Уплата НДФЛ с подарочного сертификата

Подарочный сертификат – это документ, которые удостоверяет право владельца приобрести у компании, выпустившей сертификат, товары, работы или услуги, стоимость которых равна номинальной стоимости выпущенного сертификата. С точки зрения налогового законодательства подобные подарки – это доход, получаемый в натуральной (неденежной) форме, соответственно, порядок налогообложения будут определять правила, применяемые к доходам.

Подарочные сертификаты могут оформляться в электронном виде или в форме пластиковых карт. В цифровом виде чаще всего формируется код на скидку, размер которой определяется при приобретении сертификата. В пластиковой форме подарок представляет собой карту, при предъявлении которой покупатель получает скидку или бесплатный товар (работу, услугу).

Ключевая характеристика подарочной карты, влияющая на порядок налогообложения НДФЛ, это номинал сертификата, то есть величина скидки, которую одаряемый получит при предъявлении подарка. Например, если номинал карты составляет 1 тыс. рублей, предъявитель сможет оплатить товаров (работ, услуг) на эту сумму. При превышении  расчет выполняется с помощью наличной или безналичной оплаты. Подарочные сертификаты можно назвать формой авансирования будущих покупок: компания при реализации подарочных карты получает денежные средства, далее при покупке за счет сертификатов происходит зачет ранее полученных сумм в счет текущей реализации.

Независимо от формы выпуска, правила получения выгоды определяет компания (ИП), которая выпустила этот сертификат. Порядок получения скидки напрямую не влияет на налогообложение подарка, так как законодательство оценивает факт получения материальной выгоды налогоплательщиком (физическим лицом). Дополнительные действия будут классифицироваться без учета факта дарения. Например, если правилами компании, реализующей сертификаты, предусмотрено выполнение дополнительных требований к покупателю (например, совершить покупку на определенную сумму), то дополнительные покупки не повлияют на налоговые обязательства.

Налогообложение подарочных карт и подарков в иной форме осуществляется по правилам, установленным Налоговым кодексом РФ. Налог с сертификатов рассчитывают в день их выдачи, это будет являться датой получения дохода. Для целей НДФЛ необходимо определить совокупную стоимость подарков, полученных физическим лицом за календарный год в денежной и натуральной форме. Если разница между стоимостью подарков и необлагаемой суммой отрицательная или равна нулю, НДФЛ не удерживается и не перечисляется в бюджетную систему.

Для определения совокупной стоимости подарков по каждому физическому лицу (получателю дохода) необходимо организовать ведение персонифицированного учета доходов. Для этих целей можно использовать регистр по НДФЛ, в котором должны быть реквизиты, используемые для корректного и полного учета налоговых обязательств по данному налогу.

Налоговым агентом при вручении сертификатов выступает организация, которая непосредственно дарит такие карты. Компания, которая выпустила эти сертификаты, будет выступать налоговым агентом, если она же является дарителем. Например, компания «Альфа» приобрела для своих сотрудников сертификаты у компании «Омега». В этом случае удерживать НДФЛ и перечислять его в бюджет (при наличии оснований) будет компания «Альфа». Если у нее нет возможности удержать налог (например, сертификат вручен бывшему сотруднику), то организация обязана уведомить налоговую инспекцию о невозможности перечислить НДФЛ.

Налогообложение сертификатов, выданных организацией, осуществляется по общим правилам. НДФЛ необходимо уплачивать с подарков стоимостью более 4 тыс. рублей за каждый год. Не имеет значения, кто получил доход – сотрудники, их дети или бывшие работники. Исключение – вручение сертификатов в рамках единовременных выплат (например, материальная помощь при рождении ребенка). Если подарочный сертификат выступает в качестве поощрения за труд (например, за выполнение плана продаж), то подобный подарок будет являться частью зарплаты и его необходимо учитывать для целей налогообложения по общим правилам.

