Пояснения по расчету 6-НДФЛ: образцы и примеры

В ряде случаев ИФНС может запросить у вас дополнительные пояснения. Однако не все налогоплательщики понимают, как на них правильно отвечать. Более того, ситуации, когда это происходит, нередко имеют индивидуальный характер. Поэтому не существует универсального ответа на каждый случай. Тем не менее есть примеры, которые позволяют понять, как следует составлять пояснение. В статье приведены такие образцы и разъяснено, чем урегулирован данный порядок, в частности, подачи пояснений в отношении формы 6-НДФЛ.

Над статьей работали:
Автор: Райс Валентин; редактор: Чапис Елена

Содержание

1. Когда налоговая может истребовать пояснения по 6-НДФЛ
2. Как написать пояснение по расчету 6-НДФЛ и что приложить
3. Как подать пояснение по расчету 6-НДФЛ
4. Пояснения о причинах снижения зарплаты сотрудникам: пример
5. Пояснения о расхождениях между суммами удержанного и уплаченного НДФЛ: примеры
6. Уменьшена сумма налога к уплате: пример пояснений
7. Подана корректировочная нулевая форма 6-НДФЛ: пример пояснений
8. Пояснения о допущенных в отчете 6-НДФЛ ошибках: пример
9. Пояснения о технической ошибке: пример
10. Пояснение о непредставлении 6-НДФЛ: образец
11. Пояснения по расхождениям из-за выплаты материальной помощи работникам: образец
12. Пояснения по расхождениям из-за выплаты вознаграждения по договорам аренды: образец
13. Пояснения по расхождениям из-за выплаты зарплаты за вторую половину декабря в январе: образец
14. Пояснения по расхождениям из-за выплаты дивидендов имуществом: образец

Когда налоговая может истребовать пояснения по 6-НДФЛ

Расчет 6-НДФЛ показывает суммы налога, исчисленные и удержанные налоговым агентом. Его сдают работодатели (ИП и организации). Также это могут быть иные лица, которые выплачивают доход физлицам, например, нотариусы. Перечень налоговых агентов содержится в п. 1 ст. 226 НК РФ.

При заполнении такой формы легко допустить ошибку. Если налоговые органы посчитают ее значимой, они будут вправе потребовать пояснения. Однако это не единственный случай, когда они могут направить требование. Такое возможно, даже если ошибки не было.

Когда проходит ревизия расчета, ИНФС проверяет его показатели. Они должны совпадать как внутри формы, так и с другой внешней отчетностью. Обычно требование направляется в следующих случаях:
• наличие ошибок и (или) противоречий в расчете 6-НДФЛ;
• сведения в расчете не совпадают с иными (внешними) данными;
• подана корректировка, в которой налог к уплате меньше, чем в первом расчете.

Такие случаи характерны для проведения камеральной налоговой проверки. Однако это не полный перечень ситуаций, при которых могут направить требование. Еще это может быть при нарушении в ходе выездной проверки или налогового мониторинга. Возможны и другие случаи, связанные с исполнением законодательства о налогах и сборах (пп. 4 п. 1 ст. 31 НК РФ). Также не всегда для подачи пояснений нужно требование от инспекции. Вы можете подать его самостоятельно, к примеру, если предоставляете уточненную декларацию.

Требование ИФНС должно соответствовать установленной форме, которая содержится в приложении № 4 Приказа ФНС РФ от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@. В нем должны быть:
• реквизиты налогового органа,
• дата,
• ссылка на норму закона,
• причины направления требования,
• дата, подпись, Ф.И.О. лица получившего документ,
• иная информация.

Контрольные соотношения.

Инструмент, который позволяет проверить форму на корректность, называется контрольными соотношениями (КС). С их помощью проверяется, верно ли внесены данные в расчет. Это происходит благодаря равенству (неравенству) между строками и разделами 6-НДФЛ. Поэтому, если такие соотношения будут нарушены, инспекция будет иметь к вам вопросы.

Прежде чем сдавать расчет, рекомендуется проверить его самостоятельно. Сделать это можно также с помощью этих КС. Их перечень в виде таблицы содержится в Приказе ФНС РФ от 29.02.2024 № ЕД-7-3/164@. Кроме того, рекомендуется сверить данные с КС из письма ФНС РФ от 20.12.2023 № БС-4-11/15922@. Внутридокументные КС проверяются в автоматическом режиме специальными бухгалтерскими программами.

