Пояснения к уведомлениям: как ответить на запрос налоговой

Как следует из подпункта 7 пункта 1 статьи 21 НК РФ, предпринимателю предоставлено право давать налоговикам и их должностным лицам пояснения по исчислению и уплате налогов, а также по актам проведенных налоговых проверок.

Неиспользование своего права дачи пояснений при обнаружении ошибок, противоречий (несоответствий) может обернуться для компании выездной проверкой. Поскольку ФНС РФ в Приказе от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@ предусмотрела, что непредставление пояснений в ответ на уведомление ИФНС о выявлении несоответствия показателей деятельности, непредставление инспекторам запрашиваемых документов или наличие информации об их уничтожении, порче является одним из критериев для проведения ВНП.

Поэтому, хотя в подпункте 7 пункта 1 статьи 21 НК речь идет о праве, а не об обязанности, безопаснее пояснения представлять.

Есть случаи, когда пояснения налоговикам подать нужно. Их нужно представлять, если в соответствующем требовании налоговая запрашивает информацию. К примеру, при камеральной проверке, если налоговики:

– обнаружили ошибки или противоречия в декларации или расчете;

– выявили противоречия между сведениями, содержащимися в представленных документах;

– пришли к выводу о несоответствии данных, представленных налогоплательщиком, сведениям, содержащимся в документах, имеющихся у ИФНС.

Помимо этого, запросы налоговых органов можно получить:

– если в уточненной декларации заявлена сумма к уплате меньше, чем в первоначальной отчетности;

– в отчетности был заявлен убыток;

– по операциям или имуществу были использованы льготы;

– в декларации по налогу на прибыль был заявлен ИНВ;

– компания участвует в налоговом мониторинге.

Налоговые уведомления представляются, когда налоги уплачены без декларации или до срока сдачи декларации либо расчета.

Уведомление об исчисленных налогах и взносах не относится к декларациям и расчетам, поэтому в настоящее время оно не входит в предмет камеральной проверки. Однако на практике налоговики стали присылать требования о представлении пояснений к уведомлениям, в том числе и в связи с проверкой деклараций и расчетов.

Законодатель не перечислил случаи, когда налоговики вправе затребовать пояснения к уведомлению. Запрос налоговой может прийти:

1. Если компания вместо уведомлений представляет платежные поручения. Такое правило действует в 2023 году при условии, что предприниматель с начала года ни разу не представил в ИФНС уведомление по ЕНП на утвержденном бланке.

В этом случае до конца текущего года можно воспользоваться правом на подачу уведомления в виде распоряжений на перевод денежных средств в уплату обязательных платежей в бюджет. При этом заполнению подлежат все реквизиты, необходимые для однозначного определения принадлежности платежа, в том числе и налоговый период, определяющий срок исполнения соответствующей обязанности.

В случае если налогоплательщик в течение года единожды представит уведомление по ЕНП утвержденной формы, то до конца года он обязан продолжить представлять такое уведомление.

В этом случае, отвечая на запрос ИФНС, компания может указать: «В 2023 году ООО «Дельта» перечисляет налоги и взносы платежными поручениями. По причине использования распоряжений на уплату обязательных платежей в бюджет вместо уведомления ООО «Дельта» не представила уведомление об исчисленных суммах НДФЛ. Скан-копии платежных поручений с отметками банка об исполнении прилагаем».

2. Если при заполнении уведомления компания допустила техническую ошибку, к примеру, в указании КБК.

При этом компания может пояснить: «Сообщаем, что в уведомлении об исчисленном НДФЛ, направленном по ТКС 23.05.2023, в поле 3 КБК была допущена техническая ошибка: было указано 182 1 01 01010 01 1000 110 вместо 182 1 01 02010 01 1000 110. Также сообщаем, что для исправления обнаруженной технической ошибки ООО «Дельта» 24.05.2023 направила уточняющее уведомление об исчисленном НДФЛ. В подтверждение прилагаем квитанцию о приеме от 24.05.2023 № 98765».

3. Если сумма платежа в исправленном уведомлении меньше, чем в первичном. Например, компания подала уведомление с суммой, которая превышает размер начисленного налога. В этом случае в уточняющем уведомлении надо отразить полную сумму за отчетный период, а не разницу, поскольку исправленный документ полностью заменяет первичный. Если в уточняющем уведомлении сумма платежа уменьшилась, налоговики могут обратить на это внимание.

