Передача документов в архив

Над статьей работали:
Автор: Чистякова Людмила; редактор: Александр Чепенко

Архивация – это последовательность действий по отбору документации с долговременными сроками хранения, ее упорядочение, переплет и оформление в соответствии с требованиями архивного законодательства. Перед тем как сдать бумаги на хранение, их нужно подготовить. В чем заключается последовательность действий по подготовке и передаче официальных документов юрлица в архивохранилище, расскажем далее.
Содержание

1. Передача документов и дел в архив
2. Документы, подлежащие передаче в архивы
3. Порядок передачи документов в архив
4. Передача электронных документов в архив
5. Сроки передачи документов в архив организации

Передача документов и дел в архив

Передача бумаг на хранение подчиняется требованиям, установленным:

а) Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — закон № 125-ФЗ);
б) правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее — правила);
в) перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее — перечень);
г) инструкций по применению перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 (далее — инструкция).

Прием документации на спецхранение зависит от сроков, в течение которых нужно обеспечивать ее сохранность:

а) если в компании оформлены бумаги с так называемым недолгим периодом хранения, который составляет до 10 лет, их можно не перемещать в специальное архивохранилище;
б) для бумаг долгосрочной сохранности, которая продолжается более 10 лет, предназначены специальные архивохранилища — структурные подразделения компании (п. 47 правил). К ним предъявляют особые требования. К примеру, предназначенные для хранения архивных документов помещения изолируют от остальных помещений здания. В хранилище нужно поддерживать специальный охранный, противопожарный, температурно-влажностный режим. Хранение бумаг осуществляется в темноте;
в) в архив передаются также бумаги постоянного срока хранения, то есть до ликвидации юрлица.

Нормативно установленные перечнем сроки временного хранения документации — 1, 3 года, 5, 6, 10, 15, 45, 50 и 75 лет. Они различаются в зависимости от типа документов. Соблюдать их должны любые компании независимо от организационно-правовых форм и форм собственности. Снижение этих сроков запрещено.

При этом обеспечить сохранность можно:

а) бумажной документации;
б) электронным файлам.

Сроки хранения бумажных и электронных документов не различаются (п. 4.2 инструкции).

Способы обеспечить сохранность документации:

1) организовать хранение собственными силами:

а) в сейфе или шкафу в отделе кадров или бухгалтерии — при незначительном документообороте в компании;
б) создать собственное архивохранилище в специально отведенном помещении — если в компании оформляется много бумаг.

2) воспользоваться услугами спецархива, заключив с ним договор.

Документы с временными сроками хранения до 10 лет включительно по решению директора фирмы можно сдать в архив, если в структурном подразделении компании нет условий для их сохранности в течение установленного срока (п. 35, пп. «б» п. 37, п. 47 правил).

После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению. Утилизация документов до истечения сроков их временного хранения запрещается (п. 4.3 инструкции).

Бумаги со сроком хранения менее 10 лет уничтожают по решению экспертной комиссии, но не раньше истечения установленного для них период хранения.

В случае если экспертная комиссия посчитает, что бумага представляет ценность или может еще понадобиться в работе, она вправе продлить время сохранности документа.

При ликвидации юрлица архивные документы, документы по личному составу, а также бумаги, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим в соответствующий государственный или муниципальный архив (ч. 10 ст. 23 закона № 125-ФЗ).

Документы, подлежащие передаче в архивы

Компании обеспечивают сохранность следующей документации:

а) юридической — это лицензии, патенты, ГПД и контракты, акты сдачи-приемки, претензии, протоколы разногласий, вердикты суда;
б) бухгалтерской и финансовой — это отчетность, отчеты о финансовой деятельности, налоговые декларации и расчеты, счета-фактуры, путевые листы и накладные, платежные ведомости, банковские выписки, кассовые документы;
в) корпоративной и управленческой — это учредительные документы, протоколы заседаний, решения совета директоров, приказы, распоряжения руководства;
г) кадровым — это личные дела уволенного персонала, трудовые договоры, приказы о приеме на работу и увольнении, документы по охране труда;
д) производственным и технологическим — это инструкции по эксплуатации, производственные журналы, спецификации и другие документы, связанные с процессом производства;
е) корреспонденции и деловой переписке.

По срокам хранения официальные бумаги, задействованные в процессе хозяйственной деятельности юрлица, подразделяются на документацию:

а) недолгого периода хранения до 10 лет. К таким бумагам относятся первичка, счета-фактуры, путевые листы, кассовые документы, документы о дебиторке и кредиторке, договоры, соглашения, контракты, акты и протоколы разногласий к ним. К документации временного срока хранения относятся также декларации по всем видам налогов (кроме РСВ), акты налоговых и трудовых проверок;
б) долгосрочного периода хранения свыше 10 лет. Это — техдокументация, личные дела, трудовые договоры, ГПД с физлицами и акты к ним. У РСВ срок хранения 50 лет, если расчет оформлен после 2003 года и 75 лет – если он оформлен до 2003 года;
в) постоянной сохранности — годовые отчеты, уставные документы, паспорта сделок.

