Получение машиночитаемой доверенности для ЕГАИС: инструкция

ЕГАИС представляет собой государственную автоматизированную информационную систему. С ее помощью ведется определенный учет. В данном случае учитывается объем:
— производства и оборота этилового спирта;
— алкогольной и спиртосодержащей продукции.

Происходит это за счет внесения в данную систему определенной информации, в частности:
— поступаемой из автоматических средств измерения и технических средств фиксации;
— передаваемой оборудованием;
— техническими средствами регистрации;
— путем подачи организациями деклараций;
— путем подачи уведомлений о начале оборота на территории России.

Обязанности участников

Данные лица должны представлять декларации. Какие именно, зависит от конкретного вида деятельности. Также имеет значение, о какой продукции идет речь. Порядок предоставления и формы утвержден уполномоченными органами.

Большая часть деклараций подается по итогам квартала. Срок – не позже 20-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Некоторые виды подаются ежегодно. В частности, декларации об объеме винограда, используемого для производства вина. Отчетность принимает Росалкогольтабакконтроль.

Кто взаимодействует с системой?

Передавать информацию в ЕГАИС обязаны организации:
— занимающиеся производством и (или) оборотом, в том числе с применением специального оборудования;
— производители спирта или алкогольной продукции при учете использования производственных мощностей;
— производящие и (или) ведущие оборот пива, пивных напитков, пуаре, медовухи и сидра. Они должны подавать информацию об объеме в реестр, который ведется в ЕГАИС;
— продающие легкие напитки (пиво, сидр и прочие) в розницу или при общепите. Такие лица представляют сведения об объеме закупки.

Основные положения регулируются Федеральным законом от 22.11.1995 № 171-ФЗ. Если вы являетесь потенциальным участником, но не зарегистрировались в системе, ваши действия с алкоголем будут незаконными.

Порядок регистрации в системе:
— нужно получить квалифицированную подпись;
— зайти на сайт и выбрать вход в личный кабинет;
— действовать согласно условиям, которые открылись в окне. Проще всего зайти через госуслуги;
— установить УТМ (универсальный транспортный модуль). С помощью данного оборудования происходит обмен информацией об алкоголе в ЕГАИС. Также нужно скачать дополнительное ПО, которое находится в вашем ЛК системы;
— купить и зарегистрировать онлайн-кассу.

ЕГАИС создан для контроля алкогольного рынка. При этом надзор происходит на всех этапах — от производителя до продажи конкретного продукта человеку. Такой подход позволяет снизить уровень контрафакта, потому что его внедрение становится заметным. Каждая единица товара маркируется на этапах изготовления, перемещения, реализации.

В момент продажи товара по кассе он выходит из оборота.

В системе должны зарегистрироваться все, имеющие отношение к обороту. За отсутствие регистрации существует ответственность. За неверные данные и несвоевременную отчетность также будут проблемы с контролирующими органами. Кроме того, компании (ИП) должны иметь все необходимое для того, чтобы стать участником. В итоге организациям (ИП) нужно еще потратиться на оборудование для участия. В зависимости от вида деятельности и продукции траты будут разными. Потому что некоторым компаниям нужно устанавливать дополнительное оснащение.

Начнем с понятия МЧД. По своей природе это просто доверенность, только в электронном виде. Она создана в формате документа, который понятен компьютеру, а именно в XML.

МЧД нужна для того, чтобы электронные документы подписывал представитель организации от ее имени. В нашем случае она дает право на подписание документов в ЕГАИС. Ею будут пользоваться сотрудники, которые наделены необходимой компетенцией. Это представители любых участников системы, в частности, производителей, обычных магазинов, заведений, оказывающих услуги общепита, и поставщиков. Такой документ дает работнику право подписи за директора или ИП.

Вообще такая доверенность применяется в разных сферах. Например, при подаче налоговой отчетности в ФНС. Поэтому тип МЧД может быть разным.

К машиночитаемой доверенности применяют такие же требования, что и к обычной бумажной, потому что суть у них одна – наделение полномочиями. Реквизиты МЧД:
— наименование;
— номер;
— срок ее действия;
— данные о сторонах (доверитель и представитель);
— перечень полномочий;
— иная информация.

