Перевод работника в другую местность

Под другой местностью следует понимать местность за пределами административно-территориальных границ населенного пункта, в котором расположен работодатель (абз. 3 п. 16 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2). Если адрес изменится в пределах одного населенного пункта, например, офис компании переедет в другой район города, то это не будет считаться переводом в другую местность.

Местонахождение компании может не совпадать с местом работы ее сотрудников. Поэтому изменение ее местонахождения не всегда влечет необходимость перевода работников в другую местность. Например, офис фирмы, являющийся ее местом нахождения, расположен в Москве. Тогда как завод и склады размещены в Балашихе. Если владельцы компании примут решение перенести головной офис в Санкт-Петербург, то это не станет основанием для перевода работников, трудящихся в Балашихе. Однако повлечет необходимость изменения места работы сотрудников, работающих в московском офисе. С ними нужно будет решить вопрос о переводе в другую местность вместе с работодателем. Как это сделать, расскажем далее.

Работодатель, переезжающий в другую местность, должен направить сотрудникам мотивированное предложение изменить ранее оговоренные в трудовом договоре условия (письмо ГИТ в городе Москве от 22.05.2020 № 77/10-18732-0Б/18-1299). ТК РФ не регламентирует срок уведомления работников. Можно ориентироваться на общее правило и применить двухмесячный срок в соответствии со ст. 74 ТК РФ.

Законодательством не установлена форма такого уведомления, поэтому его можно составить в произвольном виде. С документом необходимо ознакомить под подпись сотрудника, который должен письменно выразить согласие или несогласие на перевод.

Если сотрудник согласен на переезд вместе с работодателем, то оформляется перевод путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору. Также издается соответствующий приказ (распоряжение) работодателя. Подробнее на оформлении этих документов мы остановимся ниже.

По правилам статьи 169 ТК РФ при переезде сотрудника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность наниматель обязан возместить:

• траты на переезд сотрудника, членов его семьи и провоз имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);

• затраты на обустройство на новом месте жительства.

Порядок и размеры возмещения расходов определяются:

• нормативными правовыми актами Правительства РФ для работников федеральных госорганов, государственных внебюджетных фондов РФ, федеральных госучреждений (ч. 2 ст. 169 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 02.04.2003 № 187);

• нормативными правовыми актами региональных органов госвласти, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления соответственно — для работников госорганов субъектов РФ, территориальных фондов обязательного медицинского страхования, госучреждений субъектов РФ, органов местного самоуправления, муниципальных учреждений (ч. 3 ст. 169 ТК РФ);

• коллективным договором или локальным нормативным актом либо по соглашению сторон трудового договора для сотрудников других работодателей (ч. 4 ст. 169 ТК РФ). При определении порядка и размера возмещения можно руководствоваться, например, Постановлением Совмина СССР от 15.07.1981 № 677, которое в силу ч. 1 ст. 423 ТК РФ применяется постольку, поскольку оно не противоречит ТК РФ.

Компенсационные выплаты, связанные с переездом работника на работу в другую местность:

• не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ, письмо Минфина РФ от 04.04.2022 № 03-04-05/27829);

• не облагаются страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ, письмо Минфина РФ от 28.10.2021 № 03-04-06/87342);

• учитываются в расходах по налогу на прибыль (пп. 5 п. 1 ст. 264 НК РФ, п. 3 письма Минфина РФ от 20.07.2007 № 03-04-06-01/255).

При несогласии на перевод в другую местность вместе с работодателем сотрудник должен направить письменный отказ. Только при наличии такого документа можно прекратить с ним трудовой договор по п. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Отказ может быть зафиксирован в предложении о переводе на работу в другую местность либо оформлен отдельным документом.

На данном основании можно увольнять беременных сотрудниц, женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет, одиноких матерей, воспитывающих ребенка в возрасте до 14 лет (ребенка-инвалида до 18 лет), других лиц, воспитывающих таких детей без матери. ТК РФ ограничивает увольнение таких сотрудников по инициативе работодателя (ст. 261 ТК РФ). Но увольнение в связи с отказом от переезда вместе с организацией в другую местность не относится к увольнениям по инициативе работодателя. В любом случае не в силах работодателя сохранить для них занятость в прежней местности.

Для увольнения работников нужно издать приказ о прекращении трудового договора по форме № Т-8 (Т-8а, если увольняемых несколько) либо по самостоятельно разработанной форме.

В строке приказа «Основание (документ, номер, дата)» следует указать реквизиты решения о переезде компании в другую местность, а также документа, в котором зафиксирован отказ работника от перевода. С приказом об увольнении нужно ознакомить сотрудника (сотрудников) под подпись.

При увольнении на данном основании сотруднику нужно выплатить:

• выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка. Если в трудовом, коллективном договоре установлен размер выходного пособия выше двухнедельного среднего заработка, то работодатель обязан выплатить выходное пособие в повышенном размере (ч. 7 ст. 178 ТК РФ);

• заработную плату;

• компенсацию за все неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска (ч. 1 ст. 127 ТК РФ);

• другие суммы, предусмотренные трудовым, коллективным договором, соглашением и (или) локальным нормативным актом организации.

Все выплаты нужно произвести в день увольнения. Если работник в этот день не трудился, то соответствующие суммы должны быть выплачены не позднее дня, следующего после предъявления уволенным работником требования о расчете (ч. 1 ст. 140 ТК РФ). В случае спора о размерах сумм, причитающихся работнику при увольнении, работодатель обязан выплатить не оспариваемую им сумму (ч. 2 ст. 140 ТК РФ).

