Подарки работникам: учет и налогообложение

Подарки сотрудникам и их детям обычно вручаются безвозмездно. Если даритель – компания и стоимость передаваемого имущества превышает 3 тыс. рублей, в обязательном порядке оформляется письменный договор дарения. При цене ниже лимита – договор можно заключить как в устной, так и в письменной форме. Для снижения налоговых рисков и подтверждения нетрудового характера дохода безопаснее оформить письменное соглашение с сотрудником независимо от стоимости подарка.

Решение о вручении подарков принимается руководителем компании и закрепляется приказом. В этом документе необходимо указать сведения о закупке и вручении подарков, сроки выполнения, а также полный перечень (ведомость) сотрудников и иных физических лиц, которым они будут вручаться. Например, новогодние подарки работникам можно оформить приказом со списком сотрудников и количеством подарков, вручаемых каждому.

Для документирования и отражения в бухгалтерском учете потребуются первичные документы, связанные с приобретением имущества, которое будет вручено в качестве подарка. Применение контрольно-кассовой техники при выдаче подарков сотрудникам или их детям не требуется. Выдача подарков сотрудникам не требует оплаты либо удержания денежных средств из зарплаты этих сотрудников. Это один из способов поощрения и материального стимулирования, которые не происходит из расчетов согласно ст. 1.1 Закона от 05.05.2003 № 54-ФЗ.

Положение о подарках работникам – это локальный нормативный документ, в котором регламентируют правила и условия получения имущества сотрудниками, а также – условия дарения, которые должны быть соблюдены для передачи подарков компанией. Главное назначение этого документа – формализация и регламентация бизнес-процессов компании, связанных с подарками.

Российское законодательство не обязывает юридические лица формировать и утверждать положение, его состав и порядок использования находится в зоне ответственности компании. Положение о подарках может быть создано в качестве отдельного документа или быть частью другого локального регламента по решению руководства (например, положения о премировании). Установленные в документе правила не должны противоречить трудовому праву и ущемлять права одаряемых.

Положение может регламентировать вручение подарков не только сотрудникам, но и контрагентам и партнерам компании. В нем можно закрепить правила согласования при получении или вручении имущества. Принятый в организации регламент может устанавливать лимиты стоимости, условия отказа в выдаче и другие ключевые правила, связанные с получением и вручением подаренного имущества.

Подарки облагаются налогом на доходы физических лиц в общем порядке, независимо от статуса одариваемого: налог придется заплатить за подарки, полученные действующими и бывшими сотрудниками компаниями, а также их детьми. Налог уплачивается, если совокупная стоимость всех подарков за год превысит 4 тыс. рублей. Количество вручений и виды подарков не влияют на сумму НДФЛ: если их общая стоимость выше установленного лимита, налог придется заплатить.

Для материальной помощи и других видов единовременных выплат, которые вручаются или выплачиваются в виде подарков, действуют специальные правила налогообложения. В общем случае освобождаются от НДФЛ выплаты в пределах 4 тыс. рублей в течение календарного года. Для материальной помощи при рождении ребенка установлен более высокий предел освобождения – 50 тыс. рублей. Он будет действовать при выплате денежных средств в течение одного года со дня рождения ребенка.

Налог рассчитывается с общей стоимости подарков, превышающей 4 тыс. рублей. Стоимость подарков определяется с учетом входного НДС, если он есть. Если имущество приобретено без НДС, то в налоговую базу по НДФЛ включите стоимость подарка без НДС. Дополнительно начислять НДС не нужно. Налог на доходы удерживается при первой же выплате денежных средств сотруднику, при этом общая сумма налога, удерживаемая из дохода сотрудника, не должна превышать 50 процентов от суммы выплаты.

Пример расчета НДФЛ с подарков.

В январе 2022 года сотрудник получил подарок к юбилею компании стоимостью 3 тыс. рублей (с учетом НДС). Дополнительно ко дню рождения в мае 2022-го был вручен подарочный набор стоимостью 2 400 рублей (в том числе НДС – 400 рублей). Общая стоимость полученных подарков за 2022 год превысила необлагаемый лимит. Необходимо удержать НДФЛ при первой выплате зарплаты после майского подарка. Сумма удержанного налога определяется по формуле: НДФЛ = (3 000 руб. + 2 400 руб. – 4000 руб.) х 13 % = 182 рубля.

