Печать в организации

Наличие печати необязательно для организации. Она может работать и без печати, если закон прямо не обязывает ее иметь. Например, это предусмотрено для некоммерческих организаций и унитарных предприятий (п. 4 ст. 3 Закона «О некоммерческих организациях» от 12.01.1996 № 7-ФЗ, п. 3 ст. 2 Закона «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» от 14.11.2002 № 161-ФЗ).

С первого июня 2024 года печать для многих некоммерческих организаций станет необязательна. Требование об ее использовании сохранится для государственных и муниципальных учреждений. НКО смогут, но не будут обязаны иметь печать. Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе некоммерческой организации (проект Федерального закона № 316147-8 находится на рассмотрении Совета Федерации).

ООО и АО вправе, но не обязаны иметь печать. Если общество решило иметь печать, то сведения об этом должны содержаться в его уставе (п. 5 ст. 2 Закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, п. 7 ст. 2 Закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ).

Если уставом печать предусмотрена, она нужна только в установленных законом случаях, например, на доверенностях для суда или участия в госзакупках. В других ситуациях, в том числе на первичных документах, в налоговых декларациях печать можно не ставить.

Вместе с тем к документам с печатью больше доверяют. Поэтому если печать у компании есть, лучше ее поставить.

Основное требование к печати – наличие на ней информации о наименовании компании. Организации, не обладающие государственно-властными полномочиями, не могут размещать на печати изображение Государственного герба РФ. Нарушение этого запрета может повлечь наложение штрафа до 150 тыс. рублей. Такую же ответственность влечет размещение на печати изображения, схожего по внешнему виду до степени смешения с Государственным гербом РФ (ст. 4 Закона «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25.12.2000 № 2-ФКЗ, ст. 17.10 КоАП РФ, обзор судебной практики Верховного Суда РФ за III квартал 2012 года, утвержденный Президиумом Верховного Суда РФ 26.12.2012).

Региональными и местными правовыми актами может быть установлено, что в печатях госучреждений субъектов РФ и муниципальных учреждений размещается герб субъекта РФ или муниципального образования (Закон города Москвы от 11.06.2003 № 39 «О гербе города Москвы», Решение Совета депутатов муниципального образования городского округа Люберцы Московской области от 21.06.2017 № 67/8 «О гербе и флаге городского округа Люберцы Московской области»).

За неправомерное использование герба субъекта РФ региональным законом может быть предусмотрена ответственность. Так это сделано, например, в статье 14.4 Кодекса об административных правонарушениях города Москвы. Штраф для компании составит от 30 до 50 тыс. рублей.

В остальном на печати можно указывать любые сведения. Изготовители печатей, как правило, также предлагают включить в оттиск сведения об ИНН и ОГРН компании.

Цвет печати может быть любой, так как законодательством (п. 5 ст. 2 закона № 14-ФЗ, п. 7 ст. 2 закона № 208-ФЗ, п. 4 ст. 3 закона № 7-ФЗ, п. 3 ст. 2 закона № 161-ФЗ) не установлены требования к цвету оттиска печати.

Законодательство не ограничивает количество экземпляров печати компании. Это касается как основной печати, так и вспомогательных, используемых в узкоспециальных случаях хозяйственной жизни общества («для документов», «для справок», «для счетов-фактур» и так далее).

Эта позиция подтверждается и судебной практикой. Количество печатей, которые могут иметься у юридического лица, их назначение, возможность нанесения на печать дополнительной информации законодательством не ограничивается, следовательно, все печати общества имеют одинаковую силу (Постановление Шестого арбитражного апелляционного суда от 20.01.2022 № 06АП-3348/2021 по делу № А04-1902/2021, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 02.12.2020 № 09АП-39832/2020-ГК по делу № А40-111771/2019 (оставлено без изменения Постановлением Арбитражного суда Московского округа от 22.04.2021 № Ф05-4218/2021, Определением Верховного Суда РФ от 27.07.2021 № 305-ЭС21-13444 отказано в передаче дела для пересмотра в порядке кассационного производства)).

При наличии нескольких печатей рекомендуем издать приказ, который определит, какая печать на какие документы проставляется.

В настоящее время регистрация печати законодательством не предусмотрена. Ранее в 1998–2005 годах печати любых организаций в столице нужно было регистрировать в Московской регистрационной палате. Правила регистрации печатей, утвержденные Распоряжением мэра Москвы от 25.08.1998 № 843-РМ, отменены Постановлением правительства Москвы от 08.02.2005 № 65-ПП, которым упразднена и Московская регистрационная палата.

Регистрация печатей, которую предлагают некоторые фирмы, является добровольной и не влечет правовых последствий.

Рассмотрим основные виды документов, используемых компаниями не предмет необходимости проставления на них печати.

Доверенности. Согласно пункту 4 статьи 185.1 ГК РФ доверенность от имени юрлица необходимо заверять исключительно подписью руководителя или иного уполномоченного лица, проставление печати данной статьей не предусмотрено.

Вместе с тем ГПК РФ, АПК РФ и КАС РФ указывают на то, что доверенность от имени компании должна быть подписана не только руководителем или уполномоченным лицом, но и скреплена печатью (ч. 3 ст. 53 ГПК РФ, ч. 5 ст. 61 АПК РФ, ч. 6 ст. 57 КАС РФ). Однако кодексы делают оговорку: проставление печати обязательно только при ее наличии.

