Приходный кассовый ордер

ПКО оформляют все юридические лица, которые ведут расчеты наличными, независимо от организационно-правовой формы и налогового режима.

ИП могут не создавать приходники и не вести журнал их регистрации. Однако при расчетах они обязаны использовать кассовые аппараты, за исключением случаев, когда предприниматель освобожден от применения ККТ.

Приходный кассовый ордер необходимо составить на любую сумму, которую вносят в кассу. Документ оформляют при получении выручки за товары, работы, услуги, в случае оприходования в кассу снятых со счета денежных средств или возврата подотчетного аванса и т.д.

Формируют ПКО при получении денег от организации, ИП и физического лица. При этом в расчетах с организациями и ИП нужно соблюдать лимит: наличными можно принимать не более 100 тыс. рублей по одному договору.

Компания вправе составить один документ на итоговую величину выручки на основании отчета о закрытии смены ККТ, если при получении денег пробивали кассовые чеки. Когда смена операционной кассы закончена, наличные приходуются в главную кассу (п. 4.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).

Если на полученную сумму не оформлен приходный ордер, операция отражена в кассовой книге в меньшей сумме или не внесена в регистр вовсе, выручка считается неоприходованной. За данное нарушение грозит административный штраф в размере 40—50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП).

ПКО оформляется в одном экземпляре по форме № КО-1. Бланк состоит из двух частей, это:
• приходный кассовый ордер;
• квитанция к ПКО – отрывная часть, которую выдают лицу, внесшему деньги.

ПКО можно оформить на бумажном носителе от руки, на компьютере или комбинированным способом (п. 4.7 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У).

В строке «Основание» в документе и квитанции отражается содержание хозяйственной операции, например: «Оплата по договору оказания услуг от 16.11.2023 № 420», «Возврат подотчетных денежных средств Петровым А.В.».

В графе «В том числе» указывают сумму НДС цифрами или делают запись: «Без НДС». В строке «Приложения» нужно перечислить документы, прилагаемые к ПКО.

Закон не определяет порядок нумерации приходных кассовых ордеров. Как правило, используют простую сквозную нумерацию в порядке возрастания или с применением буквенного шифра, даты. При этом нумеровать документы можно и несквозным способом.

Важно помнить, что вносить изменения в ордер недопустимо. В случае ошибки его нужно переделать (п. 4.7 указания ЦБ № 3210-У).

Подписывать приходный кассовый орган должны главный бухгалтер или бухгалтер, а также кассир.

Если вместо бухгалтера в приходнике может ставить подпись и другой сотрудник, руководитель или предприниматель составляет распорядительный документ о назначении ответственного работника. Кандидатуру нужно согласовать с главным бухгалтером.

Когда в организации отсутствуют главный бухгалтер и (или) кассир, все ПКО лично подписывает руководитель или ИП (п. 4.3 указания ЦБ № 3210-У).
В процессе приема наличных кассир проверяет соответствие суммы цифрами и прописью, наличие документов, перечисленных в приложении, и всех необходимых подписей.

Затем необходимо пересчитать деньги таким образом, чтобы вносящее наличные лицо могло видеть действия кассира.

Далее проводится контроль платежеспособности банкнот и монет, которые не должны содержать признаков подделки и иметь повреждения.

На последнем этапе важно проверить совпадение суммы из ПКО с той, что вносится в кассу. Если она совпадает, кассир ставит подпись в приходнике, печать или штамп в квитанции и выдает ее вносителю.

Если же сумма документа не соответствует вносимому размеру наличных, кассир предлагает внести недостающие средства. В случае отказа деньги возвращаются вносящему лицу, а ПКО перечеркивается и передается бухгалтеру или руководителю на переоформление.

Бланк ПКО по форме КО-1 утвержден Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Документ является унифицированным, поэтому изменять и дополнять его организация не имеет права.

К реквизитам основного документа относятся наименование организации, номер и дата ПКО, корреспондирующие счета, сумма цифрами и прописью, сведения о лице, вносящем деньги, основание, на котором приняты наличные, приложение, подписи главного бухгалтера и кассира с расшифровками.

Отрывная часть формы включает название компании, номер и дату, данные о лице — плательщике наличных денег, основание, сумму и подписи. Также в квитанции имеется место для штампа.

Скачать Бланк приходного кассового ордера можно по ссылке.

В шапке приходника указывают наименование организации, а также ее структурного подразделения при наличии. Далее заполняют порядковый номер ПКО и дату, когда деньги получены.

В табличной части документа приводится бухгалтерская запись совершаемой операции. Так, по дебету вписывают счет 50 с указанием кода структурного подразделения, в кассу которого вносят деньги. По кредиту отражают номер корреспондирующего аналитического счета, например, счет 62, 51, 71, 73 и другие. Также в таблице указывается поступившая сумма цифрами и код целевого назначения для использования денежных средств, если он применяется.

Строку «Принято от» заполняют сведениями о лице, внесшем деньги, а в строке «Основание» указывают хозяйственные операции, на основании которых деньги поступили.
Ниже прописью отображают размер наличных, которые поступили в кассу, а в графе «В том числе»- сумму НДС, если операции облагается налогом.

В качестве приложений приводятся документы, которые обосновывают операцию. Это могут быть копии товарной накладной, авансового отчета и другие. В конце подписываются главный бухгалтер и кассир (с расшифровками).

В квитанцию к ордеру из основной части бланка переносят наименование компании, номер и дату документа, информацию о лице, которое внесло деньги, основание, сумму прописью, строку «В том числе» и подписи. Также здесь ставят печать или штамп.

Образец заполнения ПКО 

Отрывная часть к ПКО заполняется кассиром при приеме наличных одновременно с основным документом. В квитанции указываются регистрационный номер и текущая дата, а также дублируются сведения из приходника. Корешок подписывают главный бухгалтер и кассир.

Поскольку в квитанции присутствует обозначение «М.П.», в ней проставляется печать или штамп. Оттиск должен располагаться на этой части целиком.
Точный состав реквизитов печати или штампа законом не предусмотрен. На практике обычно включают полное наименование юрлица с указанием организационно-правовой формы, его местонахождение и ОГРН.

Зачастую кассиры вместо основной печати применяют штамп, на которых имеется оттиск: «Касса», «Для документов», «Для кассовых документов».

После того как квитанция заполнена, ее выдают лицу, которое вносит наличные. Если организация оформляет приходник в электронном виде, отрывную часть можно направить по имейлу вносителя наличных (пп. 5.1 указания ЦБ № 3210-У).

До того как передать ПКО в кассу, их необходимо зарегистрировать в журнале по форме № КО-3 (ч. 1 ст. 19 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Данный регистр можно открывать на любой период, поскольку законом не предусмотрены ограничения по сроку. Поэтому главный бухгалтер или руководитель самостоятельно решают вопрос о том, на какой период заводить журнал регистрации. Это может быть месяц, квартал, год. При выборе рекомендуется учитывать количество проводимых кассовых операций.