Проведение инвентаризации товарно-материальных ценностей

К объектам инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ) относят:
• товары,
• материалы,
• готовую продукцию,
• другие аналогичные ценности.

При проведении инвентаризации при ликвидации или реорганизации компании и годовой инвентаризации проверяют (п. 1.3 методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49, далее – методические указания):
1. ТМЦ, которые принадлежат компании:
• и находятся на складе;
• находятся в пути;
• переданы по договору хранения;
• переданы для выполнения работ;
• отгружены покупателю, но право собственности на них сохранилось за компанией;
• переданы на реализацию по посредническим договорам.
2. Матценности, не принадлежащие компании, но числящиеся в бухучете, в частности:
• приняты на ответственное хранение (получены по договору хранения; •обоснованно не принятые ценности, полученные от поставщика; •ценности, приобретенные для комитента и так далее);
• приняты для переработки;
• получены для реализации по посредническим договорам.

В остальных обязательных случаях проводят, как правило, выборочную инвентаризацию. Например, при смене материально ответственного лица проверяют только те ценности, которые находятся у него в подотчете. Или проводят инвентаризацию лишь в тех местах хранения, где выявлена порча имущества.

Дополнительную инвентаризацию ТМЦ можно проводить в любое время. Обычно ее цель – контроль сохранности имущества. Такая инвентаризация может быть как сплошной, так и выборочной.

В ходе инвентаризации ТМЦ проверяют фактическое наличие материально-производственных запасов. Комиссия в присутствии заведующего складом и других материально ответственных лиц производит обязательный пересчет, перевешивание или перемеривание запасов (пп. 2.7, 3.17 методических указаний).

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей можно определять на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ТМЦ.

Вес или объем навалочных материалов (песка, гравия) можно определять по данным обмеров и технических расчетов, которые прикладывают к инвентаризационной описи (абз. 3, 4 п. 2.7 методических указаний).

При проверке большого количества весовых ТМЦ один из членов комиссии и материально ответственное лицо ведут раздельно ведомости отвесов. В конце рабочего дня данные ведомостей сверяют и итог вносят в опись. Ведомости отвесов прилагают к инвентаризационной описи (абз. 4 п. 2.7 методических указаний).

Если материально-производственные запасы поступают во время проведения проверки, то их принимают материально ответственные лица в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуют после инвентаризации. Поступившие ценности заносят в отдельную опись. В ней указывают дату поступления, наименование поставщика, дату и номер приходного документа, наименование товара, количество, цену и сумму, а на приходном документе делают отметку: «После инвентаризации» — со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности (п. 3.18 методических указаний).

В исключительных случаях с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера компании в процессе инвентаризации возможет отпуск запасов. Материально ответственные лица делают это в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Отпущенные ценности заносят в отдельную опись, а в расходных документах делают отметку за подписью председателя инвентаризационной комиссии (п. 3.19 методических указаний).

Инвентаризацию товаров на складе осуществляют в порядке, указанном выше для инвентаризации материально-производственных запасов, находящихся в организации.

При инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути или на складах других организаций, отгруженных покупателю, выручка по которым еще не признана, проверяют обоснованность сумм, отраженных на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

Предварительно необходимо убедиться, не числятся ли на этих счетах не подтвержденные документами или своевременно несписанные суммы. Например, фактически полученные материалы числятся как материалы в пути и так далее (п. 3.20 методических указаний).

Осуществлять проверку вправе постоянно действующая инвентаризационная комиссия или рабочая инвентаризационная комиссия (п. 2.2 методических указаний). Рабочие комиссии создают при большом объеме работ, чтобы одновременно поверить наличие всего имущества компании. При небольшом объеме работ отдельную комиссию можно не создавать, а провести опись силами ревизионной комиссии, если она есть в компании.

Персональный состав комиссии определяет руководитель компании. Как правило, в нее входят не менее трех человек. В состав, как правило, включают:
• работников администрации;
• специалистов бухгалтерии;
• сотрудников юридической службы;
• специалистов службы внутреннего аудита;
• сотрудников других подразделений компании – в зависимости от вида проверяемых ТМЦ.

Членами комиссии в случае необходимости могут быть и сторонние специалисты (например, независимые аудиторы, оценщики).

Председателем комиссии обычно назначают заместителя генерального директора или руководителя одного из подразделений компании.

Материально ответственные лица в состав комиссии не входят, однако они обязаны присутствовать при проведении инвентаризации (пп. 2.8, 2.10 методических указаний).

При инвентаризации ТМЦ в организации следует оформить немало документов. Для начала руководитель компании издает приказ о сроках проведения проверки, о составе комиссии и имущества, подлежащего пересчету.

