Перенос отпуска: правила оформления

Над статьей работали:
Автор: Тимошкина Юлия

Бывает, что сотруднику в силу личных причин требуется пойти в отпуск не по заранее согласованному графику, а в другое время, что не всегда удобно работодателю. Может ли работодатель отказать? Как оформить изменение срока отпуска? В каких случаях отпускные придется пересчитать?
Содержание

1. Перенос отпуска: ТК РФ
2. Причины переноса отпуска
3. Заявление о переносе отпуска
4. Приказ о переносе отпуска
5. Перенос отпуска: пересчет отпускных

Перенос отпуска: ТК РФ

Потребность изменить даты заранее согласованного отпуска может возникнуть как у сотрудника компании, так и у его работодателя. Для того, чтобы разобраться, в каких случаях отпуск обязательно должен быть перенесен, а когда этого можно не делать, как согласовать даты нового отпуска и разобраться с порядком документального оформления этого процесса, нужно понимать, кто выступает инициатором, а также какие причины послужили причиной для переноса.
В Трудовом кодексе РФ не содержатся ограничения на перенос запланированного отпуска, если он остается в рамках того же рабочего года. Но есть несколько случаев, когда невозможно сдвинуть отпуск на следующий год, даже при условии, что это пожелание сотрудника. Статьей 124 ТК установлен запрет на перенос отпуска на следующий год, если:
• сотрудник трудится во вредных или опасных условиях;
• работник не достиг 18 лет;
• из-за сдвига отпуска окажется, что сотрудник отработал два года подряд без отпуска.
В перечисленных случаях договоритесь с работником, чтобы при изменении периода отпуска он не вышел за рамки текущего рабочего года сотрудника.
Обратите внимание, что речь идет не о календарном, а о личном рабочем годе работника. Рабочий год составляет 12 полных месяцев, и в отличие от календарного года он начинается не с 1 января, а со дня начала выполнения работником трудовой функции у конкретного работодателя (ст. 122 ТК, письмо Минтруда РФ от 18.07.2023 N 14-6/ООГ-4763). Рабочий год может совпасть с календарным, только если работник приступил к работе в компании с 1 января.
Порядок оформления переноса отпуска на новый период не регулируется Трудовым кодексом, однако сложилась устойчивая практика оформления этого процесса, в основе которой лежат письма и разъяснения контролирующих органов.
Если с просьбой об изменении времени отпуска обращается работник, то его волеизъявление выражается путем подачи соответствующего заявления. В случае если инициатором переноса отпуска выступает организация, работник знакомится с уведомлением о переносе отпуска, а затем письменно подтверждает свое согласие. Это можно сделать либо путем подачи отдельного заявления, либо путем надписи на документе, обосновывающем необходимость переноса отпуска.
Перенос отпуска на новые даты оформляется приказом, который подписывает руководитель организации.
Следующий шаг – изменение графика отпусков на текущий год. В него нужно внести реквизиты приказа руководителя и согласованную дату начала перенесенного отпуска. В унифицированной форме № Т-7 эта информация указывается в графах 8 и 9.
Если предполагается, что работник пойдет в отпуск в текущем календарном году, то дополнительно в графе 7 вносят фактическую дату его начала. Если же стороны договорились, что отпуск будет предоставлен в следующем календарном году, новая дата начала отпуска вносится в графу 6 «Дата запланированная», чтобы впоследствии включить ее в график отпусков на следующий год.
При желании в графе 10 «Примечание» можно указать причину переноса отпуска (заявление работника, отзыв из отпуска, перенос отпуска по инициативе работодателя в экстренной ситуации).
Не все организации применяют унифицированный график отпусков, но и в этом случае порядок отражения информации о переносе отпуска будет аналогичным описанному выше.
Сейчас ведение личных карточек сотрудников перестало быть обязательным требованием, но многие работодатели продолжают использовать их в работе. Если в вашей организации ведут личные карточки, то информацию о переносе отпуска нужно отразить в разделе VIII, но только если вы уже успели внести информацию о дате отпуска, который нужно перенести. В противном случае ничего делать не нужно. Когда работник пойдет в следующий раз в отпуск, вы сразу заполните нужные даты и реквизиты приказа.
Порядок внесения записи в личную карточку при переносе отпуска нормативно не установлен, но обычно поступают следующим образом. Внесенные ранее даты начала и окончания отпуска (графы 5, 6) зачеркивают и вносят новые, а в графе 7 указывают реквизиты приказа о переносе отпуска.

Причины переноса отпуска

Трудовое законодательство называет только одну причину, по которой работодатель может предложить своему сотруднику изменить время отпуска: предоставление отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации. При этом речь идет об исключительных ситуациях. К примеру, можно предложить бухгалтеру перенести отпуск в связи с началом выездной налоговой проверки, сотрудникам ремонтного цеха – в связи с аварией на предприятии и тому подобное. При этом работник может и не согласиться с изменением времени своего заранее запланированного отпуска. Также закон содержит важную для работников гарантию соблюдения их права на отдых. Перенесенный отпуск работник обязательно должен отгулять в течение следующего своего рабочего года.

