Путевой лист – один из важнейших документов любого юрлица, независимо от того, специализируется ли его бизнес на перевозках или нет. Для любого транспорта, грузового или легкового, нужно обязательно оформлять путевку, ведь она является подтверждением того, что автомобиль технически исправен, а водитель здоров и имеет право выехать из гаража, в том числе по собственным нуждам компании.
Над статьей работали:
Автор: Чистякова Людмила; редактор: Чапис Елена
Содержание:
- Зачем нужен путевой лист
- Можно ли ездить без путевого листа
- Виды путевых листов грузового автомобиля
- Как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля в 2025 году
- Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля
- Скачать бланк путевого листа грузового автомобиля
Зачем нужен путевой лист
Все юрлица и ИП обязаны оформлять путевые листы. Это требование распространяется также на фирмы, чей бизнес связан с грузовыми, пассажирскими перевозками, а также на тех, кто предоставляет ТС в аренду вместе с экипажем. При аренде авто без экипажа обязанность иметь в наличии путевку возлагается на арендатора.
Значение путевки в сфере перевозок нельзя недооценивать. Этот документ необходим для подтверждения:
– надлежащего технического состояния авто;
– способности водителя управлять ТС. Для этого на путевом листе проставляют отметку о медосмотрах;
– маршрута следования машины и обоснованности пробега;
– расходов на служебные ТС, затрат в связи с эксплуатацией арендованных авто. Издержки на содержание парка служебных машин, на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК, при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные Минтрансом, может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ (письма Минфина РФ от 21.06.2023 № 03-03-06/1/57550, от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161). Запросить путевой лист инспекторы ИФНС вправе и для подтверждения использования арендованного ТС в производственной деятельности компании-арендатора (письмо УФНС по городу Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.1);
– количества отработанного водителем времени. Также путевой лист служит основанием для начисления водителю зарплаты, а в ряде случаев и для подтверждения труда водителя в сверхурочное время (Постановление Верховного Суда РФ от 31.07.2009 № 18-АД09-8).
Можно ли ездить без путевого листа
Все организации и ИП, которые эксплуатируют ТС, должны оформлять путевки, если:
— перевозят пассажиров, багаж или грузы и используют при этом свои автомобили;
— передают авто в аренду с экипажем;
Если же организация использует автомобиль для собственных нужд, лучше оформить соответствующий документ. На этот факт указывают данные из официальных источников, как то:
— пункт 10 Приказа Минтранса РФ от 28.09.2022 № 390;
— пункт 3 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 № 26;
— письмо Минтранса РФ от 17.03.2017 № 03-525ПГ
Остается единственный вариант, когда водитель находится в машине один, то есть нет пассажиров и каких-либо грузов. Похоже, что этот случай недостаточно четко урегулирован законодательством. Тем не менее, учитывая неоднозначность этого вопроса, вряд ли при возникновении спора с контролирующими органами они будут обращать внимание на этот пробел в законе. Поэтому не оформлять путевой лист в этом случае весьма рискованно.
В случае нарушения предусмотрены следующие виды ответственности.
При отсутствии путевых листов:
1. Административная:
— предупреждение или штраф в размере 500 рублей для водителя (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ);
— штраф в размере от 5 до 10 тыс. рублей для должностных лиц (ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ);
2. Налоговая:
— штраф от 10 тыс. рублей до 20 процентов от размера неуплаченного налога, но не меньше 40 тыс. рублей. Это касается организаций.
При отсутствии отметок о медосмотрах и техническом контроле грозят штрафы в размере (ч. 2, 3 ст. 12.31.1, ст. 23.3, 23.36 КоАП РФ):
— 3 тыс. рублей для водителя;
— 5 тыс. рублей для должностных лиц;
— 30 тыс. рублей для организации.
При отсутствии отметок об обязательном медосмотре в начале рабочего дня, в случае выявления Рострудом (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ):
— для должностных лиц и ИП — от 15 до 25 тыс. рублей;
— организаций — от 110 до 130 тыс. рублей.
Если отсутствие отметки о медосмотре выявил Росздравнадзор (11.32 КоАП):
— для должностных лиц — от 2 до 3 тыс. рублей;
— для организаций и ИП — от 30 до 50 тыс. рублей.
