Протокол общего собрания участников ООО

Протокол общего собрания участников (ОСУ) состоит из следующих основных составляющих:
• вводной, в которой содержится название документа «Протокол», его номер, фирменное наименование хозобщества, дата и место его составления, информация о присутствующих лицах;
• повестка дня, где перечисляют вопросы, которые будут рассмотрены;
• основная часть, в которой указывают выступающих лиц, суть их предложений и решения, которые были приняты;
• подписи уполномоченных лиц (подробнее об этом расскажем ниже).

Пример протокола очередного годового ОСУ.

Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ (далее – закон № 14-ФЗ) не содержит обязательных требований к форме этого документа. В нем только сказано, что генеральный директор общества организует его ведение (п. 6 ст. 37 ФЗ).

Составление такого документа регламентируется Гражданским кодексом РФ. Протокол ОСУ следует вести в письменной форме (п. 3 ст. 181.2 ГК РФ). В зависимости от того, в каком формате проводится собрание — в очной или заочной — будет содержание документа.

В протокол очного ежегодного ОСУ включают (п. 4 ст. 181.2 ГК РФ):
• место и дату проведения ОСУ, а также время его начала и окончания;
• данные присутствующих (для физических лиц – Ф.И.О., паспортные данные, адрес проживания; для юридических лиц – название, ОГРН, ИНН, адрес места нахождения, Ф.И.О. лица, представляющего интересы компании, реквизиты документа, подтверждающего его полномочия, размер принадлежащей им доли в уставном капитале ООО;
• информацию о том, сколько голосов было отдано за решение, сколько против, какое количество участников воздержалось;
• данные лиц, проводивших подсчет таких результатов;
• информация об участниках, которые проголосовали против принятия решения и потребовали занести эти сведения в документ.

В случае проведения заочного голосования в документе указывают (п. 5 ст. 181.2 ГК РФ):
• дату, до которой осуществлялся прием бюллетеней с голосами участников;
• данные участников общества, направивших заполненные бюллетени;
• результаты голосования;
• данные лиц, которые подсчитывали голоса;
• сведения о лицах, подписавших документ.

Неоформление протокола ОСУ в письменном виде может повлечь недействительность принятых решений (пп. 4 п. 1 ст. 181.4 ГК РФ). Заявление в суд может подать:
• участник, который не присутствовал на собрании или проголосовал против оспариваемого решения (п. 3 ст. 181.4 ГК РФ);
• участник ОСУ, который проголосовал за принятие решения или воздержался от голосования, если его волеизъявление при голосовании было нарушено (абз. 2 п. 3 ст. 181.4 ГК РФ).

Общее собрание участников – это высший орган хозобщества (п. 1 ст. 32 закона № 14-ФЗ). Поэтому его решения, а также протокол, которым они закреплены, никто не утверждает. Иногда под освидетельствованием понимают удостоверение решений ОСУ и состава участников, его принявшим. Однако это неверно. Нотариус лишь удостоверяет решение, принятое ОСУ, но он никак не влияет на его принятие, поэтому речь не может идти об утверждении протокола.

По общему правилу под протоколом ОСУ ставят свои подписи председатель и секретарь собрания (п. 3 ст. 181.2 ГК РФ). Также принятые решения заверяет нотариус. Это правило действует с 2014 года и призвано бороться с фальсификацией документов, например, при рейдерских захватах.

Однако существует возможность избежать привлечения нотариуса. Для этого можно предусмотреть альтернативный способ удостоверения решений в уставе или в решении ОСУ, который участники общества приняли единогласно. Таким способом может быть правило, когда:
• свои подписи под документом ставят все участники ОСУ;
• используют различные техсредства (например, аудио- видеозапись), которые позволят достоверно установить, что решение было принято;
• используют другие возможности.

Возникает вопрос: необходимо ли решение ОСУ, принятое единогласно о ненотариальном (альтернативном) способе удостоверения принятых решений, заверять нотариально? Ранее суды считали, что способ подтверждения факта принятия ОСУ конкретного решения и состава лиц, участвовавших в его принятии, каждый раз мог определяться непосредственно в этом решении ОСУ. Главное, чтобы в собрании приняли участие все участники общества и единогласно проголосовали по вопросу об использовании соответствующего способа. Привлекать нотариуса при соблюдении этих условий не требовалось (Определение Верховного Суда РФ № 303-ЭС18-24418 от 07.02.2019 по делу № А73-2343/2018).

