Приказы по основной деятельности

В нашем материале рассмотрим, какие распорядительные документы компании относятся к приказам по основной деятельности. Поговорим об их значении и разновидностях. Приведем образцы приказов по основной деятельности, которые можно использовать в работе собственного предприятия.

Над статьей работали:
Автор: Волчкова Людмила; редактор: Шкембри Евгения

Содержание:

1. Основные приказы в организации
2. Состав приказов по основной деятельности
3. Регистрация приказов по основной деятельности
4. Журнал приказов по основной деятельности
5. Срок хранения приказов по основной деятельности
6. Образцы приказов по основной деятельности

Основные приказы в организации

Приказы по основной деятельности издаются для выполнения управленческой деятельности, которая вытекает из функций и задач конкретной компании. Такие распорядительные документы касаются порядка создания и финансирования деятельности юрлица, его материально-технического обеспечения, решения социальных вопросов, информационного и документационного обеспечения деятельности. Основным критерием отнесения приказа именно к рассматриваемой группе приказов может служить следующий: в содержании документа должна быть отражена основная (производственная) деятельность компании согласно положениям ее учредительной документации.

Составление приказов по основной деятельности обычно возлагается на то структурное подразделение предприятия, в чьей зоне ответственности находится вопрос, которому посвящен данный распорядительный документ. Ответственным за их подготовку, согласование и оформление, как правило, выступает руководитель подразделения, который готовит проект документа и представляет его на подпись директору компании.

Если на предприятии есть служба делопроизводства, она осуществляет контроль над правильностью оформления приказов. Утверждают и подписывают распорядительные документы по основной деятельности руководители компаний. Также эта миссия может быть возложена на заместителя директора, официально исполняющего обязанности руководителя во время его продолжительного отсутствия из-за командировки, отпуска или болезни.

Оформляют приказы по основной деятельности по тем же правилам, что и другие распорядительные документы. Их структура может включать (раздел 4 методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016):

• название компании;
• дату издания;
• регистрационный номер распорядительного документа;
• место его издания;
• название вида документа — приказ;
• заголовок к тексту, например, «О создании филиала в г. Коломна Московской области»;
• основное содержание;
• список приложений;
• подпись директора компании;
• визы.

Состав приказов по основной деятельности

Приведем перечень приказов по основной деятельности, в котором будут обозначены отдельные виды таких распорядительных документов:

1. Приказы, устанавливающие организационную структуру компании и штатное расписание:

• о введении в действие штатного расписания и о его изменении;
• об определении структуры предприятия и об ее изменении;
• о создании обособленного подразделения, филиала, представительства и об упразднении существующих;

2. Распорядительные документы, определяющие полномочия и ответственность сотрудников компании:

• о вступлении в должность генерального директора;
• о возложении на генерального директора обязанностей главного бухгалтера;
• о досрочном сложении полномочий генерального директора;
• о назначении ответственного за ведение кадрового производства;
• о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек;

3. Приказы об утверждении и введении в действие локальных нормативных актов предприятия;
4. Распорядительные документы об установлении режима работы в компании, в том числе в праздники, при неполном рабочем дне, неполной рабочей неделе;
5. Приказы в области охраны труда и техники безопасности:

• о введении инструкции по организации охраны труда;
• о назначении ответственного лица за обеспечение пожарной безопасности в офисе;
• о запрещении курения.

Регистрация приказов по основной деятельности

Регистрация таких распорядительных документов происходит в специальном учетном журнале. Российский терминологический ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденный Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, определяет регистрацию документа как присвоение ему учетного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму (пп. 84 п. 3.2.2 раздела 3). При этом под регистрационно-учетной формой понимают карточку или журнал, в том числе в электронном виде, которые используются для записи информации о документе в целях учета, поиска и контроля (пп. 86 п. 3.2.2 раздела 3 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Поэтому регистрацию приказов по основной деятельности компании можно определить как процедуру внесения соответствующих записей в журнал с присвоением учетного номера и записью основной информации о документе.

Особый порядок присвоения регистрационного номера распорядительным документам по основной деятельности нормативно не утвержден. Такой порядок компания может самостоятельно определить и закрепить в своих внутренних нормативных документах.