Если организация не осуществляет выплаты одаряемому, то НДФЛ не удерживается, о нем необходимо сообщить в ИФНС не позднее 1 марта следующего года. Сведения о невозможности удержать налог агентом указываются в разделе 2 декларации 6-НДФЛ.

Необходимость уплаты страховых взносов со стоимости вручаемых подарков зависит от документального оформления передачи имущества. Письменный договор дарения освобождает организацию от начисления и уплаты страховых взносов. Это связано с тем, что гражданско-правовой договор перехода право собственности на имущество не признается объектом обложения.

При отсутствии договора дарения страховые взносы необходимо начислять на подарки стоимостью свыше 3 тыс. рублей, это будет рассматриваться контролирующими органами как оплата труда в натуральной форме.

Подарки детям работников не облагаются взносами на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование и страхование от несчастных случаев. При передаче имущества не возникает объект начисления взносов, так как у организации нет трудовых и гражданско-правовых отношений с одаряемыми. Подарки бывшим работникам (аналогично детским) освобождены от платежей во внебюджетные фонды.

С точки зрения налогового законодательства при передаче подарков сотрудникам или их детям организация проводит безвозмездную передачу имущества, которая признается реализацией и облагается НДС. От налога освобождены товары и услуги, перечисленные в п. 2 ст. 149 НК РФ. Например, льгота будет действовать для билетов в театр, проездных билетов на общественный транспорт и др.

Дополнительный способ освободиться от НДС при передаче подарков – включить это имущество в систему оплаты труда. Для этого условия и порядок вручения имущества необходимо описать во внутренних документах организации (коллективном договоре, положении о премировании). В соответствии с НК РФ расчеты в рамках оплаты труда не относятся к реализации, а значит, объект налогообложения НДС не возникает. В иных случаях начисление и учет НДС являются обязательным.

Алгоритм определения суммы налога зависит от стоимости приобретаемого имущества: без «входящего» НДС или с учетом. Если в цене подарка не было налога, его необходимо определить исходя из рыночной стоимости подаренного имущества. Сумма налога определяется по формуле: НДС = стоимость подарка (без НДС) х 20 % (10 %).

Если при приобретении НДС был выделен, то налоговая база определяется как межценовая разница. Используйте формулу: НДС = (рыночная стоимость подарка с НДС – покупная стоимость с НДС) х 20/120 (10/110).

Важно: в соответствии с позицией Минфина РФ при наличии всех обязательных условий входной НДС по активам, которые впоследствии будут подарены, можно принять к вычету на общих основаниях.

Бухгалтерский учет подарков сотрудникам разделен на две составляющие: приобретение имущества, которое будет передано, и отражение в учете факта выдачи подарков. Покупка отражается типовым образом:

Дт 10 Кт 60 – фактическая стоимость подарков;

Дт 19 Кт 60 – «входящий» НДС (при наличии оснований);

Дт 68 Кт 19 – принятие НДС к вычету;

Дт 60 Кт 50 (51) – наличная (безналичная) оплата приобретения.

Если в качестве подарка будут выступать сертификаты или иные документы, дающие право на оказание услуг (работ), например, билеты в театр или путевки, то они учитываются на счете 50.03.

Важно: бухгалтерское законодательство допускает списание стоимости подарков сразу на 91.02, без использования счета учета ТМЦ. Правила учета, действующие в вашей компании, необходимо закрепить в учетной политике.

Для дополнительного контроля и учета имущества, приобретенного для передачи работникам, возможно организовать учет на отдельном забалансовом счете, например, на 013 «Имущество, предназначенное для выдачи в качестве подарков». Забалансовый учет, аналогично учету обычных ТМЦ, можно вести в количественном и стоимостном выражении.

При передаче работникам подарков необходимо выполнить следующие записи:

Дт 73 Кт 10 – списание имущества с баланса;

Дт 91 Кт 73 – подарок учтен в составе расходов;

Дт 91 Кт 68 – начислен НДС по безвозмездной передаче;

Дт 70 Кт 68 – удержание НДФЛ при превышении лимита стоимости;

Дт 99 Кт 68 – начисление ПНО (20 процентов от стоимости подарка).

Если подарки выдаются за трудовые достижения, например, выполнение плана продаж или производственного задания, то списание стоимости подаренного имущества осуществляется на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». При этом действуют правила учета и налогообложения заработной платы.