Подраздел 1.1 ЕФС-1

ЕФС-1 с подразделом 1.1 подраздела 1 раздела 1 нужно сдать при приеме, увольнении, переводе сотрудников и других кадровых переменах, произошедших с 1 января 2023 года в следующие сроки (ст. 11 Закона о персонифицированном учете от 01.04.1996 № 27-ФЗ):

• при приеме на работу – не позже следующего рабочего дня после издания приказа;
• при увольнении, приостановлении и возобновлении трудового договора – не позже следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа;
• при заключении и прекращении договора гражданско-правового характера — не позже следующего рабочего дня после заключения или прекращения такого договора;
• в случае иного кадрового мероприятия — не позже 25-го числа следующего месяца. Пример такого мероприятия: перевод, переход на электронную трудовую книжку и так далее.

Отчет ЕФС-1 состоит из титульного листа и двух разделов, каждый из которых состоит из подразделов. В них отражают сведения:

• о страхователе (титульный лист);
• о трудовой деятельности (подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1);
• о страховом стаже (подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1);
• о заработке сотрудников бюджетной сферы (подраздел 1.3 подраздела 1 раздела 1);
• об основаниях для отражения данных о периодах работы в условиях, которые дают право на досрочную пенсию (подраздел 2 раздела 1);
• о застрахованных, за которых перечисляли дополнительные взносы на накопительную пенсию (подраздел 3 раздела 1);
• о взносах на травматизм (подразделы 2.1 и 2 раздела 2);
• о результатах обязательных медосмотров и спецоценке (подраздел 2.3 раздела 2).

Для заполнения отчета ЕФС-1 применяют порядок, утвержденный Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п. Форматы сведений для ЕФС-1 в электронном виде утверждены другим документом — Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 246п.

Подраздел 1.1 формы представляет собой аналог ранее действовавшего отчета СЗВ-ТД. Главное отличие между ними в том, что теперь нужно отражать еще и сведения по гражданско-правовым договорам.

Для представления подраздела 1.1 в Социальный фонд России придется заполнить титульный лист и подраздел 1 раздела 1 отчетной формы (п. 1.11 порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п).

Подраздел 1.1 заполняют на всех зарегистрированных лиц, в том числе на совместителей и дистанционных сотрудников (п. 1.4 порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п):

• с которыми заключены служебные или трудовые отношения по Трудовому кодексу РФ или иным федеральным законам;
• с которыми завершены служебные или трудовые отношения согласно Трудовому кодексу РФ или иным федеральным законам;
• относительно которых осуществлены другие кадровые перемены, включая перевод на другую постоянную работу, установление 2-й, 3-й и последующей профессии или иной квалификации, отмена ранее произведенных мероприятий и так далее;
• которые заявили о продолжении ведения трудовой книжки согласно ст. 66 Трудового кодекса РФ;
• которые подали заявления о представлении им сведений о трудовой деятельности по ст. 66.1 Трудового кодекса РФ.

Представить данные на совместителей нужно в тех же случаях, что и на основных сотрудников (ч. 1, 2 ст. 66.1 ТК РФ, п. 2.1 ст. 6, п. 2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Отдельный случай — подача заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Это обращение подается только работодателю по основному месту работы (ч. 5, 6 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Поэтому отчитаться в Социальный фонд России о его получении может только такой работодатель.

Подраздел 1.1 подается также на застрахованных лиц в случаях, предусмотренных п. 1.5 порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п. Это случаи заключения с человеком гражданско-правового договора о выполнении работ или оказании услуг, договора авторского заказа, на вознаграждение по которым согласно российскому законодательству о налогах и сборах начисляются страховые взносы.

Этот подраздел не нужно заполнять и подавать, если сведения составляют гостайну (п. 10 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Требуемые для заполнения отчета данные вносятся на основании (п. 1.12 порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п):

• имеющихся первичных документов, в том числе приказов и других документов кадрового учета;
• гражданско-правовых и других договоров, на вознаграждение по которым согласно российскому законодательству о налогах и сборах начисляются страховые взносы.

Разберем главные особенности заполнения полей и граф подраздела 1.1 отчета.

В поле «Дата подачи» указывают дату, когда было принято написанное сотрудником заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности. При этом нужно использовать формат ДД.ММ.ГГГГ (п. 4.1 порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п).

Если необходимо отменить ранее представленные данные о подаче заявлений, в соответствующей строке нужно привести ранее указанную дату, а в поле «Признак отмены» проставить знак «X».

В графе 1 таблицы потребуется проставить номер записи каждого кадрового мероприятия или каждого гражданско-правового договора. Для этого используется сквозная нумерация, номера указывают в порядке возрастания без пропусков и повторений (п. 4.2 порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п).

В графе 2 таблицы указывают дату кадрового мероприятия, начала или окончания времени работы по гражданско-правовому договору. Используют следующий формат записи: ДД.ММ.ГГГГ (п. 4.3 порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п).

В графе 3 таблицы отражают соответствующее мероприятие. Там могут быть прописаны слова или фразы: «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» и другие, соответствующие конкретной ситуации и предусмотренные п. 4.4 порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.

Графу 4 таблицы заполняют только в отношении зарегистрированных лиц, которые работают в том числе по гражданско-правовым договорам, в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях. В этом случае проставляют код из п. 4.5 порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п, соответствующий конкретной ситуации.