Для проверки нужно сверить показатели внутри расчета за отчетный период. Потом проверить соответствие этих показателей выплатам, которые были произведены. Кроме того, рекомендуется сделать следующее:
• сверить сведения о доходах из 6-НДФЛ с МРОТ по каждому сотруднику;
• сверить эти же данные со средней зарплатой по отрасли в регионе. Для этих целей существуют специальные сервисы. В частности, можно воспользоваться калькулятором ФНС на их официальном сайте.

Если по результатам сверки показатели оказались ниже указанных значений, с вас попросят разъяснение.

Как написать пояснение по расчету 6-НДФЛ и что приложить

Если пришло требование, проигнорировать его нельзя, поскольку за неправомерное несообщение и (или) несвоевременное сообщение предусмотрена ответственность. За первое нарушение штраф составит на 5 тыс. рублей. Если деяние будет совершено повторно, штраф возрастет до 20 тыс. рублей (ст. 129.1 НК РФ).

Разъяснение пишется в свободной форме, требования к порядку заполнения не установлены. Бланк пояснений также не утвержден, поэтому форма разрабатывается своими силами. Исключения бывают, однако они касаются лишь некоторых случаев с НДС. Содержание пояснения зависит от нескольких факторов, таких как:
• информация, которую запрашивает ИФНС;
• характер ошибок (расхождений);
• вид налога (в нашем случае — НДФЛ).

Далее следует проверить наличие ошибок в расчете. От этого будут зависеть дальнейшие действия и содержание пояснения.

Ошибки есть, но налог не занижен. В этом случае следует указать, что действительно есть ошибка, после чего внести верные данные. При необходимости надо приложить подтверждающие документы. Второй вариант — это подача уточненки. Если вы используете этот способ, то представлять пояснения вам не нужно (п. 1 ст. 81, п. 3 ст. 88 НК РФ). Как поступить, выбирать вам. Это ваше право, а не обязанность. Однако учитывайте, что если подается уточненка, то будет новая камеральная проверка.

Ошибки есть и налог занижен. При данных обстоятельствах вы обязаны подать именно уточненку. Прилагать пояснения при этом нет необходимости. В законе такого требования нет. Но по вашей инициативе вы вправе сделать и то и другое.

Ошибок нет. В пояснении пропишите, что вы не обнаружили ошибок (противоречий). Укажите на тот факт, что нет оснований для подачи уточненки. При этом вам нужно доказать свою позицию и объяснить расхождения в расчете. Также вы вправе приложить подтверждающие документы, к примеру, выписку из регистров бухгалтерского (налогового) учета (п. 4 ст. 88 НК РФ).

Кроме содержания основной проблемы, укажите также следующую информацию:
• данные ИФНС, в которую вы направляете разъяснения;
• ваши реквизиты как налогового агента, в частности, наименование, юридический адрес, ИНН, КПП;
• дату отправки;
• подпись директора;
• сумму налога к уменьшению (доплате) при наличии;
• реквизиты платежного поручения при доплате налога.

В случае с 6-НДФЛ роль также играют страховые взносы, поскольку расхождения проверяют между расчетом по страховым взносам (РСВ) и отчетностью по НДФЛ. Это может быть указание разной суммы доходов в 6-НДФЛ и РСВ. Инспекция может увидеть в этом неотражение доходов в полной мере. Однако у таких отличий могут быть вполне объяснимые причины. Например, выплаты могут облагаться страховыми взносами, но не облагаться НДФЛ. Такое встречается в отношении оплаты дополнительных выходных дней для ухода за ребенком-инвалидом. Причем мнение выражали по этому поводу Минфин и ФНС. Применимые нормы:
• статья 262 ТК РФ;
• пункт 78 статьи 217 НК РФ;
• пункт 4 письма Минфина РФ от 21.03.2017 № 03-15-06/16239;
• письмо ФНС РФ от 13.07.2020 № БС-4-11/11315@.

Таким образом, в подобных ситуациях нужно просто указать, что расхождение возникло по указанной причине. Подтвердить свои доводы вы можете представленными выше нормами и письмами.