Подарки сотрудникам и их детям обычно передают на безвозмездной основе – по договору дарения. Если даритель – организация и стоимость подарка превышает 3 тыс. рублей, то обязательна письменная форма договора. Когда стоимость подарка не превышает 3 тыс. рублей, договор можно заключить как в устной, так и в письменной форме. Но чтобы подтвердить нетрудовой характер дохода, безопаснее оформлять письменный договор на любой подарок независимо от его стоимости. Решение о вручении подарков принимает руководитель и оформляет его приказом. Из текста приказа должно быть понятно, кто получатель – сотрудник, его ребенок или бывший работник.

Стоимость подарков определяется с учетом входного НДС (при его наличии). Если сертификаты были приобретены без НДС, то в налоговую базу по НДФЛ включите стоимость подарка без НДС. Дополнительно начислять НДС сверху не нужно. При расчете НДФЛ возьмите рыночную стоимость подарка по документам и сравните с лимитом. НДФЛ удержите при первой же выплате денег сотруднику. Общая сумма налога, которую можно удержать, не должна превышать 50 процентов от зарплаты или любой другой выплаты. Перечислите НДФЛ в бюджет в составе ЕНП в установленные сроки.

В общем случае подарочные сертификаты может учитывать в качестве денежных документов на счете 50.3 в сумме фактических затрат на их приобретение без учета НДС. При передаче сертификатов сотрудникам в бухгалтерском учете отражается проводка Дт 91.2 Кт 50.3. Для дополнительного контроля за оборотом подарочных карт и других закупаемых подарков можно организовать их учет на забалансовом счете.

В соответствии с действующим законодательством предусмотрены налоговые льготы для физических лиц, получивших подарки и подарочные сертификаты. Налоговый кодекс предусматривает освобождение от НДФЛ на 4 тыс. рублей от общей стоимости полученных в течение календарного года подарков.

Величина налоговой льготы определяется следующим образом: совокупную стоимость подарков (в том числе в форме сертификатов) за год уменьшают на 4 тыс. рублей. Если итоговая сумма будет отрицательной или равной нулю, обязательства по НДФЛ у физического лица не возникают. Если результат положительный, с этого дохода необходимо заплатить налог в бюджет.

Например, компания «Альфа» вручала сотрудникам сертификаты на сумму 5 тыс. рублей к юбилею организации, а также новогодние подарочные наборы стоимостью 2 400 рублей. Если сотрудник компании получил за год оба подарка, то потребуется удержать НДФЛ с суммы превышения необлагаемого лимита: (5 000 + 2 400) — 4 000) х 13 % = 442 рубля.

Если сотрудник получил только новогодний набор, то подоходного налога не будет (сумма подарка ниже установленного лимита). Если был получен лишь юбилейный подарок, налог придется уплатить с 1 тыс. рублей. Удержание налога необходимо выполнить при первой по дате выплате сотруднику, при этом общая сумма удержаний не должна превышать 50 процентов от выплачиваемого дохода.

Например, сертификат, полученный сотрудником в честь юбилея фирмы, был передан 13 января 2022 года, а новогодний набор вручен 30 декабря 2022 года. Авансовая часть зарплаты в компании выплачивается до 25-го числа текущего месяца, а итоговая часть – до 10-го числа следующего. В этом случае у сотрудника, проработавшего весь 2022 год, первое удержание за подарок будет 25 января 2022-го — при выплате аванса за январь. В эту дату необходимо удержать НДФЛ с суммы превышения стоимости подарка над необлагаемым лимитом (5 000 — 4 000 = 1 000 руб.), удержание составит 130 рублей (1 000 руб. х 13 %). Налог за второй подарок будет удержан при выплате итоговой суммы доходов за декабрь 2022-го (до 10 января 2023 года). Сумма удержания рассчитывается с учетом всех врученных сотруднику подарков и уже уплаченного НДФЛ: (5 000 руб. + 2 400 руб.) — 4 000 руб.) х 13 % — 130 руб. = 312 рублей.

Указанные даты удержания налога будут действовать, если одаряемому сотруднику иные выплаты не производились. Если ему выплачивали, например, годовую премию и дата выплаты была после вручения подарка, то удержать НДФЛ нужно при выплате премии.

