Отзыв из отпуска: что нужно знать работодателю

Возможность отзыва из отпуска предусмотрена статьей 125 ТК РФ. При этом отзыв работника из отпуска возможен только с согласия работника.
Если сотрудник согласен прервать отдых, работодатель обязан предоставить ему другое время отдыха в текущем году, присоединить неиспользованные дни к следующему отпуску или компенсировать неиспользованные дни в случае увольнения.

Выбор времени отдыха остается за сотрудником. Если работодатель не компенсирует остаток неотгулянных дней, это будет нарушением прав работника. За такие действия предусмотрена административная ответственность.

Работодатель может отозвать сотрудника из отпуска по следующим причинам:
• в компании проводится инвентаризация, а сотрудник является материально-ответственным лицом и обязан на ней присутствовать;
• на предприятии проходит выездная проверка со стороны ИФНС, в течение которой главный бухгалтер должен присутствовать на рабочем месте;
• возникли неполадки с компьютерной сетью и необходимо присутствие системного администратора;
• другие форс-мажорные ситуации, влияющие на непрерывность производственного процесса.

Есть несколько категорий работников, которых нельзя вызвать из оплачиваемого отпуска, к ним относятся:
• работники, не достигшие 18 лет;
• сотрудники, занятые на вредном или тяжелом производстве;
• беременные женщины.
Такие правила установлены частью 3 ст. 125 ТК РФ.

Есть еще одна особенность, влияющая на возможность отзыва работника из отпуска. Согласно части 3 статьи 125 ТК РФ хотя бы одна часть ежегодного оплачиваемого отпуска должна быть не менее 14 дней.
То есть если сотрудник ранее использовал отпуск частями, меньше 14 дней каждая, отозвать его из оставшейся части отпуска на 14 дней работодатель не вправе, так как сотрудник уже не сможет полностью использовать эту часть отпуска, что приведет к нарушению по ст. 125 ТК РФ.

Отозвать сотрудника можно только из ежегодного оплачиваемого отпуска. На отпуск за свой счет это правило не распространяется. Работодатель и сотрудник могут согласовать досрочную дату возвращения из неоплачиваемого отпуска. Но независимо от причины досрочного прерывания отпуска за свой счет, прервать его можно только после согласования с сотрудником.

Учебный отпуск, в отличие от ежегодного, не предусматривает, что его можно прервать или перенести. Учебный отпуск – целевой и установлен на конкретный срок на основании справки-вызова (Приказ Минобрнауки РФ от 19.12.2013 № 1368). Работодатель ни при каких обстоятельствах не вправе отозвать сотрудника из учебного отпуска. Также нельзя предоставлять учебный отпуск меньшей продолжительности, чем указано в справке-вызове.

Всего есть пять основных шагов по отзыву сотрудника из отпуска. Их необходимо выполнить, чтобы соблюсти все требования трудового законодательства.

Шаг 1. Обоснование для отзыва.
Обычно обоснование приводится в служебной записке руководителя подразделения, которому срочно понадобился сотрудник. Если последний не работает в конкретном подразделении, написать записку может любой работник, выступающий инициатором отзыва.
На небольшом предприятии потребность в сотруднике часто возникает у руководителя. Он не пишет служебную записку, а приводит обоснование в приказе о досрочном прекращении отпуска.
В законодательстве нет унифицированного бланка служебной записки, поэтому в каждой организации записки руководителю подают по своим правилам. В тексте документа нужно указать, кто именно из сотрудников срочно понадобился на работе и по какой причине.

Шаг 2. Оформление обращения к сотруднику, который находится в отпуске.
Составьте письменное уведомление с указанием следующей информации:
• в какие сроки вам необходим сотрудник;
• назовите дату, когда вы хотели бы увидеть его на рабочем месте;
• объясните причину прерывания отдыха;
• предложите варианты компенсации прерванного отдыха.
Работник может отразить свое согласие на вашем уведомлении, если вы предусмотрите соответствующий реквизит, или оформить согласие в виде отдельного заявления. Главное — получить письменное согласие с собственноручной подписью сотрудника. В какую форму оно будет облечено, неважно.