Расхождения же могут возникать по ряду причин, например:
• выплата материальной помощи бывшему сотруднику;
• прощение долга сотруднику;
• аренда ТС у физического лица. Также это может быть наличие других выплат, на которые не начисляются взносы;
• оплата командировочных;
• заработная плата ниже минимально размера;
• выдача подарков на основании письменного договора;
• наличие сотрудников, у которых зарплата меньше отраслевого норматива;
• передача денежных средств работнику на хозяйственные нужды;
• списание недостачи;
• оплата компенсации расходов, связанных с жильем, переездом, питанием и т.д.
• прочее.

Как подать пояснение по расчету 6-НДФЛ

Ответ на требование ИФНС можно подать двумя способами, в зависимости от того, как вам удобнее. В частности, это можно сделать в бумажном и в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Для второго способа вам понадобится оператор электронного документооборота (ЭДО) и электронная подпись.

По общему правилу ответ нужно подать в течение пяти рабочих дней после получения требования инспекции. Если конец срока выпадает на выходной (праздничный, нерабочий) день — не позднее следующего за ним рабочего дня.

Кроме пояснения инспекция может истребовать и документы, к примеру, в ходе камеральной или выездной проверки. В таком случае срок их представления составит десять рабочих дней. Он начинает течь также после получения требования (ст. 93 НК РФ).

Документы представляют в виде заверенных директором копий либо в виде сканов (по ТКС). Если не можете сдать документы в срок, направьте об этом уведомление. Его форма утверждена Приказом ФНС РФ от 21.02.2024 № СД-7-2/148@. Сделать это нужно на следующий день после получения требования.

Пояснения о причинах снижения зарплаты сотрудникам: пример

Тот факт, что сотрудники налогоплательщика стали получать меньше денег, тоже может вызвать вопросы у инспекции. Одной из причин таких действий работодателя может быть тяжелое финансовое положение. Это и нужно объяснить контролирующим органам.

Укажите в ответе ФНС, что снижение заработной платы работников вызвано тяжелым финансовым положением организации. По этой причине отсутствуют свободные оборотные средства. Укажите, с какого числа не осуществлялись выплаты. Это могут быть премии за выполнение плана. В конце пропишите, что данный факт оказал влияние на снижение налоговой базы по НДФЛ.

Еще можно написать, что было снижение объема реализации собственной продукции на некую сумму. Данное обстоятельство могло повлиять на установление работникам сокращенного рабочего дня.

Пояснения о расхождениях между суммами удержанного и уплаченного НДФЛ: примеры

Содержание определяется исходя из запроса инспекции. Вам нужно объяснить, почему, по каким причинам произошло расхождение.

Например, сумма уплаченного налога иногда может быть меньше удержанного. Такое бывает, если был возвращен работникам излишне удержанный налог. Это объяснение можно использовать при подаче разъяснений, если у вас аналогичная ситуация. Основанием может являться заявление сотрудника и ссылка на положения налогового кодекса (ч. 1 ст. 231 НК РФ). Также укажите, где в расчете 6-НДФЛ отражена сумма возвращенного налога.

Пояснения может быть оформлено так: «Сведения в расчете 6-НДФЛ являются корректными. Расхождения возникли по следующей причине: в II квартале работнику Свиридову Д.Е. был возвращен излишне удержанный НДФЛ в размере 3 тыс. рублей. Основанием является заявление сотрудника и положения п. 1 ст. 231 НК РФ. Сумма возвращенного налога отражена в строке 190 раздела 2 расчета 6-НДФЛ за II квартал».

Также бывают случаи, когда на расхождения влияет ошибка в персональных данных сотрудника. Пояснение с подобным ответом может выглядеть таким образом: «Ошибка связана с неправильным отражением сведений в персональных данных сотрудника Семенова И.Ю., в частности, в справке о доходах и суммах налога. В связи с чем направляем уточненный расчет 6-НДФЛ. К пояснению прилагается копия удостоверения личности сотрудника».

Уменьшена сумма налога к уплате: пример пояснений

Подобные требования могут поступать к налогоплательщику, даже если в расчете отсутствуют ошибки. При этом контролирующие органы тем не менее могут заподозрить.

Причинами могут быть:
• несоответствие заработной платы в компании среднеотраслевому значению в регионе;
• резкое уменьшение фонда оплаты труда;
• расхождение между начисленным и уплаченным налогом.

