Отпуск авансом

Новый сотрудник, поступивший в компанию, вправе пойти в ежегодный отпуск только после 6 месяцев работы. Однако в некоторых ситуациях гарантированный законом отдых может быть использован и раньше. В данной статье рассмотрим, что такое отпуск авансом. Поговорим, положен ли он работнику и в каком случае тот вправе его отгулять. Рассмотрим порядок оформления и оплаты сотруднику отпуска, взятого авансом.

Над статьей работали:
Автор: Волчкова Людмила; редактор: Шкембри Евгения

Содержание

1. Можно ли взять отпуск авансом
2. Отпуск сотруднику авансом
3. Расчет отпуска авансом
4. Отпуск авансом при увольнении
5. Отпуск авансом за следующий год

Можно ли взять отпуск авансом

Чтобы у сотрудника, которого недавно приняли на работу в компанию, возникло право на отпуск, он должен отработать в ней полгода (ст. 122 ТК РФ). Но это вовсе не означает, что работодатель должен отправить человека отдыхать сразу по истечении указанного периода. Кроме того, по согласованию сторон трудовых отношений отпуск можно брать и раньше — авансом.

Работнику должны предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск авансом в его текущем рабочем году, если это запланировано в графике отпусков. Кроме того, авансом за текущий рабочий год работодателю нужно предоставить свободные дни по просьбе работников, у которых есть право на отпуск и они могут использовать его в удобное для них время.

Отпуск без сохранения зарплаты, который определенным категориям работников гарантирован ежегодно, руководство фирмы обязано предоставить за текущий рабочий год в предпочитаемое ими время и желаемой длительности, в установленных законом рамках. Такой отдых не зависит от стажа работы в организации. Это касается пенсионеров по возрасту, которым полагается до 14 календарных дней в году (ч. 2 ст. 128 ТК РФ).

В других случаях отпуск может быть заранее отгулян сотрудником, только если на это согласен работодатель.

Отпуск сотруднику авансом

Отечественные законы не расшифровывают понятие «отпуск авансом». Однако этот термин часто используется. Под ним понимают предоставление сотруднику ежегодного отдыха заранее, то есть до возникновения у него права на использование данного отпуска, в том числе в счет будущего рабочего года, либо в текущем рабочем году, но не пропорционально отработанному времени, а большей длительности.

Так, ежегодный оплачиваемый отпуск полной продолжительности, предоставленный сотруднику до истечения шести месяцев его непрерывной работы в компании, считается предоставленным авансом. Связано это с тем, что право на такой отдых возникает лишь после указанного срока работы (ч. 2, 3 ст. 122 ТК РФ, письмо Минтруда РФ от 22.10.2018 № 14-1/ООГ-8142).

Оформляют ежегодный отпуск авансом в обычном порядке. Какие-либо особенности законом в таких ситуациях не установлены.

Нужно уведомить сотрудника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска минимум за две недели, издать соответствующий приказ, если такой порядок оформления действует в компании, внести данные об отпуске в личную карточку и табель учета рабочего времени. В некоторых случаях работнику потребуется написать заявление на отпуск. Пример такой ситуации – человек устроился на работу после утверждения графика отпусков и планирует взять отпуск заранее.

Форма такого заявления произвольная, поскольку нормативно утвержденной формы нет. В нем потребуется прописать свои фамилию, имя, отчество и должность, вид отпуска, который нужно предоставить авансом, дату начала и количество дней отдыха, дату подачи заявления. Затем заявитель ставит подпись.

При необходимости сотрудник должен приложить документ, подтверждающий его право использовать ежегодный отпуск до истечения полгода непрерывной работы в компании без согласия работодателя. Это может быть документ, подтверждающий усыновление ребенка в возрасте до трех месяцев, если человек просит предоставить отпуск авансом по данной причине (ч. 3 ст. 122 ТК РФ).

Если работник планирует взять отпуск без содержания, который полагается ему ежегодно, его нужно оформить как обычно. Специального порядка для этого нет. В этом случае не нужно уведомлять работника об отпуске и включать данный период в график отпусков.