В ходе инвентаризации сведения о фактическом наличии материальных ценностей заносят в инвентаризационные описи (акты инвентаризации). Можно самостоятельно разработать формы таких описей или использовать унифицированные формы, в частности:
• инвентаризационную опись ТМЦ (форма № ИНВ-3);
• акт инвентаризации отгруженных товаров (форма № ИНВ-4);
• инвентаризационную опись ТМЦ, принятых на ответственное хранение (форма № ИНВ-5);
• акт инвентаризации ценностей, находящихся в пути (форма № ИНВ-6).

Акты инвентаризации составляют отдельно по каждому месту нахождения ценностей и материально ответственному лицу как минимум в двух экземплярах – для бухгалтерии и для материально ответственного лица (пп. 1.3, 2.5 методических указаний).

При обнаружении расхождений между данными бухучета и данными инвентаризации составляют сличительные ведомости (п. 4.1 методических указаний). Форму сличительной ведомости можно разработать самостоятельно либо использовать унифицированную форму № ИНВ-19.

Результаты проверки обобщают в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией. Можно разработать свой бланк, а можно использовать типовую форму № ИНВ-26.

Обязательной к применению формы приказа о проведении инвентаризации ТМЦ нет. Для оформления задания по проведению проверки можно использовать:
• унифицированную форму № ИНВ-22;
• форму, разработанную в компании.

В документе следует указать:
• дату составления и номер;
• персональный состав комиссии (Ф.И.О. и должность председателя и членов);
• перечень проверяемых активов (например, материалы, полуфабрикаты, готовая продукция, товары);
• объем проверки (сплошная или выборочная);
• сроки и правила проведения инвентаризации;
• причину инвентаризации (контрольная проверка, переоценка и так далее);
• дату, не позднее которой материалы по инвентаризации необходимо представить в бухгалтерию.

Образец приказа о проведении инвентаризации ТМЦ можно скачать по ссылке.

Приказ подписывает руководитель организации. После чего его регистрируют в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. Такой журнал можно составить как по унифицированной форме № ИНВ-23, так и в произвольной форме.

По итогам проверки проводят заседание инвентаризационной комиссии. В протоколе заседания фиксируют, в частности:
• предложения по зачету излишков и недостач в результате пересортицы на основании объяснений материально ответственного лица о причинах возникновения такой пересортицы;
• причины, по которым недостачи не были отнесены на виновных сотрудников;
• данные об имуществе, подлежащем списанию или уценке, с указанием причин порчи и виновных лиц.
Протокол подписывают все члены комиссии.

Итоговые сведения о результатах проведенной инвентаризации ТМЦ обязательно переносят в общую ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.

Ведомость можно составить в произвольном виде или по форме № ИНВ-26. В ней прописывают наименование и номера счетов бухучета, которые проверяют, излишки, суммы недостачи, списанные в пределах и сверх норм естественной убыли, а также суммы недостачи, отнесенные на виновных лиц и зачтенные по пересортице.

Ведомость учета результатов вместе с протоколом заседания инвентаризационной комиссии передают на рассмотрение генеральному директору компании для принятия окончательного решения.

Окончательное решение руководителя по итогам рассмотрения представленных документов фиксируют в приказе (п. 5.4 методических указаний). В нем необходимо также прописать порядок устранения расхождений, выявленных в ходе проверки.

Оприходование излишков
Излишки оприходуют на основании сличительной ведомости. Их стоимость определяют по учетной цене, то есть по цене покупки имущества тех же наименований.
Бухгалтерская запись будет следующей.

В налоговом учете рыночную стоимость оприходованных излишков включают в доходы.

Списание недостачи
Недостачу ТМЦ фиксируют в инвентаризационной описи ИНВ-3 и сличительной ведомости ИНВ-19. С материально ответственного лица необходимо взять объяснение о причинах недостачи.

В налоговом учете недостачу ТМЦ в пределах норм естественной убыли сразу списывают в расходы. Сверхнормативные потери, недостачу ТМЦ, по которым нет норм естественной убыли, возмещает материально ответственное лицо или другой виновный.

После этого возмещение учитывают в доходах, а стоимость пропавшего имущества – в расходах (письмо Минфина РФ от 27.04.2020 № 03-03-06/1/34033).

Если ущерб возмещать некому, для учета расходов нужен документ, подтверждающий отсутствие виновных (ст. 265 НК РФ, письмо Минфина РФ от 14.07.2021 № 03-03-06/1/56085).

НДС при недостаче восстанавливать не надо (письмо ФНС РФ от 21.05.2015 № ГД-4-3/8627@).
Проводки будут следующими.

