Путевой лист с первого сентября 2023 года: изменения и образец

Министерство транспорта утвердило новые правила заполнения путевого листа, которые вступят в силу с 1 сентября 2023 года и будут действовать до 1 марта 2029 года (Приказ Минтранса РФ от 05.05.2023 № 159).

Согласно новому порядку допускается оформлять:

• один путевой лист на рейс, если его длительность не превышает продолжительности рабочей смены водителя;
• несколько бумажных листов на одно транспортное средство (ТС) отдельно на каждого водителя, в том числе для каждого следующего водителя после выпуска транспорта на линию;
• один документ на несколько рейсов, если их совершают в течение дня.

Поправки допускают корректировать сведения о водителях, марках, моделях ТС, прицепов и полуприцепов, их регистрационных номерах.

Кроме того, внесены изменение в заполнение отдельных реквизитов, которые представлены в таблице.

Оформлять путевой лист должны организации всех форм собственности и ИП, которые используют ТС для перевозки грузов и пассажиров. При этом транспорт может принадлежать на праве собственности или эксплуатироваться по договору аренды. Лист составляется на каждый автомобиль, который передвигается по дорогам в городском, пригородном и международном сообщениях. Если транспорт не покидает территорию предприятия, лист можно не оформлять.

Документ используют для обоснования расходов на ГСМ, содержания транспортного средства, расчета зарплаты водителей, а также для контроля движения транспорта.

Отметки о техническом состоянии и медосмотре в путевых листах проверяют Минтранс, ГИБДД, Роструд и Росздравнадзор. По требованию полиции водитель предъявляет путевой лист. В случае отказа возможен штраф как для организации, так и для должностного лица (ч. 2 ст. 12.3 КоАП).

Форму бумажного путевого листа нужно разработать и утвердить самостоятельно. В документе должны быть обязательные реквизиты из раздела 1 Приказа Минтранса РФ от 28.09.2022 № 390. Помимо обязательных реквизитов, можно включить и дополнительные, которые учитывают специфику деятельности субъекта. Используемый бланк нужно утвердить в приложении к учетной политике.

Организации и ИП также могут составлять путевой лист в электронном виде. Для этого нужно заключить договор с оператором ЭДО и оформить электронные подписи всем сотрудникам, которые будут заверять своей подписью отметки в листе. Документ оформляется в соответствии с форматом, утвержденным Приказом ФНС РФ от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@. При оформлении электронного документа нужно заполнить все обязательные поля.

Поскольку путевой лист является первичным документом, он должен включать все обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона от 06.12.2011 №402-ФЗ. Заполнение бланка начинается с наименования «Путевой лист» и тип ТС, для которого он составлен, например, «Путевой лист грузового автомобиля».

Нумеровать листы или нет, хозяйствующий субъект решает самостоятельно, поскольку номер не является обязательным реквизитом. Однако для учета рекомендуется вести нумерацию документов в хронологическом порядке.

Срок действия путевого листа организация определяет самостоятельно. Он может оформляться:

• на один день – при коротких однодневных рейсах;
• продолжительность рейса, если его длительность превышает один день;
• на более длительный период независимо от продолжительности рейса, например, на месяц.

Если путевой лист составляется на один день, срок действия вписывают следующим образом: «с 11.07.2023 по 11.07.2023» или «11.07.2023».

Когда же бланк используется для отражения перевозок в течение длительного периода, в нем указывают сведения по всем рейсам. Тогда в реквизите срок действия прописывают дату начала и окончания срока. Например, с «01.07.2023 по 31.07.2023».

Обязательным реквизитом также служит вид перевозок. Среди них выделяют регулярные пассажирские перевозки и перевозки багажа, перевозка грузов, перевозка пассажиров и багажа по заказам или легковым такси, организованная перевозка групп детей автобусами, перевозка для собственных нужд, работа и передвижение специальных ТС.

Кроме того, в путевом листе указывают вид сообщения. Значения каждого из них приведены в таблице.

Если перевозки осуществляются в разных видах сообщения, каждый из них указывают через запятую. К примеру, перевозка грузов в пригородном, междугородном сообщениях.

