Приказы по личному составу

В данной статье рассмотрим, какие распорядительные документы в компании относятся к приказам по личному составу. Поговорим о том, как происходит их регистрация в специальном журнале учета. Приведем образцы приказов по личному составу, среди которых будут отражены разные виды данных распорядительных документов.

Над статьей работали:
Автор: Волчкова Людмила; редактор: Шкембри Евгения

Содержание:

1. Какие есть приказы по личному составу
2. Регистрация приказов по личному составу
3. Журнал приказов по личному составу
4. Срок хранения приказов по личному составу
5. Образцы приказов по личному составу
6. Образец журнала регистрации приказов по личному составу

Какие есть приказы по личному составу

В каждой компании издаются приказы и распоряжения разных видов:

• по основной деятельности;
• по личному составу или, как их еще называют, кадровые приказы. Они, в свою очередь, делятся на многочисленные разновидности в зависимости от основания их издания;
• по административно-хозяйственной деятельности.

Оформление приказов по личному составу в организации происходит:

• при приеме на работу нового сотрудника;
• в случае перевода работника на другую работу;
• при предоставлении сотруднику ежегодного оплачиваемого отпуска;
• в случаях предоставления отпусков по уходу за ребенком;
• при предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
• при предоставлении отпуска в связи с обучением;
• в отношении оплаты труда;
• при поощрении и награждении;
• при аттестации, повышении квалификации, присвоении званий, классных чинов, разрядов;
• в отношении дежурств, не связанных с основной деятельностью;
• при служебных проверках;
• в случае направления работника в командировку;
• в случае дисциплинарного взыскания;
• при увольнении работника;
• в случае изменения личных данных специалиста.

Распорядительные документы, издаваемые компанией в перечисленных ситуациях, согласно п. 434 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, признаются разновидностями приказов по кадровому составу.

Подготовка распорядительных документов по личному составу обычно возлагается на структурное подразделение компании, ответственное за кадровый учет. Утверждает и подписывает такие приказы директор фирмы или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия: командировки, отпуска или болезни.

Регистрация приказов по личному составу

Приказы по личному составу обычно регистрируют в специальном журнале учета. Хотя данный документ не является обязательным, он поможет поддерживать порядок в изданных призах. Благодаря его ведению можно отслеживать даты издания распорядительных документов и систематизировать их.

Регистрация кадровых приказов заключается во внесении соответствующих записей в такой журнал учета. При этом распорядительному документу присваивают определенный номер, следующий по порядку, а в журнал вносят основные данные о принятом приказе.

Порядок нумерации приказов по личному составу нормативными актами не регламентирован. Обычно такие распорядительные документы нумеруются отдельно от приказов по основной деятельности (п. 2.3.17 инструкции по делопроизводству Федеральной службы по труду и занятости, утвержденной Приказом Роструда от 20.05.2021 № 149). Для выделения кадровых приказов в системе делопроизводства компании могут быть использованы дополнительные буквенные обозначения: «лс-пр», «лс», «к». Их указывают после порядкового номера: «1-к» или «1/лс».

Руководство предприятия может самостоятельно определить порядок нумерации приказов по личному составу и закрепить его во внутренних документах юрлица. Так, порядок нумерации таких распорядительных документов может устанавливаться в инструкции по кадровому делопроизводству. Единые правила нумерации приказов должны применять во всех структурных подразделениях предприятия в соответствии с приказом директора.

В крупных компаниях с большим документооборотом часто применяют дополнительные буквенные обозначения для приказов о приеме на работу, переводах на другую работу, увольнении, о командировках работников и предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска.

Отдельные кадровые приказы, в том числе о приеме, переводе, увольнении, которые отражаются в графе 4 трудовой книжки работника и в сведениях о трудовой деятельности, имеют нормативный срок хранения 50/75 лет и могут быть разграничены с другими, срок хранения которых меньше. Так, приказы об отпусках и о командировках работников с обычными условиями труда должны храниться в компании всего пять лет. Озвученные выводы следуют из подпункта 2 пункта 2.1 статьи 6, пп. 4 п. 2, п. 5 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, п. 434 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, пп. 9, 10, 15 порядка, утвержденного Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н.

Журнал приказов по личному составу

В журнале регистрации приказов по личному составу фиксируют все изданные кадровые приказы на предприятии. Он считается необязательным документом. Однако его ведение позволит упорядочить приказы, определить при необходимости дату их издания, обеспечить непрерывность присваиваемых номеров в случае, если приходится на каких-то основаниях изъять приказ из места их общего хранения, а также если приказы могут одновременно приниматься несколькими структурными подразделениями фирмы.

Форма журнала может быть разработана компанией самостоятельно. Поскольку единой унифицированной формы этого документа не существует, каждое юрлицо вправе составить его в свободном виде. Порядок ведения такого журнала не регламентирован. Заполнять его допускается как на бумажном носителе, так и в электронном формате. При ведении журнала в бумажном виде необходимо надлежащим образом пронумеровать листы журнала, прошить его и скрепить печатью компании.

