Получение ЭЦП для ЕГАИС

Деятельность на алкогольном рынке без подключения к ЕГАИС считается незаконной, поэтому каждому предприятию, участвующему в обороте алкоголя и спиртосодержащей продукции, требуется зарегистрироваться в системе.

Однако перед этим нужно получить электронную подпись (ЭП), например, для заверения документов и передачи информации о производстве, поставке и реализации алкоголя в магазинах и местах общепита.

В нашей стране используются три вида ЭП:

а) простая (ПЭП). Это комбинация логина и пароля, которая подтверждает, что файл подписан определенным лицом. При этом такая подпись не гарантирует, что файл не изменят после подписания;

б) усиленная неквалифицированная (НЭП или УНЭП). Это более защищенная подпись. Она позволит определить, вносились ли изменения в документ после его подписания. Однако подписанный НЭП файл приравнивается к бумажному с собственноручной подписью только при наличии соответствующей договоренности сторон;

в) усиленная квалифицированная (КЭП или УКЭП). Это самая защищенная подпись, которая обладает самой полной юридической силой, но в то же время к ней предъявляются и самые строгие требования.

УКЭП можно получить только в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ).

Подписанный КЭП файл равнозначен документу, который подписан собственноручно физлицом или уполномоченным представителем юрлица.

Владельцы КЭП с ее помощью участвуют в ЭДО. Они вправе работать на государственных порталах и в информационных системах, сдавать отчетность в ИФНС, участвовать в закупках.

Для работы в ЕГАИС нужна специальная КЭП. Ее записывают на ключевой носитель со встроенным средством шифрования, например, Рутокен ЭЦП 3.0, ЭЦП 2.0 или JaCarta-2 SE.

Рутокен ЭЦП 3.0 — это модель, пришедшая на смену Рутокен ЭЦП 2.0. Она поддерживает те же криптоалгоритмы. Устройство сертифицировано по требованиям ФСБ и ФСТЭК. Подходит для получения квалифицированных сертификатов в УЦ ФНС и для работы на порталах специализированных госсистем, в том числе ЕГАИС.

В таком токене уже есть криптографическая библиотека, поэтому он не требует дополнительной установки средства криптографической защиты информации (СКЗИ), например, КриптоПро.

КЭП позволяет установить универсальный транспортный модуль (УТМ), который передает и получает данные из ЕГАИС. УТМ скачивают в личном кабинете ЕГАИС и устанавливают на компьютер в торговой точке по месту работы предприятия.

ЭП требуется всем участникам алкогольного рынка на всех этапах производства и реализации спиртосодержащей продукции:
– производителям – чтобы отчитываться по объемам производства спирта, спиртосодержащих товаров, алкоголя, пива и пивной продукции;
– поставщикам – чтобы оформить факт купли-продажи спирта и спиртосодержащей продукции;
– общепиту – для передачи данных получения партии алкоголя и списании открытых бутылок;
– розничным продавцам – для передачи данных о продаже в рознице алкоголя и спиртосодержащей продукции;
– импортерам – чтобы отчитываться о ввезенном и отгруженном спиртном или спиртосодержащих товарах.

Помимо этого, ЭП понадобится при списании спиртосодержащей продукции из-за брака, порчи, потери, а также при постановке на баланс излишков, найденных во время инвентаризации.

При этом на практике для работы на каждой точке требуется отдельная ЭП. В то же время по закону руководитель юрлица и ИП могут иметь в ФНС только одну действующую КЭП, выданную на себя.

В этой ситуации нужно поступить следующим образом:
– руководителю надо получить ЭЦП на сотрудника юрлица для каждой торговой точки. Сертификат такой подписи содержит ОГРН юрлица, что достаточно для работы в ЕГАИС от его имени. Компании, у которых есть торговые точки, должны устанавливать УТМ на каждом таком подразделении, если у них разные КПП и адреса. Следовательно, они должны иметь столько КЭП, сколько таких подразделений;
– для ИП не установлены требования, что УТМ надо устанавливать на каждом адресе. Однако ЕГАИС предусматривает такой механизм, и ИП могут получить ключи на каждую точку. ИП на каждом адресе может использовать только сертификат сотрудника с применением МЧД.

При этом с первого сентября 2023 года изменились правила применения электронных подписей. Если от имени юрлица или ИП действует представитель (физлицо, сотрудник, бухгалтер), то для подписания документов используется сертификат, выданный на данного представителя с применением МЧД.

С первого сентября 2023 года электронные документы можно подписывать сертификатом:
– на директора юрлица или ИП, выпущенным ФНС. Выдается по одному сертификату на каждого руководителя, указанного в ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
– физлица с использованием МЧД;
– сотрудника, выпущенным до 31 августа 2023 года с указанием юрлица. В этом случае МЧД не нужна. Однако такой сертификат можно использовать только до 31.08.2024.

Чтобы предоставить сотруднику право подписывать этим сертификатом документы от имени компании, руководитель должен оформить на него МЧД и подписать ее своей КЭП. Сотрудник, который сдает отчетность, прикладывает МЧД к подписанным документам.

