Отпуск вне графика в 2025 году

Над статьей работали:
Автор: Сыскова Юлия

График отпусков обязателен как для сотрудников, так и для работодателей. Однако в некоторых случаях работник может уйти отдыхать вне графика, и работодатель обязан предоставить ему такую возможность. Подробности – в нашей статье.
Содержание

1. Кому положен отпуск вне графика
2. Причины для отпуска вне графика
3. Как оформить отпуск вне графика
4. Образец заявления на отпуск вне графика
5. Возможные риски при оформлении отпуска не по графику

Кому положен отпуск вне графика

Право на ежегодный отпуск возникает у сотрудника при приеме на работу. Но использовать его он может следующим образом. Ежегодный оплачиваемый отпуск за первый год работы предоставляется, как правило, по истечении шести месяцев работы. За второй и последующие годы – в порядке очередности, определенной графиком отпусков, за исключением некоторых случаев.

Так, существуют отдельные категории сотрудников, которые определены федеральными законами, имеющие право пойти в отпуск в удобное для них время в текущем рабочем году. Дополнительно такое право можно установить и для других категорий работников, например, в положении об отпусках (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22, ч. 4 ст. 123 ТК РФ). К тем, у кого эта гарантия есть в силу закона, относятся, в частности:

• многодетные сотрудники, имеющие трех и более детей в возрасте до 18 лет до достижения младшим из них 14 лет (ст. 262.2 ТК РФ);
• лица, отозванные из ежегодного оплачиваемого отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);
• женщины – перед отпуском по беременности и родам или сразу после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
• несовершеннолетние (ст. 267 ТК РФ);
• один из родителей (опекунов, попечителей), воспитывающий ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
• почетные доноры России (п. 1 ч. 1 ст. 23 Закона «О донорстве крови и ее компонентов» от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
• лица, которые получили или перенесли лучевую болезнь и другие заболевания, связанные с радиационным воздействием вследствие чернобыльской катастрофы или при работах по ликвидации ее последствий, инвалидов вследствие такой катастрофы (пп. 1, 2 ч. 1 ст. 13, п. 5 ч. 1 ст. 14 Закона «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» от 15.05.1991 № 1244-1).

Некоторые из тех, кому полагается отпуск в удобное для них время, вправе взять его не только после отработки непрерывных шести месяцев, но и раньше. К примеру, женщины – перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, несовершеннолетние (абз. 2, 3 ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123, ст. 260, 267 ТК РФ).

Причины для отпуска вне графика

Сотрудники, имеющие право на отпуск вне графика, не всегда должны указывать причины ухода на отдых. Например, несовершеннолетним такая возможность предоставлена в силу их возраста. Других каких-либо причин, чтобы ею воспользоваться, нет.

В некоторых случаях важна именно причина. Так, беременная женщина может взять ежегодный отпуск вне графика непосредственно перед декретом или сразу после него. Именно уход в отпуск по беременности и родам в этом случае станет основанием для отдыха вне графика отпусков.

Как оформить отпуск вне графика

Для того чтобы уйти в отпуск не по графику, сотрудник должен написать заявление. Рекомендуем установить в локальном нормативном акте срок его подачи. Он должен быть таким, чтобы бухгалтерия могла вовремя рассчитать и выплатить отпускные. Например, минимум за четыре рабочих дня до начала отдыха (письмо Минтруда РФ от 27.02.2020 № 14-2/ООГ-1439).

Если в компании предусмотрено оформление приказов об отпусках, необходимо оформить такой документ, например, по унифицированной форме № Т-6 или по самостоятельно разработанному образцу. В документе нужно указать дату начала, окончания и количество календарных дней отдыха. С приказом нужно ознакомить сотрудника под подпись.

Если отпуск предоставляется вне графика отпусков, рекомендуем отразить в нем эти изменения. Если используется унифицированная форма № Т-7, в графе 8 нужно указать реквизиты приказа на отпуск, а в графе 9 — дату начала предполагаемого отдыха. Если сотрудник отгуляет отпуск в том же календарном году, на который составлен график, то нужно указать фактическую дату его начала в графе 7.

Если компания использует собственную форму графика отпусков, можно отразить в ней перенос отпуска аналогичным образом.

Сведения об отпуске нужно отразить в личной карточке, в частности, в разделе VIII личной карточки по унифицированной форме № Т-2. В соответствующих графах данного раздела нужно указать:
• вид отпуска – ежегодный основной оплачиваемый и (или) ежегодный дополнительный оплачиваемый;
• рабочий год, за который предоставляют дни отдыха;
• количество календарных дней отпуска;
• дату начала и окончания отдыха;
• основание для предоставления дней отдыха (например, указывают реквизиты приказа об отпуске).

Также следует рассчитать отпускные и выплатить их минимум за три календарных дня до начала отдыха (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, письма Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1, от 30.07.2014 № 1693-6-1).

Образец заявления на отпуск вне графика

Заявление на ежегодный отпуск не по графику составляется в произвольной форме, так как нормативно утвержденного образца нет. Работник указывает в нем, в частности:
• свои Ф.И.О., должность, структурное подразделение (при наличии);
• дату начала отпуска и количество дней отдыха;
• вид ежегодного отпуска (основной или дополнительный оплачиваемый).

Сотрудник должен проставить свою подпись и дату составления документа.
Указывать, что отпуск не по графику, в заявлении не нужно. Если работник относится к тем, кому нельзя отказать в предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для него время, то рекомендуется указать основание для предоставления отпуска не по графику и при необходимости приложить подтверждающие документы.

По ссылке можно скачать образец заявления на отпуск вне графика.

Возможные риски при оформлении отпуска не по графику

Если не предоставить отпуск вне графика сотруднику, имеющему на него право, компанию могут привлечь к административной ответственности. За первое нарушение (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ) грозит штраф:
• организации — от 30 до 50 тыс. рублей;
• должностным лицам – от 1 до 5 тыс. рублей;
• предпринимателям – от 1 до 5 тыс. рублей.

За повторное нарушение наказание будет более жестким (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ), грозит штраф:

• компании — от 50 до 70 тыс. рублей;
• должностным лицам – от 10 до 20 тыс. рублей или дисквалификация от одного до трех лет;
• предпринимателям – от 10 до 20 тыс. рублей.

Кроме того, сотрудник может заявить о денежной компенсации морального вреда. Ее размер определяется соглашением сторон, а при наличии спора – судом (ст. 237 ТК РФ, п. 63 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2).