной почте нужно отправлять оригиналы документов заказным письмом с уведомлением о вручении. После подписания сотрудник будет отправлять бумаги вам обратно.
Бывают случаи, когда способ обмена документами не прописан, но в компании сложилась практика обмена по имейл, «Почте России» и даже СМС-сообщениям. В такой ситуации сложнее доказать в случае спора, что вы направили информацию, а вторая сторона ее получила. Судебная практика складывается по-разному. Суд может признать такой способ направления правомерным. Может, напротив, указать на то, что локальные акты, трудовой договор не предусматривают используемых способов обмена. Поэтому для избегания подобных споров нужно подробно прописать способы обмена документами в локальных актах, в договоре с работником.
Порядок возмещения ущерба
Есть два способа взыскать убытки:
• внесудебный;
• судебный.
Без обращения в суд возмещение возможно, только когда сотрудник добровольно согласился на это. В таком случае нужно заключить с ним соглашение, в котором будут указаны размер и сроки выплаты сотрудником суммы убытка. В документе можно прописать условия рассрочки платежей, если работник не может внести сумму единовременно. В таком случае нужно указать график платежей, чтобы в дальнейшем не возникло споров на этот счет.
Вы можете принять решение и удержать сумму убытка в одностороннем порядке. В таком случае средства будут удержаны из выплат при увольнении. Есть два важных условия:
• сумма не выше среднего месячного заработка сотрудника;
• не прошел один месяц со дня, когда вы установили размер ущерба.
Удержать из зарплаты можно не больше 20 процентов.
Удержать часть зарплаты можно, если сотрудник не оспаривает сумму убытка и основания взыскания.
Если все условия соблюдены, нужно издать приказ о взыскании. Такой приказ составляется в произвольной форме, утвержденный формы нет. В нем лучше указать:
• данные работника (Ф.И.О. и должность);
• причину издания приказа. В нашем случае это отказ вернуть материальные ценности;
• распоряжение о привлечении увольняемого к материальной ответственности;
• поручение бухгалтеру удержать убыток из зарплаты работника при увольнении.
• документы, которые являются основанием для издания этого приказа: акт проверки, документы о передаче ценностей лицу, его объяснения о причинах невозврата и иные документы.
Увольняемого нужно ознакомить под подпись с документом. Он может отказаться поставить подпись, и тогда вы должны или сделать об этом запись на приказе, или составить отдельный документ.
Важно помнить о рисках привлечения работодателя к ответственности в случае нарушения установленных законом ограничений по удержанию и взысканию ущерба. Это может быть административный штраф (ст. 5.27 КоАП РФ), если вы превысили допустимый размер удержания (20 процентов) или удержание было произведено без согласия увольняемого к примеру. Также это может быть ответственность в виде выплаты процентов по ст. 236 ТК РФ.
Если же сотрудник не готов добровольно возмещать ущерб, остается только подать исковое заявление в суд. Срок подачи иска составляет один год. Исчисление срока давности начинается с момента обнаружения убытка. В нашем случае это будет дата составления акта о том, что сотрудник не вернул ценности (писали об этом выше). Если же между вами было заключено соглашение о добровольном погашении убытка, но работник не внес сумму в установленный срок, отсчет начнется со дня, следующего за днем выплаты. Если соглашение предусматривало рассрочку, течение срока начнется после невнесения очередного платежа.
Вместе с иском суду необходимо предоставить доказательства. Подробно эти документы были рассмотрены выше, поэтому тут обобщим информацию:
• акт об отказе работника вернуть при увольнении материальные ценности;
• документ, составленный по результатам проведенной проверки;
• бумаги, на основании которых был установлен факт причинения ущерба;
• документы, которые зафиксируют передачу вещей.
Вы можете оставить первый комментарий