Порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств

Случаи, когда необходима обязательная инвентаризация, установлены:

• Законом о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
• подпунктами 26—28 положения по ведению бухучета и бухотчетности, установленные Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н;
• Методическими указаниями, утвержденными Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Это ситуации:

• когда имущество передают в аренду, выкупают или продают;
• когда происходит преобразование государственных или муниципальных унитарных предприятий;
• перед оформлением годовой бухгалтерской отчетности;
• когда сменяется материально ответственное лицо;
• когда выявляются факты расхищения, злоупотребления или порчи имущества;
• когда происходят стихийные бедствия или другие чрезвычайные происшествия;
• когда компания реорганизуется или ликвидируется;
• в других, предусмотренных законом случаях.

Во всех иных ситуациях инвентаризация — дело добровольное и осуществляется по решению руководителя c учетом внутренних правил компании. В решении нужно отразить:

• частоту и сроки проведения процедуры;
• перечень инвентаризируемых объектов.

Установленный порядок нужно закрепить в учетной политике.

Сроки инвентаризации зависят от случаев, в связи с которыми их назначают. Наглядно сроки представлены в таблице.

В остальных, не перечисленных в таблице случаях закон не ограничивает проведение процедуры в любой день.
Лучше назначать инвентаризацию на первое число месяца, поскольку обороты по счетам бухгалтерского учета выводятся именно на эту дату, поэтому пересчет промежуточных итогов не потребуется.

Инвентаризируется все имущество и все обязательства организации. К имуществу причисляются:

• основные средства (ОС);
• нематериальные активы (НМА);
• финансовые вложения;
• материально-производственные запасы (МПЗ);
• готовая продукция;
• товары;
• прочие запасы;
• денежные средства и прочие финансовые активы.

Фактическое наличие имущества (ОС, МПЗ, наличность) проверяется только с участием материально ответственных работников с помощью подсчета, взвешивания, обмера.

Если речь идет об активах, не обладающих материально-вещественной формой (НМА, финвложения), их инвентаризация производится путем сверки учетных данных с бумагами, подтверждающими права собственности на эти активы.

К обязательствам относятся:

• кредиторская задолженность;
• кредиты, займы;
• резервы.

Обязательства должны быть обоснованы договорами займа, кредита и договорами товарного и коммерческого кредитов.

Инвентаризация обязательств проводится путем сверки расчетов с контрагентами и проверки документов, обосновывающих их наличие.

Существует два способа проведения инвентаризации — сплошной и выборочный. Отличаются они объемом проверяемых объектов. Когда требуется охватить все активы и обязательства, проводят сплошные инвентаризации. К такому типу относится проверка товаров по всем складам и местам реализации.

К выборочной инвентаризации прибегают, когда необходимо проверить какой-либо вид имущества или часть какого-либо обязательства. Примером выборочной инвентаризации является проверка при выявлении хищений и злоупотреблений, пожаров и других непредвиденных событий, смены материально ответственных лиц. Такие ревизии предусматривают проверку отдельных объектов, непосредственно затронутых событиями:

• если сменилось материально ответственное лицо, проверяется только то имущество, которое было ему вверено;
• при хищении со склада — только те ценности, которые хранились на этом складе.

Процедура инвентаризации поручается либо постоянной, либо рабочей инвентаризационным комиссиям. Они создаются по приказу руководителя. Приказ составляется в произвольной форме. В нем же определяется состав комиссий.

Рабочая инвентаризационная комиссия создается, когда объем необходимых работ превышает возможности постоянно действующей комиссии. Рабочие комиссии формируются также по приказу руководителя. В одном приказе допускается утвердить состав как одной, так и нескольких рабочих комиссий. Приказ разрешается составить и в произвольной, и в унифицированной форме ИНВ-22.

Если планируемый объем работ небольшой, комиссию можно не создавать вовсе, а для проверки привлечь ревизионную комиссию (если она имеется в компании).

Обязанности постоянной и рабочих инвентаризационных комиссий необходимо закрепить в положении.

Алгоритм работы по осуществлению процедуры следующий. Перед ее началом комиссии обязаны:

1. Получить от материально ответственных лиц:

• не переданные в бухгалтерию приходные и расходные документы. Это необходимо для определения бухгалтерией остатков на начало инвентаризации;
• расписки о сдаче в бухгалтерию или в комиссию всех приходных и расходных документов на имущество о том, что все поступившие ценности материально ответственными лицами оприходованы, а выбывшие – списаны.

