Отмена справки 182н: как получить сведения о зарплате через СФР

С начала 2023 года справку по форме 182н исключили из документооборота компаний и сотрудников. До этого времени такой документ следовало выдавать увольняющимся кадрам в последний день работы.

Справка 182н предназначалась для назначения больничного пособия по новому месту работы лица. Исходя из нее, работодатель получал данные о суммах заработка сотрудника за два предшествующих года.

В 2023 году в связи с объединением ПФР и ФСС справку упразднили. Вначале предполагали, что новый Соцфонд должен получать данные, необходимые для назначения пособия за первые три дня болезни сотрудника, напрямую от налоговиков, которые, в свою очередь, должны получать сведения о заработках персонала от работодателей.

Для этого ввели новый вид отчетности, которую сдают работодатели в ИФНС – персонифицированные сведения о физлицах. С первого января 2023 года работодатели обязаны до 25-го числа каждого месяца сдавать этот документ в налоговое ведомство. В отчет о ПСФЛ включена информация о суммах заработка сотрудников.

Однако СФР получает эти данные только начиная с 2023 года. Сведения за 2022 год и ранее у него нет. В связи с тем, что в 2023 году расчетный период для назначения больничного пособия состоит из 2022 и 2021 годов, работодатели начали назначать пособия исходя из МРОТ. Поэтому на практике оказалось, что справку 182н для больничного отменили преждевременно и она до сих пор нужна сотрудникам.

Чиновники Роструда нашли выход из сложившейся ситуации. Они напомнили о положениях статьи 62 ТК, которые устанавливают обязанность выдачи компаниями документов, связанных с работой, по заявлению физлиц. Если сотрудник в письменном виде подаст запрос на выдачу справки 182н при увольнении, работодатель в течение трех дней обязан этот документ выдать.

С начала 2023 года для назначения и выплаты пособий компания обязана передавать данные, подписанные УКЭП, в информационную систему «Соцстрах». Такая обязанность следует из пункта 22 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 23.11.2021 № 2010.

Из них следует, что работодатели в течение трех рабочих дней со дня получения данных о закрытии ЭЛН по запросу СФР должны разместить в его информационной системе в том числе сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в пользу сотрудника, которые включались в базу для начисления взносов на ОСС в связи с ВНиМ, за расчетный период у данного страхователя и (или) у другого страхователя, если в расчетном периоде застрахованное лицо работало у другого работодателя, с разбивкой по годам расчетного периода.

Соцфонд не видит нарушения в том, что если в подаваемых страховщику данных для назначения и выплаты пособия компания укажет зарплату и иные выплаты на основании справки 182н, которая была выдана до 1 января 2023 года. Об этом представители СФР сообщили в письме от 21.02.2023 № 19-20/26411.

С января 2023 года компании сдают в ИФНС сведения о застрахованных лицах и суммах выплат и вознаграждений, начисленных в пользу физлиц. Форма утверждена Приказом ФНС РФ от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878.

Персонифицированные сведения о физлицах сдают ежемесячно не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим. Сдавать отчет ПСФЛ должны плательщики страховых взносов, производящие выплаты и иные вознаграждения, в том числе компании, ИП.

В отчете нужно показывать персональные данные всех застрахованных граждан и суммы выплат, начисленные в пользу каждого из них в отчетном месяце. В отчет включают следующих физлиц, это:

– сотрудники по трудовым договорам;

– исполнители по ГПД;

– исполнители по договорам авторского заказа;

– авторы произведений по договорам об отчуждении исключительного права на РИД, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования РИД.

Если индивидуальный предприниматель не выплачивает доходы другим физлицам, отчет можно не сдавать. Однако это касается только ИП без сотрудников.

Если компании не выплачивают доходы сотрудникам, персональные сведения представлять нужно. Разъяснения чиновников об отсутствии необходимости сдавать отчет ПСФЛ в отношении сотрудников, исполняющих свои обязанности безвозмездно, были отозваны.

