Подарки клиентам: оформление и учет

Обычно компании вручают подарки своим партнерам по бизнесу или клиентам к праздничным датам. Такие презенты могут дарить как на общегосударственные праздники, в том числе на Новый год или 8 Марта, так и на корпоративные, главным из которых часто считается день создания фирмы. Поводом могут быть и другие памятные даты, юбилеи, дни рождения. Нередко контрагент может получить презент в ходе рекламных акций.

При этом нужно учитывать, что между коммерческими компаниями запрещены подарки, стоимость которых превышает 3 тыс. рублей (пп. 4 п. 1 ст. 575 ГК РФ). Если цена презента не выше указанного лимита, а отношения между сторонами не предполагают обещанных подарков в будущем, то дарение может быть совершено устно (пп. 1, 2 ст. 574 ГК РФ).

Передача контрагентам презентов может быть оформлена следующими документами:

1. Внутренним стандартом компании, который определяет порядок вручения подарков контрагентам. Таким документом может быть кодекс деловой этики фирмы или корпоративной политики организации. В нем устанавливают:

• ограничения стоимости презентов;
• поводы для вручения подарков. Ими могут быть государственные и корпоративные праздники, памятные даты, юбилеи, дни рождения, официальные мероприятия, переговоры, деловые встречи и прочие ситуации, предусмотренные деловым этикетом или считающиеся общепризнанной практикой вежливости. При этом цена подарка должна соответствовать поводу и особенностям деловых отношений получателя подарка и его дарителя.

2. Приказом о вручении подарков контрагентам, в котором перечисляют контрагентов, которым передадут подарки, название подарков и их стоимость.
3. Договором дарения в случае, если цена подарка больше 3 тыс. рублей (п. 1 ст. 572, п. п. 1, 2 ст. 574 ГК РФ).

Выдача подарков может оформляться актом о списании подарков или другим документом по форме, разработанной компанией самостоятельно.

После передачи подарков необходимо будет подготовить счет-фактуру  с исчисленной суммой НДС со стоимости переданных подарков. 

Общество с ограниченной ответственностью «Мечта»

(ООО «Мечта»)

ИНН 7701968222, ОГРН 1122746644233, КПП 771501001

г. Москва, ул. Образцова, д. 12, к.1, офис 4

Приказ № 37

о выдаче контрагентам подарков к Новому году

В связи с празднованием нового, 2023, года настоящим приказываю:

1. Выделить на подарки контрагентам денежные средства в размере 60 тыс. (шестьдесят тысяч) рублей.
2. Закупить наборы чая в количестве 20 штук стоимостью не более 3 тыс. рублей за штуку.
3. Вручить подарки контрагентам согласно прилагаемому списку (приложение № 1 к настоящему приказу) в период с 27.12.2022 по 29.12.2022.
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на главного бухгалтера Скворцову С.С.

Приложение:

1. Список контрагентов.

24 декабря 2022 года

Генеральный директор                               Васильев                                /Васильев М.А./

С настоящем приказом ознакомлены:

24 декабря 2022 года                                   Скворцова                             /Скворцова С.С./

Учитывать подарки партнерам по бизнесу и клиентам именно как подарки с точки зрения налогообложения безопасно, но совсем невыгодно. Некоторые подарочные затраты можно попытаться учесть как представительские расходы. Это касается спиртных напитков. Некоторые расходы, в том числе на ручки, блокноты, календари, футболки с символикой или логотипом фирмы-дарителя — как рекламные. Но нужно иметь в виду, что при таком учете есть свои риски.

В бухгалтерском учете стоимость подарков, вручаемых контрагентам, признается прочими расходами.

Подарки контрагентам являются безвозмездной передачей имущества и не уменьшают налог на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ, п. 1 ст. 572 ГК РФ). Поэтому в большинстве случаев учесть такие расходы не получится.

В отдельных ситуациях расходы на подарки можно учесть, если они соответствуют требованиям ст. 252 НК РФ и могут быть отнесены:

• к рекламным расходам;
• премии покупателю за выполнение определенных условий договора.

В составе рекламных расходов подарки можно учесть, если компания их дарит при проведении рекламной акции. При этом нужно помнить, что размер рекламных расходов может быть ограничен нормативом — расходы на отдельные виды рекламы не должны превышать одного процента выручки от реализации (пп. 28 п. 1, п. 4 ст. 264 НК РФ).