Таким образом, если уставом фирмы предусмотрено наличие печати, то заверение ею доверенности на ведение дел в судах обязательно (ответ на вопрос 10 обзора судебной практики Верховного Суда РФ № 2 (2015), утвержденного Президиумом Верховного Суда РФ 26.06.2015). Что касается других видов доверенностей, выдаваемых организацией, например, на получение корреспонденции, то она вправе определять, проставлять на них печать или нет.

Отчетность. Что касается документов, направляемых в налоговые органы, то согласно последним разъяснениям Минфина РФ, требования к ним в части проставления печати сходны с требованиями, предъявляемыми к доверенностям на представление интересов в суде. Если юридическое лицо имеет печать, вся отчетная документация должна содержать оттиск печати. Если устав компании не предусматривает наличие печати, заверения ею документов, представляемых в налоговый орган, не требуется (письмо Минфина РФ от 16.02.2016 № 03-02-07/1/8575).

Договоры. По общему правилу в проставлении печати на договоре необходимости нет. Однако стороны в соглашении могут закрепить обязанность заверить его печатью организации (п. 1 ст. 160 ГК РФ).

Приказы. Проставление печати на приказах руководителя законодательством не предусмотрено. Это связано с тем, что приказ является внутренним организационно-распорядительным документом. Даже унифицированные формы по учету кадров и рабочего времени не содержат требований о проставлении в числе реквизитов печати. Кадровые приказы допускается вести в произвольной форме. Правилами документооборота в компании может быть предусмотрено, что печать ставится на внутренние документы, в том числе приказы.

Трудовые книжки. Заверять печатью записи в трудовой книжке необходимо только при ее наличии (приказы Минтруда РФ от 31.10.2016 № 589н «Об утверждении разъяснения по некоторым вопросам применения правил ведения и хранения трудовых книжек», Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»).

Трудовые договоры. Форма трудового договора не предусматривает проставления печати юридического лица, также это не предусмотрено какими-либо иными нормативными правовыми актами (ст. 67 ТК РФ). Однако ее, как правило, используют работодатели, если печать имеется в наличии. Это не является нарушением трудового законодательства.

Первичные документы. Оттиск печати организации не относится к числу реквизитов, которые согласно ч. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ должен содержать первичный учетный документ. Это подтверждается и официальными разъяснениями (письма Минфина РФ от 30.08.2018 N 03-01-10/61983, от 06.08.2015 № 03-01-10/45390, ФНС РФ от 13.01.2016 № СД-4-3/105@). Следовательно, документ, составленный по установленной форме, но без заверения печатью, подтверждает факт хозяйственной жизни. Такой документ подтверждает и данные налогового учета, так как НК РФ обязанность заверять первичные документы печатью в целях налогообложения не предусмотрена.

Отсутствие печати не свидетельствует об отсутствии полномочий на подписание первичного документа, в частности, акта оказания услуг (Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 02.06.2015 № Ф03-1931/2015 по делу № А51-24609/2014). Однако стороны, как правило, требуют от контрагента ставить печать, поскольку доступ к ней может подтвердить полномочия лица подписывать акт (постановления Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 17.05.2016 № Ф01-1606/2016 по делу № А39-4488/2015, от 31.03.2016 № Ф01-729/2016 по делу № А43-281/2015, Арбитражного суда Уральского округа от 31.01.2017 № Ф09-12312/16 по делу № А76-817/2016).

Таким образом, если у компании есть печать и это отражено в уставе, она может ее использовать при оформлении первичных документов, в том числе при составлении актов оказания услуг (выполнения работ).

Счета-фактуры. НК РФ и правила заполнения счета-фактуры, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, не требуют заверять счет-фактуру печатью. Компания может поставить ее по своему желанию или по просьбе покупателя. Это может быть как обычная печать организации, так и печать для счетов-фактур. Если в счете-фактуре отсутствует печать, это не является нарушением и не влечет отказа в вычете для покупателя (п. 2 ст. 169 НК РФ).

Обязательный порядок, которого следует придерживаться при уничтожении печатей, законодательством в настоящее время не предусмотрен. Исключение составляют печати с изображением Государственного герба РФ, которые согласно ст. 10 закона № 2-ФКЗ подлежат уничтожению в порядке, установленном Правительством РФ.

Порядок уничтожения печатей рекомендуется прописать в локальном нормативном акте компании, например, в положении о печатях и штампах организации.

Решение об уничтожении печати оформляется в виде приказа. Руководитель организации определяет способ уничтожения печати: самостоятельно или сторонней фирмой. Для уничтожения печати компанией самостоятельно гендиректор создает специальную комиссию и оформляет это приказом. Его форма законодательством РФ не утверждена, поэтому документ составляют произвольно.

Члены комиссии производят физическое уничтожение печати, о чем составляют соответствующий акт. Акт подписывают все члены комиссии и утверждает руководитель компании. Форму акта можно составить в произвольной форме.

Если печать передается на уничтожение сторонней компании, то вместе с ней необходимо передать комплект документов, как то:

• заявление на уничтожение, подписанное руководителем;
• копия паспорта руководителя и копия документа, подтверждающего его полномочия;
• доверенность на уничтожение печати лицу, ответственному за ее уничтожение;
• копия паспорта лица, ответственного за уничтожение печати;
• документ об оплате услуги;
• иные документы.

После уничтожения печатей организации, как правило, передается акт.