Графа 5 таблицы заполняется согласно штатному расписанию. В нее заносятся данные о наименовании трудовой функции, должности, работы, специальности, профессии с указанием квалификации, конкретном виде поручаемой работы. Также прописывается структурное подразделение, если работа в нем включена в трудовой договор.

При заполнении графы 5 необходимо сделать отметку в случае, если сотрудник — совместитель. Этот вывод следует из письма ПФР от 05.03.2020 № В-6181-19/10665-20. Такой вывод относился к порядку заполнения отчета СЗВ-ТД, сведения по которому сейчас не представляются. Однако его можно использовать и при заполнении подраздела 1.1 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1. Кроме того, возможность внести в указанный подраздел данные о совместительстве предусмотрена форматом сведений для ЕФС-1.

Некоторые федеральные законы гарантируют предоставление льгот либо вводят ограничения при выполнении работ по определенным должностям, специальностям или профессиям. В таком случае наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны отвечать наименованиям и требованиям, предусмотренным квалификационными справочниками, положениями профессиональных стандартов или реестров должностей.

Установление или присвоение сотруднику 2-й, 3-й и последующей профессии, специальности или иной квалификации отражают с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. То есть прописывают класс, категорию, классный чин и так далее.

При заключении гражданско-правового договора графу 5 не заполняют. Описанные правила предусмотрены п. 4.6 порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.

В графу 6 таблицы вносят код выполняемой функции, предусмотренный для конкретной ситуации п. 4.7 порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.

Кодовое обозначение занятия должно соответствовать занимаемой должности или профессии, виду трудовой деятельности, осуществляемой на рабочем месте при исполнении трудовых функций, работ, обязанностей. Код состоит из 5 цифровых знаков. Формат записи — XXXX.X. Код включает:

• код названия группы занятий в ОКЗ. Это первые четыре знака;
• контрольное число — пятый знак.

Графа 6 обязательно должна быть заполнена, если вид мероприятия – «ПРИЕМ», «УВОЛЬНЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ», «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ», «ПЕРЕВОД», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ» или «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ».

Для гражданско-правовых договоров в графе 6 также нужно указать один из предусмотренных кодов.

В графе 7 таблицы фиксируют код причины увольнения из классификатора параметров, а также причину прекращения трудового договора согласно положениям Трудового кодекса РФ или иного федерального закона без каких-либо сокращений.

Если выбран код «иное», то обязательно требуется внести реквизиты нормативного правового акта, а также пункт, часть статьи, статью, являющиеся основанием для увольнения.

При прекращении гражданско-правового договора графу 7 не заполняют. Такие правила следуют из п. 4.8 порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.

В графе 8 таблицы указывают название документа-основания, подтверждающего оформление или завершение трудовых отношений: приема, перевода, приостановления, увольнения и так далее. Это может быть приказ, распоряжение или другой документ, принятый в конкретной организации. Если заключается или прекращается гражданско-правовой договор, то нужно написать его наименование (п. 4.9 порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п).

В графе 9 таблицы отражают дату документа в формате ДД.ММ.ГГГГ (п. 4.10 порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п).

В графу 10 таблицы вносят номер приказа, распоряжения, другого документа или номер гражданско-правового договора. Знак номера (№) при этом не указывается (п. 4.11 порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п).

Графа 11 таблицы заполняется, если нужно отменить запись в прежде представленных сведениях о трудовой или иной деятельности зарегистрированного лица. В этом случае подается подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1, заполненный в полном соответствии с первоначальными сведениями, которые требуется отменить. Но при этом в графе 11 проставляется знак «X» (п. 4.12 порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п).

Если нужно не отменить, а внести исправления в прежде представленные сведения о трудовой или иной деятельности зарегистрированного лица, то вначале проводят отмену, как было указано выше. Затем в следующей строке указывают исправленные сведения (п. 4.13 порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п).

Форма ЕФС-1 может подаваться в электронной форме или на бумажных носителях, в том числе в сопровождении магнитного носителя. Организации, в которых численность работающих лиц, включая заключивших гражданско-правовые договоры, за отчетный период превышает 10 человек, представляет отчет в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 1.17 порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п, п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Перед подачей сведений в бумажном виде стоит убедиться, что необходимые данные заполнены печатными буквами, отсутствуют помарки, исправления и какие-либо сокращения. Исправлять ошибки с помощью корректирующего или иного аналогичного средства не допускается. Сведения должны быть внесены чернилами, шариковой ручкой черного, фиолетового или синего цветов или при помощи средств вычислительной техники (п. 1.14 порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п). 

То, как будет выглядеть заполненный подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1 формы ЕФС-1, зависит от конкретной ситуации. Ниже приведен образец заполнения сведений о трудовой деятельности при увольнении внешнего совместителя.

В этом случае также потребуется заполнить и подать титульный лист, подраздел 1 раздела 1, в том числе подраздел 1.1 отчета (пп. 1.4, 1.11 порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п).

При заполнении графы 5 сведений о трудовой деятельности потребуется внести отметку, что данный сотрудник является совместителем. Это следует из письма ПФР от 05.03.2020 № В-6181-19/10665-20. Такой вывод относился к порядку заполнения формы СЗВ-ТД, сведения по которой сейчас не представляются. Однако его можно применить и в данном случае при заполнении формы ЕФС-1. Тем более что возможность внести в указанный подраздел данные о совместительстве предусмотрена форматом сведений для ЕФС-1.

Образец заполнения подраздела 1.1 ЕФС-1