Глобальная реформа порядка уплаты налоговых платежей внесла существенные коррективы в сроки перечисления НДФЛ в бюджет. В 2023 году уплатить подоходный налог, удержанный с подарков, необходимо в следующие даты:

• до 28 января 2023 года уплачивается НДФЛ, удержанный с 1 по 22 января;
• до 28-го числа текущего месяца необходимо заплатить налог, который был удержан за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца;
• последний рабочий день календарного года – для налога, удержанного с 23 по 31 декабря 2023 года.

Для определения крайнего срока перечисления НДФЛ в бюджет важно учитывать не только дату выдачи подарочного сертификата, но и дату удержания налога. В связи с тем, что подарки — это доход в натуральной форме, с них невозможно удержать налог. НДФЛ будет вычитаться из денежных доходов, выплачиваемых организацией, которая вручает подарок.

Рассмотрим несколько примеров с разными датами вручения подарков. Если подарочный сертификат был передан физическому лицу 13 января 2023 года, а первая выплата дохода (например, аванс по зарплате) произошла 25 января, то НДФЛ будет удержан только 25-го числа, соответственно, фискальный платеж нужно произвести до 28 февраля 2023 года. Если бы выплата сотруднику была до 22 января (например, аванс выплачивается 20-го числа), то удержание налога надо было бы выполнить 20 января, а перечислить эту сумму в бюджет — до 22-го числа.

Если организация, подарившая сертификат, не может удержать налог, НДФЛ обязан заплатить физическое лицо — получатель подарка. В этом случае срок уплаты – до 15 июля года, который следует за годом, когда получили эти доходы (с учетом правил переноса сроков). Например, по доходам 2022 года НДФЛ нужно перечислить до 17 июля 2023 года включительно.

Неуплата налога будет зависеть от статуса неплательщика. Штраф за неуплату, неполную или несвоевременную уплату НДФЛ, удержанного налоговым агентом, составит 20 процентов от не перечисленной в срок суммы налога. За период просрочки налоговому агенту начислят пени. Должностных лиц налогового агента могут привлечь к административной и даже уголовной ответственности.

К административной ответственности за неисполнение обязанностей налогового агента привлекают сотрудника, который отвечает за его правильное ведение и своевременное составление отчетности. Поэтому субъектом такого правонарушения обычно признается главный бухгалтер или бухгалтер с правами главного. Специальной нормы для налоговых агентов по аналогии с НК за неудержание и неперечисление НДФЛ, в том числе несвоевременное, в КоАП нет. Однако сотрудника, который отвечает за ведение учета, могут оштрафовать на других основаниях:

• за непредставление сведений, необходимых для налогового контроля, или представление таких сведений в неполном объеме или искаженном виде штраф составит от 300 до 500 рублей;
• грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета — штраф от 5 до 10 тыс. рублей. За повторное нарушение – от 10 до 20 тыс. рублей или дисквалификация на срок от одного года до двух лет. Для малых и средних предприятий и предпринимателей, а также их работников штрафы заменены на административное предупреждение.

Уголовная ответственность наступит за недоимку в крупном или особо крупном размере. К ответственности могут привлечь должностное лицо, на которое возложены обязанности по расчету, удержанию или перечислению налога. Им может быть руководитель, главный бухгалтер или другой сотрудник, на которого возложены обязанности по расчету, удержанию и перечислению налога. Наказание за преступления, связанные с неуплатой НДФЛ налоговым агентом, может быть в виде штрафа (от 100 тыс. рублей), принудительных работ (до 5 лет), ареста (сроком до полугода) и лишения свободы (до 6 лет).

Если НДФЛ с подарков не перечислил гражданин, штраф составит 20 процентов от неперечисленного налога. Штраф назначат, если гражданин неверно рассчитал налог, занизил налоговую базу или исказил отчетность. За умышленную неуплату НДФЛ оштрафуют на 40 процентов.

Если физическое лицо не уплатило НДФЛ по налоговому уведомлению, штраф ему не грозит. За период просрочки будут начисляться пени. Не грозит штраф и в случае, если НДФЛ должен был удержать налоговый агент, но не сделал этого. Неудержанные суммы НДФЛ физлицо обязано уплатить, если получит из инспекции налоговое уведомление.