Шаг 3. Оформление приказа об отзыве из отпуска.
В законодательстве четкой формы приказа нет, поэтому его можно составить в произвольной форме и подписать у руководителя.

Шаг 4. Оформление кадровых документов.
На основании приказа внесите записи в график отпусков и личную карточку сотрудника.
В графике отпусков заполните графы, отражающие информацию о перенесении отпуска:
• в графе 8 – реквизиты приказа об отзыве;
• в графе 9 – дату, когда сотрудник планирует отгулять остаток;
• в графе 10 – причину отзыва.
В личной карточке нужно зачеркнуть дату окончания отпуска и количество дней (графы 4 и 6), рядом указать новые данные. В графу 7 вписать причину. В табеле дни отпуска отмечаются кодами ОТ или 09. Дни явки на работу отмечаются обычными кодами Я или 01.

Шаг 5. Пересчет суммы отпускных.
При отзыве сотрудника из отпуска бухгалтерии нужно пересчитать сумму отпускных выплат, а также НДФЛ и сумму страховых взносов, начисленных на сумму отпускных.

Когда получите согласие сотрудника на досрочное возвращение из отпуска, издайте приказ на отзыв. Типовой формы документа в законодательстве нет, его можно составить в произвольной форме.

В приказе нужно отразить следующую информацию:
• наименование компании;
• дату и номер приказа;
• причину отзыва работника из отпуска;
• основание отзыва (заявление о согласии сотрудника);
• дату, с которой сотрудник должен приступить к рабочим обязанностям;
• о перерасчете суммы отпускных и способе ее возврата или зачета в счет следующего отпуска;
• о корректировке данных в графике отпусков на текущий год.

Если вы пообещали сотруднику какие-либо премии, льготы или преференции взамен на согласие, можно привести указания в этом же приказе.

Готовый приказ нужно подписать у руководителя и ответственных лиц из отдела кадра и бухгалтерии.

Ознакомиться или скачать приказ об отзыве из отпуска (образец) можно по ссылке.

Обязательное условие для оформления отзыва из отпуска – это согласие работника. Если сотрудник не согласен на отзыв, прерывать отпуск запрещается. Это следует из части 2 статьи 125 ТК. Отказ сотрудника выйти на работу не является нарушением трудовой дисциплины (п. 37 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2).

В трудовом законодательстве не сказано, как оформить согласие сотрудника на отзыв из отпуска. Чтобы избежать возможных претензий проверяющих, оформите согласие сотрудника приступить к работе письменно в виде его заявления в произвольной форме.

Если сотрудника вызвали из отпуска раньше времени, сумму отпускных нужно пересчитать, исходя из фактически отгулянных дней.

Порядок пересчета отпускных будет следующий. Из общей суммы отпускных нужно вычесть отпускные, приходящиеся на дни, которые сотрудник не успел отгулять. За те дни, которые сотрудник отработал вместо отпуска, начислите ему зарплату в общем порядке.

Позже, когда сотрудник решит использовать оставшиеся дни отпуска, средний заработок для их оплаты рассчитайте заново (ст. 139 ТК РФ). В бухучете излишне начисленные отпускные сторнируйте. Исправления сделайте в том месяце, в котором сотрудника отозвали из отпуска (п. 18 ПБУ 10/99).

Работодатель не вправе самостоятельно удержать суммы отпускных в случае, если отпуск не предоставлен или предоставлен частично (ст. 137 ТК РФ). Поэтому после перерасчета отпускных нужно договориться с работником о возврате излишне выплаченных сумм. Работник может вернуть деньги в кассу или зачесть переплату за неотгулянные дни в следующем расчетном периоде.

Из-за изменения суммы начисленных отпускных изменится и сумма налогов, связанных с данным начислением. При этом важным фактором для учета страховых взносов и налога на прибыль является момент, когда сотрудника отозвали из отпуска: в том месяце, когда отпуск начался, или в следующем. Перерасчет НДФЛ нужно учитывать по особым правилам.