2. Подготовить бланки инвентаризационных описей (актов) инвентаризируемых объектов в двух экземплярах. Допускается применение как произвольных, так и унифицированных форм ИНВ-1, ИНВ-3, ИНВ-4. Описи (акты) составляются по материально ответственным лицам и местам хранения.

В ходе инвентаризации комиссии обязаны:

1. Осмотреть имущество и оценить возможность его последующего использования.

2. Определить фактическое наличие имущества.

3. Подтвердить наличие не имеющего материально-вещественного выражения имущества (денежные средства, НМА, финансовые вложения).

4. Установить правильность и обоснованность сумм обязательств.

5. Проверить балансовую стоимость имущества и правильность расчета оценочных резервов.

6. Проверить обоснованность признания и величину оценочных обязательств.

7. Проанализировать причины преждевременного списания имущества (физический и моральный износ, нарушение условий эксплуатации и хранения).

8. Обнаружить виновных.

9. Отразить в описях сведения о фактическом наличии объектов учета, оформить результаты проверки.

10. Подготовить предложения по устранению обнаруженных расхождений с учетными данными.

Постоянно действующие комиссии обязаны выполнять дополнительные задачи, которые на них возлагаются в межинвентаризационный период:

• составление документов на списание негодного к использованию имущества;
• контроль и утилизация непригодного к использованию имущества;
• контроль изъятия пригодных к использованию или продаже деталей, узлов, агрегатов, материалов, отходов, остающихся от выбытия имущества;
• определение стоимости пригодных к использованию или продаже материальных ценностей, остающихся от выбытия имущества;
• прием материальных ценностей, когда их количество, качество или ассортимент не соответствуют договорным условиям.

Если в организации есть и постоянная инвентаризационная комиссия, и рабочая, их функции нужно разделить.

Постоянная комиссия занимается:

• определением количества рабочих инвентаризационных комиссий;
• инструктированием председателей комиссий и ее членов;
• распределением работы между ними;
• контролем правильности проведения инвентаризации, своевременности и корректности оформления результатов проверки;
• обобщением результатов.

Рабочие комиссии занимаются непосредственно процессом инвентаризации.

Процедура инвентаризации начинается с выпуска приказа руководителя. Документ можно составить как в произвольной, так и в унифицированной форме ИНВ-22, приведенной в Постановлении Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. В приказе нужно указать:

• список инвентаризируемых объектов;
• даты проведения процедуры.

Если при инвентаризации не будет присутствовать хотя бы один член комиссии, процедуру проводить нельзя, так как ее результаты будут недействительны.

После проверки фактического наличия материальных ценностей комиссия определяет возможность их дальнейшего использования. Результаты инвентаризации оформляются описями и актами. В них материально ответственные лица обязаны дать расписку, подтверждающую их присутствие.

Если обнаружатся противоречия с данными бухучета, необходимо заполнить сличительные ведомости.

Итоги инвентаризации подводятся на заседании инвентаризационной комиссии путем создания протокола. Унифицированной формы протокола не существует, поэтому его можно составить произвольно. В проколе нужно отразить:

• время проведения заседания;
• состав присутствующих;
• предложения инвентаризационной комиссии по зачету излишков и недостач;
• объяснения материально ответственных лиц о причинах возникновения излишков и недостач;
• объяснения причин, по которым недостачи не отнесены на виновных лиц;
• информацию об имуществе, подлежащем списанию и уценке, а также причин порчи и виновных лиц, выводы и предложения, направленные на обеспечение сохранности имущества;
• суммы оценочных резервов либо указание причин, по которым эти резервы не создаются.

Протокол подписывается всеми членами комиссии, затем он передается на подпись руководителю. Обобщить результаты инвентаризации нужно в ведомости по форме ИНВ-26. В нее заносятся все излишки и недостачи, а также способ их урегулирования.

Ведомость и протокол направляется руководителю для принятия окончательного решения. Оно оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации. Документ создается произвольно, с обязательным предписанием о порядке устранения всех выявленных расхождений. Затем все документы передаются в бухгалтерию организации.