Зачет пересортицы

Зачесть недостачу и излишки при пересортице можно, если (п. 5.3 методических указаний):

• излишки и недостачи выявлены за один и тот же период;
• излишки и недостачи возникли у одного и того же материально ответственного лица.В бухучете зачет делают внутренними проводками по счетам 10, 41, 43.

Затем списывают недостачи и оприходывают излишки.

В налоговом учете зачет по пересортице делать нельзя (письмо Минфина РФ от 23.05.2016 № 03-03-06/1/29309).

При обнаружении расхождений между данными бухгалтерского учета и данными инвентаризации необходимо составить сличительные ведомости (п. 4.1 методических указаний). Форму ведомости можно разработать самостоятельно либо использовать унифицированную форму № ИНВ-19.

Так, в табличной части, расположенной на стр. 2 формы № ИНВ-19, указывают:
• наименование и код ТМЦ;
• количество и сумму выявленных излишков и недостач;
• сведения о расхождениях, отрегулированных за счет уточнения записей в учете, а также данные по пересортице.

На странице 3 формы отражают оприходование окончательных излишков с указанием количества, суммы и номера счета.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки), составляют отдельные сличительные ведомости.

Образец сличительной ведомости можно скачать по ссылке.

В ходе инвентаризации сведения о фактическом наличии материальных ценностей заносят в инвентаризационные описи (акты инвентаризации). Можно их разработать самостоятельно или использовать унифицированные формы, в частности, для отражения результатов инвентаризации ТМЦ:
• находящихся в компании – форму № ИНВ-3;
• отгруженных покупателям, переданных посредникам для продажи и так далее – форму № ИНВ-4;
• принятых на ответственное хранение – форму № ИНВ-5;
• принадлежащих организации, но еще не доставленных на склады (находящихся в пути) – форму № ИНВ-6.

Форма № ИНВ-3

Этот акт служит для отражения данных фактического наличия материально-производственных запасов во всех местах хранения и на всех этапах их движения в компании. Его подписывают члены комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания ценностей отдельно по каждому месту нахождения и по каждому материально ответственному лицу.

До начала описи у материально ответственного лица берут расписку, для которой отведена первая страница формы. Распиской это лицо подтверждает, что все поступившие материальные ценности оприходованы, а выбывшие – списаны.

Матценности отражают в описи отдельно по каждому наименованию. Указывают:
• вид ценностей,
• группу,
• количество,
• единицу измерения,
• учетную цену,
• артикул,
• сорт и так далее.

В описи члены комиссии заполняют графу 10 «Фактическое наличие» материальных ценностей в количественном выражении. Графу 9 «Номер паспорта» заполняют только в отношении ТМЦ, содержащих драгоценные металлы и камни.

Тару отражают по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.). Тару, пришедшую в негодность, в инвентаризационную опись не вносят. По ней составляют акт на списание, в котором приводят причины порчи. Ниже можно скачать:

• Бланк акта инвентаризации ИНВ-3;
• Образец акта инвентаризации ИНВ-3.

Форма № ИНВ-4
Эту опись оформляют, если у компании на балансе числятся товары, отгруженные покупателям. Инвентаризация таких ценностей заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухучета. Составляют два отдельных акта. Первый – для товаров, срок оплаты которых не наступил, а второй – для ТМЦ, отгруженных, но не оплаченных покупателями в срок.

Для последних в форме предусмотрена графа «Примечание», в которой по каждой отдельной отгрузке приводят название покупателя. В акте указывают наименование и единицу измерения ценностей, дату отгрузки. А также сведения из товарно-транспортных или расчетно-платежных документов с указанием даты, номера, количества и суммы отгруженных матценностей.

Форма № ИНВ-5
Эту форму описи используют при инвентаризации:
• товаров, приобретенных посредниками для комитента или принципала;
• ценностей, полученных хранителем по договору ответственного хранения;
• ТМЦ, полученных от поставщиков, от оплаты которых компания на законных основаниях отказалась, поскольку они не соответствовали условиям договора;
• полученных от поставщиков товаров, на которые по условиям договора право собственности перейдет к компании только после оплаты.

В описи указывают наименование и единицу измерения матценностей, поставщика (получателя), место хранения и дату принятия на ответственное хранение, а также фактическое и учетное наличие ценностей по данным бухучета.

Этот документ также предусматривает включение в него расписки материально ответственного лица, отвечающего за сохранность указанных ценностей.

Форма № ИНВ-6
Этот акт используют для выявления количества и стоимости товарно-материальных ценностей, которые в момент инвентаризации еще не поступили на склад компании, но переход права собственности на них, согласно договору, уже состоялся. В акте указывают наименование и единицу измерения товаров, дату отгрузки, название поставщика, данные товарно-транспортных, платежно-расчетных документов и бухучета о стоимости и количестве ценностей.