Промежуточное уведомление по НДФЛ: кто сдает и как заполнить

Налоговые агенты, удерживающие подоходный налог, вправе сдавать с 1 октября 2023 года промежуточные уведомления по НДФЛ. Если организация (предприниматель) будет сдавать дополнительный отчет в налоговую инспекцию, то его придется оформлять дважды в месяц (промежуточное и основное), а в декабре – трижды.

Новый порядок направления уведомлений установлен до 31 декабря 2023 года. Сдавать промежуточное уведомление – это право, а не обязанность. Даже если компания его направит в налоговую службу в одном месяце, например в октябре, его можно не подавать в последующих месяцах. При этом основное уведомление налоговые агенты обязаны подавать в общем порядке.

Сроки подачи промежуточных уведомлений следующие:
1) за период с 23 сентября по 9 октября – 12 октября;
2) с 23 октября по 9 ноября – 13 ноября;
3) с 23 ноября по 9 декабря – 12 декабря.

Даты направления основанных уведомлений не изменились: для большинства налогов и страховых взносов установлен единый срок подачи – 25-е число месяца, в котором установлен срок уплаты. Дата может быть перенесена на более поздний срок из-за выходных или праздничных дней. Нарушение срока подачи промежуточного уведомления не критично, так как оно необязательно и никаких санкций за нарушение срока нет.

Решение о предоставлении в ИФНС дополнительных уведомлений компания (налоговый агент) принимает самостоятельно. Подача нового отчета необязательна, он необходим для оперативного учета задолженности по налогу на доходы физических лиц и его перечислению в региональные бюджеты. На сумму и сроки расчетов организации с бюджетом дополнительный отчет не влияет.

Более частое формирование уведомлений может быть полезно, когда у организации множество разнообразных операций с выплатами сотрудникам и, соответственно, значительный объем расчетов по НДФЛ. Промежуточные уведомления дают возможность чаще обновлять данные на едином налоговом счете, и у бизнеса будут достоверные сведения о налоговых обязательствах. Если в компании незначительный объем платежей по подоходному налогу, подача дополнительных отчетов может быть нецелесообразна.

При анализе необходимости оформления промежуточных уведомлений необходимо оценивать трудоемкость заполнения этих документов. Дополнительная нагрузка на бухгалтерию может снизить качество данных, а также увеличить сроки подготовки других, более важных бухгалтерских, налоговых и управленческих отчетов. На текущий момент за ошибки и неточности в промежуточных уведомлениях не предусмотрено наказание, однако оно может появиться.

Порядок заполнения промежуточных уведомлений имеет ряд особенностей: в основном и в дополнительном отчете за месяц будут одинаковые КБК, ОКТМО и коды отчетного периода. Разница будет лишь в суммах и датах подачи.

Код бюджетной классификации указывается в строке 3 промежуточного уведомления. Основные КБК, которые указываются в дополнительном отчете:
● 182 1 01 02010 01 1000 110 – НДФЛ налогового агента по доходам, которые облагаются по ставке 13 процентов (не больше 5 млн рублей);
● 182 1 01 02080 01 1000 110 – подоходный налог по доходам свыше 5 млн рублей, облагаемых по ставке 15 процентов;
● 182 1 01 02010 01 1000 110 –- НДФЛ налогового агента по остальным доходам, в том числе доходам нерезидентов со ставкой НДФЛ 30 процентов (доходы в пределах и сверх 5 млн рублей);
● 182 1 01 02130 01 1000 110 – налог с доходов от долевого участия в организации, полученных в виде дивидендов (в части суммы налога, не превышающей 650 тыс. рублей);
● 182 1 01 02140 01 1000 110 – налог с доходов от долевого участия в организации, полученных в виде дивидендов (в части суммы налога, превышающей 650 тыс. рублей).

При получении уведомления инспекторы проверят, верно ли указан КБК. Если налогоплательщику придет сообщение с ошибкой: «Неверно указан КБК», уведомление лучше уточнить. Несмотря на то что промежуточное уведомление можно не исправлять, начисление на другой КБК приведет к искажению данных, так как будет проведено начисление по другому налогу либо инспекторы не смогут идентифицировать платеж.

Сумму НДФЛ в промежуточных уведомлениях необходимо указать в строке 4. Это подоходный налог, удержанный с 23-го числа прошлого месяца до 9-го текущего. Не позднее 25-го числа в ИФНС необходимо направить общее уведомление за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего. В нем указывают общую сумму (включая ту, которую налоговый агент отразил в промежуточном уведомлении).

В законодательстве есть неопределенность с периодом, за который нужно указывать сумму НДФЛ. В части 12.2 статьи 4 Закона от 14.07.2022 № 263-ФЗ сказано, что в промежуточном уведомлении нужно отражать сумму удержанного НДФЛ за период с 23-го числа прошлого месяца до 9-го числа текущего месяца. Из буквального толкования нормы следует, что в строке 4 нужно указывать НДФЛ, удержанный по 8-е число включительно. Но если включить суммы, удержанные по 9-е число, это не будет ошибкой. Главное – отразить верную сумму в основном уведомлении, которое будет направлено в инспекцию 25-го числа.

Данные об отчетном периоде заполняются в строке 5. В ней указывается код в зависимости от периода, за который рассчитан НДФЛ. В промежуточном и основном уведомлениях за определенный месяц коды периода будут одинаковыми. В частности, промежуточное уведомление за период с 23 сентября по 9 октября нужно подать 12 октября, в качестве кода отчетного периода указывается 34/01. В основном уведомлении, которое должно быть представлено в ИФНС до 25 октября, заполняется тот же код — 34/01.