При этом компания может пояснить: «Сообщаем, что в представленном 25.05.2023 уведомлении за май 2023 (код 31/02) указана полная сумма НДФЛ к уплате за период с 23.04.2023 по 22.05.2023 в размере 350 тыс. рублей. В уведомлении, представленном 24.05.2023, была допущена ошибка – сумма НДФЛ к уплате составляла 370 тыс. рублей, включая НДФЛ с вознаграждения по договору оказания услуг от 12.02.2023 № 32/03, выплаченного 24.05.2023».

4. Если налоговики обнаружили, что в уведомлении по ЕНП увеличился размер перечисляемого платежа по сравнению с предыдущим периодом.

В таком случае в пояснениях нужно указать причину, по которой увеличилась сумма платежа. К примеру: «Увеличение суммы взносов в уведомлении за июль 2023 года по сравнению с данными в РСВ за II квартал 2023 года связано с увеличением с июля 2023 года штата на 20 процентов и начислением премий по итогам работы за II квартал 2023 года».

5. Если текущий налоговый платеж меньше налога за такой же период прошлого года. Налоговики могут сравнить сумму из уведомления с данными отчетности предыдущего периода. Если будет выявлено расхождение 50 процентов, разницу в показателях потребуется пояснить, поскольку проверяющие могут заподозрить техническую ошибку либо применение схем налоговой экономии.

В этом случае можно пояснить налоговикам: «Сообщаем, что сумма НДФЛ за июль 2023 года удержана полностью. В представленном за июль 2023 года уведомлении по НДФЛ (код 33/01) сумма удержанного налога составила 62 тыс. рублей, что ниже удержанного НДФЛ за июль 2022 года (132 тыс. рублей). Уменьшение суммы удержанного НДФЛ связано с сокращением штата компании».

6. Если уведомление не было направлено в ИФНС по причине отсутствия начислений по налогу. В этом случае нулевое уведомление не представляется. Такое возможно при авансовой системе уплаты налогов.

К примеру, можно пояснить налоговикам: «При расчете авансового платежа по УСН с объектом «Доходы минус расходы» за II квартал 2023 года сумма расходов превысила сумму доходов. Сумма авансового платежа за II квартал 2023 года равна нулю». Поэтому представлять в ИФНС нулевое уведомление об исчисленных суммах налога по УСН за II квартал 2023 года не нужно.

Утвержденной формы для пояснений нет. Поэтому их можно составлять в произвольной форме.

При этом если в уведомлении была допущена ошибка, которую нужно исправить, то пояснения подавать не нужно. В этом случае требуется представить новое уведомление с правильными данными. К примеру, если ошибка была допущена в КБК, отчетном периоде или сумме платежа.

Если налоговая запросила документы, ответить на запрос налоговой нужно в строго отведенный срок. Для подачи пояснений есть 5 рабочих дней со дня получения требования из налоговой инспекции.

При этом предельный срок ответа напрямую зависит от способа, которым было прислано требование. Налоговики могут передать предпринимателю требование следующими способами:

– лично в руки предпринимателя либо его представителя под подпись. В этом случае дату получения отразят в поле «Требование о представлении документов (информации) получил»;

– через МФЦ. В случае направления документа инспекцией через МФЦ датой его получения считается день, следующий за днем получения указанного документа центром «Мои документы»;

– по почте заказным письмом. При направлении документа  по почте заказным письмом датой его получения считается 6-й рабочий день со дня отправки письма;

– через ЛК налогоплательщика. В случае направления документа инспекцией через ЛК налогоплательщика датой его получения считается день, следующий за днем размещения документа в ЛК;

– в электронной форме по ТКС. Дата принятия документа от налоговиков в этом случае – число, указанное в квитанции о приеме.

К примеру, налоговая прислала требование о представлении пояснений по ТКС 10.07.2023, в квитанции о приеме требования указана дата его принятия – 11.07.2023. В требовании сказано, что ответ на него нужно дать в течение 5 рабочих дней.

Отсчет пятидневного срока ведется с рабочего дня, следующего за датой получения требования, которая указана в квитанции о приеме – то есть с 12.07.2023. Окончание срока приходится на 18.07.2023. Следовательно, пояснения нужно представить не позднее 18 июля.

Налоговики выявили несколько распространенных ошибок, допускаемых при заполнении уведомления по ЕНП. В их числе:

1. Неверный период.