Порядок заполнения сведений о собственнике или владельце транспорта зависит от субъекта, который использует автомобиль. Так, организация указывает полное наименование, юридический адрес и телефон, ОГРН. Предприниматель же вписывает фамилию, имя, отчество, адрес регистрации по месту жительства, телефон, ОГРНИП.

С первого сентября водитель такси без статуса ИП заполняет в документе Ф.И.О., адрес и ИНН.

Если транспорт арендованный, указывают сведения о его владельце. При аренде без экипажа заполняют данные об арендаторе, поскольку по договору аренды он законный владелец ТС. Когда же автомобиль арендуют с экипажем, то сведение о себе указывает арендодатель, который и составляет лист.

Данные нужно указывать в точности в соответствии с учредительными документами, ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Ошибки в таких реквизитах не позволят точно идентифицировать организацию или ИП. Инспекторы могут не признать документ и снять расходы.

Сведения о транспортном средстве включают:

• тип транспорта, например, легковой или грузовой автомобиль, автобус, трамвай;
• марку и модель автомобиля по данным ПТС;
• регистрационный или инвентарный номер – для троллейбусов или трамваев.

Если грузовой автомобиль эксплуатируется с прицепом, необходимо указать его марку, модель и госномер. Такие сведения должны быть полными и достоверными, чтобы исключить споры с налоговиками.

В путевой лист нужно внести фамилию, имя, отчество водителя — это обязательный реквизит документа. Ошибки в нем могут привести к спорам с инспекцией. Например, если указать Ф.И.О. сотрудника, который по факту не работает в организации, инспекторы могут усомниться в реальности перевозки.

С первого сентября текущего года также обязательным станет вписывать СНИЛС и номер водительского удостоверения.

Если транспорт использует несколько водителей, на каждого из них нужно оформить отдельный путевой лист. Такой порядок определен пунктом 11 Приказа Минтранса РФ от 28.09.2022 № 390.

В документе следует отражать сведения о предрейсовых и послерейсовых медосмотрах водителя. Эти реквизиты включают дату и время медосмотров, подпись медработника и данные лицензии медицинской организации. Медицинские осмотры проходят сотрудники, которые приняты на должность водителя, а также те, чья работа связана с разъездами на служебном автомобиле. Это, например, курьеры, которые доставляют товары на служебном транспорте.

Также обязателен медосмотр для ИП, который самостоятельно управляет ТС.

Если сотрудник не в должности водителя периодически использует личный транспорт для нужд организации, он может не проходить предрейсовый медосмотр. Однако в целях безопасности обследование лучше организовать.

Предрейсовые медосмотры проводят перед началом пути, если его длительность более одного дня, а также перед первой за рабочий день поездкой водителя. После каждой поездки медицинский осмотр должен проводиться либо после рейса, который продолжается более одного дня, либо после последнего рейса в течение дня. Послерейсовые медицинские осмотры требуются только для водителей, которые перевозят пассажиров и опасные грузы.

После завершения предрейсового медицинского осмотра медработник наносит штамп с надписью: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, допущен к исполнению трудовых обязанностей». По результатам же послерейсового осмотра медицинский работник наносит штамп: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Оба штампа подписывают и дополняют расшифровкой. В конце записи указываются дата и время проведения осмотра.

Кроме того, отображают Ф.И.О. медицинского работника, наименование медорганизации, а также серию, номер, дату и срок выдачи ее лицензии. С 1 сентября 2023 года данные о лицензии можно будет не заполнять.

За отсутствие отметок о медосмотре Минтранс, ГИБДД и трудовая инспекция могут оштрафовать организацию.

Технический контроль состояния транспорта обязаны проводить организации и ИП, которые занимаются коммерческими перевозками пассажиров и грузов, а также используют транспорт для личных нужд с целью перевозки людей и имущества автобусами и грузовым транспортом.

Мероприятие осуществляется перед началом выезда автомобиля из гаража и между временем возвращения транспорта и его выездом в новый рейс. Время и продолжительность техосмотра организация определяет самостоятельно.

Контроль вправе осуществлять сотрудник организации, специалист сторонней компании или ИП. Главное, чтобы лицо соответствовало квалификационным требованиям Приказа Минтранса РФ от 31.07.2020 № 282.