В декабре 2019 года ВС РФ в пункте 2 «Обзора судебной практики по некоторым вопросам применения законодательства о хозобществах», утвержденного Президиумом ВС РФ 25.12.2019, высказал противоположную точку зрения. Решение ОСУ, которым установлен альтернативный способ подтверждения, необходимо заверить у нотариуса. Это правило действует в отношении решений ОСУ, принятых после 25.12.2019 (Определение Верховного Суда РФ № 306-ЭС19-25147 от 30.12.2019 по делу № А72-7041/2018).

Таким образом, начиная с 25.12.2019 решение ОСУ о ненотариальном (альтернативном) способе удостоверения принимаемых решений должно быть удостоверено нотариусом.

Существует один случай, когда решение и состав участников общества, его принявших, должен обязательно удостоверить нотариус: это решение об увеличении уставного капитала (п. 3 ст. 17 закона № 14-ФЗ). Удостоверить указанные обстоятельства другими способами нельзя.

Очные общие собрания
В других случаях при проведении очных ОСУ услуги нотариуса потребуются, если ни уставом, ни единогласно принятым решением ОСУ не установлен альтернативный порядок удостоверения принятых решений.
Решения очных собраний, не удостоверенные нотариусом, в этом случае являются ничтожными применительно к п. 3 ст. 163 ГК РФ (п. 107 Постановления Пленума ВС РФ «О применении судами некоторых положений части первой ГК РФ» от 23.06.2015 № 25).

Правила удостоверения решений нотариусом установлены статьей 103.10 Основ законодательства РФ о нотариате, утвержденных ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1. Нотариус должен присутствовать на ОСУ, проверить правоспособность юрлица, наличие кворума, наличие количества голосов, необходимых для принятия решения. Для этого ему необходимо представить:
• устав ООО;
• документ, устанавливающий порядок проведения ОСУ (при наличии);
• решение генерального директора компании о созыве собрания и об утверждении повестки;
• список участников общества;
• другие документы.

Для подтверждения состава участников нотариус устанавливает их личность, полномочия и право на участие в собрании. Он не проверяет соблюдение порядка созыва ОСУ.
В итоге нотариус принимает решение:
• выдать свидетельство об удостоверении факта принятия решения и о составе участников, присутствовавших при его принятии;
• отказать в удостоверении факта, если очевидна его ничтожность.

Заочные общие собрания
Решение ОСУ может быть принято без проведения собрания (совместного присутствия участников общества для обсуждения вопросов повестки дня и принятия решений по вопросам, поставленным на голосование) через заочное голосование (опросным путем). Такое вотирование может быть проведено путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, обеспечивающей аутентичность передаваемых и принимаемых сообщений и их документальное подтверждение (п. 1 ст. 38 закона № 14-ФЗ).

Порядок проведения заочного голосования определяется внутренним документом общества, который должен предусматривать обязательность сообщения всем участникам общества предлагаемой повестки дня, возможность их ознакомления до начала голосования со всеми необходимыми материалами, возможность вносить предложения о включении в повестку дня дополнительных вопросов, обязательность сообщения всем участникам до начала голосования измененной повестки дня, а также срок окончания процедуры голосования (п. 3 ст. 38 закона № 14-ФЗ).
Других требований к порядку проведения ОСУ путем заочного голосования не установлено.

Нотариус не может заверить принятие ОСУ решения и состав присутствовавших участников общества, если оно было принято в форме заочного голосования (п. 6.1 письма ФНП от 01.09.2014 № 2405/03-16-3).
Вместе с тем в пункте 1.3 «Обзора судебной практики по спорам с участием регистрирующих органов № 2 (2017)», направленного письмом ФНС РФ от 06.07.2017 № ГД-4-14/13154@, отмечено, что факт принятия решения ОСУ общества об увеличении уставного капитала и состав участников общества, которые присутствовали при принятии такого решения, должны быть удостоверены нотариусом.

Ссылка на то, что решение об увеличении уставного капитала общества было принято путем заочного голосования и не подлежит нотариальному удостоверению, основана на неверном толковании норм права и противоречит императивным положениям, установленным п. 3 ст. 17 закона № 14-ФЗ.

