Если компания перевозит легковым автомобилем пассажиров, багаж или грузы, она обязана оформлять путевые листы. С 1 сентября 2023 делать это нужно по-новому. Из нашей статьи вы узнаете, какие изменения произошли, какие нюансы нужно учитывать при заполнении листа. Кроме того в ней доступны для скачивания новый бланк документа и образец его заполнения.
Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла
Содержание
- Нужен ли путевой лист на легковой автомобиль
- Новая форма путевого листа легкового автомобиля в 2025 году
- Заполнение путевого листа легкового автомобиля
- Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля
- Скачать бланк путевого листа легкового автомобиля
- Штраф за отсутствие путевого листа легкового автомобиля
- Срок путевого листа легкового автомобиля
Нужен ли путевой лист на легковой автомобиль
Оформление путевого листа обязательно, если компания осуществляет перевозки легковыми автомобилями пассажиров, багажа, грузов (ч. 1 ст. 6 Закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» от 08.11.2007 № 259-ФЗ).
Безопаснее оформить путевой лист и в тех случаях, когда компания использует автомобиль для перевозки грузов или других лиц для собственных нужд. Это связано с тем, что на организации, осуществляющие перевозки для собственных нужд, без заключения договоров, распространяются обязанности, предусмотренные для лиц, эксплуатирующих транспортные средства (п. 3 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 № 26, Письмо Минтранса России от 17.03.2017 № 03-525ПГ).
Путевой лист может понадобиться:
- для предоставления его водителем сотрудникам полиции по их требованию (п. 2.1.1 Правил дорожного движения);
- подтверждения расходов, связанных с эксплуатацией транспортного средства, в частности затрат на ГСМ (Письма Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161, от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354, УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 № 16-15/116577@);
- начисления заработной платы водителям (п. 14 ст. 2 Закона № 259-ФЗ);
- подтверждения использования работником личного автомобиля в служебных целях для обоснования выплаты ему компенсации за использование личного имущества (Письма Минфина России от 13.04.2007 № 14-05-07/6, МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419@);
- подтверждения расходов на ГСМ, зарплату водителей при аренде машины.
Новая форма путевого листа легкового автомобиля в 2025 году
С 1 марта 2023 вступил в силу Приказ Минтранса России от 28.09.2022 № 390. Им утвержден новый состав сведений путевого листа, а также порядок его оформления.
Из числа обязательных сведений исключено наименование и номер документа. Данные о собственнике (владельце) ТС заменены на сведения о юрлице или ИП, которые оформили путевой лист. Тот же состав сведений предусмотрен новой редакцией Закона № 259-ФЗ.
В Приказе № 390 расписано, какую именно информацию нужно указывать о виде перевозки и виде сообщения.
Документ разрешено оформлять не только на бумаге, но и в электронном виде. В электронном путевом листе медработник заверяет отметки о медосмотре усиленной квалифицированной электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью, которая создана на Госуслугах.
Теми же подписями заверяются отметки:
- о дате, времени выпуска транспортного средства на линию, а также о дате, времени и результате предрейсового контроля технического состояния;
- о дате, времени, показаниях одометра при выезде транспортного средства с парковки и заезде на нее. Эти же отметки заверяют при передаче авто последующему водителю в случае, когда на машину оформляют несколько путевых листов на каждого водителя.
В первом случае подпись ставит работник, который отвечает за техническое состояние и безопасную эксплуатацию автомобиля, во втором – тот, кого назначит руководитель (ИП).
С 1 сентября 2023 года вступили в силу поправки Приказа № 390 ( Приказ Минтранса России от 05.05.2023 № 159). Новые правила заполнения путевого листа будут действовать до 1 марта 2029 года.
Согласно новому порядку допускается оформлять:
- один путевой лист на рейс, если его длительность не превышает продолжительности рабочей смены водителя;
- несколько бумажных листов на одно транспортное средство (ТС) отдельно на каждого водителя, в том числе для каждого следующего водителя после выпуска транспорта на линию;
- один документ на несколько рейсов, если их совершают в течение дня.
