Персонифицированные сведения о физлицах: отчетность 2025 года

Персонифицированные сведения о физических лицах работодатели сдают с 2023 года. Кто и в каком порядке ее подает в 2025 году, расскажем в нашей статье. Также приведем бланк документа, доступный для скачивания, и пример его заполнения.

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Форма персонифицированных сведений о физлицах
2. Кто сдает
3. Куда сдавать
4. Сроки сдачи
5. Как заполнить персонифицированные сведения о физлицах
6. Образец заполнения персонифицированных сведений о физлицах
7. Бланк персонифицированных сведений о физических лицах
8. Надо ли сдавать нулевой отчет по персонифицированным сведениям о физлицах
9. За что могут оштрафовать

Форма персонифицированных сведений о физлицах

Персонифицированные сведения о физических лицах подают по форме, утвержденной Приказом ФНС РФ от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. В 2025 году форму, содержащую персонифицированные сведения о физлицах, подают в налоговый орган ежемесячно не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим (п. 7 ст. 431 НК РФ).

Кто сдает

Персонифицированные сведения подают плательщики страховых взносов. Исключение сделано для тех, кто применяет АУСН (ч. 2 ст. 18 Закона «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Автоматизированная упрощенная система налогообложения» от 25.02.2022 № 17-ФЗ).

Данные нужно подать о каждом застрахованном лице. В их число входят лица, в пользу которых были начислены выплаты и другие вознаграждения в рамках трудовых отношений и ряда гражданско-правовых договоров. К последним относятся:

• договоры на производство работ, оказание услуг;
• договоры авторского заказа;
• договоры об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности, указанные в пп. 1–12 п. 1 ст. 1225 ГК РФ;
• издательские лицензионные договоры;
• лицензионные договоры о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности, указанные в пп. 1–12 п. 1 ст. 1225 ГК РФ.

Сведения подаются на физических лиц, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, даже если в пользу этих лиц в отчетном периоде не было выплат (Письмо УФНС России по г. Москве от 19.01.2023 № 27-16/005026@).

Данные о самозанятых, с которыми заключены договоры ГПХ, в общем случае включать в состав формы не нужно. Она подается по застрахованным лицам, а выплаты самозанятым по таким договорам не облагаются страховыми взносами (ч. 1 ст. 15 Закона «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «Налог на профессиональный доход» от 27.11.2018 № 422-ФЗ, п. 3.1 порядка заполнения формы, утвержденного приказом № ЕД-7-11/878@). Исключение составляют случаи, когда выплата самозанятому не признается объектом обложения налогом на профессиональный доход, например:

• на отчетную дату от него не получен чек на оплату. При получении чека после сдачи формы нужно подать уточненные сведения;
• самозанятый был работником компании менее чем два года назад.

Куда сдавать

Персонифицированные сведения подают в налоговую инспекцию по месту регистрации компании или жительства индивидуального предпринимателя. Налоговики затем передадут необходимую информацию в СФР.

Данные на 10 человек и менее можно подать на бумаге или в электронной форме. Если в отчете 11 человек и более, то его нужно подать электронно (п. 10 ст. 431 НК РФ). Формат передачи сведений в электронной форме приведен в приложении № 6 к Приказу ФНС РФ от 29.02.2022 № ЕД-7-11/878@.

Сроки сдачи

Персонифицированные сведения подают ежемесячно не позднее 25-го числа. Если последний день срока выпадает на выходной, нерабочий праздничный или нерабочий день, отчетность нужно подать не позднее следующего за ним рабочего дня (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

В разъяснениях ФНС сказано, что форму персонифицированных сведений можно не подавать за третий месяц каждого квартала (то есть за март, июнь, сентябрь и декабрь), если представлен расчет по страховым взносам за период, включающий этот месяц (то есть за I квартал, полугодие, 9 месяцев, год соответственно). Потому что в разд. 3 расчета отражаются те же сведения, что и в рассматриваемой форме. Позиция налоговиков согласована с Минфином (Письмо от 28.03.2023 № БС-4-11/3700@)

С учетом этого, в 2024 году сроки подачи сведений следующие:

• январь 2025 г. — 25.02.2025
• февраль — 25.03.2025
• апрель — 26.05.2025
• май — 25.06.2025
• июль — 25.08.2025
• август — 25.09.2025
• октябрь — 25.11.2025
• ноябрь — 25.12.2025

Как заполнить персонифицированные сведения о физлицах

Отчет включает в себя два раздела:

• титульный лист;
• персональные данные физических лиц и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу.

При заполнении титульного листа нужно указать (пп. 2.2–2.11 порядка, утвержденного Приказом ФНС РФ от 29.02. 2022 № ЕД-7-11/878@):

• ИНН и КПП компании (если форму заполняет физлицо, то его ИНН);
• номер корректировки. В случае первичной подачи сведений за период указывается «0—»;
• код периода, за который подаются сведения;
• год, за период которого представляются данные;
• код налогового органа, в который представляется форма;
• код места представления сведений. Российская компания, представляющая сведения по месту своего нахождения, указывает «214», ИП, сдающий отчетность по месту жительства – «120»;
• наименование организации (обособленного подразделения — при наличии у него наименования). Если форму подает физлицо, то приводятся его Ф.И.О. полностью, без сокращений;
• ОГРНИП (указывают ИП и главы крестьянских (фермерских) хозяйств).