Если отсутствие листа или его неверное оформление привело к неуплате (неполной уплате) налога на прибыль, предусмотрен штраф 20 процентов от неуплаченной суммы налога или 40 процентов при умышленном деянии (122 НК РФ).
Виды путевых листов грузового автомобиля
Унифицированная форма путевого листа на законодательном уровне не утверждена. Компания должна самостоятельно разработать и утвердить шаблон, который она будет применять в своей деятельности.
За основу можно взять один из видов путевки, утвержденные Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78, которые различаются в зависимости от способов оплаты труда водителя, по форме:
– № 4-С — для сдельной оплаты;
– № 4-П — для повременного тарифа.
Как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля в 2025 году
Нельзя использовать бланки путевок № 4-П и 4-С в виде, приведенном в альбоме унифицированных форм. Для того чтобы эти формы соответствовали современным требованиям, их нужно дополнить обязательными реквизитами согласно:
– статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – закон № 402-ФЗ). Обязательные реквизиты из этого закона необходимы бухгалтеру, чтобы документ приобрел признаки первичного. Компания сможет по первичному документу учесть транспортные расходы;
– Приказу Минтранса РФ от 28.09.2022 № 390. Новый состав сведений путевого листа, утвержденный данным НПА, нужно учитывать при оформлении путевок в период с 1 марта 2023 года до 1 марта 2029 года. Соблюдение всех обязательных реквизитов из этого документа дает право на эксплуатацию автомашины.
Путевка, оформленная по закону № 402-ФЗ, обладает признаками первичного документа, если содержит следующие реквизиты:
– наименование;
– дату составления;
– наименование компании-составителя;
– содержание факта хозяйственной жизни;
– величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни в единицах измерения;
– должность лица, совершившего сделку или операцию, и лица, ответственного за ее оформление. Либо наименование должности ответственного за оформление свершившегося события лица;
– подписи названных лиц с указанием Ф.И.О. либо иных реквизитов, необходимых для их идентификации.
В 2024 году новые требования к порядку оформления путевых листов не появились. Путевки надо заполнять с учетом новшеств, которые вступили в силу в 2023 году.
С марта 2023 года путевой лист нужно оформлять с учетом следующих требований:
1) из документа исключили наименование и номер путевого листа;
2) вместо сведений о собственнике (владельце) машины нужно указывать данные о лице, оформившем путевой лист;
3) в путевке должна быть информация:
- о сроке действия путевого листа – дата (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован. В случае если путевой лист оформляется более чем на один календарный день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован;
- лице, оформившем путевой лист. Для юрлица это название, адрес номер телефона, ОГРН, для ИП – Ф.И.О., адрес регистрации по местожительству, номер телефона, ОГРН;
- самом ТС, в том числе:
– тип автомобиля, ее марку и модель согласно паспорту, а в случае, если авто используется с прицепом (полуприцепом) — марку и модель прицепа (полуприцепа);
– госномер ТС. В случае если автомашина используется с прицепом (полуприцепом) – его регистрационный номер;
– дата (число, месяц, год), время (часы, минуты) и результат проведения предрейсового или предсменного контроля техсостояния машины – если обязательность их проведения предусмотрена законом;
– дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска ТС на линию и его возвращения;
– данные одометра – полные километры пробега.
При этом если по действовавшему ранее приказу в случае оформления нескольких путевых листов на одно ТС (на каждого водителя) перечисленные сведения при выезде на линию вносились в путевой лист первого водителя, а при возвращении на стоянку – в путевой лист последнего водителя, то по новым правилам подобные сведения должны указываться в путевке каждого водителя.
При каждом приеме-сдаче ТС в путевой лист должны вноситься данные одометра с датой и временем, а водитель, который заступает в рейс, должен будет эти сведения заверить — правда, только при оформлении путевого листа в бумажном виде. Если речь идет об электронном формате, показания одометра удостоверяются ЭП уполномоченного лица;
- водителе автомашины:
– Ф.И.О.;
– дата (число, месяц, год), время (часы, минуты), результат проведения предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового врачебного осмотра – если обязанность их проведения предусмотрена законом; - виде перевозки:
а) коммерческие перевозки — это перевозки пассажиров на основании ГПД, перевозки или фрахтования грузов по договору перевозки, осуществляемые юрлицами и ИП;
б) для своих нужд — перевозка пассажиров и грузов собственными силами, без договоров перевозки или фрахтования. Такой вывод следует из письма Минтранса РФ от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ;
6) виде сообщения. Перевозки пассажиров и багажа, грузов осуществляются в городском, пригородном, междугородном, международном сообщении.
