Передача дел при увольнении материально ответственного лица

В распоряжении материально ответственного лица находятся денежные средства и другие ценности компании. При увольнении такого работника нужно провести инвентаризацию и организовать передачу дел другому сотруднику. О том, как это сделать, рассказывается в нашей статье.

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Кто может быть материально ответственным лицом
2. Инвентаризация
3. Кому передать дела, если нового работника нет
4. Как организовать передачу дел
5. Расторгать ли договор о материальной ответственности

Кто может быть материально ответственным лицом

Материально ответственное лицо – это работник, обслуживающий материальные ценности, с которым заключен договор о полной материальной ответственности. Работодатель может заключать такие договоры только с определенными категориями сотрудников. Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми можно оформлять договоры о полной материальной ответственности, утвержден Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 № 85. Он состоит из двух разделов. В первом указаны должности, замещающие которые сотрудники могут быть материально ответственными лицами: кассиры, контролеры, а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров и контролеров.

Во втором разделе перечислены виды работ, выполнение которых также позволяет работодателю заключить с сотрудниками договоры о полной материальной ответственности. Это работы:

• по приему и выплате всех видов платежей;
• расчетам при продаже товаров, продукции и услуг;
• обслуживанию торговых и денежных автоматов;
• изготовлению и хранению всех видов билетов, талонов, абонементов, предназначенных для расчетов за услуги.

Работодатель не вправе заключать договоры о материальной ответственности, если должность сотрудника или конкретная поручаемая ему работа не предусмотрена указанным перечнем (ст. 244 ТК РФ, письмо Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1).

Также нельзя заключить договор о полной материальной ответственности с лицом, работающим по гражданско-правовому договору (ст. 244 ТК РФ).

Инвентаризация

При увольнении материально ответственного лица в обязательном порядке проводится инвентаризация (ч. 3 ст. 11 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 27 положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ», утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, п. 1.5 методических указаний по инвентаризации, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).

Прежде всего необходимо оформить приказ руководителя компании о проведении инвентаризации. Сделать это можно:

• в произвольной форме;
• используя унифицированную форму № ИНВ-22.

В документе следует указать:

• дату составления и номер;
• состав комиссии (Ф.И.О., должности председателя и членов);
• перечень проверяемых активов и обязательств;
• даты начала и окончания инвентаризации;
• причину инвентаризации – увольнение материально ответственного лица;
• дату, не позднее которой материалы по инвентаризации необходимо представить в бухгалтерию.

Приказ необходимо внести в журнал учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации, который можно составить по форме № ИНВ-23 (п. 2.3 методических указаний № 49).

Осуществлять проверку может постоянно действующая или рабочая инвентаризационная комиссия (п. 2.2 методических указаний № 49). При небольшом объеме работ отдельную комиссию можно не создавать, а провести опись силами ревизионной комиссии, если она есть в компании. Состав комиссии определяет руководитель компании. Как правило, в нее входит не менее трех человек. Председателем обычно назначают заместителя генерального директора или руководителя одного из подразделений компании.

Если объектом инвентаризации выступают материальные ценности или денежные средства, то до начала проверки комиссия должна получить от материально ответственных лиц (п. 2.4 методических указаний № 49):

• приходные и расходные документы (отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств), которые еще не передавались в бухгалтерию. Их визирует председатель комиссии, делая надпись: «До инвентаризации на «__» _____20__ г.»;
• расписки в том, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие – списаны.

Инвентаризацию нужно обязательно проводить в присутствии увольняющегося материально ответственного лица (п. 2.8 методических указаний № 49).

Комиссия проверяет наличие, состояние и оценку имущества и обязательств компании (ч. 2 ст. 11 закона № 402-ФЗ, п. 26 положения № 34н).

Инвентаризацию имущества – запасов, основных средств, наличных денежных средств и так далее производят путем натурального подсчета, взвешивания, обмера (пп. 2.7, 2.8 методических указаний № 49). Кроме того, наличие и правильность оценки активов, не имеющих материально-вещественной формы (нематериальные активы, финансовые вложения и прочие) проверяют путем сверки документов, подтверждающих права компании на эти активы, с данными учета (пп. 3.8, 3.14, 3.43 методических указаний № 49).

Инвентаризация обязательств включает проверку правильности и обоснованности сумм кредиторской задолженности перед поставщиками и подрядчиками, обязательств по возврату кредитов и займов, задолженности перед бюджетом по налогам и взносам, перед персоналом по выплате зарплаты, оценочных обязательств.

