Приказ о закреплении автомобиля

В данной статье расскажем, как закрепить транспорт компании за директором, водителем или другим сотрудником фирмы. Разберем порядок, в котором оформляется такое закрепление. Поговорим о том, как составить приказ о предоставлении автомобиля работнику юрлица и приведем образец такого документа.

Над статьей работали:
Автор: Волчкова Людмила; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Приказ о закреплении автомобиля за сотрудником
2. Образец приказа о закреплении автомобиля

Приказ о закреплении автомобиля за сотрудником

Прежде в России действовала норма об обязательном закреплении каждого автомобиля за конкретным водителем. Она содержалась в пп. 4.2.11 межотраслевых правилах ПОТ РМ-008-99, утвержденных Постановлением Минтруда РФ от 07.07.1999 № 18. Однако этот документ утратил силу с 1 января 2021 года в связи с изданием Постановления Правительства РФ от 04.08.2020 № 1181.

Для надлежащей эксплуатации транспортных средств работодатели и сейчас вправе соответствующим приказом закрепить за водителем или другим сотрудником автомобиль (ст. 21, 22 ТК РФ). Закон не запрещает также закрепление за одним водителем нескольких единиц техники и нескольких водителей за одним автомобилем. Однако это не должно противоречить условиям трудовых договоров с работниками.

Приказ о предоставлении транспорта сотруднику относится к приказам по административно-хозяйственной деятельности. Такие документы обычно выделяют в отдельное дело и регистрируют в отдельной учетной форме. Хранить на предприятии их нужно в течение 5 лет согласно п. 19 перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Распорядительный документ о закреплении служебного автомобиля оформляют в свободной форме, компания самостоятельно определяет его содержание. При этом могут применяться установленные правила к его оформлению. Кадровые документы можно оформлять в электронном виде.

При подготовке такого приказа руководствоваться возможно ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденным Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. Он определяет:

• состав реквизитов распорядительных бумаг, порядок их оформления, в том числе с использованием информационных технологий;
• виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы размещения реквизитов на документе;
• образцы бланков;
• правила создания документов (п. 1 ГОСТ Р 7.0.97-2016). В целях использования ГОСТ Р 7.0.97-2016 также разработаны методические рекомендации по его применению.

Закрепленные ГОСТ Р 7.0.97-2016 правила оформления приказа касаются состава реквизитов документа, а также порядка размещения реквизитов документа на бланках установленного вида:

• в приказах компании текст излагают от первого лица единственного числа: «Приказываю» (п. 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016);
• формулируют заголовок к тексту с использованием предлога «о». То есть заголовок отвечает на вопрос «О чем?»: «Приказ о закреплении служебного автомобиля». Он может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрироваться относительно наиболее длинной строки либо под реквизитами бланка слева, от границы левого поля (п. 5.17 ГОСТ Р 7.0.97-2016, п. 4.17 методических рекомендаций);
• приказы издаются на бланке компании (п. 6.6 ГОСТ Р 7.0.97-2016, п. 6.3 методических рекомендаций).

При этом использование компанией ГОСТ Р 7.0.97-2016 и методических рекомендаций носит добровольный характер, поэтому решение, как оформлять приказ, юрлицо принимает самостоятельно, выбирая наиболее подходящий для него вариант (ч. 1 ст. 26 Закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ, предисловие к ГОСТ Р 7.0.97-2016, п. 1.5 методических рекомендаций).

На практике такие приказы имеют следующий состав реквизитов: дату подписания, которая указывается при регистрации приказа, дату вступления в силу, если она отличается от даты подписания, регистрационный номер, заголовок, текст, подпись руководителя, подпись заинтересованного лица об ознакомлении.

Хотя обязанность проводить согласование проектов приказов для компаний законодательно не установлена, эта процедура помогает избежать ошибок и исправлений. Порядок согласования приказов следует прописать в инструкции по делопроизводству юрлица. Проводить согласование приказов рекомендуется с проставлением виз ответственных лиц.

Какие-либо специальные требования к содержанию приказов о предоставлении транспорта законодательством не предусмотрены. Компания самостоятельно определяет содержание такого распорядительного документа.

На практике в большинстве случаев содержание приказа включает следующие части:

• констатирующую, в которой указывают причины, послужившие основанием для издания приказа. Обычно данная часть начинается со следующих вводных: «На основании…», «В целях…», «Во исполнение…», «В связи с…», «В соответствии…»;
• распорядительную — включающую указания о том, что и кому поручается, кто является ответственным за исполнение приказа и кто осуществляет контроль за его исполнением. В приказе закрепления автомобиля прописывают должность, фамилию, имя и при наличии – отчество сотрудника, которому предоставляется автомобиль, а также марку (модель), государственный номер и другие характеристики транспортного средства.

Образец приказа о закреплении автомобиля

В данном разделе материала приведен примерный образец оформления рассматриваемого распорядительного документа.

Общество с ограниченной ответственностью «Свирель»

(ООО «Свирель»)

адрес: 119017, г. Москва, ул. Новокузнецкая улица, д. 6, офис № 4

ИНН 7736509000, ОГРН 1047796579700

_________________________________________________________

Приказ № 16/2024

о закреплении служебного автомобиля

Руководствуясь статьей 9 ТК РФ, положением об использовании автомобилей в служебных целях, утвержденным 12 января 2024 года генеральным директором ООО «Свирель» Алексеевым О.В., приказываю:

1. В целях эффективности и целесообразности использования служебного автомобиля назначить старшего специалиста отдела маркетинга Иванова Сергея Александровича ответственным за содержание и эксплуатацию служебного автомобиля и закрепить за ним:

тип ТС: XIAN BENZ С 220d,

модель: седан C-Class,

регистрационный номерной знак: Р777АЕ47,

идентификационный номер (VIN) WDB14000514А021067,

двигатель № WDB14000514А021067,

шасси (рама) № ОТСУТСТВУЕТ,

кузов № WDB14000317А021074,

год выпуска: 2022,

цвет: белый.

2. Начальнику транспортного отдела Самойлову В.И. передать по акту приема-передачи служебный автомобиль и все необходимые документы, связанные с содержанием и эксплуатацией закрепленного за ним арендованного автомобиля, старшему специалисту отдела маркетинга Иванову С.А. в течение 1 (одного) дня.
3. Начальнику отдела кадров Олейниковой А.Н. ознакомить с настоящим приказом заинтересованных лиц.
4. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора Скутина В.Д.

Генеральный директор ООО «Свирель»                Алексеев / Алексеев О.В.

С приказом ознакомлены:

Старший специалист отдела маркетинга                Иванов  / Иванов С.А.

17.06.2024

Начальник транспортного отдела                            Самойлов / Самойлов В.И.

17.06.2024

Начальник отдела кадров                                         Олейникова  / Олейникова А.Н.

17.06.2024

Заместитель генерального директора                        Скутин   / Скутин В.Д.

17.06.2024