Передача дел при увольнении главного бухгалтера

Главный бухгалтер, как правило, второе лицо в компании после генерального директора. Поэтому к передаче дел при его увольнении нужно отнестись ответственно. В нашей статье расскажем, как передать дела новому главбуху и на какие нюансы при этом обратить внимание.

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия; редактор: Бурцева Алла

Содержание

1. Приказ о приеме-передаче дел
2. Образец приказа о приеме-передаче дел
3. Передача дел
4. Какие документы подлежат передаче
5. Проводить ли инвентаризацию
6. Акт приема-передачи дел
7. Образец акта приема-передачи дел

Приказ о приеме-передаче дел

Передачу дел при смене главного бухгалтера рекомендуем начать с издания соответствующего приказа. Он составляется в произвольной форме. Рекомендуем указать в документе:

• Ф.И.О. и должность увольняющегося главного бухгалтера, который передает дела;
• Ф.И.О. и должность лица, принимающего дела;
• Ф.И.О. и должности иных работников, которые участвуют в передаче дел. Например, это может быть заместитель директора по экономическим вопросам, начальник отдела кадров;
• причину проведения передачи дел – увольнение главного бухгалтера;
• сроки проведения передачи дел.

Если объем передаваемых дел значительный, рекомендуем создать специальную комиссию, состав которой нужно прописать в приказе.

С документом нужно ознакомить под подпись всех лиц, которые в нем упоминаются.

Образец приказа о приеме-передаче дел

По ссылке можно скачать образец приказа о приеме-передаче дел.

Передача дел

Процедура передачи дел при увольнении главного бухгалтера законом не установлена. Предлагаем для этого использовать следующую пошаговую инструкцию:

Шаг 1 — издать приказ о передаче дел.

Шаг 2 — провести передачу дел. Если на этот момент уже есть кандидат, который займет место увольняющегося главного бухгалтера, желательно привлечь его к передаче дел.

Шаг 3 — составить акт приема-передачи дел.

Кроме того, вам может потребоваться аннулировать ранее предоставленные главному бухгалтеру полномочия. Рекомендуем, в частности:

• известить об отмене доверенности третьих лиц, перед которыми главный бухгалтер представлял интересы компании, например, СФР, налоговую инспекцию (пп. 2 п. 1 ст. 188, п. 1 ст. 189 ГК РФ);
• переоформить банковские карточки с образцами подписей и оттиска печати, заменить сертификат ключа электронной подписи в системе «Клиент — Банк», если у главного бухгалтера было право подписи банковских документов (пп. 5.1, 5.8 инструкции Банка России от 30.06.2021 № 204-И).

Можно прописать порядок передачи дел при увольнении главного бухгалтера в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Какие документы подлежат передаче

Конкретный перечень дел, которые подлежат передаче при увольнении главного бухгалтера, законом не установлен. Как правило, передаются документы, денежные средства и материальные ценности (печати, ключи от офиса и сейфа и так далее), за сохранность которых несет ответственность главный бухгалтер.

К документам, которые подлежат передаче, относятся, в частности:

• учредительные документы, например, устав организации;
• регистрационные документы компании: свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, документ, подтверждающий внесение записи в ЕГРЮЛ;
• документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского и налогового учета: учетная политика, налоговая и бухгалтерская (финансовая) отчетность, бухгалтерские и налоговые регистры, налоговые декларации, первичные учетные документы и так далее;
• сертификаты ключей ЭЦП для электронного обмена документами с банками и контролирующими органами;
• акты проверок контрольных (надзорных) органов.

Кроме этого, целесообразно взять с увольняющегося главного бухгалтера пояснения, касающиеся ведения бухгалтерского и налогового учета, предоставления отчетности, порядка взаимодействия с другими структурными подразделениями, а также с контрагентами, аудиторской организацией и контролирующими органами.

Все это позволит оценить текущее состояние дел в бухгалтерии, выявить отсутствие каких-либо документов, нарушения или недочеты в работе прежнего главного бухгалтера, а также разграничить ответственность между ним и новым главным бухгалтером.

Проводить ли инвентаризацию

Если главный бухгалтер является материально ответственным лицом, то при его увольнении обязательно проводится инвентаризация (ч. 3 ст. 11 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 27 положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, п. 1.5 методических указаний по инвентаризации, утвержденных Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49).

