Многие компании выдают сотрудникам денежные средства под отчет на различные нужды. Что может предпринять работодатель, если работник не возвращает оставшиеся средства? Разберемся вместе, какого порядка действий стоит придерживаться для возврата задолженности и какие будут последствия, если долг решено простить.
Над статьей работали:
Автор: Лилия Новикова; редактор: Бурцева Алла
Содержание
- Срок возврата подотчетных сумм
- Как отразить в бухгалтерском учете невозврат подотчетных сумм
- Можно ли удержать невозвращенные подотчетные суммы без согласия работника
- Как удержать из зарплаты подотчетные средства с согласия работника
- Как списать задолженность по возврату неудержанных подотчетных сумм
- Как удержать не возвращенные работником подотчетные суммы при увольнении
Срок возврата подотчетных сумм
Сотрудник обязан отчитаться перед работодателем о выданных ему средствах. В срок, который был установлен руководителем, работник обязан представить авансовый отчет. Работодатель проверяет документ и утверждает его.
Подотчетные средства также необходимо вернуть в сроки, установленные руководителем.
Работник может вернуть деньги наличными в кассу организации или перевести с банковской карты на расчетный счет компании. В последнем случае необходимо указать назначение платежа: «Возврат подотчетных сумм». Это нужно для идентификации платежа и избегания путаницы, ведь на расчетный счет может поступать множество платежей.
Как мы видим, законодательно конкретный срок не установлен. Он складывается из двух периодов:
• на который средства выданы;
• отведенного работодателем на возврат средств.
Как отразить в бухгалтерском учете невозврат подотчетных сумм
Невозвращенными считают:
• суммы, по которым сотрудник не отчитался в установленный срок;
• суммы, по не утвержденным руководителем авансовым отчетам;
• неизрасходованные подотчетные суммы, которые вовремя не были возвращены в кассу организации.
Отражаются такие суммы по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». После эти суммы будут списаны со счета 94:
• в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если сумма может быть удержана из зарплаты сотрудника;
• в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», если удержание из заработной платы невозможно.
Можно ли удержать невозвращенные подотчетные суммы без согласия работника
Удержание без согласия работника невозможно. Законодательство прямо устанавливает, что сотрудник должен быть согласен с суммой и основанием удержания. Только после получения от него такого согласия сумму можно удержать. Если работник не согласен с размером или основанием удержания, получить невозвращенные средства можно будет только через суд (ст. 137 ТК РФ)
Как удержать из зарплаты подотчетные средства с согласия работника
Удержание производится на основании приказа руководителя. Составить его можно в произвольной форме и в срок не позже месяца со дня, когда работник должен был вернуть неизрасходованные деньги. После сотрудника нужно ознакомить с приказом и получить его согласие на удержание. Это может быть отдельный документ или подпись работника в приказе. Если он не согласен или был пропущен месячный срок, удержать средства будет нельзя. Получить их можно будет только в судебном порядке.
Максимально можно удержать 20 процентов от заработной платы, при этом из нее необходимо вычесть сумму НДФЛ (ст. 138 ТК РФ). Если невозвращенная сумма превышает этот размер, производить удержание можно несколько месяцев, пока вся сумма не будет возращена.
Размер удержания из зарплаты по заявлению сотрудника законом не ограничен. Поэтому если сотрудник написал заявление, где просит вас удержать сумму, которая превышает 20 процентов, вы вправе это сделать.
На удерживаемую сумму, которую сотрудник не вернул, не нужно начислять:
1) НДФЛ. Дохода у работника не возникает, так как сумма будет возвращена;
2) страховые взносы, так как будет отсутствовать база для их начисления.
При удержании у компании не возникает как доходов, так и расходов, которые учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль.
Как списать задолженность по возврату неудержанных подотчетных сумм
Причинами списания задолженности сотрудника могут быть:
• компания добровольно отказалась от взыскания долга, в том числе путем его прощения;
• суд отказал во взыскании долга;
• у сотрудника нет имущества, на которое можно было бы обратить взыскание в счет погашения долга;
• истек срок исковой давности.
От того, по каким причинам происходит списание долга, зависит порядок начисления НДФЛ, страховых взносов, учет в составе расходов по налогу на прибыль организации.
Страховые взносы нужно начислять во всех случаях, когда сотрудник не возвращает подотчетные суммы — неважно, по каким причинам это происходит.