Но учесть рекламные расходы можно, только если акция проводится среди неопределенного круга лиц. Ведь реклама — это распространенная для неопределенного круга лиц информация, направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке (п. 1 ст. 3 Закона о рекламе от 13.03.2006 № 38-ФЗ).

В письме Минфина РФ от 22.02.2018 № 03-03-06/1/11485 выражена позиция ведомства относительно того, когда расходы на подарки нельзя признать рекламными. Так, если фирма проводит рекламную акцию только среди своих клиентов и в рамках нее дарит подарки, то расходы на такие подарки учесть нельзя. Связано это с тем, что клиенты — это определенный круг лиц и такая акция не является рекламой.

Премия клиентам при выполнении ими определенных условий договора учитывается в расходах по налогу на прибыль на основании пп. 19.1 п. 1 ст. 265 НК РФ. Поэтому если подарок является премией покупателю за выполнение определенного условия, то расходы на такие подарки можно учесть в расходах на основании пп. 19.1 п. 1 ст. 265 НК РФ.

Причем затраты на такие подарки могут уменьшать налогооблагаемую базу только в том случае, если цена единицы товара не изменяется (письмо Минфина РФ от 14.04.2017 № 03-03-06/1/22268).

Так, если при единовременной покупке косметики на 3 тыс. рублей фирма дарит покупателю шампунь, то такой подарок можно считать премией в натуральной форме. Затраты на подарочные шампуни можно учесть во внереализационных расходах на основании пп. 19.1 п. 1 ст. 265 НК РФ. При этом для налогового органа фирма должна подтвердить документально, что такое условие было установлено и что все подарки были переданы клиентам при соблюдении этого условия.

Отдельного внимания заслуживает вопрос об отнесении к представительским расходам затрат на покупку спиртных напитков в качестве подарка контрагентам.

Долгое время налоговые органы утверждали, что такого рода затраты не относятся к представительским расходам, поскольку они не поименованы в п. 2 ст. 264 НК РФ. Однако в последние годы позиция контролирующих ведомств несколько изменилась.

Если подарки фирма раздает в рекламных целях и стоимость одного презента не больше 100 рублей, то НДС не начисляется, а «входной» налог не принимается к вычету (пп. 25 п. 3 ст. 149, пп. 1 п. 2 ст. 170 НК РФ). В остальных случаях подарки контрагентам облагаются НДС, который нужно начислить в день вручения презента (пп. 1 п. 1 ст. 146, пп. 1 п. 1 ст. 167 НК РФ).

Если подарки приняты к учету по стоимости без «входного» НДС – это стандартная ситуация, то НДС при передаче подарков рассчитывается так (п. 2 ст. 154, п. п. 2, 3 ст. 164 НК РФ): рыночная цена подарка (без НДС) х 20 % (или 10 %).

Как правило, рыночной считается цена, по которой был куплен подарок, а по презентам собственного производства — обычная цена их продажи либо себестоимость, если фирма их не продает (п. 1 ст. 105.3 НК РФ).

«Входной» НДС при покупке подарков можно принять к вычету (письмо Минфина РФ от 18.08.2017 № 03-07-11/53088).

Если подарки приняты к учету по стоимости с «входным» НДС, то налог при передаче подарков рассчитывается так (п. 3 ст. 154, пп. 2–4 ст. 164 НК РФ): рыночная цена подарка (с учетом НДС) – покупная стоимость) х 20/120 (или 10/110).

Обычно рыночная цена презента равна стоимости его приобретения. Поэтому в данной ситуации НДС к уплате будет равен нулю.

При вручении подарков нужно составить счет-фактуру, бухгалтерскую справку-расчет или другой сводный документ, в котором есть суммарные данные. Его регистрируют в книге продаж.

Если фирма решит оформить счет-фактуру, то составлять его нужно в одном экземпляре. Делать отдельные экземпляры для каждого контрагента не требуется.

НДС, который компания начислит при передаче подарков клиентам или партнерам по бизнесу, нельзя учесть в расходах по налогу на прибыль (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Если подарочные издержки фирма учла как представительские расходы, то фактической передачи презентов не произойдет. Поэтому и начислять НДС в таком случае не нужно.

Рассмотрим, как проводить операции по вручению контрагентам презентов. Проводки в подобной ситуации будут следующими.

Презенты можно списывать в прочие расходы сразу при поступлении в порядке, аналогичном списанию малоценных основных средств (п. 2 ФСБУ 5/2019).