Положение об использовании служебного автомобиля

Рассмотрим порядок предоставления служебного автомобиля в личное пользование сотрудника. Какие документы для этого необходимо оформить и как закрепить правила использования авто компании? Обо всем подробно расскажем ниже.

Над статьей работали:
Автор: Лилия Новикова; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Обязательно ли прописывать порядок использования служебного транспорта в
   положении
2. Образец положения об использовании транспорта в личных целях
3. Приказ об использовании автомобиля в личных целях
4. Акт приема-передачи
5. Что с расходами
6. Использование руководителем служебного автомобиля в личных целях
7. Ответственность за использование служебного автомобиля в личных целях

Обязательно ли прописывать порядок использования служебного транспорта в положении

Законодательством не установлена обязанность компании-работодателя разрабатывать отдельное положение, которое будет регулировать порядок использования служебного транспорта. Закрепить правила можно и в трудовом договоре.

Однако для удобства такой локальный акт лучше все же составить. Это позволит избавиться от оформления лишних документов и более детально прописать порядок использования транспорта в служебных и личных целях.

В положении нужно предусмотреть порядок компенсации ГСМ, возможность и порядок использования служебного автомобиля в личных целях, а также установить ответственность за нарушение предусмотренного локальным актом порядка. В случае спорной ситуации, работодатель сможет аргументировать свою позицию, сославшись на внутренние правила организации.

Если такой внутренний документ есть в компании, то при заключении трудового договора нет необходимости подробно в нем расписывать порядок использования служебного транспорта. Достаточно будет сделать ссылку на локальный акт.

Если лицо уже трудится в компании, и было принято решение о предоставлении ему служебного автомобиля в пользование, необходимо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору, где будут прописаны условия пользования транспортом или ссылка на локальный акт, где подробно описаны такие правила.

Кроме этого, для передачи служебного автомобиля сотруднику в личное пользование может быть оформлен гражданско-правовой договор, законодательством это также не запрещено. Это может быть как соглашение о безвозмездной передаче транспорта, так и использование за оплату. В первом случае это будет договор ссуды, а во втором — аренда транспортного средства без экипажа (ст. 642, п. 1 ст. 689 ГК РФ).

Образец положения об использовании транспорта в личных целях

Приведем Образец положения об использовании служебного автомобиля.

Приказ об использовании автомобиля в личных целях

Утвержденной формы документа нет, как не установлено и требований к его содержанию. Поэтому составить приказ можно в произвольной форме.

В нем рекомендуется указать такие сведения:
• данные сотрудника, которому предоставляется в личное пользование автомобиль;
• данные самого автомобиля, указанные в техническом паспорте;
• срок, в течение которого сотрудник вправе использовать автомобиль.

Можно указать в нем и определенные ограничения для использования. Например, что работник может брать автомобиль для личных нужд только в определенное время, скажем с 18 до 21 часа или в выходной день.

Акт приема-передачи

Указанный документ также составляется в произвольной форме. Он необходим для фиксации факта передачи автомобиля работнику.

Потребуется 2 экземпляра – по одному для компании и для самого работника.

В документе также нужно зафиксировать:

• данные автомобиля, содержащиеся в техпаспорте;
• регистрационные данные транспорта;
• реквизиты полисов ОСАГО и КАСКО;
• состояние автомобиля на момент передачи сотруднику. Необходимо описать все повреждения, которые есть на момент составления акта. Если в дальнейшем возникнут споры с сотрудником относительно повреждений автомобиля, такие сведения помогут разрешить разногласия;
• данные спидометра и уровень топлива;
• дату передачи транспорта.

Что с расходами

Вопрос распределения расходов между работодателем и сотрудником в случае передачи последнему служебного транспорта не определен на законодательном уровне. Поэтому стороны решают его на свое усмотрение.

Порядок распределения расходов нужно подробно прописать либо во внутреннем акте компании, либо в договоре (трудовом или гражданско-правовом).

Так, могут быть определены нормы расходов, а также разделены расходы на топливо.

Для удобства может быть прописано условие о необходимости составлять путевой лист при осуществлении служебной поездки. Так проще будет разделить периоды, когда автомобиль использовался в личных целях, а когда в служебных. Но нужно учитывать, что, в случае спора с сотрудником, отсутствие путевого листа не будет свидетельством того, что он использовал авто для своих нужд (Апелляционное определение Верховного суда Республики Мордовия от 26.05.2022 по делу N 33-988/2022). Поэтому такой документ скорее нужен для внутреннего пользования и для учета расходов на ГСМ.

В договоре (локальном акте) также нужно прописать, за чей счет будет осуществляться техническое обслуживание автомобиля, какая из сторон будет осуществлять ремонт как плановый, так и в случае повреждения транспорта.

Кроме этого, нужно указать, за чей счет будет производиться заправка авто топливом. Так, сотрудник может это делать за свой счет или же производить возмещение ГСМ в случае, когда, например, он пользуется топливной картой компании на заправке.

Использование руководителем служебного автомобиля в личных целях

Особенностью использования служебного авто руководителем является то, что передать ему транспорт в безвозмездное пользование нельзя, это прямо закрепляет статья 690 Гражданского Кодекса РФ.

В остальном порядок предоставления автомобиля в личное пользование аналогичен описанному выше. Так, условия использования могут быть прописаны в трудовом договоре (дополнительном соглашении к нему). Соглашение может содержать ссылку на локальный акт, либо разрешено заключение договора аренды транспортного средства без экипажа.

Ответственность за использование служебного автомобиля в личных целях

В первую очередь сотрудника, который нарушил правила использования рабочего авто можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Таким нарушением может быть, например, использование авто в момент нахождения на больничном, в отпуске, в выходные дни и другое время, когда это не было разрешено договором или локальным актом (Определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 02.06.2022 по делу N 88-11860/2022, Апелляционное определение Самарского областного суда от 15.01.2019 по делу N 33-154/2019, Определение Шестого кассационного суда общей юрисдикции от 20.06.2024 N 88-14924/2024).

Кроме этого, возможно и привлечение к административной ответственности. Так, сотрудник может быть привлечен за самоуправство (ст. 19.1 КоАП РФ) (Постановление Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 11.09.2024 N 16-5148/2024).

Работодатель же напротив, может быть освобожден от административной ответственности в случае, когда сотрудник вопреки требованиям внутренних правил, использовал автомобиль в личных целях (Решение Свердловского областного суда от 03.04.2018 по делу N 72-228/2018, Постановление Двадцать первого арбитражного апелляционного суда от 19.02.2016 N 21АП-63/2016 по делу N А83-3661/2015).

Также возможно и привлечение к уголовной ответственности по статьям 160, 285 УК РФ (Кассационное определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 25.05.2023 N 77-1839/2023, Апелляционное определение Псковского областного суда от 28.09.2021 N 33-1548/2021 по делу N 2-380/2021).

Сотрудника можно привлечь и к материальной ответственности в соответствии со ст. 243 ТК РФ независимо от того, правомерно ли он использовал автомобиль для личных нужд или нет. Например, когда в результате ДТП был поврежден автомобиль, может быть взыскана компенсация прямого ущерба работодателю (Определение Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 15.07.2024 N 88-14417/2024, Определение Седьмого кассационного суда общей юрисдикции от 25.04.2023 по делу N 88-6685/2023).