Чтобы работать с системой, необходим выпуск квалифицированной электронной подписи. Чтобы ее создать, надо:
— приобрести специальный USB-накопитель, или токен. Выглядит он как обычная флешка. Они бывают разных фирм, например, рутокен lite, JaCarta;
— записаться на прием в налоговую инспекцию и там сформировать подпись окончательно, для чего нужно принести устройство, на которое будет записан соответствующий сертификат.

При получении сертификата впервые посетить удостоверяющий центр (ФНС) должен руководитель организации. В случае с ИП  явиться должен предприниматель. При обращении понадобятся паспорт, номер СНИЛС, ИНН.

По общему правилу организация или предприниматель могут иметь один такой сертификат. Но в случае, если несколько торговых точек, сертификатов понадобится несколько. В этой ситуации подписи нужно оформить на несколько работников, в зависимости от количества точек. В этой области как раз недавно произошли изменения.

В действительности МЧД требуется в двух ситуациях:
— при установке УТМ;
— формировании RSA-ключа.

Оба этих компонента применяются, когда авторизацию в системе проходит новый пользователь. У такого пользователя должна быть соответствующая ЭП и доверенность.

Особенности:
— при авторизации в личном кабинете системы пользователю предоставлять доверенность не нужно;
— МЧД можно отозвать. Для этого понадобится распределенный реестр налоговой службы. Он находится на сайте налоговой. В случае отзыва документ получит статус «недействительный»;
— полномочия по данному документу можно передоверить. Происходит это в общем порядке, в соответствии с Гражданским кодексом РФ. Его оформление происходит по тем же правилам, по которым создан основной документ;
— доверенность автоматизирует проверку полномочий представителя;
— МЧД по общему правилу включается в пакет электронных документов. При этом законодательством может быть предусмотрен и иной порядок.

Общая информация о МЧД. Кроме взаимодействия с ЕГАИС, существуют также общие нормы, применяемые ко всем видам МЧД.

1. Требования по срокам к КЭП, которые продолжат свое действие после 01.09.2024:
— удостоверяющий центр был аккредитован после 01.07.2020;
— выдача произошла не позже 31.08.2023;
— срок действия не позже 31.08.2024. Если срок больше, то 31 августа все-равно будет конечным сроком.

2. Срок до 31-го числа является переходным периодом. В это время идет эксперимент по обмену доверенностями через ФНС.

3. Порядок оформления:
— должны учитываться требования, установленные ГК РФ (ч. 1 ст. 17.5 закона об электронной подписи);
— для выдачи создается документ определенной формы. Она может быть разной в зависимости от того, для каких целей создается. Формы размещают на сайтах официальных операторов госсистем, Банка России, Федеральной нотариальной палаты;
— при отсутствии подходящей формы нужно руководствоваться документом, который опубликовало Минцифры. Он находится на едином портале госуслуг.

4. Подписать доверенность квалифицированной подписью могут следующие лица:
— компании;
— участники финансового рынка;
— филиал или представительство;
— лица, которые имеют право передоверия;
— нотариусы (в некоторых случаях).

5. Шаблон должен соответствовать единым требованиям для всех видов (Приказ Минцифры РФ от 18.08.2021 № 857). В акте сказано:
— документ должен быть создан в электронной форме;
— формат XML;
— должен быть подписан УКЭП. Форматы: XMLDSIG или формат Минкомсвязи, утвержденный Приказом от 14.09.2020 № 472.

Также там прописано содержание доверенности:
— наименование;
— сведения о доверителе. Они могут быть разными в зависимости от того, о каком лице идет речь, а именно физлицо, ИП, российское юрлицо, иностранное юрлицо;
— данные о представителе. Сюда входят Ф.И.О., дата рождения, серия и номер паспорта, СНИЛС и ИНН;
— дата совершения (дата создания метки);
— срок действия;
— список полномочий;
— идентификатор полномочия в соответствии с классификатором;
— иное описание в виде текста (при отсутствии идентификаторов в классификации);
— номер документа;
— УКЭП, которой подписана доверенность;
— наличие возможности передоверия.