При проведении инвентаризации нужно руководствоваться общими правилами, которые утверждены методическими указаниями № 49.

Прежде всего необходимо оформить приказ руководителя компании о проведении инвентаризации. Сделать это можно:

• в произвольной форме;
• используя унифицированную форму № ИНВ-22.
Осуществлять проверку может постоянно действующая инвентаризационная или рабочая инвентаризационная комиссия (п. 2.2 методических указаний № 49). Состав комиссии определяет руководитель компании. Как правило, в нее входит не менее трех человек. Председателем обычно назначают заместителя генерального директора по экономическим вопросам.

Инвентаризацию нужно обязательно проводить в присутствии увольняющегося главного бухгалтера (п. 2.8 методических указаний № 49).

Комиссия проверяет наличие, состояние и оценку имущества и обязательств компании (ч. 2 ст. 11 закона № 402-ФЗ, п. 26 положения № 34н). При инвентаризации имущества – фактическое наличие запасов, основных средств, наличных денежных средств и так далее. Делают это путем натурального подсчета, взвешивания, обмера (пп. 2.7, 2.8 методических указаний № 49). Кроме того, проверяют наличие и правильность оценки активов, не имеющих материально-вещественной формы (нематериальные активы, финансовые вложения и прочие) – путем сверки документов, подтверждающих права компании на эти активы, с данными учета (пп. 3.8, 3.14, 3.43 методических указаний № 49).

Инвентаризация обязательств включает проверку правильности и обоснованности сумм кредиторской задолженности перед поставщиками и подрядчиками, обязательств по возврату кредитов и займов, задолженности перед бюджетом по налогам и взносам, перед персоналом по выплате зарплаты, оценочных обязательств.

Правильность и обоснованность сумм кредиторской и дебиторской задолженности обосновывают путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (пп. 3.44, 3.48 методических указаний № 49).

По итогам проверки проводится заседание инвентаризационной комиссии. Выводы оформляются протоколом, который подписывают все члены комиссии.

В форме № ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией» обобщают результаты проверки. Документ можно составить в произвольном виде. В нем необходимо отразить все выявленные излишки и недостачи, а также указать способ их урегулирования (п. 5.6 методических указаний № 49). Ведомость учета результатов вместе с протоколом заседания инвентаризационной комиссии передают на рассмотрение генедиректору компании для принятия окончательного решения, которое фиксируют в приказе (п. 5.4 методических указаний № 49).

Если с главным бухгалтером не заключен договор о полной материальной ответственности, обязательность проведения инвентаризации при его увольнении можно зафиксировать в локальном нормативном акте, например, в положении об инвентаризации (ч. 3 ст. 11 закона № 402-ФЗ).

Если не провести инвентаризацию, то при недостаче или утрате материальных ценностей сложно будет доказать, что они произошли в период полномочий конкретного главного бухгалтера, и взыскать с него убытки.

Акт приема-передачи дел

Акт приема-передачи дел составляется в произвольной форме, так как нормативные требования к нему не установлены. Рекомендуем отразить в документе:

• Ф.И.О. главного бухгалтера;
• Ф.И.О. и должность лица, принимающего дела (например, руководитель организации, заместитель главбуха или другой работник). Если прием дел осуществлялся созданной для этих целей комиссией, в акте перечисляются Ф.И.О. и должности всех ее членов;
• период времени, за который передаются дела;
• дату и номер приказа о приеме-передаче дел;
• наименования и количество переданных документов и ценностей, за хранение которых отвечает главный бухгалтер (если их много, можно, например, составить опись и оформить ее как приложение к акту);
• результаты приема-передачи дел. Здесь отражаются основные моменты, характеризующие состояние бухгалтерии на дату составления акта. Нужно включить как можно больше информации, собранной в процессе передачи дел. Например, зафиксировать выявленные ошибки, нарушения или недочеты, привести список документов, которые должны храниться в организации, но отсутствуют (утрачены) на момент передачи дел.

Акт приема-передачи дел составляют в двух экземплярах. Один будет храниться в организации, а второй останется у прежнего главного бухгалтера. Акт должен быть подписан всеми лицами, которые участвовали в приеме-передаче дел, и утвержден руководителем организации.

Образец акта приема-передачи дел

По ссылке можно посмотреть образец акта приема-передачи дел.