Протоколы ОСУ необходимо подшивать в специальную книгу (п. 6 ст. 37 ФЗ). Ее форма официально не утверждена, поэтому каждое ООО разрабатывает ее самостоятельно. Как правило, она состоит из титульного листа, на котором проставляют название книги, наименование общества, а также дату начала ведения книги. И собственно самой книги, которую оформляют в виде таблицы. Количество граф определяет каждое ООО самостоятельно, например они могут быть следующими:
• порядковый номер записи;
• номер протокола и дата его составления;
• повестка дня;
• принятые (непринятые) решения с указание результатов голосования;
• количество листов протокола.

Нередко в книгу включают данные требований о предоставлении выписок из книги, а именно:
• дату получения ООО требования о предоставлении выписки;
• данные лица, предъявившего требование;
• подпись лица, получившего выписку.

Выписку из книги протоколов для ознакомления может запросить любой участник ООО. Требований к содержанию такой выписки в законе № 14-ФЗ нет. Если уставом или внутренним документом ООО не регламентировано содержание книги протоколов и выписок из нее, то рекомендуем включить в выписку следующие сведения.

1. Данные об обществе, выписка из книги протоколов которого выдается: полное фирменное наименование, ОГРН, ИНН, место нахождения.
2. Сведения об ОСУ, в отношении которого участник ООО потребовал предоставить выписку из книги:
• дату и место проведения очного ОСУ, для заочного следует прописать дату, до которой принимают бюллетени;
• номер протокола и дату его составления;
• вопросы повестки дня и результаты голосования по ним;
• сведения о лицах, подсчитывающих голоса и так далее.

Выписку из книги подписывает гендиректор общества, после чего ее скрепляют печатью фирмы (при ее наличии).

Закон № 14-ФЗ не обязывает нумеровать протоколы, однако это лучше сделать, чтобы избежать путаницы. Каждое ООО разрабатывает свою систему нумерации. Как правило, протоколам присваивают номера по порядку: 1, 2, 3 и так далее. Некоторые компании используют единую сквозную нумерацию с момента своей госрегистрации, другие начинают новый отчет ежегодно.

Наряду с цифрами нередко используют буквенные обозначения. Например, «О» и «В». Где «О» означает очередное собрание, а «В» — внеочередное. Нумерация в таком случае может выглядеть как 1-О, 2-В, 3-В и так далее.

Протокол общего собрания участников ООО не имеет какого-либо определенного срока действия. Это же по общему правилу характерно и для принятых собранием решений. Если участники утвердили годовой отчет и годовой баланс за истекший год, то к этому вопросу они больше не возвращаются. Пройдет год, и надо будет утверждать новую отчетность.

Существуют решения, для исполнения которых участники устанавливают определенные сроки, исходя из действующего законодательства. Например, если общество решило изменить место нахождения, то решение об этом и другие необходимые документы нужно передать налоговикам для госрегистрации правок в течение трех рабочих дней (п. 6 ст. 17 Закона «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ). Если не уложиться в этот срок, придется заново проводить общее собрание и принимать решение.

Также ограничен срок действия решений о согласии на совершение крупной сделки. Его могут установить и участники. Если они это не сделали, то решение утрачивает свою силу по истечении одного года с даты его принятия (п. 3 ст. 46 ФЗ).

Таким образом, следует отличать срок, на протяжении которого действуют протоколы ОСУ, и решения, принятые на собрании. Протокол не имеет какого-либо определенного срока действия. Тогда как срок действия принятых решений в отдельных случаях может быть ограничен законом или самими участниками.

Изменить документ, подписанный уполномоченными лицами и удостоверенный нотариусом, в альтернативном порядке нельзя. Это не значит, что участники не могут менять решения, которые закреплены таким протоколом. Можно провести внеочередное собрание, чтобы внести правки в устав, сменить директора или место нахождения общества. Можно изменить согласие на совершение крупной сделки, увеличив или уменьшив предельную сумму этой сделки, или вообще отозвать такое согласие. Все изменения зафиксируют уже в новом протоколе, который будет вестись при проведении собрания. Не нужно вносить правки в протоколы, в которых были отражены прежние решения, претерпевшие изменения.