Проведение инвентаризации основных средств

Положением 34н и методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств установлено, что инвентаризация основных средств (ОС) должна проводиться раз в 3 года. Данную процедуру нужно произвести перед формированием годовой бухотчетности. Конкретные сроки и правила проведения инвентаризации следует закрепить в учетной политике компании. Также необходимо провести инвентаризацию ОС в следующих случаях:

• при хищении или порче основных средств;
• при смене материально ответственного лица (МОЛ);
• при реализации предприятия как имущественного комплекса или передаче его в аренду.

В данном случае необходимо проверить только те ОС, которые входят в имущественный комплекс, находятся в зоне ответственности увольняющегося МОЛ или в помещении с признаками взлома.

Кроме того, по инициативе предприятия можно осуществлять и добровольную инвентаризацию объектов.

Цель инвентаризации основных средств — это обеспечение достоверности данных бухотчетности.
То есть в результате данного мероприятия:

• выявляется фактическое наличие активов и неучтенных объектов, подлежащих налогообложению;
• сопоставляются результаты фактического наличия объектов с данными бухучета;
• проводится контроль за полнотой отражения обязательств в учете.

Таким образом, в результате данного вида контроля проверяются и документально подтверждаются наличие активов, их состояние и оценка.

До начала проведения инвентаризации генеральный директор издает приказ. В данном случае можно воспользоваться унифицированной формой ИНВ-22 либо разработать бланк самостоятельно. В документе нужно указать состав инвентаризационной комиссии, сроки осуществления инвентаризации, причину, по которой она производится, а также в какие сроки результаты указанной проверки должны быть сданы в бухгалтерию организации.

Процесс инвентаризации ОС может занимать несколько дней. В приказе указывается, как правило, временной интервал для ее проведения.

В целях проведения инвентаризации на предприятии создается специальная комиссия, состав которой определяет руководитель. Обычно ее членами являются:

• сотрудники администрации компании;
• бухгалтеры, юристы, экономисты;
• трудящиеся технических подразделений;
• работники службы внутреннего аудита;
• и другие.

МОЛ в состав комиссии не включают, однако они должны присутствовать при проверке.
Результаты инвентаризации вносят в инвентаризационную опись (акт инвентаризации). Можно воспользоваться унифицированной формой описи ИНВ-1 либо разработать бланк самостоятельно. Применяемую форму описи (акта) следует закрепить в учетной политике.

Данный документ составляют на каждое основное средство и МОЛ. Опись оформляют в двух экземплярах: один бланк для бухгалтерской службы, второй — для ответственного лица.

Инвентаризационная опись позволяет сравнить фактическое наличие с данными бухучета и предусматривает одну общую графу для отражения наименования, назначения и краткой характеристики ОС. В опись заносят полные названия активов, их назначение, инвентарные номера и основные эксплуатационные и технические показатели. Реестры визируют все участники комиссии и материально ответственные лица. В конце описи МОЛ дают расписку в том, что проверка прошла в их присутствии и претензии к комиссии они не имеют.

Если в результате инвентаризации обнаружены отклонения от учетных данных, то формируют сличительные ведомости. Указанный документ заполняется бухгалтером в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй вручается материально ответственным лицам.

Сличительные ведомости можно составить по форме ИНВ-18, а можно разработать самостоятельно. Применяемую форму следует закрепить в учетной политике.
Инвентаризация арендованных ОС осуществляется в аналогичном порядке. По указанным объектам составляется отдельная инвентаризационная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие факт аренды ОС. Опись заполняется в трех экземплярах, отдельно по каждому арендодателю и с указанием срока аренды. На арендованные основные средства составляются также отдельные сличительные ведомости.

Как мы уже говорили ранее, если по итогам инвентаризации выявлены расхождения между фактическими остатками ОС и учетными данными, то этот факт нужно зафиксировать в сличительной ведомости.
Результаты инвентаризации обычно указывают в протоколе. Если были обнаружены излишки или недостача, дополнительно заполняют ведомость ИНВ-26. Данный документ служит для обобщения результатов, выявленных отдельной инвентаризацией или несколькими, проведенными в течение отчетного периода.

При этом обнаруженные излишки или недостача основных средств могут возникать из-за ошибок в учете, то есть если объекты неверно учтены. Тогда необходимо внести исправления в бухучет. При этом ошибки текущего года исправляют в месяце их обнаружения. Если ошибки отчетного года выявлены после его завершения, но до утверждения отчетности, исправления датируют 31 декабря отчетного года.
Если в текущем году обнаружены прошлогодние ошибки, а годовой баланс уже утвержден собственниками фирмы, то исправления делают в текущем году.
Исправить ошибку можно двумя способами:

• сторнировать все неправильные проводки и записать верные;
• добавить запись на недостающую сумму.

Выявленные излишки основных средств следует оприходовать по рыночной стоимости объекта, которую нужно установить с учетом его технического состояния. Бухгалтер должен сделать следующую запись: Дебет 01 (03) Кредит 91-1 — приняты к учету основные средства, выявленные при инвентаризации (готовые к эксплуатации).

Если выявленные излишки ОС нельзя применять в дальнейшем, то бухгалтер должен сделать следующую запись: Дебет 08 Кредит 91-1.

В налоговом учете рыночную стоимость оприходованных излишков нужно включить в доходы. По ОС можно начислять амортизацию, но воспользоваться амопремией нельзя.

Недостачу ОС нужно зафиксировать в описи ИНВ-1 и ведомости ИНВ-18. С МОЛ следует взять объяснение о причинах недостачи.

Недостачу списывают на счет 94. Недостачу объектов в пределах норм естественной убыли необходимо отнести на счета по учету расходов, сверх норм на виновных лиц.

Если ущерб возмещать некому, для учета расходов нужен документ, подтверждающий отсутствие виновных. Так, при хищении надо написать заявление в ОВД и получить постановление о приостановлении предварительного следствия или дознания из-за того, что виновное лицо не установлено (ст. 265 НК РФ, письмо Минфина РФ от 27.04.2020 № 03-03-07/34451).

При выявлении недостачи бухгалтер должен сделать следующие записи:

Дебет 94 Кредит 01 (10, 41, 43) — списана стоимость недостач.

Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 94 — списана естественная убыль.

Дебет 73 Кредит 94 — недостача отнесена на виновное лицо.

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73 — недостача истребована с виновного лица.

Дебет 91 Кредит 94 — списана невозмещенная потеря.