Поправки допускают корректировать сведения о водителях, марках, моделях ТС, прицепов и полуприцепов, их регистрационных номерах.
Кроме того, внесены изменение в заполнение отдельных реквизитов, которые представлены в таблице.
| Реквизит | После 01.09.2023 | До 01.09.2023 |
| Сведения об оформившем путевой лист лице | Если путевой лист оформил водитель такси, который не является ИП, в документе указывают его фамилию, место жительства, номер телефона и ИНН | Не установлен |
| Показания одометра | Нужно заполнять показания при возвращении транспорта после выполнении последнего заказа такси | Не установлен |
| Сведения о водителе | В отношении всех водителей необходимо заполнять реквизиты водительского удостоверения и СНИЛС | Указание таких данных не требуется |
| Сведения о медосмотре | Исключено требование указывать информацию о лицензии | Необходимо заполнить данные лицензии медорганизации |
| Разработали правила для дистанционных медосмотров | Отсутствует порядок удаленных медосмотров | |
| Отметки о контроле технического состояния, дате выезда и возвращения ТС, показания одометров | Отметки может заверять водитель такси | Порядок не закреплен |
Заполнение путевого листа легкового автомобиля
С 01.03.2023 при заполнении путевого листа следует руководствоваться Составом сведений и порядком оформления, утвержденных Приказом № 390.
На каждое транспортное средство оформляется один документ. Если один легковой автомобиль используется посменно разными водителями, можно оформить несколько путевых листов – отдельно на каждого водителя.
В путевом листе нужно отразить сведения.
1. О сроке действия. При оформлении документа:
- на один день – нужно указать дату (число, месяц, год), когда можно его использовать;
- более чем на один календарный день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого можно использовать документ.
2. О лице, оформившем путевой лист. Юрлица указывают:
- полное наименование компании;
- адрес;
- номер телефона;
- ОГРН.
ИП:
- фамилию, имя, отчество (при наличии),
- адрес регистрации по месту жительства,
- номер телефона,
- ОГРНИП.
Водитель такси без статуса ИП:
- фамилию, имя, отчество (при наличии),
- адрес регистрации по месту жительства,
- номер телефона,
- ИНН.
3. О транспортном средстве. В документ нужно внести:
- тип, марку, модель автомобиля, а если он используется с прицепом (полуприцепом) — также его марку и модель;
- государственный регистрационный номер авто, а также прицепа, если оно используется с прицепом;
- дату (число, месяц, год), время (часы, минуты), результат предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства, если он обязателен по законодательству РФ;
- дату, время выпуска машины на линию и ее возвращения;
- показания одометра (полные километры пробега) при выпуске на линию, при возвращении с линии по завершении последнего рейса или при выполнении последнего заказа легкового такси физлицами, а также при приеме-сдаче авто последующему водителю (если оформляется или формируется несколько бумажных путевых листов на одно транспортное средство).
4. О водителе. В документе нужно прописать:
- фамилию, имя, отчество;
- серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения;
- СНИЛС;
- дату, время, результат предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медосмотра водителя, если обязательность проведения осмотра предусмотрена законодательством РФ.
5. О виде перевозки. Указывается вид перевозки:
- коммерческая перевозка;
- перевозка для собственных нужд. Под видом перевозки «перевозка для собственных нужд» следует понимать перевозку пассажиров и грузов собственными силами без заключения договоров перевозки или фрахтования;
- работа специальных транспортных средств.
Коммерческой перевозкой считается (ст. 5 Закона № 259-ФЗ, пп. 1 п. 7 Приказа № 390):
- регулярная перевозка пассажиров и багажа;
- перевозка грузов по договору перевозки грузов или договору фрахтования (в том числе по договору аренды транспортного средства с экипажем);
- перевозка пассажиров и багажа по заказу перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
- организованная перевозка групп детей автобусами (если она осуществляется по договору фрахтования). Ее правила установлены Постановлением Правительства РФ от 23.09.2020 № 1527. При перевозке группы детей нужно указывать вид перевозки «организованная перевозка группы детей автобусом». Не указывается «перевозка пассажиров и багажа по заказу» или «перевозка для собственных нужд» (Письмо Минтранса России от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ).