В случае огрехов работодателя при предоставлении работнику ежегодного отпуска авансом возможно привлечение к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Расчет отпуска авансом

Какие-либо особенности расчета и выплаты отпускных при предоставлении ежегодного отпуска авансом законом не предусмотрены.

Выплата отпускных производится не позже чем за три дня до начала отдыха (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). В данной статье ТК РФ не определено, какие дни учитывают при расчете — календарные или рабочие. Роструд указал, что срок для оплаты отпускных исчисляется в календарных днях (письма от 14.05.2020 № ПГ/20884-6-1, от 30.07.2014 № 1693-6-1). По мнению ведомства, при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем оплата производится накануне этого дня или раньше.

На время ежегодного отпуска за работником сохраняется средний заработок. Это следует из ст. 114 ТК РФ. Чтобы рассчитать средний заработок, нужно средний дневной заработок работника умножить на количество дней (календарных или рабочих) ежегодного основного оплачиваемого отпуска. Это следует из абзаца 4 пункта 9 положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

К видам выплат, которые учитывают при определении среднего заработка для расчета отпускных, относятся все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у работодателя, независимо от их источников (ч. 2 ст. 139 ТК РФ, абз. 1 п. 2 Положения от 24.12.2007 № 922).

В базу для расчета отпускных не включают выплаты социального характера и другие выплаты, не относящиеся к оплате труда: материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда (п. 3 Положения от 24.12.2007 № 922, письмо Минтруда РФ от 03.08.2016 № 14-1/ООГ-7105). Кроме того, в базу не включают суммы выплат за определенные периоды, в частности, средний заработок, выплаченный работнику за дни ежегодного отпуска, поскольку эти дни исключаются из расчетного периода (пп. «а» п. 5 Положения от 24.12.2007 № 922, письмо Минтруда РФ от 15.04.2016 № 14-1/В-351).

Средний дневной заработок определяется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы работника за расчетный период на 12 и на 29,3 (ч. 4 ст. 139 ТК РФ, п. 10 положения). Указанные числа имеют следующие значения:

• 12 — количество календарных месяцев расчетного периода, предшествующего месяцу, в котором работник планирует взять отпуск (ч. 3, 4 ст. 139 ТК РФ, п. 4 Положения от 24.12.2007 № 922). Календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца (в феврале — по 28-е (29-е) число) включительно (ч. 3 ст. 139 ТК РФ);
• 29,3 — среднемесячное число календарных дней.

Другой порядок расчета среднедневного заработка установлен для работников, которым ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в рабочих днях. К ним относятся лица, заключившие трудовые договоры на срок до двух месяцев либо для выполнения сезонных работ (ст. 291, 295, ч. 5 ст. 139 ТК РФ). В этом случае нужно сумму фактически начисленной зарплаты разделить на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели (ч. 5 ст. 139 ТК РФ, п. 11 Положения от 24.12.2007 № 922).

Если работник не имел фактически начисленной зарплаты или фактически отработанных дней за расчетный период или этот период состоял из времени, которое исключается из расчетного периода, средний заработок рассчитывают по-другому. Его определяют исходя из суммы зарплаты, фактически начисленной за предыдущий период, равный расчетному (п. 6 Положения от 24.12.2007 № 922). Аналогичное мнение изложено в письме Минтруда РФ от 25.11.2015 № 14-1/В-972. Хотя в данном письме ведомство говорит о применении указанной нормы при расчете среднего заработка для оплаты времени прохождения работником медосмотра, эти разъяснения по аналогии можно учитывать и для расчета отпускных. Такой вывод следует из анализа статей 114, 185, ч. 1 ст. 139 ТК РФ, пп. 1, 6 Положения от 24.12.2007 № 922.

В случае если работник не имел фактически начисленной зарплаты или фактически отработанных дней за расчетный период и до начала расчетного периода, средний заработок определяют, отталкиваясь от размера зарплаты, фактически начисленной за  отработанные работником дни в месяце, в котором ему предоставляется отпуск. Такой вывод можно сделать на основании п. 7 Положения от 24.12.2007 № 922.

В ситуации когда работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период, до начала расчетного периода и до наступления отпуска, средний заработок определяется исходя из установленной ему тарифной ставки или оклада (п. 8 Положения от 24.12.2007 № 922).