Период необходим для корректного определения срока уплаты, а также установления однозначной связи платежа с декларацией (расчетом, сообщением об исчисленных суммах налогов) или новым уведомлением.

В случае если в уведомлении неправильно указан код периода, подается новое уведомление с верным кодом и с указанием ошибочного кода с «нулевой» суммой.

В 2023 году уведомление нужно подавать только по срокам уплаты, которые будут в этом году, если не сдается декларация, либо декларация (по налогу на имущество) сдана после 25.02.2023.

Так, например, если за I–III кварталы 2023 года налог по УСН был уплачен в 2022 году в полном объеме, представлять уведомление за этот период не нужно. Требуется только декларация по итогам года, если обязанность по ее представлению предусмотрена Налоговым кодексом.

2. Ошибка в КБК или ОКТМО либо заполнен КБК, по которому не требуется предоставление уведомления.

Всегда нужно указывать действующие КБК и ОКТМО в текущем финансовом году. Если уведомление представлено с неправильным КБК или КБК, по которому предоставление уведомления не требуется, придет сообщение: «По КБК (его значение) предоставление уведомления невозможно».

В случае указания неактуального ОКТМО его значение заменяется на ОКТМО преемника.

В случае указания неправильного КБК и (или) ОКТМО следует сформировать уведомление с правильными реквизитами  и обнулить сумму по неправильным реквизитам и представить его заново.

3. Уведомление сдано после представления декларации за тот же период или одновременно с ней (за исключением уведомления об исчисленной сумме налога на имущество организаций).

Если декларация (расчет) уже представлена, для инспекции достаточно информации об исчисленных суммах из полученной отчетности.

В приеме такого уведомления откажут. Налоговики пришлют сообщение, что декларация по данным, указанным в уведомлении, принята.

Исключение: представление уведомления об исчисленной сумме налога на имущество организаций возможно после представления декларации по этому налогу за аналогичный налоговый период, если уведомление относится к исчислению налога за объекты налогообложения, по которым обязанность представления декларации не установлена (объекты недвижимости российских организаций, налоговая база по которым определяется исходя из кадастровой стоимости).

4. В уведомлении с указанием периода за весь 2022 год указана сумма последнего платежа за 2022 год или платежа 2023 года.

По Налоговому кодексу РФ на все уплаченные до 31.12.2022 суммы, по которым действует авансовая система (уплата раньше представления декларации), установлен режим «резерва». Такие суммы считаются исчисленными в размере их фактической уплаты до момента, когда будет получена нужная декларация.

Поэтому если за I–III кварталы сумма налога была уплачена в 2022 году в полном объеме, предоставлять уведомление за этот период не требуется.

Если за 2022 год уведомление было подано ошибочно, при этом суммы авансов были занижены (например, по УСН, ЕСХН), все платежи перестанут считаться уплаченными вовремя, и могут быть начислены пени. Суммы уточнятся с помощью декларации за 2022 год.

По транспортному и земельному налогам, налогу на имущество организаций действуют следующие особенности. Если уплата авансовых платежей по налогу за I–III кварталы была в 2022 году, то в 2023 году (до 25.02.2023) представляется уведомление, в котором указывается сумма исчисленного налога за 2022 год за минусом суммы уплаченных в 2022 году авансовых платежей.

5. Ошибка в реквизитах в платежке, которая представляется взамен уведомления. К примеру, в КБК, ОКТМО неверно указан или вообще не указан отчетный период.

Например, если в платежке по НДФЛ поставить I квартал 2023 года или просто дату уплаты (17.02.2023), то невозможно определить, к какому сроку относить платеж.

В платежке важно указывать реквизиты, которые позволят однозначно соотнести их с соответствующей отчетностью или сообщением об исчисленных суммах налогов. Иначе у плательщика могут продублироваться начисления по уведомлению, представленному в виде платежки, и итоговой декларации (расчете);

6. Уточненное уведомление сдается не с указанием полной суммы к уплате по сроку 28-е число текущего месяца, а на дельту с последним уведомлением по этому же сроку.

Следует сдать только одно уведомление по одному сроку уплаты. В уведомлении нужно указать полную сумму оплаты к сроку. При подаче повторного уведомления по этому же сроку и налогу оно считается уточняющим и заменяет предыдущее, а не увеличивает сумму начислений.