6. О виде сообщения. Указывается вид сообщения (ст. 4 Закона № 259-ФЗ, п. 8 Приказа № 390):
- городское — при перевозке в границах населенного пункта;
- пригородное — при перевозке между населенными пунктами на расстояние до 50 км включительно между их границами;
- междугородное — при перевозке между населенными пунктами на расстояние более 50 км между их границами;
- международное — при осуществлении перевозки за пределы РФ или на территорию РФ с пересечением госграницы (в том числе транзитом).
Если перевозка осуществляется в разных видах сообщения, их указывают через запятую.
Законодательство не устанавливает, в какой последовательности при оформлении путевого листа нужно проводить предрейсовый медосмотр и предрейсовый или предсменный технический контроль (Письмо Минтранса России от 08.04.2019 № ДЗ-531-ПГ). Можно проводить их в любой очередности.
Отметки о дате, времени и результате предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медосмотров водителей делает медработник. Когда оформляется бумажный документ, он заверяет данные собственноручной подписью. При формировании электронного листа, информация заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Указываются фамилия, имя, отчество медработника, наименование медорганизации, если он состоит в штате.
По результатам осмотра медработник выносит заключение о состоянии водителя (п. 13 Приказа № 390, п. п. 18, 19 Порядка проведения предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров, утвержденного Приказом Минздрава России от 30.05.2023 N 266н):
- если по результатам предсменного, предрейсового медосмотра вынесено заключение о том, что нет признаков воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и его остаточных явлений, проставляется отметка «прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен»;
- если по результатам послесменного, послерейсового медосмотра вынесено заключение о том, что нет признаков воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов на здоровье работника, острого профзаболевания, отравления или признаков алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения, проставляется отметка «прошел послесменный, послерейсовый медицинский осмотр».
Если рейс длится более одного дня, отметки о предрейсовом и послерейсовом медосмотрах ставятся перед рейсом и после него. Если водитель совершает один рейс и более в течение рабочего дня, отметки ставятся перед первым рейсом и после последнего рейса (Письмо от 08.04.2019 № ДЗ-531-ПГ). Эти разъяснения касаются утратившего силу Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152, но полагаем, что ими можно руководствоваться и в настоящее время.
Предрейсовый или предсменный контроль технического состояния транспортного средства проводит должностное лицо, ответственное за техническое состояние и безопасную эксплуатацию. Его назначает руководитель компании. Ответственный работник указывает дату и время выпуска транспортного средства на линию, дату, время, результат предрейсового или предсменного контроля. Если готовится документ на бумажном носителе, работник заверяет данные собственноручной подписью, а если формируется электронный путевой лист, он использует УКЭП или УНЭП. Кроме того, работник приводит фамилию, имя и отчество. По результатам контроля проставляется отметка «выпуск на линию разрешен» или «выпуск на линию не разрешен».
Если водители работают посменно на одном автомобиле, контроль проводится до начала рейса или смены (рабочего дня) водителя, который первым выезжает с парковки (п. 5 Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утвержденного Приказом Минтранса России от 15.01.2021 № 9).
Не обязаны проводить предрейсовый контроль технического состояния транспортного средства компании, которые используют легковые автомобили для собственных нужд (п. 2 ст. 20 Закона «О безопасности дорожного движения» от 10.12.1995 № 196-ФЗ, Определение ВС РФ от 22.04.2016 № 301-КГ16-3321). Обязанность проводить предрейсовый технический контроль автомобиля у компании или ИП есть только при перевозке грузов, в том числе для собственных нужд компании грузовыми автомобилями или пассажиров, включая случаи перевозки сотрудников организации автобусами.
Показания одометра, даты, время при выезде транспортного средства с парковки, а также при заезде на нее проставляет уполномоченное лицо, назначенное руководителем. Если документ составляется на бумажном носителе, это лицо заверяет его собственноручной подписью, а если формируется электронный путевой лист, потребуется УКЭП или УНЭП. Кроме того, ответственное должностное лицо указывает ФИО.