На второй и последующих страницах формы приводятся персонифицированные сведения обо всех застрахованных лицах. Для каждого физлица предусмотрен отдельный блок строк 010–070.
Строку 010 «Признак аннулирования сведений о физическом лице» при первичной подаче сведений не заполняют (п. 3.3 Приказа ФНС РФ от 29.02.2022 № ЕД-7-11/878@).

Далее указывают персональные данные физлица (пп. 3.4–3.6 Приказа ФНС РФ от 29.02.2022 № ЕД-7-11/878@):

• ИНН (при наличии);
• СНИЛС;
• Ф.И.О. в соответствии с документом, удостоверяющим личность.

В строке 070 прописывается сумма выплат и других вознаграждений в пользу данного лица, начисленная за месяц, за который подаются сведения (п. 3.7 Приказа ФНС РФ от 29.02.2022 № ЕД-7-11/878@).

Если застрахованному лицу в отчетном периоде не были начислены выплаты, все равно сведения о нем нужно включить в форму. Его персональные данные отражаются в строках 020–060 в обычном порядке.

В строке 070 (сведения о выплатах) проставляются прочерки (п. 3.2 Приказа ФНС РФ от 29.02.2022 № ЕД-7-11/878@).

Ошибки, выявленные в представленной форме, можно исправить, подав уточненные сведения. Срок их представления — не позднее сдачи РСВ за соответствующий расчетный (отчетный) период. В уточненную форму включают сведения в отношении тех физлиц, по которым вносятся исправления или дополнения (п. 1.2 Приказа ФНС РФ от 29.02.2022 № ЕД-7-11/878@).

При подаче уточненной формы в ее состав включают титульный лист. Номер корректировки указывается с учетом сквозной нумерации. Для уточненных сведений это — «1—», «2—», «3—» и так далее (п. 2.5 Приказа ФНС РФ от 29.02.2022 № ЕД-7-11/878@).

Если необходимо аннулировать ранее поданные данные о физлице, в строке 010 проставляется «1», блок строк 020-060 повторяется, в строке 070 проставляется прочерк. Если сведения нужно исправить, то одновременно заполняется новый блок строк 020–060 с правильными данными о физлице и приводятся сведения о выплатах в его пользу (п. 3.3 Приказа ФНС РФ от 29.02.2022 № ЕД-7-11/878@).

При ошибке, допущенной только в сумме выплат (строка 070), код 1 по строке 010 проставлять не нужно. В этом случае представляется уточненная форма с правильной суммой.

Образец заполнения персонифицированных сведений о физлицах

По ссылке https://www.v2b.ru/wp-content/uploads/2023/02/Obrazets-zapolneniya-personifitsirovannyh-svedeniy-o-fizlitsah-1.pdf можно скачать образец заполнения персонифицированных сведений о физлицах.

Бланк персонифицированных сведений о физических лицах

Здесь можно скачать бланк персонифицированных сведений о физлицах , доступный для заполнения.

Надо ли сдавать нулевой отчет по персонифицированным сведениям о физлицах

Индивидуальный предприниматель, у которого не работают сотрудники по трудовому договору и по ГПД и отсутствуют выплаты другим застрахованным лицам, не является страхователем. Также такая обязанность отсутствует у организаций и ИП, применяющих АУСН. Поэтому подавать нулевой отчет о персонифицированных сведениях в таких ситуациях не нужно.

Если в компании нет сотрудников, в отчет в любом случае включаются данные директора и начисления в его пользу. Если нет начислений директору, то информацию о нем все равно включают в форму. В строке 070 бумажной отчетности в этом случае ставятся прочерки, в электронной форме она остается пустой.

Сведения нужно подавать на всех работников, числившихся в организации в отчетном месяце по трудовому договору или работавших по ГПД, включая тех, кто в нем уволился, и тех, у кого не было выплат.

Как упомянуто выше, если в отчетном месяце застрахованному лицу не начислялись выплаты, сведения о нем тем не менее необходимо отразить в форме.

За что могут оштрафовать

За просрочку подачи ежемесячного отчета в налоговые органы ответственность в виде штрафа наступает по п. 1 ст. 126 НК РФ. Размер штрафа — 200 руб. за каждый несданный документ. Количество физлиц, в отношении которых не представлены сведения в установленный срок, на размер штрафа не влияет: если опоздать с подачей одной формы по КНД 1151162, в которой должны быть отражены данные по 50 физлицам, штраф составит 200 руб., а не 10 000 руб. (200 руб. x 50).
Должностному лицу организации за рассматриваемое нарушение грозит штраф от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

За представление недостоверных персонифицированных сведений о физлицах (ошибки) ответственность не предусмотрена (в том числе в виде штрафа).