Нужно обосновать причины, по которым возникло уменьшение налога. Это может быть также связано с возвращением излишне удержанного налога работнику. Мы об этом рассказывали в предыдущем разделе. Но пояснения могут иметь и другой характер, в силу иных обстоятельств, например:

• Аренда транспортного средства у сотрудника.

Формулировка: «В силу части 1 статьи 420 НК РФ страховыми взносами облагаются выплаты в пользу физлиц в рамках трудовых и ГП отношений. Выплаты по договору аренды взносами не облагается. В связи с чем указанные суммы не отражаются в РСВ. При этом данные выплаты включены в расчет 6-НДФЛ, так как налог удерживается в общем порядке».

• Несоответствие 6-НДФЛ и выписки из банка.

Налоговая может заметить несоответствие между расчетом и банковской выпиской. В этом случае происходит сравнение выплат через банк и данными, указанными в 6-НДФЛ. Одно из объяснений такого расхождения — это выплата из кассы организации.

Формулировка: «Разница в строках 120 и 140 расчета 6-НДФЛ возникла ввиду того, что заработная плата в марте 2024 года выплачивалась работникам наличными средствами из кассы. Выплата осуществлялась на основании Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Сведения, указанные в расчете 6-НДФЛ за I квартал являются корректными».

Подана корректировочная нулевая форма 6-НДФЛ: пример пояснений

Бывает, что некоторые налогоплательщики подают нулевую 6-НДФЛ. Однако и по ней тоже могут запросить информацию. Тот факт, что она нулевая, не имеет значения для представления пояснений. В этом случае нужно действовать в том же порядке, что и с обычной формой. Следует объяснить причину.

При этом закон не предусматривает нулевого расчета при отсутствии выплат, с которых удерживается НДФЛ. Поэтому в такой ситуации сдавать отчет не нужно. Однако рекомендуется уведомить налоговую, что вы не собираетесь подавать расчет. Для этого вам также нужно объяснить причину. В противном случае ваши операции по счетам могут быть приостановлены. Также возможно привлечение к ответственности за несдачу расчета.

Но даже если вы все-таки решите представить нулевую форму, у вас должны ее принять. Это следует из письма ФНС РФ от 04.05.2016 № БС-4-11/7928@. В тот период действовала прежняя форма, но смысл от этого не меняется, письмо не утратило силу.

Если у вас нет сотрудников и вы не платите иные суммы, облагаемые налогом, сдавать расчет не нужно. Это касается вознаграждений, подарков, дивидендов и других облагаемых сумм.

Объясняется нулевая форма просто. Вам следует лишь обозначить, что у вас отсутствуют какие-либо облагаемые выплаты в пользу физлиц.

Отсутствие расчета объясняется тем, что налогоплательщик не является налоговым агентом. Поэтому расчет представлять он не обязан.

Пояснения о допущенных в отчете 6-НДФЛ ошибках: пример

Подавать пояснения вы можете не только по требованию инспекции. Сделать это вы вправе, если обнаружили, что не отразили какие-то сведения или нашли ошибку. Наряду с пояснениями представьте уточненный расчет, используя тот бланк, который действовал в отчетном периоде.

Какого-либо перечня ошибок не существует, поэтому они могут быть абсолютно любыми. В частности, неверно отражены доходы или налоги, сведения о сотрудниках и прочее. Лучше, если вы обнаружите ошибку и исправите ее до того, как ее заметит налоговая. В таком случае меньше рисков быть оштрафованными.

При подаче уточнений указывается номер корректировки. Он прописывается по порядку, в зависимости от того, какой раз происходит исправление. Если первый раз, то 1, если второй раз — 2 и так далее. По сути, вы подаете все то же самое, только там, где была ошибка, указываете верные данные.

Если инспекция обнаружила ошибку первой, она пришлет вам соответствующий запрос. И тогда вам также придется отправить разъяснение. Приведем прецедент, в котором удержанный налог оказался меньше начисленного, в связи с чем налоговая служба направила требование.