Кроме того, срок сохранности может определяться также возникновением события — до минования надобности или до замены новым документом.

Порядок передачи документов в архив

Передача документации в архивохранилище состоит из нескольких этапов:

а) определение списка передаваемых бумаг. Для этого комиссией, в состав которой входят несколько сотрудников (к примеру, начальник службы делопроизводства, кадрового отдела, главбух) проводится экспертиза ценности;
б) подготовка описей дел. Обычно это делает сотрудник, имеющий опыт в архивном деле. Он отбирает документы для сохранности, формирует их в дела, переплетает и оформляет обложки;
в) составление графика передачи дел в архив. График подписывается директором и согласовывается с начальством структурных подразделений компании, откуда передаются документы;
г) фактическая передача бумаг. Документацию принимает уполномоченное лицо архива в присутствии сотрудника подразделения, из которого направлены бумаги. В каждом экземпляре описи ставится отметка о приеме дела. Фиксируются количество принятых дел и дата приема.

Перед сдачей бумаг для сохранности их надо сгруппировать в отдельные дела по структурному, функциональному, тематическому признакам и периодам хранения вне зависимости от вида носителя информации.

Дело на бумажном носителе должно быть не более 250 листов при толщине корешка не более 4 см.

Передача электронных документов в архив

Электронные файлы сохраняются в системе хранения электронных документов (СХЭД).

Как и при хранении бумажных документов, передача электронной документации в архив проходит несколько этапов:

а) подготовка к передаче на хранение;
б) передача в архивохранилище.

Для того чтобы подготовить файл к сохранению в архиве, нужно:

а) выгрузить из системы, в которой документ был создан;
б) перевести документ в формат PDF/A;
в) при поступлении файла в СХЭД его проверяют на наличие вредоносного программного кода. Кроме того, проверяют подлинность ЭП на момент подписания и получения документа. Сотрудник архива проводит выборочную проверку воспроизводимости электронного файла, если нет возможности провести автоматическую проверку воспроизводимости;
г) сформировать опись электронного дела;
д) записать электронные файлы и описи на материальный носитель информации.

Прием-передача электронного архива и описей заверяется подписями сотрудников, ответственных за передачу и прием дела на хранение.

Электронные файлы сдают в архивохранилище по ТКС, на флешках или жестких дисках. Распечатывать и хранить документы на бумаге не нужно (пп. 4, 132, 143 Правил).

При поступлении электронных документов на физически обособленных носителях осуществляется также проверка физического и технического состояния носителей.

Для сохранения электронных бухгалтерских и отчетных документов предусмотрены особые правила.

Во-первых, хранить в электронном виде можно только документы, которые изначально были составлены или поступили в электронной форме. Если бухдокументация получена на бумаге, переводить ее в электронный вид для хранения запрещено (п. 24 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденного Приказом Минфина РФ от 16.04.2021 г. № 62н).

Во-вторых, при оформлении первичных учетных документов компании используют простую ЭП или УКЭП. Распечатывать их и хранить на бумаге не требуется (письмо Минфина РФ от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259).

После истечения сроков хранения электронная архивная документация уничтожается.
Утилизация электронного архива проводится физически или программно-техническими средствами. Такую процедуру фиксируют в акте об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Сроки передачи документов в архив организации

Нормативно установлены следующие сроки сдачи документации в архив (п. 47, п. 170 Правил):

а) официальные бумаги компании передаются для сохранности через 1 год, но не позднее чем через 3 года после окончания обработки в делопроизводстве;
б) аудиовизуальные файлы принимаются в архивохранилище через 1 год, но не позднее 3 лет после события либо записи.

Срок хранения отсчитывается с 1 января года, следующего за годом, в котором документы были закончены делопроизводством (п. 2 ст. 21.1 закона № 125-ФЗ).

В ряде случаев нужно учитывать особенности расчетов сроков передачи бумаг для сохранности.

Сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов по расчету и перечислению обязательных платежей, в том числе подтверждающих доходы и расходы, а также уплату или удержание налогов нужно обеспечивать 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса РФ).

Течение этого срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письмо Минфина РФ от 19.07.2017 № 03-07-11/45829).

При этом срок хранения первички по формированию первоначальной стоимости амортизируемых активов считается с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (письмо Минфина РФ от 13.09.2023 № 03-03-06/1/87507).

Документы по учету убытков хранят в течение всего срока, пока компания уменьшает базу по налогу на прибыль на суммы возникшего ущерба, плюс 5 лет после истечения года, в котором признана последняя его часть (письмо Минфина РФ от 25.03.2024 № 03-03-06/2/26403).