Без МЧД не получится установить УТМ и сгенерировать RSA-ключ.

Для оформления сертификата в УЦ нужны стандартные документы.

От юрлица потребуют:
– паспорт будущего владельца сертификата КЭП;
– заявление на выдачу сертификата, подписанное будущим владельцем от руки.
– номер СНИЛС;
– электронную выписку ЕГРЮЛ управляющей компании, если единоличным исполнительным органом организации является внешняя управляющая компания;
– доверенность на получение сертификата, если его будет оформлять и получать сотрудник, а не руководитель.

У ИП запросят:
– паспорт будущего владельца сертификата КЭП.
– заявление на выдачу сертификата, подписанное будущим владельцем;
– номера СНИЛС и ИНН.

КЭП для ЕГАИС выдается на срок 6, 12, 15 месяцев. Стоимость сертификата зависит от его срока действия и допуслуг.
После того как срок действия сертификата закончится, его потребуется перевыпустить.
Если поменяются данные компании или владельца сертификата, нужно отозвать старый сертификат и получить новый.

Получить КЭП ЕГАИС можно в три этапа. Для этого потребуется:
– выбрать пункт выдачи ЭП, к примеру, удостоверяющий центр «Контур». Для первых лиц ООО и ИП электронная подпись выдается в ФНС и у доверенных лиц — аккредитованных УЦ. Получение ЭП физлицом регулируется не так строго, как получение ЭП на директора фирмы или ИП. Поэтому ее можно оформить в любом аккредитованном Минцифры РФ удостоверяющем центре;
– заполнить заявку и предоставить пакет документов;
– получить сертификат КЭП, записанный на токен.

Для тех, кто планирует работать с ЕГАИС, кроме необходимых документов также понадобится:
— токен с КриптоПро;
— чтобы на рабочем ПК был установлен КриптоПро CSP не ниже 5.0 сборки R2;
— сообщить сотруднику ФНС, что будет работа с ЕГАИС — он сформирует необходимую подпись.

Если в компании уже была получена КЭП от ФНС без расширения ЕГАИС, то можно перевыпустить подпись с добавлением расширения. Или выпустить КЭП на сотрудника с расширением для ЕГАИС в УЦ. Если получатель забудет упомянуть об этом, то получит подпись, которую не сможет использовать для работы с ЕГАИС. Расширить готовую ЭП для работы с ЕГАИС нельзя.

Директора и ИП получают КЭП только в УЦ ФНС и ее доверенных лиц. Чтобы оформить ЭЦП в налоговой, нужно выбрать отделение, принести с собой пакет документов и сертифицированный токен. Главное — пользователь должен купить и принести специальный токен.

Если ЭП нужна представителю юрлица, то данный сотрудник вправе это сделать только в аккредитованном Минцифры РФ УЦ. В отличие от получения сертификата ЭП руководителя эта услуга является платной. Ее стоимость может отличаться в разных УЦ. Сотрудник компании – это физлицо, а значит, получить ЭЦП сотрудника он может только там. Получить сертификат ЭП на физлицо по доверенности не получится.

После получения КЭП понадобится:
– провести регистрацию в ЕГАИС;
– сгенерировать RSA-ключ для безопасного соединения с платформой;
– установить УТМ для связи торговой точки и ЕГАИС;
– выбрать товароучетную систему;
– купить и зарегистрировать онлайн-кассу.

Если по одному адресу существуют несколько подразделений организации с одним КПП, к примеру, магазин и общепит, то носитель JaCarta SE, Рутокен ЭЦП 2.0 и 3.0 с КЭП и RSA-ключом на них может быть один. Если адреса компании и КПП ее отделений разные, то для работы в ЕГАИС нужно столько носителей с КЭП и RSA-ключами, сколько открыто обособленных подразделений.

Для компаний-лицензиатов этот раздел заполнится автоматически по данным из реестра лицензий.

Если пользователь является не лицензиатом или ИП, то нужно настроить данные о месте осуществлении деятельности, добавив их в справочник ЕГАИС. Для этого следует:
– в меню домашней страницы УТМ перейти во вкладку «Добавление организации»;
– на открывшейся странице выбрать раздел «Организация», заполнить поля с ИНН, КПП и после чего с помощью функции «Расширенный поиск» выбрать адрес места осуществления деятельности;
– ознакомиться с результатом запроса на добавление сведений об организации, ИП при прохождении подтверждающих проверок по информационным реестрам ФНС;
– сформировать ключ доступа к ЕГАИС (RSA-ключ) для места осуществления деятельности.

Для ИП экземпляр программных средств ЕГАИС и носитель JaCarta SE, Рутокен ЭЦП 2.0 и 3.0 c КЭП и RSA-ключом нужны в единственном экземпляре. В то же время ИП рекомендуется указывать все адреса для исключения вероятных спорных ситуаций как с поставщиками, так и с контролирующим органом.