Начисления необходимо произвести на наиболее раннюю из дат:
• на дату списания задолженности, если компания приняла решение не удерживать сумму. В том числе это может быть прощение долга;
• на дату истечения месячного срока на удержание невозвращенной суммы из заработной платы, если не было принято решение об удержании в течении этого срока.
НДФЛ также удерживается во всех случаях, когда сотрудник не возвращает остаток подотчетных сумм, причины не имеют значения. Доход у сотрудника будет возникнуть в момент, когда компания списывает задолженность. Исчислить налог нужно на дату получения дохода лицом. Такой датой будет являться наиболее ранняя из дат:
• с которой взыскание стало невозможно (например, истек срок исковой давности);
• принятия руководителем решения об отказе от взыскания, в том числе дата принятия решения о прощении долга.
Удержать НДФЛ нужно за счет любого дохода в денежной форме. При этом сумма удержания не может быть больше 50 процентов от суммы выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ).
Если у работодателя до конца календарного года нет возможности удержать налог, то об этом необходимо письменно уведомить налоговый орган и работника. Сделать это нужно до 25 февраля следующего года. В уведомлении указывается сумма дохода, с которой налог не удержан, и сумма неудержанного НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ).
В налоговом учете задолженность будет признана безнадежной и списана в состав внереализационных расходов. Списание должно происходить на основаниях, предусмотренных п. 2 ст. 266 НК РФ. Среди таких оснований:
• наличие постановления о прекращении исполнительного производства в связи с отсутствием имущества у должника;
• истечение срока исковой давности взыскания. Минфином были даны разъяснения о том, что в такой ситуации применяется общий срок исковой давности — три года (письмо от 08.08.2012 № 03-03-07/37).
В качестве расходов нельзя учесть суммы, не возвращенные сотрудником, если:
• был добровольный отказ компании от взыскания задолженности, в том числе в случае прощения долга;
• суд отказал во взыскании (письмо Минфина РФ от 22.07.2016 № 03-03-06/1/42962).
Сумма учитывается в расходах в текущем налоговом периоде (письмо Минфина РФ от 06.04.2016 № 03-03-06/2/19410).
Начисленные на сумму долга взносы учитывают в целях налогообложения прибыли в любом случае. Это можно сделать, даже если сумма задолженности не была учтена в качестве расхода по налогу на прибыль (пп. 1, 45 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина РФ от 25.08.2023 № 03-03-06/1/81210).
В бухгалтерском учете невозвращенная сумма, которую вы не будете удерживать и взыскивать через суд, признают прочим расходом (п. 11 ПБУ 10/99).
В бухгалтерском учете сделайте следующую запись:
Дт 91.02 — Кт 94 — списана задолженность подотчетного лица.
Если же было принято решение о взыскании суммы в судебном порядке, учитывать ее нужно на счете 73. Если сотрудник уже уволился, то следует учитывать долг на счете 76.
Нужно создать резерв по сомнительным долгам, если есть большая вероятность, что сотрудник не вернет долг (п. 70 положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности).
Списывать такую задолженность можно, если наступают следующие события:
• суд отказал во взыскании долга;
• нет возможности взыскать долг из-за отсутствия имущества у лица или невозможно найти такое имущество;
• истек срок исковой давности.
Такая задолженность будет списана в бухучете за счет средств резерва. Если же резерв не создавался или средств на нем недостаточно, долг будет признаваться прочим расходом.
Если причиной списания является отсутствие имущества или невозможность его найти, то учесть ее нужно на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов». Это необходимо на случай, если ситуация с имуществом изменится и появится возможность получить сумму задолженности.
В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:
• отражен долг работника (уволенного) по подотчету — Дт 73 (76) Кт 94;
• создан резерв по сомнительной дебиторской задолженности — Дт 91.2 Кт 63;
• списана задолженность подотчетного лица (если есть резерв) — Дт 63 Кт 73 (76);
• списана задолженность подотчетного лица (если нет резерва или недостаточно средств) — Дт 91.2 Кт 73 (76);
• списана задолженность в связи с невозможностью взыскания — Дт 007.
Подтверждающими документами могут быть приказы руководителя, бухгалтерские справки, справки-расчеты, соглашение о прощении долга, акт инвентаризации расчетов.