Правильность и обоснованность сумм кредиторской и дебиторской задолженности обосновывают путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (пп. 3.44, 3.48 методических указаний № 49).

Комиссия заносит в описи сведения о фактическом наличии проверяемых активов. В них же увольняющееся материально ответственное лицо делают отметку о том, что проверка проведена в его присутствии (пп. 2.5, 2.10 методических указаний № 49).

По итогам проверки проводят заседание инвентаризационной комиссии. Выводы оформляют протоколом, который подписывают все члены комиссии.

В форме № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» обобщают результаты проверки. Документ можно составить в произвольном виде. В нем необходимо отразить все выявленные излишки и недостачи, а также указать способ их урегулирования (п. 5.6 методических указаний № 49). Ведомость учета результатов и протокол заседания инвентаризационной комиссии передают на рассмотрение генеральному директору компании для принятия окончательного решения.

Вердикт руководителя по итогам рассмотрения представленных документов фиксируется в приказе (п. 5.4 методических указаний № 49).

Кому передать дела, если нового работника нет

Если нового работника на место увольняющегося пока не приняли, можно выбрать один из следующих вариантов:

• перевести на освободившуюся должность уже работающего в компании сотрудника;
• заключить с уже работающим сотрудником трудовой договор о работе по совместительству;
• поручить уже работающему сотруднику соответствующую дополнительную работу.

Если нового работника еще нет, как и среди работающих сотрудников нет подходящих, рекомендуем передать материальные ценности руководителю компании. После приема нового сотрудника необходимо заключить с ним договор о полной индивидуальной материальной ответственности и передать ценности ему.

Как организовать передачу дел

При увольнении материально ответственного лица рекомендуем проводить передачу дел. В некоторых случаях это необходимо делать в силу закона. При этом нужно учитывать специальный порядок. Например, если увольняется руководитель кредитной организации, необходимо провести передачу дел лицу из числа руководителей этой компании (ч. 13 ст. 24 Закона «О банках и банковской деятельности» от 02.12.1990 № 395-1).

Если специальные правила не предусмотрены, предлагаем организовать передачу дел в следующем порядке:

• издать приказ о передаче дел;
• провести передачу дел. Если на этот момент уже есть кандидат, который займет место увольняющегося сотрудника, желательно привлечь его к передаче дел;
• составить акт приема-передачи дел.

Можно прописать порядок передачи дел при увольнении материально ответственного лица в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Приказ о передаче дел составляется в произвольной форме, поскольку образец нормативно не утвержден. Рекомендуем указать в документе:

• Ф.И.О. и должность увольняющегося работника, который передает дела;
• Ф.И.О. и должность лица, принимающего дела;
• Ф.И.О. и должности иных работников, которые участвуют в передаче дел. Например, это может быть заместитель директора, руководитель отдела, специалист по кадрам, секретарь;
• причину проведения передачи дел – увольнение материально ответственного сотрудника;
• сроки проведения передачи дел.

Если объем передаваемых дел значительный, рекомендуем создать специальную комиссию, состав которой нужно прописать в приказе. С документом нужно ознакомить под подпись всех лиц, которые в нем упоминаются.

Акт приема-передачи дел составляется также в произвольной форме. В нем, как правило, указывают:

• Ф.И.О. и должность увольняющегося работника, а также Ф.И.О. и должности лиц, принимающих дела;
• наименования и количество переданных увольняющимся работником документов и ценностей. Если их много, можно составить опись и оформить ее как приложение к акту;
• результаты приема-передачи дел. Если выявлены недочеты, необходимо отразить их, привести список документов и ценностей, которые должны были находиться у работника, но отсутствуют (утрачены) на момент передачи дел;
• подписи всех лиц, участвующих в приеме-передаче дел.

Акт составляют, как правило, в двух экземплярах. Один хранится в организации, а другой остается у увольняющегося работника.

Расторгать ли договор о материальной ответственности

В типовой форме договора о полной индивидуальной материальной ответственности, утвержденной постановлением № 85, есть условие, что действие договора распространяется на все время работы с вверенным работнику имуществом работодателя. Если в заключенном договоре есть аналогичное условие, отдельно расторгать его при увольнении работника, по нашему мнению, не требуется. Договор автоматически перестанет действовать, когда сотрудник прекратит работу.

Если в договоре о материальной ответственности нет аналогичных условий, рекомендуем либо внести такое условие в договор перед увольнением сотрудника, подписав с ним допсоглашение, либо оформить отдельное соглашение о расторжении договора о материальной ответственности.