Итак, если сотрудника отозвали из отпуска в том же месяце, в котором отпуск начался, сумма взносов за месяц не изменится. Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование по единому тарифу рассчитайте в конце месяца исходя из отпускных за фактически использованные дни отпуска (п. 1 ст. 431 НК РФ). В квартальный отчет по страховым взносам в базу начислений попадут уже пересчитанные суммы, подавать корректировочный отчет не понадобится.

При отзыве сотрудника из отпуска пересчитайте и страховые взносы на травматизм в месяце, когда сотрудника отозвали из отпуска (п. 2 ст. 20.1, п. 4 ст. 22 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Отразите в месяце отзыва из отпуска в подразделе 2.1 раздела 2 формы ЕФС-1:
• общую базу начислений с учетом пересчета отпускных, начисленной зарплаты — в строках 1 и 3;
• страховые взносы на травматизм с учетом перерасчета выплат — в строке 9.

Подавать уточненный расчет не нужно. В месяце начисления отпускных перед уходом в отпуск взносы с отпускных исчислили правильно, исправлять ошибки не требуется.

Если сотрудника отозвали из отпуска в месяце, следующем за тем, в котором отпуск начался, из-за перерасчета отпускных может измениться сумма:
• взносов на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев и профзаболеваний;
• налога на прибыль.
Это связано с тем, что страховые взносы и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний начисляют (удерживают) в месяце начала отпуска.

Взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование пересчитайте в месяце, в котором сотрудника отозвали из отпуска. Уточненные расчеты не сдавайте. Это связано с тем, что обстоятельство, вызвавшее необходимость пересчета, возникло в месяце отзыва сотрудника из отпуска, а не в прошлых периодах. Поэтому пересчитывать взносы, а следовательно, и подавать уточненные расчеты за предыдущие периоды не нужно (ст. 81 и 424 НК РФ).

В отношении налога на прибыль при отзыве сотрудника из отпуска может возникнуть только недоимка. Пересчитать налог на прибыль придется:
• при методе начисления – из-за изменения суммы начисленных отпускных и страховых взносов, включенных в состав расходов в прошлом месяце;
• при кассовом методе – из-за изменения суммы выплаченных отпускных и перечисленных в бюджет страховых взносов, включенных в состав расходов в прошлом месяце.

При этом уточненную декларацию не сдавайте. Ведь корректировка налога на прибыль в связи с досрочным отзывом сотрудника из отпуска – это не исправление ошибки, а новое обстоятельство, из-за которого в текущем периоде возник доход. Излишне начисленные страховые взносы включите во внереализационные доходы в периоде перерасчета (письмо Минфина РФ от 23.01.2014 № 03-03-10/2274).

Перерасчет отпускных повлияет и на сумму начисленного налога на доход физического лица.

Так как с 2023 года расчетный период для начисления и уплаты НДФЛ является переходящим, с 23-го числа одного месяца по 22-е число следующего месяца, перерасчет НДФЛ производится по алгоритму, отличному от расчета страховых взносов (изменения внесены Федеральным законом от 14.07.2022 № 263-ФЗ).

Если начисление и перерасчет НДФЛ попали в один расчетный период, например, с 23.02.2023 по 22.03.2023, а уплата налога планировалась с учетом новых правил в срок до 28.03.2023, никаких изменений в учете не произойдет.

Если НДФЛ уплатили в бюджет в день перевода полной суммы отпускных, сумму НДФЛ можно скорректировать в следующем отчетном периоде. Поступить так позволяют положения пунктов 2 и 3 статьи 226 НК РФ. То есть перечисляйте в бюджет разницу между НДФЛ, начисленным с доходов сотрудника, и сторнированным НДФЛ, ранее удержанным с суммы излишне выплаченных отпускных.

Впоследствии, заполняя справку о доходах и суммах налога физлица в расчете 6-НДФЛ за текущий год, отразите сумму отпускных за минусом излишне выплаченных отпускных за неиспользованные дни отпуска. Сделайте это в том месяце, когда отпускные были выплачены. То есть не отражайте излишне начисленные отпускные за неиспользованные дни отпуска в справке о доходах и суммах налога физлица (письмо ФНС РФ от 24.10.2013 № БС-4-11/19079О).