Отпуск авансом при увольнении

Если на дату увольнения у работника имеются неотработанные дни отпуска, то есть отгулять ему дали авансом, то излишне выплаченные деньги при соблюдении определенных условий работодатель может удержать с выплат, причитающихся работнику. Для удержания не потребуется заявление от сотрудника или его согласие.

Возможность удержать излишне выплаченные отпускные зависит от двух обстоятельств:

• от причины увольнения. При увольнении по большинству оснований сумму отпускных, приходящуюся на неотработанные дни отпуска, удержать можно. Но есть такие основания для прекращения трудового договора, при увольнении по которым удержание за неотработанные дни отпуска запрещено (ч. 2 ст. 137 ТК РФ);
• от величины удержания. Сумму излишне выплаченных отпускных удерживают из выплат, причитающихся работнику при увольнении (письмо Минтруда РФ от 22.10.2018 № 14-1/ООГ-8142, Определение Верховного Суда РФ от 05.02.2018 № 59-КГ17-19). Есть такие выплаты, из которых удерживать отпускные нельзя (ч. 4 ст. 138 ТК РФ). К ним относятся: возмещение командировочных расходов по авансовому отчету, компенсация за использование личного имущества работника (пп. «а», «б» п. 8 ч. 1 ст. 101 Закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ).

Размер всех удержаний, производимых по решению работодателя, не может превышать 20 процентов выплаты, оставшейся после удержания НДФЛ (ч. 1 ст. 138 ТК РФ, письмо Минздравсоцразвития РФ от 16.11.2011 № 22-2-4852). И если сумма отпускных не превышает это ограничение, то в большинстве случаев ее можно удержать.

Но при наличии в отношении работника исполнительных документов удержать с него излишне выплаченные отпускные, скорее всего, не удастся, даже если отпускные не превышают 20-процентное ограничение и нет других сумм, удерживаемых с работника по решению работодателя.

Удержания по исполнительным документам имеют приоритет перед удержаниями по решению работодателя: сначала нужно в полном объеме погасить требования по исполнительному документу и только потом можно удержать отпускные (ч. 2 ст. 99 Закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ). Увеличенные лимиты удержаний в размере 50 и 70 процентов действуют лишь в отношении удержаний по исполнительным документам (ч. 2, 3 ст. 138 ТК РФ, ч. 2, 3 ст. 99 Закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ). Если сумма удержания по исполнительному листу меньше установленного для него лимита, оставшуюся часть лимита нельзя использовать для удержания отпускных. Нельзя также суммировать любые установленные лимиты (20, 50, 70 процентов) в целях удержаний на разных основаниях (письмо Роструда от 30.05.2012 № ПГ/3890-6-1).

Если при увольнении у работодателя не получается удержать сумму излишне выплаченных отпускных, можно предложить работнику добровольно погасить задолженность. Взыскать с него эту сумму в судебном порядке нельзя (Обзор судебной практики Верховного Суда РФ за III квартал 2013 год, Определение Верховного Суда РФ от 12.09.2014 № 74-КГ14-3, письмо Минтруда РФ от 30.03.2021 № 14-3/ООГ-2784).

Если удержать сумму излишне выплаченных отпускных при увольнении возможно, обычно оформляют приказ.

Отпуск авансом за следующий год

Для работодателя рискованно предоставлять ежегодный отпуск авансом за будущий рабочий год (ст. 115 ТК РФ, письма Минтруда РФ от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8519). Если дать работнику лишние дни отпуска в текущем рабочем году, в следующем рабочем году он может потребовать предоставить ему полагающийся ежегодный отпуск полной продолжительности, установленной законом. И у работодателя не будет достаточных оснований, чтобы его не предоставлять. Ведь законом не предусмотрено уменьшение длительности отдыха из-за того, что в предыдущем году работник ушел в отпуск на период, больше положенного. Кроме того, если работник уволится раньше, так и не заработав ежегодный оплачиваемый отпуск, есть риск, что не получится удержать выданные авансом отпускные у него из зарплаты. Может попросту не быть необходимой для удержания суммы.