Обычно журнал регистрации кадровых приказов ведут в виде таблицы, содержащей следующие графы:

• «Порядковый номер записи»
• «Дата издания приказа»
• «Порядковый номер приказа»
• «Фамилия, имя, отчество сотрудника»
• «Структурное подразделение»
• «Должность»
• «Краткое содержание распорядительного документа».

Такая структура таблицы является примерной. Каждая компания по собственному усмотрению определяет перечень информации, которую необходимо зафиксировать в журнале регистрации. При необходимости можно как добавить, так и убрать определенные столбцы.

При оформлении титульного листа журнала регистрации кадровых приказов указываются:

• организационно-правовая форма и название компании;
• наименование вида регистрируемых распорядительных документов. В данном случае — приказов по личному составу;
• период ведения журнала.

Если журнал ведется в электронном виде с помощью специализированных программ или баз данных, нет необходимости дублировать его на бумажном носителе. Однако исключением может быть ситуация, когда такое требование закреплено во внутренних нормативных актах компании.

Срок хранения приказов по личному составу

Сроки хранения приказов по личному составу различны. Самый большой период хранения таких распорядительных документов составляет 75 лет, а самый маленький — всего 3 года (п. 434 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

При этом приказы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, предприятия должны хранить 75 лет. В свою очередь, кадровые приказы, по которым дело было сформировано после 1 января 2003 года, должны находиться в компании 50 лет (ч. 1, 2 ст. 22.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Рассмотрим сроки хранения отдельных видов распорядительных документов по кадрам, опираясь на п. 298, 434 перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236

Приказы об отпусках хранятся в течение следующих сроков:

• об отпуске по уходу за ребенком — 50/75 лет;
• об отпуске без сохранения заработной платы — 50/75 лет;
• о ежегодных оплачиваемых отпусках — 5 лет, о ежегодных отпусках, предоставленных работникам с вредными или опасными условиями труда, — 50/75 лет;
• об учебных отпусках — 5 лет, об учебных отпусках, предоставленных работникам с вредными или опасными условиями труда, — 50/75 лет;
• об отпуске по беременности и родам — 5 лет. Срок хранения приказов о предоставлении отпусков по беременности и родам нормативно не определен. Однако с учетом того, что документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности должны храниться в течение 5 лет, аналогичный срок обычно используют и для приказов о предоставлении отпуска по беременности и родам.

Приказы о приеме, переводе, перемещении, об увольнении, оплате труда, аттестации, о повышении квалификации, присвоении классных чинов, награждении, об изменении анкетно-биографических данных должны находиться в компании на протяжении 50/75 лет.

Приказы о дежурствах, не связанных с основной  деятельностью, хранятся на протяжении пяти лет.

Распорядительные документы о служебных проверках должны находиться на предприятии в течение пяти лет. Уничтожать их до окончания этого срока нельзя.

Приказы о направлении в командировку хранят по общим правилам пять лет. Но в отношении сотрудников с вредными или опасными условиями труда этот срок гораздо дольше — 50/75 лет.

Для приказов о дисциплинарных взысканиях установлен самый непродолжительный срок хранения — всего лишь три года.

Приказы по личному составу, в отношении которых установлен срок хранения 50/75 лет, после завершения этого срока могут быть отобраны на постоянное хранение (п. 434, п. 1 примечания перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Образцы приказов по личному составу

Приказы по личному составу обычно имеют сходную структуру (раздел 4 методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016), в которую включают:

• дату и место составления приказа;
• номер распорядительного документа;
• наименование приказа;
• текст приказа, где указывают фамилию, имя, отчество и должность работника, предмет приказа;
• подпись директора компании;
• печать, если она используется юрлицом;
• отметки об ознакомлении с приказом.

С образцами кадровых приказов можно ознакомиться в наших материалах, посвященных отдельным видам распорядительных документов по личному составу. Это следующие статьи:

• «Приказ о повышении зарплаты в 2023 году»;
• «Приказ об индексации зарплаты в 2024 году»;
• «Приказ о дисциплинарном взыскании»;
• «Приказ об увольнении»;
• «Приказ о переводе на дистанционную работу»;
• «Образец приказа о приеме на работу по совместительству»;
• «Образец приказа о переводе на другую должность»;
• «Образец приказа о смене фамилии сотрудника»;
• «Образец приказа на отпуск без сохранения заработной платы — 2023»;
• «Образец приказа о приеме на работу».

Образец журнала регистрации приказов по личному составу

В данном разделе приведен образец журнала регистрации кадровых приказов. В нем отражены записи о разных видах распорядительных документов по личному составу. В свою очередь, приказам присвоен соответствующий порядковый учетный номер.

ЖУРНАЛ

регистрации приказов по личному составу

Общества с ограниченной ответственностью «Апрельское настроение»

(ООО «Апрельское настроение»)

за 2024 год