6. Хранение
Документ хранится в той или иной информационной системе, в зависимости от ситуации. К ним относятся:
— система, в которой подписан документ и из которой он направлен;
— ЕСИА (единая система идентификации и аутентификации). Как правило, это связано с единым порталом госуслуг;
— структура органов исполнительной власти и внебюджетных фондов;
— удостоверяющие центры, получившие аккредитацию;
— операторы ЭДО. Налоговая устанавливает требования к таким организациям.

7. Отзыв (отмена)
Доверенность можно отозвать, для чего нужно сформировать заявление:
—  об отмене в ИС. Речь идет о той ИС, в которой хранится МЧД;
—  в другой ИС и направить в ту систему, в которой она хранится.
Форма и формат устанавливаются оператором.

С первого сентября текущего года применение МЧД (в частности, и в ЕГАИС Алкоголь) стало обязательным.

Отныне действует следующий порядок:
— всем сотрудникам (кроме директора) нужна личная КЭП, вместе с которой теперь будет представляться МЧД. Доверенность может быть представлена в пакете электронных документов или другим способом;
— директору доверенность не нужна. Он имеет право подписывать документы ЭП организации. То же самое можно сказать в отношении предпринимателей. Есть исключения, в частности, когда лица выступают от имени третьей компании;
— МЧД же, в свою очередь, также должна быть подписана ЭП компании;
— владельцы уже действующих сертификатов могут продолжить их использование без МЧД после 1 сентября. При этом ранее выданные сертификаты действуют до окончания срока. Но есть ограничение: не позднее 31.08.2024;
— новые сотрудники, которые будут обладать данным правом, после 1 сентября обязаны иметь МЧД.

Основное изменение в следующем. Работникам теперь не будет выдаваться подпись с реквизитами организации. Вместо этого они получат подпись физ.лица и доверенность, по которой смогут подписывать бумаги от компании (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ, Постановление Правительства РФ от 21.02.2022 № 224, Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ).

Создание данной доверенности происходит по определенному формату. В частности, используется универсальная версия 003.

По общему правилу порядок такой:
— сначала нужно заполнить форму 003 на сайте ФНС;
— указать полномочия, в частности, что лицо имеет право подписи на документы, отправляемые в Росалкогольрегулирование;
— заверить документ подписью директора;
— загрузить его в реестр ФНС;
— загрузить его также в УТМ.

Кроме официального портала ФНС, создание МЧД также возможно:
— через операторов электронного документооборота (ЭДО);
— через «1С».

Алгоритм следующий:
— войти в ЕГАИС УТМ;
— зайти в раздел «Сервисы»;
— выбрать «Генерация ключей доступа»;
— выбрать роль доступа;
— загрузить файлы, в частности, xml (доверенность) и sig (подпись);
— нажать «Продолжить»;
— выбрать КПП;
— согласиться с условиями и сгенерировать сертификат.

Виды ответственности могут быть следующими.
 Статья 15.13 КоАП РФ (искажение информации и нарушение правил декларирования):
— штраф от 5 до 10 тыс. рублей для должностных лиц;
— от 50 до 100 тыс. рублей для юридических лиц.

Часть 3 статьи 14.16 КоАП РФ (нарушение особых требований и правил при розничной продаже):
— от 20 до 40 тыс. рублей с конфискацией или без нее, для должностных лиц;
— от 100 до 300 тыс. рублей с конфискацией или без нее, для юрлиц.

Кроме штрафов, отдельным видом наказания может стать лишение лицензии. Это следует из части 3 статьи 20 Федерального закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ.

При работе с алкоголем нужно подавать отчетность в Росалкогольтабакконтроль, за исключением деклараций о розничной продаже алкоголя и спиртосодержащей продукции. В этом случае отчетность подается в региональный орган исполнительной власти. Делается это по месту регистрации организации или ИП. При этом нужно еще направить копию в Росалкоголь.

Формы деклараций содержатся:
— в Приказе Росалкогольрегулирования от 17.12.2020 № 396. Порядок заполнения документов также прописан в данном приказе;
— в Приказе Минсельхоза РФ от 01.10.2021 № 687. Порядок заполнения регулируется этим же приказом.

Подача отчетности возможна на официальном портале ЕГАИС, для чего понадобится подпись руководителя или работника, которому она выдана до 1 сентября. Если она выдана после, то нужно приложить МЧД. В таком случае, возможно, придется использовать УТМ.