Как удержать не возвращенные работником подотчетные суммы при увольнении
Если вы приняли решение об удержании долга при увольнении, нужно придерживаться общего порядка привлечения сотрудника к материальной ответственности. В противном случае такое удержание может быть признано впоследствии незаконным.
Во-первых, необходимо соблюсти следующие условия:
• сумма не выше среднемесячного заработка сотрудника;
• не прошел один месяц со дня, когда сотрудник должен был вернуть не потраченные средства;
• работник не оспаривает размер и основание удержания.
Удержать из суммы окончательного расчета можно не больше 20 процентов. При соблюдении всех вышеперечисленных условий нужно издать приказ.
Утвержденной формы документа нет, поэтому составляем его в произвольной форме. В нем следует указать:
• данные работника (Ф.И.О. и должность);
• причину издания приказа. В нашем случае это отказ вернуть остаток подотчетных средств;
• распоряжение о привлечении лица к материальной ответственности;
• поручение бухгалтеру о произведении удержания убытка из зарплаты работника при увольнении.
• документы, которые являются основанием для издания этого приказа. Это может быть акт проверки, документы о выдаче средств под отчет, объяснения работника о причинах невозврата и иные документы.
Работника нужно ознакомить под подпись с документом. Он может отказаться поставить подпись, и тогда вы должны или сделать об этом запись в приказе, или составить отдельный документ.
Важно помнить о рисках привлечения работодателя к ответственности в случае нарушения установленных законом ограничений по удержанию и взысканию ущерба. Это может быть административный штраф (ст. 5.27 КоАП РФ), если вы превысили допустимый размер удержания (20 процентов) или удержание было произведено без согласия увольняемого, к примеру. Также это может быть ответственность в виде выплаты процентов по ст. 236 ТК РФ.
Во-вторых, прежде чем производить удержание, необходимо провести служебное расследование. В его ходе должны быть установлены причины возникновения ущерба и его размер. Проведение такой проверки обязательно, иначе сотрудник может в судебном порядке оспорить свое привлечение к ответственности.
В первую очередь необходимо составить акт об отказе вернуть деньги.
Далее нужно издать приказ о проведении служебного расследования. Установленной формы нет, поэтому составьте его в произвольной форме. В документе нужно указать:
• причину проведения процедуры;
• создание комиссии. Нужно указать, кто будет в нее входить, должности этих лиц. Одного человека из состава надо назначить председателем. Проведение расследования комиссией позволит объективно установить причины и размер ущерба;
• обозначить задачи комиссии;
• срок проведения процедуры;
• итоговый документ. Результат расследования должен быть закреплен на бумаге. Лучше для этого составить акт. В случае судебного разбирательства это будет одним из главных доказательств вашей позиции.
Для проведения процедуры понадобятся следующие документы:
• объяснения работника. Запросить их работодатель обязан в силу ч. 2 ст. 247 ТК РФ. Запрос должен быть письменный, так вы сможете доказать, что делали его. Если привлекаемых к ответу сотрудников несколько, запрос нужно направить каждому из них. Лучше указать в нем срок предоставления объяснений, чтобы этот этап не затянулся надолго. Срок не регламентирован, поэтому определить его вы можете самостоятельно. Если работник отказывается от объяснений, нужно составить акт;
• трудовой договор, должностная инструкция;
• могут быть и иные документы.
Дальше нужно установить все обстоятельства, которые привели к материальному ущербу:
• есть ли вина сотрудника;
• есть ли причинно-следственная связь между действиями (бездействием) лица и ущербом;
• есть ли обстоятельства, которые исключают вину работника;
• есть ли документы о выдаче сотруднику подотчетных средств.
Завершающим этапом проверки будет составление акта. Установленной формы нет, поэтому составить его нужно в произвольной форме. В нем рекомендуется указать следующее:
• дату, время и место составления документа;
• данные членов комиссии (Ф.И.О. и должность);
• причину проведения расследования;
• сумму ущерба;
• реквизиты документов, рассмотренных членами комиссии в ходе проверки;
• подробные обстоятельства, которые были выяснены в процессе расследования;
• заключение, где члены комиссии предлагают либо привлечь работника к ответственности, либо не привлекать.
По вашему желанию могут быть указаны и другие сведения.
Вы можете оставить первый комментарий