Отметим, что необходимость изменения даты отпуска может возникнуть и в случае отзыва сотрудника из отпуска, который возможен только с согласия работника (за исключением особых обстоятельств). При отзыве из отпуска неиспользованные дни предоставляют работнику в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединяют к отпуску за следующий рабочий год. (ч. 2 ст. 125 ТК РФ, п. 37 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Законодательством не установлен перечень обстоятельств, при наличии которых допускается отзывать сотрудников из отпуска. Работодатель вправе определять их самостоятельно.
Как правило, перенос запланированного отпуска происходит по инициативе работников. Законодательство не обязывает работников раскрывать причины своего желания работодателю, но для увеличения шансов на положительное решение вопроса это стоит сделать, поскольку в ряде случаев работодатель обязан удовлетворить просьбу работника.

Работодатель не может отказать сотруднику в изменении дат отпуска в случаях, когда сотрудник относится к категории работников, которым предоставлено право брать отпуск в любое удобное для них время (ч. 4 ст. 123 ТК). Такими сотрудниками являются:

• несовершеннолетние работники;
• внешние совместители (вправе взять отпуск одновременно с отпуском на основной работе);
• один из родителей ребенка-инвалида;
• родители трех и более детей до 18 лет, младшему из которых еще не исполнилось 14 лет;
• почетные доноры;
• ликвидаторы Чернобыльской аварии;
• супруги военнослужащих;
• мобилизованные после возобновления трудового договора.

В этом случае работодатель не может не только отказать в переносе отпуска, но и повлиять на выбор работником дат нового отпуска.
• работник заболел (абз. 2 ч. 1 ст. 124 ТК РФ). В связи с больничным сотрудника отпуск либо продлевается на количество дней болезни, либо переносится на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника.

Обратите внимание, что речь идет о болезни сотрудника компании. Если больничный лист выдан в связи с необходимостью ухода за ребенком, то у работодателя отсутствует обязанность переносить отпуск.

Если работник заболел в отпуске с последующим увольнением, то отпуск не продлевается, так как фактически трудовые отношения с работником прекращаются с момента начала отпуска, и у работодателя прекращаются обязательства перед работником (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1, определения Четвертого кассационного суда общей юрисдикции от 04.10.2022 № 88-24533/2022, Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 12.04.2021 № 88-4249/2021, Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 28.10.2021 № 88-17112/2021).
• сотрудник выполнял государственные обязанности (абз. 3 ч. 1 ст. 124 ТК РФ). Это может быть участие в судебном заседании в качестве свидетеля или присяжного, выполнение обязанностей члена избирательной комиссии, вызов на военные сборы и тому подобное. Важно, что на период выполнения этих обязанностей трудовое законодательстве предусматривает освобождение от работы. Иначе обязанности перенести отпуск у работодателя не будет. Период нового отпуска также определяется работодателем по взаимной договоренности с работником;
• сотрудник не может уйти в отпуск по вине работодателя (ч. 2 ст. 124 ТК РФ). Трудовой кодекс указывает на два возможных нарушения со стороны работодателя: работника не предупредили о начале отпуска в установленные ТК РФ сроки (за две недели до отпуска) и работнику своевременно не выплачены отпускные. В этом случае о новых датах отпуска сотруднику нужно договориться с работодателем;
• в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством (абз. 4 ч. ст. 124 ТК РФ)

Беременная сотрудница может взять все накопленные дни отпуска (как за текущий, так и за предшествующие годы) непосредственно перед декретом, после окончания отпуска по беременности и родам или отпусках по уходу за ребенком (ст. 260 ТК). Такое право есть у женщины, даже если она отработала менее 6 месяцев (абз. 2 ч. 3 ст. 122 ТК, письмо Роструда от 18.03.2008 № 659-6-0).

Муж также может воспользоваться правом перенести свой ежегодный отпуск на период, когда его супруга будет находиться на больничном в связи с рождением ребенка (ч. 4 ст. 123 ТК). Причем воспользоваться этим правом он может независимо от времени работы у данного работодателя;
• в случаях, указанных в локальных нормативных актах работодателя (абз. 4 ч. ст. 124 ТК РФ).

Работодателю дано право по собственной инициативе прописать в локальных актах, таких как правила внутреннего трудового распорядка или положении об отпусках, случаи, в которых обязуется согласовать перенос отпуска по инициативе работника (письмо Государственной инспекции труда в городе Москве от 24.01.2024 № ПГ/29654/10-2762-ОБ/1426).

Во всех остальных ситуациях, когда работник просит изменить даты заранее запланированного отпуска, согласование изменения дат заранее запланированного отпуска остается на усмотрение работодателя. В частности, закон не требует от работодателя соглашаться с переносом отпуска, если:
• у сотрудника срывается поездка из-за болезни ребенка;
• отпуск совпадает с учебных отпуском сотрудника-студента;
• сотрудник хочет сдвинуть отпуск из-за смерти друга или неблизкого родственника;
• это основной отпуск матери, воспитывающей детей в одиночку;
• многодетному родителю, если младшему ребенку уже исполнилось 14 лет.