Вначале ФНС отмечала, что лица, которые выполняют свои трудовые функции безвозмездно, к примеру, руководители или члены общественных организаций или НКО, и при этом в отношении них не начисляются взносы, относятся к неработающим. В отношении неработающих лиц отчет ПСФЛ не представляется (письмо ФНС РФ от 02.03.2023 № БС-4-11/2477@).

Однако Минфин с такой точкой зрения не согласился и обязал сдавать отчетность в любом случае (письмо Минфина РФ от 24.03.2023 № 03-15-07/26016). Включить человека в отчет нужно, даже если в отчетном периоде в его пользу не начисляли выплаты и вознаграждения. В этом случае строка 070 в электронном отчете остается пустой, а в бумажном заполняется прочерком.

Однако есть случай, когда персотчетность сдавать в ФНС не нужно. От этой обязанности компании освободили за последний месяц каждого квартала, то есть за март, июнь, сентябрь, декабрь. Это связано с тем, что отчет ПФСЛ содержит показатели, которые идентичны данным в разделе 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» РСВ. Поэтому обязанность по представлению персонифицированных сведений о физлицах за последний месяц отчетных периодов по взносам считается исполненной.

Для удобства страхователей предусмотрено несколько способов подачи сведений – по ТКС, на бумаге (лично или по почте). Но если у работодателя численность персонала более 10 человек, требуется сдавать персональные сведения только в электронной форме с использованием УКЭП по ТКС.

Компании нужны данные о заработке сотрудника для оплаты первых трех дней больничного за счет средств страхователя. Поскольку с начала 2023 года справка 182н упразднена, по общему правилу получать данные о размере зарплаты работодатель должен в электронном виде, направляя соответствующий «Запрос сведений о заработной плате сотрудника» в СФР.

В настоящее время этот порядок не работает. Планировалось, что запрос компании смогут направлять в Соцфонд в апреле.

Однако запрос в СФР понадобится направлять не всегда. К примеру, если сотрудник компании в текущем году и в двух предшествующих годах не менял место работы, то все данные о выплатах в его пользу есть у работодателя. В таком случае запрос в Соцфонд не понадобится.

Но если сотрудник в предшествующие периоды трудился в других компаниях или совмещал работу на фирме и у иных работодателей, то компании потребуется подать запрос в СФР.

Так, по закону есть несколько вариантов оплаты больничного пособия для таких лиц, а именно:

– только по основному месту работы. Сотруднику может понадобиться справка от работодателя, у которого он трудится по совместительству, о том, что в данной компании пособие ему не начислялось;

– только по месту работы по совместительству. В этом случае сотрудник должен представить на работу по совместительству справки с основного места работы о том, что пособие он не получал, и о зарплате в расчетном периоде;

– по обоим местам работы. При этом пособие исчисляется исходя только из выплат, начисленных работодателем по совместительству.

Утвержденной формы справки с места работы нет. Поэтому ее оформляют в произвольной форме. Основание оформления – письменный запрос сотрудника, на который работодатель должен среагировать в течение трех дней.

На практике в справке присутствуют следующие реквизиты:

– сведения о компании – ее наименование, почтовый адрес, номер телефона, факса;

– дата выдачи. Ее указывают в следующей последовательности – день месяца, месяц, год;

– регистрационный номер справки, который может состоять как из цифрового, так и из буквенно-цифрового обозначения, в зависимости от принятой в компании нумерации;

– место представления справки;

– должность лица, подпись и расшифровка подписи. Как правило, справку подписывает руководитель компании или уполномоченный сотрудник. В случае если справка содержит данные о заработке, то дополнительно потребуется подпись главбуха или иного сотрудника бухгалтерии;

– печать компании;

– отметка об исполнителе.

При составлении справки можно руководствоваться ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.

В то же время объем сведений в справке может различаться в зависимости от цели ее составления. Эти сведения сотруднику желательно отразить в заявлении на выдачу справки.

Например, для назначения и выплаты единовременного пособия при рождении ребенка представляется справка с места работы другого родителя о том, что пособие не назначалось. А справка иностранному сотруднику, представляемая в МВД при получении вида на жительство, должна содержать сведения о заработке лица.