Если на одно транспортное средство оформлено несколько путевых листов (на каждого водителя), при его приеме-сдаче последующему водителю дату, время и показания одометра проставляет и заверяет собственноручной подписью уполномоченное лицо или водитель, принимающий транспортное средство. Они должны указать свои фамилию, имя и отчество. Если формируется электронный документ, отметки заверяются УКЭП или УНЭП уполномоченного лица с указанием ФИО.
Рекомендуем также указать в документе все пункты следования легкового автомобиля и отразить расход горючего в полном объеме исходя из показателей приборов.
С 01.03.2023 обязанность вести журнал учета движения путевых листов не предусмотрена нормативными актами. Вместе с тем целесообразно регистрировать в журнале их выдачу и возврат. Его можно вести как в бумажной, так и в электронной форме. При ведении журнала на бумажном носителе, его страницы должны быть прошнурованы и пронумерованы. Электронный журнал рекомендуем заверять УКЭП. Также целесообразно предусмотреть возможность его печати на бумаге.
Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля
По ссылке можно скачать Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля
Скачать бланк путевого листа легкового автомобиля
Бланков путевых листов легковых автомобилей, обязательных к применению, нет. За основу можно взять унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Разработанную форму нужно закрепить в учетной политике компании.
Путевой лист должен содержать следующее.
1. Обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, в частности наименование документа и дату его составления.
2. Сведения, перечисленные в ч. 3 ст. 6 Закона № 259-ФЗ. С 01.03.2023 их состав утвержден Приказом № 390. До указанной даты действует Приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368. В частности, это сведения о:
- сроке действия документа;
- лице, оформившем путевой лист;
- транспортном средстве;
- водителе (водителях);
- виде перевозки;
- виде сообщения.
Разрешено указывать дополнительные сведения, которые отражают особенности деятельности компании (ч. 4 ст. 6 Закона № 259-ФЗ).
По ссылке можно скачать Бланк путевого листа легкового автомобиля , разработанный нашими специалистами и доступный для заполнения.
Штраф за отсутствие путевого листа легкового автомобиля
Ответственность за управление транспортным средством водителем, не имеющим при себе путевого листа, предусмотрена ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ. Правонарушителю может быть объявлено предупреждение или назначен штраф в размере 500 рублей.
Оштрафовать могут не только за отсутствие путевого листа, но и за нарушение правил его оформления. Так, согласно ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ за нарушение требований медицинского осмотра водителя (отсутствие на документе соответствующей отметки медика):
- компанию могут оштрафовать на 30 тыс. рублей;
- а ее должностных лиц – на 5 тыс. рублей.
Штрафы такого же размера предусмотрены ч. 3 ст. 12.31.1 за нарушение требований о проведении предрейсового контроля технического осмотра транспортного средства.
В примечании к ст. 12.31.1 КоАП РФ отмечено, что лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, несут наказание по данной статье как юрлица. Это значит, что ИП, у которых путевой лист составлен с нарушениями требований медицинского осмотра водителя или технического осмотра автомобиля, могут быть оштрафованы на 30 тыс. рублей.
Срок путевого листа легкового автомобиля
Путевой лист оформляется:
- на один день, если водитель совершает один или несколько рейсов в течение смены (рабочего дня) в пределах одного дня;
- на срок, соответствующий длительности рейса, если он превышает продолжительность смены (рабочего дня), либо на срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день.
В Приказе № 390 сказано, путевой лист должен быть оформлен или сформирован до выпуска транспортного средства на линию. В сведениях о транспортном средстве указывается дата и время выпуска транспортного средства на линию и его возвращения. Официальных разъяснений пока нет. Думается, что путевой лист нужно оформлять на один день, если автомобиль выезжает с парковки и возвращается на нее в пределах одного дня. Например, водитель легкового автомобиля возит сотрудников компании в течение рабочего дня.
Если же автомобиль выезжает с парковки в один день, а возвращается на следующий день, например, когда нужно встретить сотрудников компании с ночного авиарейса или через несколько дней, тогда документ оформляют на необходимое количество дней.