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать трудовую книжку (предоставить сведения о трудовой деятельности).

Перевод работника в другое структурное подразделение компании, расположенное в другой местности, является переводом на другую работу, который допускается только с его письменного согласия (ст. 72.1 ТК РФ).

При временном переводе за работником сохраняется прежнее рабочее место. Если по окончании срока перевода он не потребовал возвращения на свое рабочее место и продолжает работать, то условие соглашения о временном характере перевода утрачивает силу и перевод считается постоянным (ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ). В случае постоянного перевода работодатель не обязан сохранять за работником прежнее рабочее место.

Для перевода работника в иное структурное подразделение, расположенное в другой местности, по общему правилу необходимо:

• сделать работнику предложение о переводе, ознакомив с его деталями;

• получить письменное согласие работника на перевод на другую работу (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ);

• заключить с работником письменное соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора (ст. 72 ТК РФ);

• издать приказ о переводе работника на другую работу и на его основании внести в трудовую книжку (в случае ее ведения) соответствующие сведения (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 9 порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н);

• ознакомить работника под подпись с приказом о переводе на другую работу;

• внести соответствующую информацию в сведения о трудовой деятельности.

При переезде работника в обособленное подразделение организации в другую местность работодатель также обязан возместить (ч. 1 ст. 169 ТК РФ):

• траты на переезд сотрудника и членов его семьи, если не предоставляет работнику соответствующие средства передвижения;

• расходы на провоз имущества;

• затраты на обустройство на новом месте жительства.

Законодательно не определено, в какой форме работодатель должен предложить работнику перевестись в другую местность. Поэтому уведомление о предстоящем переводе составляется в произвольной форме. В документе необходимо указать:

• населенный пункт, куда переезжает компания;

• срок переезда и дату, когда сотрудник должен приступить к выполнению своих обязанностей на новом месте;

• размер возмещаемых работнику расходов в связи с переездом;

• дата, до наступления которой сотрудник должен сообщить о принятом решении;

• последствия отказа сотрудника от перевода в другую местность вместе с работодателем в виде увольнения п. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

По ссылке можно посмотреть уведомление о переводе работника в другую местность.

Нередко работодатели включают в предложение о переводе в другую местность отрывную часть, в которой сотрудник может выразить свое согласие (несогласие) с переводом. При отсутствии такой отрывной части работник составляет отдельное заявление.

С примером заполнения такого документа можно ознакомиться по ссылке: согласие работника на перевод в другую местность.

Если сотрудник не согласен на перевод в другую местность вместе с работодателем, то он должен направить последнему письменный отказ, который может быть оформлен в виде отдельного документа либо зафиксирован в предложении о переводе на работу в другую местность.

Пример оформления документа можно посмотреть по ссылке отказ работника от перевода в другую местность.

Если от работника не поступило ни согласия, ни отказа от перевода в другую местность, то оформить его перевод нельзя. Некоторые компании отсутствие письменного согласия трактуют как автоматическое несогласие на перевод и увольняют сотрудника по п. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Тогда велика вероятность, что сотрудник оспорит свое увольнение. В таком случае суды встают на сторону работника, мотивируя свое решение тем, что при неподтвержденности обстоятельств отказа работника от перевода в другую местность увольнение на указанном основании является незаконным (Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 27.10.2020 № 88-15510/2020). И работодателю грозит (абз. 1, 2 ст. 234, ст. 237, ч. 1, 2 ст. 394 ТК РФ, ч. 1 ст. 98 ГПК РФ, абз. 1 п. 60 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2):

• признание увольнения незаконным;

• восстановление сотрудника на работе;

• выплата ему среднего заработка за все время вынужденного прогула;

• компенсация морального вреда;

• выплата других сумм, например, судебных издержек.

Поэтому с сотрудником лучше договориться сразу и настоять на том, чтобы он выразил свое согласие (несогласие) на перевод в письменной форме.

Дополнительное соглашение к трудовому договору составляется в двух экземплярах и подписывается сотрудником и работодателем. Один экземпляр вручается работнику. На экземпляре работодателя проставляется соответствующая отметка, заверенная подписью сотрудника (ст. 72, 67 ТК РФ).

В документе указывают:

• дату и номер составления;

• реквизиты трудового договора, к которому составляется соглашение;

• наименования сторон договора;

• адрес нового места работы сотрудника;

• срок перевода компании в новую местность и дату начала работы сотрудника на новом месте;

• расходы, возмещаемые работодателем;

• дату вступления допсоглашения в силу.

По ссылке можно скачать дополнительное соглашение к трудовому договору.

Приказ о переводе сотрудника в другую местность можно составить по унифицированной форме № Т-5 (Т-5а – если переводятся несколько работников) либо по другой форме, принятой в компании.

В качестве образца можно использовать следующий приказ о переводе работника в другую местность.

Информацию о переводе сотрудника в другую местность необходимо включить в сведения о трудовой деятельности, а также внести в трудовую книжку, если она ведется. Запись в трудовую книжку делается на основании приказа работодателя не позднее пяти рабочих дней с момента его издания. Она должна точно соответствовать тексту приказа (ч. 4 ст. 66, ч. 2 ст. 66.1 ТК РФ, пп. 4, 9 порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н).

Внести соответствующую информацию в сведения о трудовой деятельности и отчитаться в ПФР о постоянном переводе по форме СЗВ-ТД необходимо в срок не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел перевод (ст. 66.1 ТК РФ, п. 2.1 ст. 6, пп. 1, 2.4, 2.5 ст. 11 Закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ, пп. 1.4, 1.8 порядка, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п).