Широко распространенная фраза «по семейным обстоятельствам» также не является бесспорным основанием для изменения времени отпуска.

Нарушение трудового законодательства в части переноса отпусков (в том числе перенос отпуска в случаях, запрещенных ТК) грозит работодателю привлечением к административной ответственности по ч. 1 или ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ. А если спор с работником дойдет до суда, то последний вправе требовать возмещения морального вреда и судебных издержек (ч. 1 ст. 21, ст. 237 ТК РФ, ч. 1 ст. 98 ГПК РФ, п. 63 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2).

Заявление о переносе отпуска

Обычно о своем желании изменить время заранее запланированного отпуска работник сообщает работодателю путем подачи заявления. Формально в законодательстве не прописана необходимость подачи письменного заявления. Работник может обратиться к работодателю и устно, но в случае спора доказать, что такое обращение имело место, легче при наличии письменного заявления. Контролирующие органы также отмечают, что работнику все же стоит написать письменное заявление (письма Роструда от 18.05.2022 № ПГ/11111-6-1 и от 24.12.2020 № ПГ/59141-6-1).

Заявление пишется на имя работодателя. Составляется оно в свободной форме и должно содержать следующую информацию:
• Ф.И.О. работника,
• количество дней переносимого отпуска и дату его начала,
• причина переноса,
• дата и личная подпись работника.

Указание причины переноса отпуска необязательно, но повышает вероятность удовлетворения просьбы работника за счет более объективного рассмотрения работодателем этого вопроса.

Для ситуаций, когда отпуск переносится в связи с болезнью работника или выполнением им государственных обязанностей, к заявлению о переносе отпуска нужно приложить документ, подтверждающий указанные в нем обстоятельства (листок нетрудоспособности или документ, свидетельствующий о выполнение указанных в абз. 3 ч. 1 ст. 124 ТК РФ обязанностей).

Образец оформления заявления о переносе отпуска по графику можно найти в статье по ссылке.

Трудовое законодательство не устанавливает срок, в течение которого работнику нужно успеть подать заявление о переносе отпуска. Как отмечают представители Роструда, сделать это нужно заблаговременно, не позже чем за 3 дня до начала отпуска. В обоснование своей позиции представители ведомства ссылаются на ч. 9 ст. 136 ТК РФ, устанавливающую этот срок для выплаты отпускных работнику.

Приказ о переносе отпуска

Согласно разъяснениям Роструда перенос отпуска оформляется приказом (письмо от 18.05.2022 № ПГ/11111-6-1). Нормативных требований к нему, как и к заявлению о переносе отпуска, нет. На практике рекомендуется указать в нем причину изменения периода отпуска, а также даты начала и окончания отпуска. Если с новыми датами отпуска еще не определились, то в приказе можно указать на необходимость их согласования с работником.
Если в связи с производственной необходимостью инициирует изменение периода отпуска работодатель, то в приказе рекомендуется указать о согласии работника.

Перенос отпуска: пересчет отпускных

Если вопрос с переносом отпуска решился заблаговременно до его начала, то пересчитывать отпускные не нужно. Сложнее ситуация, если отпуск перенесен после выплаты отпускных, к примеру, в случае болезни работника.

Пересчитывать отпускные или нет, зависит от того, совпадает ли месяц начала старого и нового отпуска. Дело в том, что отпускные выплачивают по среднему заработку. В качестве расчетного периода принимают период времени, равный 12 месяцам, предшествующим месяцу начала отпуска (ст. 139 ТК, п. 4 положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы). Если первый день отпуска работника приходится на февраль 2024 года, то средний заработок будет определяться за период с 1 февраля 2023 по 31 января 2024 года включительно.

Если отпуск сдвигается на несколько дней в рамках того же месяца (допустим, отпуск работника должен был начаться 5 февраля, но по согласованию с работодателем он перенесен на неделю позже и начнется 12 февраля того же года), то необходимости пересчета отпускные нет. Но если начало отпуска сдвигается на другой месяц, то меняется расчетный период для определения среднего заработка, поэтому нужно повторно рассчитать отпускные за перенесенные дни. В этом случае у работника возникает задолженность перед работодателем, поскольку отпускные ему выплачены в большем размере. Но удержать отпускные за неиспользованные дни отпуска из зарплаты работодатель не может (ст. 137 ТК). Есть письмо Роструда, в котором говорится о возможности зачета переплаты в счет будущих отпускных (письмо Роструда от 14.06.2012 N 853-6-1). Однако самым безопасным решением в данной ситуации будет получение у работника заявления, в котором он выражает добровольное согласие на зачет излишне выплаченных отпускных в счет зарплаты либо дает поручение направить часть зарплаты на погашение задолженности по отпускным. Кроме того, работник может внести сумму переплаты в кассу организации или на расчетный счет.

Пересчет отпускных может повлечь необходимость подачи в контролирующие органы корректировок по НДФЛ и страховых взносов.