Персонифицированные сведения за март 2023 года: сдавать или нет

Персонифицированные сведения о физических лицах – это новая форма отчетности, которую с 2023 года плательщики страховых взносов сдают в ИФНС. Исключение сделано для тех, кто применяет АУСН (ч. 2 ст. 18 Закона «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Автоматизированная упрощенная система налогообложения» от 25.02.2022 № 17-ФЗ).

Персонифицированные сведения подают не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим (п. 7 ст. 431 НК РФ). Если последний день срока выпадает на выходной, нерабочий праздничный или нерабочий день, отчетность нужно подать не позднее следующего за ним рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Плательщики страховых взносов, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, представляют в налоговый орган (п. 7 ст. 431 НК РФ):

• РСВ – не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчетным (отчетным) периодом, каковым признается календарный год, а отчетными периодами признаются I квартал, полугодие, 9 месяцев календарного года (ст. 423 НК РФ);

• персонифицированные сведения о физических лицах – не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим.

ФНС пояснила, что данные, которые содержатся в персонифицированных сведениях, идентичны информации, которая включена в раздел 3 расчета по страховым взносам. Поэтому в случае сдачи раздела 3 в составе РСВ в установленном порядке обязанность по представлению персонифицированных сведений о физических лицах за последний месяц отчетных (расчетного) периодов по страховым взносам считается исполненной. Эта позиция согласована с Минфином РФ и доведена до инспекций на местах (письмо ФНС РФ от 28.03.2023 № БС-4-11/3700@).

Таким образом, работодатели должны подавать сведения только за первый и второй месяцы из трех месяцев отчетного (расчетного) периода. Сведения за третий месяц войдут в состав РСВ за соответствующий отчетный период.

Отметим, что письма ФНС не являются нормативными правовыми актами. Налогоплательщик следовать им не обязан. Кроме того, это небезопасно, так как пункт 7 ст. 431 НК РФ обязывает подавать персонифицированные сведения ежемесячно без каких-либо исключений. Пока ответственность за непредставление формы не установлена. Однако если она будет введена, налоговики могут оштрафовать за неподачу сведений, несмотря на пояснения ФНС.

Если компания решила не сдавать персонифицированные сведения о физлицах за последний месяц каждого квартала, то отчет нужно сдать в 2023 году:

• за апрель – не позднее 25.05.2023;

• май – не позднее 26.06.2023;

• июль – не позднее 25.08.2023;

• август – не позднее 25.09.2023;

• октябрь – не позднее 27.11.2023;

• ноябрь – не позднее 25.12.2023.

По мнению ФНС России, представление персонифицированных сведений о физлицах в иные месяцы (январь, апрель, июль, октябрь) – это право, но не обязанность плательщика взносов, поскольку эти же данные будут отражены в разделе 3 расчета по страховым взносам:

• сведения за март (подаются в апреле) – в РСВ за I квартал;

• сведения за июнь (подаются в июле) – в РСВ за полугодие;

• сведения за сентябрь (подаются в октябре) – в РСВ за 9 месяцев;

• сведения за декабрь (подаются в январе) – в РСВ за календарный год.

Форма персонифицированных сведений утверждена Приказом ФНС РФ от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. Отчет включает в себя два раздела:

• титульный лист;

• персональные данные физических лиц и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу.

При заполнении титульного листа нужно указать (пп. 2.2–2.11 порядка заполнения формы, утвержденного приказом № ЕД-7-11/878@ (порядок)):

• ИНН и КПП компании (если форму заполняет физлицо, то его ИНН);

• номер корректировки. В случае первичной подачи сведений за период указывается «0—»;

• код периода, за который подают сведения (при заполнении отчета за март проставляется код 03);

• год, за период которого представляют данные (в нашем случае – 2023-й);

• код налогового органа, в который представляется форма;

• код места представления сведений. Российская компания, представляющая сведения по месту своего нахождения, указывает код 214, ИП, сдающий отчетность по месту жительства, – код 120;

• наименование организации (обособленного подразделения – при наличии у него наименования). Если форму подает физлицо, то приводятся его Ф.И.О. полностью, без сокращений;

• ОГРНИП (указывают ИП и главы крестьянских (фермерских) хозяйств).

На второй и последующих страницах формы приводятся персонифицированные сведения о каждом застрахованном лице, в пользу которого были начислены выплаты в рамках трудовых отношений, ГПД на выполнение работ, оказание услуг, ряда других договоров.

Сведения о самозанятых, с которыми заключен только договор ГПХ, включать в состав формы не нужно. Она подается по застрахованным лицам, а выплаты самозанятым по таким договорам не облагаются страховыми взносами (ч. 1 ст. 15 Закона «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход» от 27.11.2018 № 422-ФЗ, п. 3.1 порядка). Исключение — когда выплата самозанятому не признается объектом обложения НПД, например:

• на отчетную дату не получен чек на оплату от самозанятого. При получении чека после сдачи формы необходимо подать уточненные сведения;

• самозанятый работал в компании менее чем два года назад.

Для каждого застрахованного лица в форме предусмотрен отдельный блок строк 010–070. Строку 010 «Признак аннулирования сведений о физическом лице» при первичной подаче сведений не заполняют (п. 3.3 порядка).

Далее указывают персональные данные физлица (пп. 3.4–3.6 порядка):

• ИНН (при наличии);

• СНИЛС;

• Ф.И.О.

В строке 070 прописывают сумму выплат и других вознаграждений в пользу данного лица, начисленную за март (п. 3.7 порядка). В нее включают выплаты, входящие в объект обложения, но освобождаемые от обложения (письмо УФНС России по городу Москве от 19.01.2023 № 27-16/005026@). Выплаты, которые не относятся к объекту обложения страховыми взносами, включать в показатель строки 070 не нужно (письмо УФНС России по городу Москве от 07.02.2023 № 27-16/013080@).

Если застрахованному лицу в марте не были начислены выплаты, сведения о нем тем не менее нужно включить в форму. Его персональные данные отражаются в строках 020–060 в обычном порядке. В строке 070 (сведения о выплатах) проставляются прочерки (п. 3.2 порядка).

По ссылке v2b.ru/wp-content/uploads/2023/04/Obrazets-zapolneniya-personifitsirovannyh-svedeniy-za-mart.pdf можно скачать образец заполнения персонифицированных сведений за март.