Так, номер приказа по основной деятельности может состоять из порядкового номера распорядительного документа и дополнения. По усмотрению компании порядковый номер может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами. Это поможет выделить на предприятии приказы по основной деятельности среди другой массы распорядительных документов. Особенно актуально это для крупных компаний с большим документооборотом. Так, после порядкового номера часто добавляют буквы «ОД». В этом случае номер документа будет выглядеть так: № 1-ОД. Также в качестве дополнения порядкового номера может использоваться индекс дела по номенклатуре дел, код корреспондента, код должностного лица.

Регистрационный номер проставляется на распорядительный документ после его подписания руководителем компании. Такой вывод следует из пункта 5.11 ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, п. 4.11 методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Журнал приказов по основной деятельности

Работа с бумагами, в том числе и с приказами по основной деятельности, должна быть хорошо организована. Предприятие обязано обеспечить своевременный эффективный поиск и доступ к документам, необходимым для осуществления деловой деятельности и составления отчетности. Для этого нужна система их регистрации, которую удобнее всего производить в специальном журнале учета.

Форма журнала регистрации приказов по основной деятельности предприятия нормативно не утверждена. Порядок оформления журнала также не регламентирован. Поэтому каждая компания вправе разработать и утвердить форму такого журнала и порядок его ведения. Заполнять журнал учета допускается как на бумаге, так и в электронном виде. При ведении журнала в бумажном варианте потребуется надлежащим образом пронумеровать листы документа, прошить его и скрепить печатью компании, при ее наличии.

Стандартно данный журнал ведется в форме таблицы. Она может содержать следующие графы:

• порядковый номер записи;
• дата издания приказа;
• его порядковый номер;
• название заголовка распорядительного документа или его краткое содержание;
• фамилия, имя, отчество и должность подписанта;
• ответственный за выполнение сотрудник: указывается его должность, фамилия, имя и отчество;
• срок исполнения;
• отметка об исполнении;
• комментарии и примечания.

Приведена примерная структура таблицы. Каждая компания по собственному усмотрению может определить список сведений и обязательные реквизиты, которые нужно зафиксировать в журнале регистрации. При необходимости можно как добавить, так и убрать некоторые графы.

При оформлении титульного листа подобного журнала регистрации прописывают:

• организационно-правовую форму и название компании;
• название вида регистрируемых распорядительных документов. В данном случае это приказы по основной деятельности;
• даты начала и завершения ведения журнала;
• должность, а также фамилию, имя, отчество сотрудника, ответственного за ведение журнала учета.

Если журнал ведется в электронном виде с помощью специализированных программ или баз данных, нет необходимости дублировать его на бумажном носителе, если такое требование не закреплено во внутренних нормативных актах предприятия.

Приведем пример заполнения такого журнала.

ЖУРНАЛ

регистрации приказов по основной деятельности

Общества с ограниченной ответственностью «Апрельское настроение»

(ООО «Апрельское настроение»)

начат: «10» января 2024 года     окончен: «___» __________20____ года

Лицо, ответственное за ведение журнала: начальник отдела кадров Ефросимова Н.К.

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью _______ листов.

«___»_________ ____ года.

Начальник отдела кадров:

__________________/______________________/

(подпись)                     (Ф.И.О.)

Срок хранения приказов по основной деятельности

Приказы по основной деятельности должны храниться постоянно. Об этом говорит статья 19 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. При этом срок их хранения в компаниях, которые не признаются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть меньше десяти лет. Такое правило следует из сноски 1 к указанному перечню, а также из п. 4.4 инструкции по применению перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237.

Образцы приказов по основной деятельности

В данном разделе приведены образцы распорядительных документов по основной деятельности компании. С ними можно ознакомиться в материалах о различных видах таких бумаг, относящихся к указанной группе. Речь идет о следующих наших статьях:

• «Приказ об организации воинского учета»;
• «Приказ об утверждении правил внутреннего распорядка»;
• «Образец приказа о назначении ответственного за электрохозяйство»;
• «Образец приказа об утверждении штатного расписания»;
• «Образец приказа о назначении материально ответственного лица»;
• «Образец приказа о создании комиссии по приему и списанию основных средств»;
• «Образец приказа о создании обособленного подразделения».