Плюсы ведения трудовой книжки в электронном виде

Над статьей работали:
Автор: Бурцева Алла

Понятие электронной трудовой книжки (ЭТК) введено Законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Это основные сведения о трудовой деятельности работников, формируемые работодателем в электронном виде и передаваемые на хранение в ПФР. Все работодатели с 01.01.2020 уже исполняют эту обязанность путем заполнения и отправки в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД, так что в недрах ПФР история трудовой жизни каждого работника отражается именно в электронном формате. Другое дело с личным предпочтением граждан. Законодатель предоставил работникам право выбора дальнейшего способа ведения главного кадрового документа. Они смогут либо оставить традиционную бумажную книжку, либо перейти к ее электронному аналогу. На определение этого способа и подачу работодателю письменного заявления остается не так много времени. Сделать это необходимо до 31.12.2020. Наша статья посвящена преимуществам ведения ЭТК для государства, бизнеса и работников.

Зачем электронные трудовые книжки государству

Появление ЭТК связано с общей тенденцией цифровизации документооборота во всех сферах жизни. Большая часть документов уже оформляется только в электронном формате.

В информации ПФР «Электронные трудовые книжки» фонд перечисляет преимущества цифрового учета.

Польза государству от ведения ЭТК заключается в возможности сбора, анализа и обработки данных о трудовой деятельности граждан. В результате государство получит оцифрованные сведения о занятости населения.

Переход на ЭТК позволит государству:

полноценно контролировать трудовую деятельность населения;
в любой момент получать в режиме онлайн информацию о том, кто, где и сколько трудится.

Преимущества ведения электронных трудовых книжек для бизнеса

Плюсы перехода на ЭТК для работодателей в первую очередь заключаются в экономии затрат на покупку бумажных бланков книжек, их ведение и хранение. В конечном итоге организации и ИП смогут снизить издержки и на содержание персонала, занимающегося ведением книжек.

Во-вторых, работодатель сможет анализировать и обрабатывать информацию о трудовой деятельности, а также использовать ее для управления рабочими процессами.

В-третьих, исчезнет возможность неправомерного использования работниками более чем одной книжки. Все данные будут собраны в одном месте.

Кроме того, минимизируются ошибки, внесение некорректных или недостоверных записей.

Плюсы трудовой книжки в электронном виде для сотрудника

У сотрудников, отказавшихся от бумажных книжек, появятся новые возможности:

удобный и быстрый доступ к сведениям о своей трудовой биографии. По части 4 ст. 66.1 ТК РФ граждане смогут получить информацию о трудовой деятельности не только от своего работодателя, но также от ПФР, из личного кабинета портала госуслуг и через мобильные приложения. Сведения ЭТК можно запросить и на бумажном носителе. Их будут предоставлять работодатели, ПФР или МФЦ. Причем эта услуга будет оказываться в любом МФЦ или отделении ПФР;
дистанционное трудоустройство, что особенно актуально сейчас, когда многие работодатели перевели персонал на удаленку из-за коронавирусных ограничений;
данные ЭТК можно использовать для получения госуслуг, например, для оформления загранпаспорта или пособия по безработице;
пенсию можно будет оформить дистанционно без предоставления дополнительных документов. Гражданам станет проще доказать свой стаж, поскольку вся необходимая информация уже будет отражена в их индивидуальных сведениях;
у недобросовестных работодателей исчезнет возможность незаконно удерживать трудовую книжку. Независимое хранение данных защитит работников и от возможных проблем с получением книжки от работодателей, которые расположены в другой местности;
ЭТК нельзя потерять, испортить или повредить.

Со своей стороны ПФР гарантирует сохранность и безопасность использования данных ЭТК.