Если по результатам осмотра нарушения в техническом состоянии транспорта не выявлены, в путевом листе делается запись: «Выпуск на линию разрешен», ставятся подпись, Ф.И.О., даты и время осмотра.

При обнаружении технических неисправностей ответственный за осмотр отмечает, что выпуск на линию не разрешен. Такой транспорт нельзя отправлять в рейс до устранения нарушений.

Когда на транспорте работают несколько водителей, отметку о предрейсовом контроле нужно ставить в листе водителя, который первым выехал с парковки.

За выпуск автомобиля на линии без проведения технического контроля ГИБДД и Минтранс могут привлечь компанию к ответственности.

В путевом листе также важно указать дату и время выезда и возвращения ТС. Время обозначается четко в часах и минутах. Это подтвердит, что автомобиль используется в служебных целях. В конце отметки заверяют подписью.

Если в путевом листе обозначен выезд транспорта в выходной, нужно документально подтвердить привлечение к работе сотрудника в этот день, иначе инспекторы усомнятся в обоснованности расходов на ГСМ.

Также перед отправкой автомобиля в рейс и его заездом на парковку отражают показания одометра. Разница между значениями – это пробег автомобиля за рейс или смену.

Пробег записывают в полных километрах, а данные по отдельным участкам маршрута должны совпадать с общим километражем. Эти показатели заполняет ответственный сотрудник и заверяет их своей подписью.

Если путевой лист используют несколько водителей, то при передаче транспортного средства новому водителю, его предшественник указывает в документе показания одометра на момент приема-сдачи. Это значение новый водитель укажет в своем листе при выезде.

В случае неисправности одометра его показания невозможно правильно отразить в путевом листе. Тогда в подтверждение поломки нужно составить специальный документ, например, акт о дефектах ТС. Подтвердить расстояние, которое проехал автомобиль, можно с помощью бухгалтерской справки. Документы прилагаются к путевому листу.

Отсутствие показаний одометра не позволят обосновать расходы на ГСМ. Инспекторы могут снять затраты и доначислить налог на прибыль.

Сведения о маршруте движения не являются обязательным реквизитом путевого листа. Однако подробный маршрут поможет подтвердить расход топлива и избежать споров с налоговиками.

В документе нужно указывать начальную, промежуточную и конечную точку пути. Адрес записывается с номерами дома, офиса, строения. Также отражается время выезда, прибытия и километраж на протяжении маршрута следования.

Дополнительно можно обозначить контрагента и мероприятие, куда следует транспорт. Все данные должны быть реальными.

Недопустимо использовать формулировки «поездки по городу», «по заданию руководителя». Они не позволят определить цели следования автомобиля.

Подпись – обязательный реквизит любого первичного документа. Поэтому он должен быть и в путевом листе. Документ подписывают водитель, медработник и ответственный за проведение технического контроля ТС сотрудник. Если в листе производится расчет зарплаты водителя, бухгалтер заверяет его своей подписью.

Бумажный бланк подписывается собственноручными подписями с расшифровками, а электронный – с использованием УКЭП, неквалифицированной ЭЦП или сертификата ключа проверки, созданного на госуслугах. При этом ЭЦП должны быть у каждого сотрудника, который заверяет документ.

Что касается печати или штампа, организация определяет, ставить их в путевом листе или нет. Их наличие обязательным не является.

Порядок заполнения путевого листа зависит от того, на какое ТС документ составляется, например, на легковой, грузовой автомобили или автобус.

На лицевой стороне путевого листа легкового автомобиля приводят срок действия документа, наименование организации, сведения о транспорте и водителе, результаты медицинского и технического осмотра. Перед отправлением в рейс указывают время выезда и показания одометра. Аналогичные показатели вписывают в документ после завершения поездки.

Далее рассчитываются нормативный и фактический расход топлива. После их сравнения фиксируют экономию или перерасход.

На оборотной стороне бланка приводится подробный маршрут движения автомобиля и общий километраж. Также здесь может быть отражен расчет зарплаты водителя.

В путевых листах грузовых и специальных автомобилей также указывают данные о работе отдельных механизмов, прицепов и полуприцепов.

Образцы заполнения путевых листов можно скачать по ссылке.