Одной из причин подобных несоответствий, является выплата сотруднику дохода не в денежном виде, в частности, когда сотруднику был выдан подарок. Краткий пример ответа на подобные требования налоговой, может быть таким: «В расчете нет ошибок и противоречий. Расхождение в сумме 5 тыс. рублей связано с тем, что сотруднику был выдан подарок. Стоимость подарка включена в строку 110 расчета. Сумма НДФЛ с подарка будет удержана при выплате зарплаты работнику. Налог с подарка включен в строки 140 и 170 расчета».

Пояснения о технической ошибке: пример

Под технической ошибкой обычно понимается:
• опечатка,
• описка,
• грамматическая (арифметическая) ошибка,
• другая подобного рода ошибка.

Отдельный порядок исправления технической оплошности не предусмотрен. Поэтому действует общий порядок, как и для других видов ошибок. То есть обычно подается уточненный расчет. Его форма должна быть такой же, как в первоначальном отчете. Укажите порядковый номер корректировки и перенесите в расчет правильные значения, а ошибочные исправьте.

Разъяснение может иметь примерно такое содержание: «В результате технической ошибки ООО «Ромашка» неверно отразила данные в строке__ (указать, где именно). Вместо 1 000 указало 1 100. Одновременно с этим сообщаем, что ошибка на сумму НДФЛ к уплате в бюджет не повлияла».

Пояснение о непредставлении 6-НДФЛ: образец

В некоторых случаях вы правомерно можете не сдавать отчет или сдавать, но нулевой. Такое возможно, если работодатель не выплачивал зарплату сотрудникам. Причем выплат может не быть как в квартале, так в течение целого года.

Однако и в этом случае могут спросить, какие у вас основания для несдачи отчета. Вы можете так и ответить, что не начисляли и не выплачивали доходы. Поэтому не являетесь налоговым агентом и не должны сдавать расчет по налогу.

Экземпляр такого ответа скачайте здесь.

Пояснения по расхождениям из-за выплаты материальной помощи работникам: образец

Несоответствия возникают обычно между РСВ и расчетом 6-НДФЛ. В ответе, как правило, прописывается, что выплата не является объектом обложения страховыми взносами. Далее дается ссылка на соответствующие нормы НК РФ.

В нашем образце объектом являются доходы по договору дарения. Поэтому идет ссылка на пункт 4 статьи 420 Налогового кодекса. Таким образом, расхождения возникают по той причине, что часть суммы подарка не указывается в РСВ. В конце следует приложить подтверждающие документы. В этой ситуации таким документом может быть договор дарения.

Подробнее с текстом пояснения можно ознакомиться здесь.

Пояснения по расхождениям из-за выплаты вознаграждения по договорам аренды: образец

При несовпадении значений баз для начисления страховых взносов и налога на доходы могут быть вопросы. Притом что новые контрольные отношения не сверяют расчеты, как прежде. Оснований у таких расхождений может быть много. В частности:
• прощение долга сотруднику;
• компенсация расходов на жилье;
• оплата командировочных расходов;
• материальная помощь;
• другие причины.

В числе этих оснований также могут быть выплаты вознаграждений по договорам аренды с работниками. Непонимание возникает из-за того, что на такие выплаты взносы не начисляются. Этот фактор, как и все остальное, также нужно разъяснять в ответе ИФНС.

Образец такого ответа представлен для скачивания по ссылке.

Пояснения по расхождениям из-за выплаты зарплаты за вторую половину декабря в январе: образец

В этой ситуации поводом расхождения РСВ и расчета стала выплата зарплаты за вторую половину декабря в январе. Отсылка идет к положениям статей 223 и 423 НК РФ.

Статья 223 Налогового кодекса указывает, что датой получения дохода является день выплаты. База для страховых взносов определяется за расчетный период. Согласно статье 423 НК РФ таким периодом считается год. Отчетные периоды — это квартал, полугодие и 9 месяцев.

Согласно указанным нормам зарплата за декабрь отражается в отчете 6-НДФЛ за I квартал 2024 года в расчете по взносам за 2023 год.

Полный текст образца с данной ситуацией находится здесь.

Пояснения по расхождениям из-за выплаты дивидендов имуществом: образец

Такой порядок выплаты может привести к занижению суммы налога, по мнению органов. В ответе укажите, что несоответствие связано с тем, что дивиденды оплачены имуществом. Также нужно прописать, что сумма налога с дивидендов будет выплачена при выплате лицу доходов.

Более подробно с текстом данного образца можно ознакомиться по ссылке.