При этом:
а) городское сообщение – перевозка в границах населенного пункта;
б) пригородное – перевозка между населенными пунктами до 50 км включительно между их границами;
в) междугородное – перевозка между населенными пунктами более 50 км между их границами;
г) международное – перевозка за пределы РФ или на территорию РФ с пересечением госграницы (в том числе транзитом).
Если перевозка связана с разными видами сообщения, их нужно перечислять через запятую.
Собственник или владелец авто может отразить в путевом листе дополнительные сведения.
С первого сентября 2023 года действует ряд изменений, внесенных Приказом Минтранса РФ от 05.05.2023 № 159:
– в сведениях о водителе, помимо прочего, нужно указать СНИЛС, а также серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения;
– появилось право оформить один путевой лист на один рейс, если его длительность больше рабочего дня или смены водителя (водителей), либо на несколько рейсов, если в течение рабочего дня или смены у водителя ряд рейсов;
– разрешили изменять данные о водителях, марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах, если путевка была сформирована электронно.
Путевой лист также претерпел изменения в сведениях об осмотрах водителей медработниками.
Данные о лицензии медучреждения необходимо указывать с 1 марта 2023 года, но с 1 сентября 2023 года заниматься этим необязательно. К тому же на случай медосмотра водителей в дистанционном формате правительство примет основные правила для отметки в путевом листе.
Отметки о медосмотре в электронном путевом листе медработник заверяет УКЭП или УНЭП, которая создана на госуслугах. Теми же подписями заверяют отметки:
– о дате и времени выпуска ТС на линию, а также о дате, времени и результате предрейсового контроля техсостояния;
– дате, времени и данных одометра при выезде машины с парковки и заезде на нее. Эти же отметки заверяют при передаче авто следующему водителю в случае, если на ТС оформляют несколько листов для каждого водителя.
В первом случае подпись ставит сотрудник, отвечающий за техсостояние и надлежащее использование ТС, во втором – тот, кого назначит руководитель (ИП).
Кроме того, с 1 сентября 2023 года перед рейсом и после, а также в течение рабочего дня, разрешено проведение дистанционных медосмотров с использованием медицинских изделий, обеспечивающих автоматизированную дистанционную передачу сведений о здоровье водителей и его дистанционный контроль. При этом водитель должен не менее двух раз в год очно проходить химико-токсикологические исследования на наличие в организме наркотиков, психотропных средств и их метаболитов.
В настоящее время власти переводят в электронный вид документы, используемые в деятельности компаний и ИП. Не обошли своим вниманием чиновники и сферу грузоперевозок. Напомним, что с 2022 года в оборот была внедрена электронная транспортная накладная, а с 2023-го – электронные путевые листы для пассажирских и грузовых перевозок.
С первого марта 2023 года Минтранс разрешил использовать не только бумажный, но и электронный путевой лист. Формат электронной путевки утвержден Приказом ФНС РФ от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@. Вместе с тем в новых требованиях подчеркнуто, что если путевой лист применяется при приеме груза для перевозки, для проверки его предъявляют грузоотправителю в электронном виде либо на бумаге.
В 2024 году власти намерены продолжить переход на ЭДО в области грузоперевозок. Так, в I квартале 2024 года запланирован запуск приложения «МП Авто» для автогрузоперевозчиков. Кроме того, в планы входит интеграция электронных перевозочных документов с госуслугами. Цель этой меры – реализовать возможность предъявления документов в виде динамического QR-кода в приложении «МП Авто».
Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля
Примеры заполненных путевок № 4-С и 4-П, используемых при грузоперевозках в 2025 году, скачивайте по ссылкам, расположенным ниже:
– форма № 4-C;
– форма № 4-П.
